Versión: 04. Norma: NTC GP 1000:2009 numerales: 1,2, 4,2,3; 4,2,4; 5,5,3; 6,4; 7,5,3; 7.5.4; 7,5,5; 8,2,3; 8,2,4; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3.

Transcripción

1 Proco: COMUNICACIÓN Y GESTION ÉTICA Tipo Proco: Estratégico Nivel: Proco Lír: Jefe Fecha elaboración: 31 Julio 2008 Objetivo: Fortalecer divulgar, a través procos comunicación interna externa, las diferent actividas, programas proectos que sean lirados por la Administración Municipal. Requisitos: Entidad: Decreto 031 abril 2006, Circular 021 febrero Le: Constitución Política Colombia Norma: NTC GP 1000:2009 numeral: 1,2, 4,2,3; 4,2,4; 5,5,3; 6,4; 7,5,3; 7.5.4; 7,5,5; 8,2,3; 8,2,4; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. Cliente Interno: Empleados contratistas l municipio Externo: Autoridas partamental, medios comunicación comunidad en general. Seguimiento: Por medio los indicador l proco control registro. Alcance: Diagnóstico comunicación; Análisis datos; implementación nuevas trategias que permitan realizar mejoras. Indicador: NOMBRE DEL ESTRUCTURA INDICADOR Nivel conocimiento NCCE : TPCECI la comunidad / TPE * 100 externa sobre la información expedida por la Oficina Nivel conocimiento la comunidad interna sobre la información expedida por la Oficina NCCI : TPCICI / TPI * 100 IDENTIFICACIÓN DE QUE MIDE VARIABLES TPCECI: Total personas la comunidad externa que conocen la información TPE: Total personas la comunidad externa encutadas TPCICI: Total personas l público interno que conoce la información TPI: Total personas encutadas Mi el porcentaje la comunidad externa que conoce la información expedida por la Oficina Mi el porcentaje la comunidad interna que conoce la información expedida por la Oficina Página 1 7

2 Entradas PROVEEDORES INSUMO REQUISITOS Internos: Empleados contratistas municipio l Encutas sobre el nivel satisfacción e impacto la comunicación organizacional. Objetiva, medible, clara, veraz. Externos: Autoridas partamental, medios comunicación comunidad general. en Salidas PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Satisfacción e impacto la comunicación. Actividas INTERNOS: Todos los funcionarios contratistas l municipio Girardota EXTERNOS: Autoridas partamental, medios comunicación comunidad en general. Medible, veraz, clara, objetiva. TIPO DE CICLO ACTIVIDADES PHVA RESPONSABLES Planear 1.ELABORAR PLAN DE COMUNICACIÓN Jefe Oficina Hacer 2. EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN Jefe Oficina Hacer 3.1 Administrar la comunicación organizacional. Jefe Oficina con el apoo la Secretaría Servicios Administrativos. 3.2 Administrar la información emitida a medios Jefe Oficina comunicación. con el apoo los Secretarios Dpacho. 3.3 Elaborar informe rendición cuentas. Jefe Oficina Página 2 7

3 TIPO DE CICLO PHVA ACTIVIDADES RESPONSABLES Alcal Consejo Gobierno 3.4 Realizar la rendición cuentas Jefe Oficina Alcal Consejo Gobierno Verificar 4. CALCULAR LOS INDICADORES Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROCESO Jefe Oficina Actuar 5. ANALIZAR DATOS Y REALIZAR MEJORAS Jefe Oficina Recursos: Físicos: Equipos oficina, Hardware, Software, Medios Comunicación, Sala Juntas. Humanos: Alcal, Reprentante la Dirección SGC, Coordinador l SGC,. Información: Primaria: Entrevistas, comunicados prensa eventos. Secundaria: Toda la información organizacional que se genera al interior la Administración, la información que se emita a nivel externo. Metas: Nivel conocimiento la comunidad externa sobre la información expedida por la oficina comunicacion, su meta l 90% se medirá anualmente. Nivel conocimiento la comunidad interna sobre la información expedida por la oficina comunicacion, su meta l 90% se medirá anualmente. Notas Cambio Nro Versión Naturaleza l Intificación l Cambio Inicial Cambio 1 00 Se crea un nuevo Se crea nuevo proco tratégico se proco nominado genera la primera versión Comunicación Y gtión Ética dando cumplimiento a lo tablecido en el MECI 1000:2005 en NTCGP Versión Final 00 Página 3 7

4 2 00 Revisión indicador 3 01 Objetivo principal l proco. Se reformularon los indicador l 01 proco persona encargada la revisión l documento. Se modifica l objetivo l proco Se suprime el indicador: índice eventos ejecutados 5 01 Se modifican las metas l proco Se modifican las metas l proco se ajusta el ciclo PHVA Se elimina el indicador: Plan, bido a que no funcional. Se da paso a un nuevo indicador llamado Plan Este indicador permite una medición más precisa l trabajo realizado por la oficina comunicacion. Se tablece una nueva meta sobre la ejecución l Plan Los indicador se medirán anualmente no se utilizará el software Mejoramiso en ejecución indicador. Con el fin darle mejora continua a nutro proco se hace necario suprimir el indicador: Plan, cua medición anual, bido a que no fue posible realizar ninguna medición a que en el 2013 no se institucionalizó un plan comunicacion, bido al cambio repetitivo lír proco. (Se crearán nuevos indicador) Docuementos asociados Nro Código Nombre 2 P-AM-02 Plan 3 F-AM-01 Formato Control documentos 4 R-CO-001 Prensa 5 R-CO-002 Acompañamiento a eventos 6 R-CO-003 Nuevas tecnologías 7 R-CO-004 Procedimiento diseño 8 R-CO-005 Comunicación interna 9 F-AM-078 SOLICITUD DE ACOMPAÑAMIENTO A EVENTOS (2) 10 F-AM-073 SOLICITUD DE SONIDO 11 F-AM-077 Registro_comunicacion internas 12 F-AM-068 formato solicitud piezas graficas 13 F-AM-074 SOLICITUD DE PUBLICACIONES EN MEDIOS DIGITALES 14 F-AM-076 Formato entrega publicación en Canal Social Sitio Web. (2) 15 F-AM-075 formato monitoreo medios Página 4 7

5 CONTROL DE REGISTROS LUGAR NOMBRE DEL REGISTRO Oficial Informe gtión anual Programas promoción institucional relacion públicas Comunicados prensa Afich, plegabl DE ALMACENAMIEN TO FORMA DE RECUPER AR gtión físico Gtión Gtión Gtión Gtión Físico Registro digital físico registro digital archivo físico RESPONSABLE DE ARCHIVAR Diseñador TIEMPO DE RETENCION DISPOSICI ÓN FINAL Página 5 7

6 CONTROL Y SEGUIMIENTO QUE COMO QUIEN CUANDO REGISTRO Analizando la 1. Encutas l nivel información satisfacción e impacto la Anual contenida en las comunicación (Insumo) mismas Informe 2. Ejecución l Plan Estratégico Comunicación Pública (Actividad) 3. Elaborar molo Gtión ética para el Municipio 4. Calcular los indicador (Actividad) Verificando las fechas programadas el porcentaje ejecución Construido por la participación los empleados competent para to. Coherencia en los datos Reprentant e l MECI Control Interno A manda Cada 4 años Anual Informe ejecución Actas Hoja vida l indicador 5. Analizar datos realizar mejoras (Actividad) Coherencia en los datos A manda Mejoras realizadas 6. Client satisfechos e informados (Producto) Grado satisfacción Anuall Informe NORMOGRAMA Jerarquía la norma Número / fecha Título: Nombre que la intifica Estado Le Por la cual se modifica el art.47 la Le 222/95 informe gtión Decreto Decreto Reglamentario la Le sobre Derechos Autor Reglamentario Le Por la cual se reglamenta el soporte lógico (software) en el registro nacional recho autor. Por medio la cual se regula el tema la contratación administrativa instituendo mecanismos publicidad transparencia a los procos selección Página 6 7

7 los contratistas. Decreto Reglamentario la Le Por el cual se adoptan las políticas sarrollo administrativo se reglamenta el capítulo cuarto la Le en lo referente al Sistema Darrollo Administrativo. Convenio Convenio Ginebra Protección los rechos autor Convenio Convenio Berna Para la protección las obras literarias artísticas. Tratado De Ginebra Registro internacional obras audiovisual. Pacto Andino: cisión Elaboró: Andrés Felipe Cano Pineda Revisó: Guillermo Hoos Hincapíe Aprobó: Luis Fernando Ortiz Sánchez Página 7 7