SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE PROBLEMAS DE CALIDAD PR-GC-06

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GC-06 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre 2008 Elaboración de Documento de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Osvaldo Quiñones A. Responsable Dirección Rodrigo González R. Gerente de Operaciones Fernando Miguel F. Gerente General.

2 1.- OBJETIVO Asegurar la disposición de los Problemas de Calidad (productos no conforme, no conformidades (auditorías internas), y oportunidades de mejora) de manera que se corrija en forma oportuna cualquier desviación detectada o potencial de un producto o requisito especificado. 2.- ALCANCE La metodología de este procedimiento es aplicable desde la detección de un problema de calidad hasta la designación de un investigador, en caso de que se solicite una acción correctiva o preventiva, si así lo amerite 3.- RESPONSABILIDADES Jefe de Calidad Es responsable de analizar e informar a la gerencia la necesidad real de generación de No Conformidades del sistema a partir de problemas informados por personal de la Oficina Central. Administrador de Obra / Calidad Obra Es responsable de abrir el registro de Informe de Problemas de Calidad para los productos no conformes informados por el Cliente o por personal en obra, y procurar la implementación de una solución efectiva y a la investigación de causas. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Control de Acciones Correctivas PR-GC-07 Procedimiento de Control de Acciones Preventivas PR-GC TERMINOLOGIA TÉRMINO Problemas de Calidad Producto No Conforme (PNC) DEFINICIÓN Todo evento que se enmarque dentro de la ocurrencia de PNC, NC, Reclamos de Clientes, y excepcionalmente asociado a las oportunidades de mejora (OM) Producto, partida u obra que presenta deficiencias con respecto a sus especificaciones o requisitos. Esto incluye materiales y productos utilizados en obra. EJEMPLOS: Incumplimiento en obra de especificaciones técnicas definidas por mandante (Instrumento; Protocolos) Problemas con productos o materiales en obra. También se incluye el producto no conforme en actividades posteriores a la entrega al cliente. Página 2 de 7

3 No conformidad (NC) Oportunidades de Mejora (OM) Acción Inmediata Acción Correctiva Acción Preventiva Reproceso Producto Recalificado Reparación Concesión No cumplimiento de un requisito normativo o especificado en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Posibilidad de introducir mejoras en el SGC. Uno de los propósitos de las opciones de mejoramiento es introducir cambios para evitar que se presenten productos no conformes, por lo que podemos relacionarlas con acciones preventivas. Acción tomada inmediatamente después de identificado un problema de calidad con la finalidad de solucionar dicho problema. Acción que se toma para eliminar la causa de los problemas de calidad y así prevenir su reaparición. Acción tomada para eliminar las causas de los problemas de calidad potenciales y así evitar su aparición. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla los requisitos especificados. Producto no conforme que es asignado a un uso alternativo para el cual sí cumple los requisitos especificados. Acción tomada sobre un producto no conforme de modo que cumpla los requisitos de uso previsto. Autorización escrita del cliente para usar o liberar un producto que no está conforme con los requisitos especificados. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades Para administrar el proceso de resolución de Problemas de Calidad que afecta a la Oficina Central, el Jefe de Calidad debe definir los responsables de las distintas funciones que se señalan en la metodología de este procedimiento. Al mismo tiempo en cada Obra, el Administrador de ésta, junto al de Calidad deben definir los responsables Problemas de Calidad generados en Obra Problemas de Calidad en Bodega Al detectar un producto no conforme durante la recepción en bodega, el de Bodega de Obra, deberá proceder de la siguiente forma: Se identifica físicamente el producto o se segrega este en zona demarcada para productos no conformes, hasta que se tramite su devolución al proveedor, eliminación o autorización del uso. Página 3 de 7

4 Deberá registrar el incumplimiento del proveedor, según procedimiento Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA Problemas de Aquellas actividades contempladas en el Plan de Calidad de la Obra y que sean rechazadas durante las inspecciones efectuadas por el Cliente (incluso producto de un reclamo u observación del Cliente estampado en libro de obras) o por la empresa en controles de requisitos internos, deben ser registradas como Problemas de en el formulario Informe de Problemas de Calidad FO06-GC-01 Quien detectó informará al de para la apertura del Registro Informe de Problemas de Calidad indicando la fuente de origen, la descripción del problema, la identificación de causas probable, grado del problema y la acción inmediata dada para solucionar el problema. El de Calidad en Obra, debe primero analizar la acción inmediata, para posteriormente definir si aprueba o rechaza su acción inmediata; decisión que debe registrarse en el registro Informe Problemas de Calidad - FO06-GC-01. Si la aprueba, revisará si el plazo requerido de solución corresponde, lo ampliará o disminuirá. Si la acción inmediata propuesta es rechazada, indicará otra acción inmediata o la devolverá a la persona que la propuso para que ésta defina una nueva, de acuerdo a las observaciones que se hayan dejado en este campo. La verificación de la acción inmediata será responsabilidad del de Calidad en Obra. El de, informa al Administrador de Obra del problema y si existen antecedentes previos, a fin de que este determine si corresponde la aplicación de una acción correctiva. Si la decisión tomada es no aplicar una acción correctiva, el de, debe informar a la persona que detectó el problema de calidad dicha determinación. En caso de requerir una acción correctiva, el Administrador de Obra junto con el de Calidad de Obra, deberán designar un investigador y el plazo para que éste realice la investigación, quedando dicha información consignada en el registro Acciones Correctivas FO07-GC-01. Se iniciará de este modo la acción correctiva de acuerdo a lo indicado en el procedimiento Acciones Correctivas PR-GC Problemas de Calidad de Sistema Todo problema de calidad que se presente durante la realización de las actividades en las distintas áreas de Constructora LFM Ltda. relacionada al sistema de calidad, es informada, por quien la detecta al Jefe de Calidad, indicando la fuente de origen, la descripción del problema, la identificación de causas probable, grado del problema y la acción inmediata dada para solucionar el problema. Página 4 de 7

5 El Jefe de Calidad, evalúa el posible Problema de Calidad informado y en base a su gravedad y/o recurrencia abre el Registro de Informe de Problemas de Calidad. El Jefe de Calidad, debe primero analizar la acción inmediata, para posteriormente definir si la aprueba o rechaza, decisión que debe registrarse en el registro Informe Problemas de Calidad - FO06-GC-01. Si la aprueba, revisará si el plazo requerido de solución corresponde, lo ampliará o disminuirá. Si la acción inmediata propuesta es rechazada, el Jefe de Calidad, indicará otra acción inmediata o la devolverá a la persona que la propuso para que ésta defina una nueva, de acuerdo a las observaciones que se hayan dejado en este campo. La verificación de la acción inmediata será responsabilidad del Jefe de Calidad. Si la decisión tomada es no aplicar una acción correctiva, el Jefe de Calidad, debe informar a la persona que detectó el problema de calidad dicha determinación. En caso de requerir una acción correctiva o preventiva, el Jefe de Calidad, deberá designar un investigador y el plazo para que éste realice la investigación, quedando dicha información registrada en el registro Informe Acciones Correctivas FO07-GC-01 o Acciones Preventivas FO08-GC-01. Se iniciará de este modo la acción correctiva de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento Acciones Correctivas PR-GC-07 o una acción preventiva de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento Acciones Preventivas PR-GC Verificación de la Acción Inmediata del Problemas de Calidad La acción inmediata de un problema de calidad se considerará efectiva cuando existe evidencia objetiva de que dicho problema de calidad particular se ha resuelto, ya sea por la reinspección cuando se trate de un producto no conforme o a través de auditorías internas cuando se trate de no conformidades. A menos que se defina una acción correctiva o preventiva, dicha verificación formalizará el cierre del Informe Problema de Calidad (IPC). La verificación la realizará el de Calidad de la Obra y/o Jefe de Calidad en Oficina Central Problemas de Calidad Asociado al Producto No Conforme Después de la Entrega al Cliente Cuando se detecta un producto no conforme después de haberlo entregado al Mandante, se establece una comunicación fluida con él de manera tal de minimizar los efectos que pudiera tener en el proyecto y adoptar una disposición en el menor plazo posible. Los productos no conformes detectados después de haber sido entregados al mandante se manejan de acuerdo a la metodología de este procedimiento. Página 5 de 7

6 6.6. Base de Datos de Problemas de Calidad Una vez documentado el Problema de Calidad en el registro antes mencionado, se debe informar al Jefe de Calidad para que éste le asigne un número correlativo y lo manejará como documento controlado para poder hacer el seguimiento del manejo del problema de calidad Adicionalmente, se debe implementar y mantener una Planilla de Control de Informes de Problemas de Calidad, a fin de poder hacer el seguimiento de los problemas de calidad detectados. Dicha Base de Datos debe contener la información de los IPC con el fin de poder consultar el alcance de los mismos, así como para poder realizar el seguimiento. Es responsabilidad del Jefe de Calidad o el de Calidad en Obra el implementar y mantener el registro: FO06-GC-02: Planilla Control Informe Problemas de Calidad. Los Informes de Problemas de Calidad, junto con las posibles Acciones Correctivas o Preventivas generadas en obra, se deberán hacer llegar al Jefe de Calidad mediante Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27 una vez realizado el seguimiento de la acción y efectividad para que este proceda al cierre de estos. En caso de los problemas de calidad de oficina central, el cierre es realizado por el Gerente General. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO FO06-GC-01 Informe de Problemas de Calidad. FO06-GC-02 ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION / Oficina / Oficina Planilla Control Informe de Problemas de Calidad. Libro de Obras En obra, Oficina Administrador Obra o Inspector Técnico FO07-GC-01 Acciones Correctivas FO08-GC-01 / Oficina / Oficina N/A Administrador de Obra Jefe de Terreno TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION Hasta el fin de proyecto y luego almacenamiento por 5 años Página 6 de 7

7 Acciones Preventivas 8.- ANEXOS No aplica. Página 7 de 7