Procedimiento Nº 02 : Cierre Mensual de la Contabilidad Financiera

Transcripción

1 1 I. Objetivo El presente procedimiento tiene como propósito describir las normas y orientaciones necesarias para proceder en forma sistematizada al cierre mensual de la contabilidad financiera, de conformidad con las políticas internas de control administrativo y presupuestario. II. Alcance Establecer los pasos que se deben cumplir para realizar el cierre mensual de las operaciones de desde el punto de vista financiero. Se inicia con la elaboración de los asientos de ajustes mensuales hasta la impresión de los reportes definitivos. III. Instancias que intervienen a) Coordinación de Administración y Finanzas - Especialista - Analista Administrativo IV. Documentos utilizados Formulario: Comprobante de Diario (01-01) Balance de Comprobación Mayores Analíticos Catálogo de Cuentas Reportes de cierre de la Contabilidad Financiera: - Balance General - Estado de Gastos Preoperativos (del período en cierre) - Estado de Gastos Preoperativos (acumulado del ejercicio económico) - Balance de Comprobación - Resumen de Diario - Resumen de Comprobantes - Diario General de Comprobantes - Mayor Analítico

2 2 V. Responsabilidades: 1. El Especialista debe: a) Evaluar y conformar los ajustes contables que sean necesarios para el cierre mensual de las operaciones financieras. b) Supervisar el análisis de las cuentas para garantizar la exactitud de los saldos que conforman cada uno de los rubros de las cuentas patrimoniales. c) Conformar las conciliaciones entre la información contable y la presentada en los Estados de Cuenta Bancarios conforme a lo establecido en el Procedimiento Conciliación Bancaria (050106). d) Cerrar el registro de las operaciones mensuales en el sistema automatizado de Contabilidad Financiera. 2. El(la) Analista Administrativo es responsable de: a) Realizar los cálculos, determinar los ajustes y efectuar los registros de las cuentas patrimoniales afectadas en el período. b) Imprimir y custodiar los reportes de cierre mensual de la contabilidad financiera. VI. Normas Especificas 1. El proceso de cierre mensual de la contabilidad financiera debe efectuarse dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al último día del mes del cual se cierran las operaciones. 2. El cierre mensual de las actividades es llevado a cabo sólo para efectos de control administrativo. 3. Es requisito indispensable, para el cierre mensual, la elaboración de las conciliaciones bancarias conforme a lo establecido en el procedimiento Conciliación Bancaria (050106). 4. A los fines del presente procedimiento, se entiende por Ajuste Contable, todos aquellos registros contables que se realizan para reflejar alguna situación en el mes al que pertenece y que son necesarios para reflejar la situación financiera de Yacambú Quibor, C.A.

3 3 5. La codificación de cada uno de los asientos necesarios, debe efectuarse siguiendo los lineamientos de las cuentas financieras y presupuestarias establecidas en el Plan de Cuentas de (Ver Anexo 03, del presente Manual). 6. Los ajustes contables se clasifican en ajustes de las cuentas de activo, ajustes de la cuentas de pasivo, ajustes de las cuentas de valuación y abarcan las partidas y operaciones que a continuación se detallan: Naturaleza del Ajuste Cuenta Contable relacionada Ajuste y operaciones a efectuar Banco Cuentas de Activo Cuentas por Cobrar Trabajadores Otros Deudores- Cuenta por Cobrar a la CAF Conciliaciones Bancarias y registro de las comisiones y gastos bancarios Amortización de las cuentas por cobrar por concepto de Seguro Social Obligatorio y otras cuentas relativas Amortización de Anticipo de vacaciones Cuentas de Activo Anticipos a Contratistas (en moneda extranjera) Depósitos en Poder de Terceros (Cuentas en Moneda Extranjera) Instalaciones Seguros Pagados por Anticipado Otros Pagos por Anticipado Contratistas Cuentas de Pasivo Provisión de aportes Patronales por SSO, Fondo de Pensiones y Jubilaciones, utilidades, vacaciones Provisión del Aporte al Fondo de Salud SHYQ,CA Registro de la provisión mensual Registro de la provisión mensual Cuentas de Valuación Estudios y Proyectos Depreciaciones Acumuladas de Activos Fijos Registro de depreciación mensual de los Activos Fijos

4 4 7. Para efecto de los ajustes s deben realizarse los análisis a que hubiere lugar a las cuentas contables s. Estos análisis deben formar parte de los soportes del registro de ajuste. VII. Pasos a seguir: 1. El último día hábil del mes a ser cerrado, analiza y determina los registros de ajustes s a las cuentas de activo, pasivo y de valuación. Para los asientos emplea los siguientes registros auxiliares: Auxiliar de Conciliaciones Bancarias Auxiliar de Cuentas por Cobrar empleados Auxiliar de Estudios y Proyectos Activo Intangible Auxiliar de Seguro Pagado por Anticipado Auxiliar de Otras Instalaciones Auxiliar de Otros Pagos por Anticipado Auxiliares de Activos y Pasivos en Moneda Extranjera Auxiliar Amortización de Anticipo Auxiliar de Activos Fijos Clasifica y codifica en el Formulario 01-01: Comprobante de Diario, anexa el soporte, lo firma y envía al(la) Especialista. 2. Verifica los asientos de ajuste con sus s soportes constatando el concepto del asiento, la exactitud en la codificación y su concordancia con los soportes respectivos. Firma y sella el Comprobante de Diario en señal de conformidad y remite al(la) Analista Administrativo. 3. Transcribe al Sistema automatizado de Contabilidad Financiera y Presupuestaria, firma y sella el Comprobante de Diario y emite Balance de Comprobación Preliminar, entrega a (la) Especialista y archiva los comprobantes una vez transcritos.

5 5 Administración y Finanzas - (Especialista de Contabilidad) - (Especialista) 4. Verifica la razonabilidad de los saldos de las cuentas en el Balance de Comprobación Preliminar. Si considera pertinente imprime los Mayores Analíticos necesarios para verificar el movimiento de las mismas. Si determina la necesidad de algún ajuste adicional indica al Analista Administrativo la naturaleza del ajuste a los fines de su codificación Administración y Finanzas - Administrativo Administrativos 5. Codifica el asiento de ajuste en el Comprobante Diario (01-01), anexa el soporte ; firma y lo remite al Especialista. 6. Revisa el Comprobante de Diario y el soporte, firma y sella en señal de conformidad, remite a (la) Analista Administrativo para la trascripción. 7. Transcribe al Sistema de Contabilidad Financiera y Presupuestaria, firma y sella el Comprobante de Diario, archiva y notifica al (la) Especialista. 8. Verifica en el sistema automatizado de contabilidad que todas las operaciones relacionadas con el mes a cerrar estén registradas las cuentas patrimoniales que se afectan en el período. Si está conforme, notifica a la Coordinación de Presupuesto, va al procedimiento: Cierre y Liquidación Presupuestaria (030104). Fin del procedimiento