A continuación se describen los numerales y actividades desarrolladas según cronograma del Proyecto (ver anexo 1).

Transcripción

1 INFORME DE GESTIÓN Período reportado: 01 al 30 de Septiembre de 2013 Avances A continuación se describen los numerales y actividades desarrolladas según cronograma del Proyecto (ver anexo 1). Diagnóstico Municipal Teniendo en cuenta que el Diagnóstico Municipal en Sistema Integrado de Gestión (SIG) y Banco de Programas y Proyectos (BPP) es uno de los productos del Proyecto, damos continuidad al reporte de información consolidada en relación con éstos durante el período reportado. Se dio continuidad al análisis de la información obtenida en los municipios mediante la aplicación de instrumentos metodológicos, lo cual conduce al conocimiento de la situación actual de cada municipio en los componentes SIG y BPP. Diagnóstico SIG 6 Realización de diagnóstico participativo para conocer la situación de cada municipio en cuanto al estado del SIG y poder establecer fases de avance El resultado del ejercicio se realizó mediante la evaluación de los siguientes ítems, los cuales componen el Sistema Integrado de Gestión fueron:

2 Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPYG Cada uno de estos componentes fue evaluado respecto a los atributos de: Sin documentar (0%) Documentado (25%) Documentado y aprobado (50%) Documentado, aprobado e implementado (75%) Auditado (100%). A la fecha se cuenta con los Diagnósticos terminados de los 15 municipios objeto de intervención en el componente SIG (ver anexo 2), el cual se resume en: Cuadro resumen niveles de implementación de las normas que componen el SIG Antioquia Cumplimiento Municipio SGC MECI MIPYG implementación normativa Anorí 12% 38% 49% 33% Briceño 13% 52% 62% 42% Cáceres 13% 34% 47% 31% Caucasia 17% 74% 78% 56% El Bagre 15% 33% 65% 38% Ituango 10% 34% 40% 28% Nechí 22% 44% 58% 41% Valdivia 17% 37% 56% 37% Tarazá 14% 35% 51% 33% Zaragoza 6% 11% 20% 12%

3 Gráfico resumen nivel de implementación de las normas que componen el SIG Antioquia Caucasia Briceño Nechí El Bagre Valdivia Tarazá Anorí Cáceres Ituango Zaragoza 12% 42% 41% 38% 37% 33% 33% 31% 28% 56% Cumplimiento implementación normativa 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% El nivel de cumplimiento de implementación de las normas que integran el Sistema Integrado de Gestión (SIG) se encuentra en promedio en 35% para los municipios de Antioquia, lo cual quiere decir, según la metodología utilizada que el Sistema de Gestión Integral para estos municipios se encuentra entre las fases de documentación y aprobación.

4 Cuadro resumen niveles de implementación de las normas que componen el SIG Córdoba Municipio SGC MECI MIPYG Cumplimiento implementación normativa Montelíbano 24% 28% 44% 32% Puerto Libertador 13% 27% 43% 28% San José de Uré 13% 19% 34% 22% Tierralta 13% 27% 40% 27% Valencia 18% 32% 45% 32% Gráfico resumen nivel de implementación de las normas que componen el SIG Córdoba Valencia Montelíbano Puerto Libertador Tierralta San José de Uré 22% 28% 27% 32% 32% Cumplimiento implementación normativa 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% El nivel de cumplimiento de implementación de las normas que integran el Sistema Integrado de Gestión (SIG) se encuentra en promedio en 28% para los municipios de Córdoba, lo cual quiere decir, según la metodología utilizada que el Sistema de Gestión Integral para estos municipios se encuentra entre las fases de documentación y aprobación.

5 7 Realización del plan de trabajo detallado de la asesoría, de conformidad con los diagnósticos y avances de cada municipio en la implementación del SIG validado con los servidores públicos que cada municipio designe para ello. La actividad plan de asesorías se construye a partir de la situación encontrada por medio del Diagnóstico, una vez socializado con cada administración municipal. Ésta continúa en fase de ejecución, durante el período se presentó y socializó los Diagnósticos municipales SIG en los municipios de Montelíbano, Tierralta, San José de Uré y Valencia en el Departamento de Córdoba y en los municipios de Anorí, Briceño e Ituango en el Departamento de Antioquia. 8 Jornadas de trabajo del equipo en pleno Durante el período se realizaron encuentros de los equipos SIG y BPP en la ciudad de Medellín, estos espacios contribuyen con el monitoreo y seguimiento desde la Coordinación del Proyecto y de los asesores líderes a sus respectivos equipos de trabajo. También se destinan para la preparación de las actividades programadas en campo, ajustes metodológicos, preparación de informes, entre otros. 9 Realización del plan capacitación para la implementación del Sistema Integrado de Gestión SIG en cada municipio Se realizó el plan de capacitación básico para la implementación del SIG en los 15 municipios de acuerdo al estado de avance de cada entidad territorial, el cual se detalla a continuación:

6 Sensibilización y fundamentos en la NTCGP 1000:2004. Sensibilización y Fundamentos en MECI 1000:2005 Formación en Gestión del Riesgo Formación en Indicadores de Gestión Durante el mes de septiembre se realizaron actividades se formación y capacitación en el componente SIG 1 en los municipios de Montelíbano, San José de Uré, Puerto Libertador, Tierralta y Valencia, contando con la participación efectiva de 114 servidores públicos y líderes de estos municipios del sur de Córdoba. Y en los municipios de Anorí, Briceño e Ituango, contando con la participación efectiva de 128 servidores públicos en estos municipios del norte de Antioquia. 14 Diagnóstico participativo para conocer la situación de cada municipio en cuanto al Banco de programas y proyectos. Durante este período se construyó la estrategia: Direccionamiento estratégico de la asistencia técnica que se dará para la operación y/o funcionamiento de los Bancos de Programas y Proyectos en cada uno de los quince (15) municipios del Proyecto, el cual nace a partir del insumo encontrado en el diagnostico municipal de cada uno de ellos, cuyo resultado evidencia un nivel relativamente bajo en los ítems evaluados. Teniendo en cuenta que uno de los aspectos de mayor importancia es la capacitación en proyectos y en los sistemas de información, permitiendo administrar los bancos y realizar seguimiento a los proyectos. Igualmente se determinó necesario promover la utilización de la Metodología General Ajustada (MGA) como metodología única para la formulación 1 Sistema Integrado de Gestión

7 de proyectos y definitivamente el sistema de gestión, a través de proyectos debe contar con procedimientos debidamente documentados 2 (ver anexo 3). 15 Realización del plan de trabajo de la asesoría, conjuntamente con los servidores públicos que cada municipio designe para ello. Se realizaron jornadas para la construcción del plan de trabajo de la asesoría, conjuntamente con los servidores públicos designados para dicha tarea por cada administración municipal, contando con la participación efectiva de 35 servidores públicos de los municipios de Valdivia, Zaragoza, Nechí, El bagre, Cáceres, Tarazá, Caucasia, Briceño, Anorí e Ituango en el Departamento de Antioquia, y 15 servidores públicos de los municipios de Montelíbano, San José de Uré, Puerto Libertador, Tierralta y Valencia en el Departamento de Córdoba. 18 Planeación y convocatoria de concejales y líderes para el proceso de formación. Durante el período se han realizado acciones conducentes a la definición y preparación de las actividades de formación incluidas en el Proyecto, dentro de estas acciones se asignó la selección de los participantes beneficiarios (concejales, concejalas, líderes y lideresas) a Colombia Responde y Consolidación Territorial, quienes entregarán el listado correspondiente para la convocatoria. Por parte de la Universidad de Antioquia y teniendo en cuenta la intensidad de la formación (16 horas) se ha propuesto trabajar con un tema que es de gran importancia y 2 Documento Diagnóstico BPP, Hernando Latorre Forero Asesor Líder BPP

8 transversalidad en la administración pública tanto para los concejales como los líderes comunitarios: Planeación para la gestión. Como medida de articulación en la Política de Consolidación Territorial con las diferentes instituciones que vienen realizando acciones de intervención y fortalecimiento de los municipios priorizados por la UAECT 3 en Antioquia, se ha programado la participación del Proyecto en la Red Departamental de Control Social a la Gestión Pública, con cuatro (4) horas de capacitación en temática de Contratación Estatal enfocada al control social, la cual se programó para el 17 de octubre en el municipio de Ituango. Balance del tercer mes Durante el mes de septiembre algunos aspectos influyeron en las actividades de ejecución y avance del Proyecto, a continuación se mencionan: Aspectos positivos Se observa buena participación de los servidores públicos en las actividades programadas, lo cual viene en crecimiento acorde a lo esperado y a la evolución del Proyecto. Se destaca la participación de los servidores públicos, líderes y lideresas de los municipios del Departamento de Córdoba en las actividades programadas. Apoyo y colaboración permanente de los enlaces y facilitadores de Consolidación Territorial y Colombia Responde. Aspectos negativos 3 Unidad Administrativa Especial de Consolidación Territorial-UAECT

9 Se observa menor participación de servidores públicos y líderes en las actividades programadas en los municipios de Antioquia. Aplazamiento de actividades en los municipios de Cáceres, Nechí, Tarazá y Valdivia, lo cual se debió a inconvenientes de salud del asesor SIG asignado, impidiendo su desplazamiento a la zona. Aplazamiento de actividades en los municipios de Caucasia, El Bagre y Zaragoza, lo cual se debió a retiro del profesional asignado y desarrollo de fase precontractual del asesor postulado para su reemplazo. Se observa débil participación del municipio de Cáceres en las actividades programadas por el Proyecto, tanto en el componente SIG como BPP. Ante la situación se ha tratado de realizar un acercamiento mediante el enlace y facilitador de Consolidación Territorial y Colombia Responde, de igual manera con algunos servidores públicos que no son líderes de proceso, pero que contribuyen con la movilización del personal. Estrategia comunicacional Durante el período se han realizado diferentes acciones que contribuyen con la difusión, promoción y divulgación de información relacionada con los avances del Proyecto, a continuación se relacionan: Plan de comunicaciones, contactos con medios informativos y comunicadores regionales de Colombia Responde y Consolidación Territorial. Se dio inicio al diseño de las piezas gráficas incluidas en la estrategia comunicacional del Proyecto, estas son: pendones, boletines que se enviarán tanto en medio físico como electrónico, y el banner (espacio en web). Con ello se contribuirá al posicionamiento,

10 difusión y promoción de información relevante del Proyecto en las subregiones del Norte y Bajo Cauca de Antioquia, y sur de Córdoba que componen la región del Nudo de Paramillo. Se realizó por medio de correo electrónico y apoyado en los enlaces de Consolidación Territorial, la campaña su mejor foto con el fin de recopilar imágenes para el boletín institucional del Proyecto, ésta se realizó de manera inicial en los cinco municipios del sur de Córdoba, se recibieron un gran número de ellas que hacen referencia a la economía, rasgos culturales, flora y fauna, se solicitó a la vez autorización por escrito para su publicación. Reporte financiero 4 A la fecha se han realizado dos (2) desembolsos por un valor acumulado de $ oo. En cuanto a la ejecución presupuestal del Proyecto, durante el período reportado (septiembre) se ejecutaron recursos por valor de $ oo y como acumulado al cierre del tercer mes del Proyecto se han ejecutado recursos por valor de $ oo, lo cual representa un 17.02% de ejecución presupuestal. Frente al recurso desembolsado ($ oo), la ejecución acumulada ($ oo) se encuentra en un 80.40%. 4 Informe financiero del Proyecto

11 Avances contractuales A la fecha se tienen contratados los siguientes servicios: Servicios personales (equipo base y asesores) Tiquetes aéreos Convenio UPB (actividades de coordinación en Córdoba). En fase pre contractual los siguientes servicios: Servicios asesor municipal (Caucasia, El Bagre y Zaragoza) Servicio de Alimentación Servicio de Telefonía Móvil Servicio de Mensajería Servicio de Fotocopiado Rubén Alberto Agudelo García Vicerrector Administrativo Universidad de Antioquia John Cardona Arteaga Coordinador Escuela de Gobierno y Políticas Públicas Alfonso León Gutiérrez Londoño Coordinador General Proyecto