Consiguiendo. Ahorro en costes fijos. Ahorro en espacio de oficinas

Transcripción

1 Estimados Sres., Nos complace remitirles información de nuestro Servicio Integral de Gestión Documental. Estamos especializados en el tratamiento y la gestión de documentación para todo tipo de empresas, organismos públicos e instituciones diversas. Visite nuestra web y solicítenos la información que requieran a través de nuestra dirección de archivos@davilagestiondocumental.com o nuestro teléfono Estaremos encantados de poder atender sus consultas. Además le proponemos una entrevista personal, con la finalidad de asesorarle de la mejor solución para su empresa. Consiguiendo Ahorro en costes fijos Ahorro en espacio de oficinas Ahorro en tiempo Mayor seguridad En la siguiente información encontrará de forma detallada la descripción de nuestros servicios.

2 Servicios Destacados - Custodia de documentación - Destrucción de documentación - Digitalización e indexación de documentos - Custodia de soportes informáticos - Otros servicios Próximamente nos pondremos nuevamente en comunicación con Ud., con la finalidad de conocer la opinión que le merece nuestra propuesta. Sin otro particular por el momento, no dude en contactarnos por cualquier consulta o información adicional que pudiese necesitar. Atentamente, Mª del Carmen García Cortés Dávila, sistemas de gestión documental S.L. mcarmengarcia@davilagestiondocumental.com Tlf: Fax:

3 ÍNDICE: 1. CUSTODIA DE DOCUMENTOS - Suministro de contenedores - Preparación, manipulación e inventariado - Logística - Gestión y custodia - Sistema de consultas 2. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN - Suministro de contenedores - Preparación y manipulación - Logística - Niveles de seguridad en la destrucción confidencial con emisión de certificado 3. DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS - Tratamiento y preparación de los documentos - Digitalización e indexación de documentos - Grabación de datos - Búsqueda y consulta de documentos 4. CUSTODIA DE SOPORTES INFORMÁTICOS 5. OTROS SERVICIOS - Custodia de materiales de cine - Consultoría documental - Traslados de oficinas - Guardamuebles 6. MEDIDAS DE SEGURIDAD 7. AVISO LEGAL

4 1. CUSTODIA DE DOCUMENTOS - Suministro de contenedores En caso de ser necesario, estamos en disposición de poder suministrarles contenedores normalizados, de alta calidad para garantizar la buena conservación de la documentación depositada, cuyas características son las siguientes: TIPO 0001 Archivo definitivo TIPO 0004 Contenedor especial (400x105x290 mm.) (494x400x296 mm.) - Preparación, manipulación e inventariado Desplazamiento de personal especializado a sus instalaciones, ordenación de series documentales, codificación confidencial, generación de inventarios y comprobación de los mismos. Manipulación de los formatos de archivo, colocación en contenedores especiales, rotulado y cierre de los mismos, registro del proceso en listado-inventario y puesta a disposición para la recogida. - Logística Desplazamiento de personal especializado para la carga de los contenedores en vehículo especialmente acondicionado. Transporte del archivo en soportes especiales, desde su actual ubicación, hasta los depósitos de archivo de Dávila, sistemas de gestión documental, S.L. Colocación de los contenedores en nuestros depósitos de archivo de forma aleatoria para garantizar la confidencialidad. Proceso de datos, asignación de códigos, listados informáticos y etiquetado identificativo de los contenedores. - Gestión y custodia Comprende el almacenaje en óptimas condiciones y la custodia de su documentación con las más estrictas medidas de seguridad, así como los informes de gestión de su archivo, que en un momento determinado, le sean necesarios.

5 - Sistema de consultas Localización y entrega al cliente, en el lugar indicado por éste, de la documentación depositada. El servicio de consultas se podrá realizar todos los días laborables, de lunes a viernes e incluso tenemos un servicio 24/24, 7/7. La solicitud de consultas, por vía fax/ deberá indicar: Nombre de la empresa Departamento (si lo hubiese) Fecha solicitud Hora solicitud Tipo de consulta solicitada Persona autorizada que solicita Código del documento ó contenedor solicitado Firma del solicitante y sello empresa A partir de lo cual se realizarán los siguientes procesos: Registro, comprobación y localización informática de la petición de consulta de documentos. Transporte de la documentación solicitada a sus instalaciones en soportes especiales. Retirada de la documentación una vez consultada en siguiente entrega, y siempre con solicitud de la recogida vía fax o . Registro informático de la devolución. Recolocación del contenedor consultado en su ubicación de origen. Listado mensual de movimientos. Las consultas pueden ser de varios tipos, según requerimientos de respuesta: CARÁCTER NORMAL Entendemos por consultas físicas con carácter normal las satisfechas al siguiente día laborable de su solicitud, siempre que la hora máxima en que se haya realizado dicha petición sea las 16:00 horas. CARÁCTER URGENTE Entendemos por consultas físicas con carácter urgente las satisfechas el mismo día de su petición con un plazo máximo de entrega de 3 horas, o bien las solicitadas a

6 partir de las 16:00 horas y que en este caso sí serían satisfechas a la mañana del siguiente día laborable. CONSULTAS VÍA FAX/ Entendemos por consultas vía fax/ aquellas efectuadas en un mismo expediente y en las que no es imprescindible la entrega del original del documento, agilizando la entrega de dicha documentación, vía fax o vía como queda dicho. CONSULTAS 24 HORAS Entendemos por consultas 24 horas, las solicitadas en fines de semana, festivos y en días laborales en horario comprendido entre las 17:00 horas y las 8:00 horas del día siguiente con un plazo máximo de entrega de 3 horas. CONSULTAS CENTRO-DOCUMENTAL Entendemos por consultas Centro-Documental las realizadas personalmente en nuestros centros documentales. 2. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS - Suministro de contenedores Como parte de nuestro sistema integral de gestión documental, se encuentra el servicio de destrucción de fondos documentales. Totalmente confidencial y con certificado de destrucción para su control y tranquilidad. Suministramos los contenedores de destrucción al cliente, provistos de cierre de seguridad, entregándole la llave. De esta manera, si hubiera que introducir en él mismo documentación encuadernada o en algún formato que no posibilite su introducción por la tapa superior, usted siempre tiene la posibilidad de abrir con su llave el contenedor y posteriormente volver a cerrarlo. Por otra parte, también podemos suministrar contenedores de cartón normalizados para el caso de destrucciones esporádicas, destruyéndose en definitiva tanto el contenido como el contenedor.

7 - Preparación y manipulación Una vez están llenos, al ser retirados para su destrucción, nuestro personal pone a cada uno de los contenedores un precinto de seguridad, el cual ya no puede ser abierto. En ese mismo momento, si así nos lo ha solicitado el cliente, le posicionamos nuevamente contenedores vacíos de reposición. Estas rotaciones pueden efectuarse con la periodicidad que nos soliciten. - Logística Una vez retirados los contenedores, son transportados en nuestros vehículos hasta el centro de destrucción y se procede a su destrucción confidencial. - Niveles de seguridad en la destrucción confidencial con emisión de certificado Nuestro sistema de destrucción es por trituración y disponemos de 3 diferentes tipos de corte: 20 mm., 40 mm. y 60 mm. Es posible destruir todo tipo de materiales: papel, informático, material cinematográfico, material publicitario sobrante, etc Nuestra destrucción confidencial queda avalada por la emisión oficial del certificado de destrucción. Si el cliente lo desea puede presenciar la destrucción. 3. DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Hoy en día representa un gran problema la gestión del archivo así como la búsqueda y consulta de la gran cantidad de documentación que se genera y se recibe a diario. El objetivo de este tipo de proyectos es poder almacenar y archivar la documentación física en papel en un formato electrónico al objeto de:

8 Reducir espacio físico. Acelerar la búsqueda y el acceso a la información requerida. Permitir el acceso a la información a múltiples usuarios de forma concurrente. Evitar el extravío de documentos. Guardar la documentación en un soporte seguro. - Tratamiento y preparación de los documentos Estudio previo de la documentación, revisando los formatos de archivo de la documentación, características de los documentos, volúmenes estimados, espacio físico y temporal para la digitalización y determinación del proceso a seguir con el cliente. - Digitalización e indexación de documentos Digitalización de todas las páginas acordadas con el cliente realizando la indexación por los campos establecidos, al objeto de recuperar los documentos en la base de datos documental. Opcionalmente se puede generar un proceso O.C.R. de los documentos digitalizados con la finalidad de localizar el documento por cualquier palabra que aparezca dentro del mismo. - Grabación de datos Posteriormente, se procede a la grabación de las imágenes digitalizadas en soporte informático. Si el cliente lo considera necesario, periódicamente se digitalizaría la documentación nueva y entregando la documentación en imágenes digitalizadas en soporte magnético con software de consulta. Al finalizar cada proceso se realiza el correspondiente control de calidad para corregir posibles incidencias con la verificación final de proceso.

9 - Búsqueda y consulta de documentos Formación al personal de la empresa cliente para la búsqueda de la documentación digitalizada. 4. CUSTODIA DE SOPORTES INFORMÁTICOS Disponemos de cámara acorazada con control de temperatura y humedad, diseñada especialmente para la conservación y custodia de todo tipo de soportes magnéticos. Esta sala es totalmente independientes de nuestros centros documentales. En función de las necesidades de cada cliente, podemos ofrecerle varias opciones para este tipo de custodia bien en armarios ignífugos o en salas ignífugas individuales compartimentadas.

10 5. OTROS SERVICIOS - Custodia de materiales de cine Destacamos también este servicio solicitado por numerosas productoras cinematográficas. Nos ocupamos de la custodia, mantenimiento, visionado y distribución de films. - Consultoría documental Con frecuencia, diversos clientes nos solicitan nuestros medios humanos en tratamiento documental dentro de su propia empresa. Técnicos documentalistas de Dávila, sistemas de gestión documental, S.L., trabajan en las instalaciones de su empresa. Este servicio es especialmente útil en periodos concretos de ordenación y expurgo de archivo. - Traslados de oficinas Gestionamos el cambio de sus oficinas con el traslado de mobiliario, documentación y equipos informáticos.

11 - Guardamuebles En los casos en los que el mobiliario resulta sobrante, disponemos de cadres de madera de 10 m 3 y 12 m 3 para el almacenaje de mobiliario y equipos informáticos. 6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Nuestros depósitos de archivo están equipados con las siguientes y muy estrictas medidas de seguridad: MEDIDAS GENERALES DE SEGURIDAD SERVICIO NOCTURNO DE VIGILANCIA ACCESO RESTRINGIDO A LAS INSTALACIONES INSTALACIÓN DE ELECTRICIDAD DE BAJO VOLTAJE DETECTORES DE PRESENCIA CONECTADOS A ALARMAS SISTEMAS DE ALARMA CONECTADOS A CENTRAL DE ALARMAS Y POLICÍA. DETECCIÓN Y EXTINCIÓN DE INCENDIOS 7- AVISO LEGAL Cumplimiento de la LOPD. En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), Dávila, sistemas de gestión documental, S.L. informa a los usuarios de: Dávila, sistemas de gestión documental, S.L. ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias. Los Datos de Carácter Personal que recoge son objeto de tratamiento automatizado y se incorporan en el fichero correspondiente, denominado CLIENTES, debidamente registrados en la Agencia Española de Protección de Datos. La recogida y tratamiento automatizado de los Datos de Carácter Personal tiene como finalidad el mantenimiento de la relación contractual que en su caso se establezca con Dávila, sistemas de gestión documental, S.L. así como el desempeño de las tareas de información, formación, comercialización (tarea esta última siempre identificada como tal) y otras actividades propias del grupo. Los Datos de carácter personal tratados en el fichero CLIENTES tienen como objetivo la gestión comercial y de facturación con sus clientes. En aquellos casos en que Dávila, sistemas de gestión documental, S.L. figure como encargado del tratamiento asume las obligaciones establecidas en la LOPD al

12 efecto y manifiesta que únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y que no los aplicará o utilizará con fines distintos a los que figuren en el contrato celebrado al efecto. El usuario podrá, en todo momento, ejercitar los derechos reconocidos en la LOPD, de acceso, rectificación, cancelación y oposición, mediante el envío de un a archivo@davilagestiondocumental.com o enviando un fax al número (+34) o en la dirección C/ UROGALLO 12. POL. IND. LOS GALLEGOS FUENLABRADA. MADRID (ESPAÑA). También pueden ejercitarse estos derechos en los términos que la normativa aplicable establece y que puede consultar en