DOCUMENTOS Y ESTUDIOS PREVIOS

Transcripción

1 DOCUMENTOS Y ESTUDIOS PREVIOS Se procede a elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad para contratar la Compra de Circuito cerrado de televisión para la Alcaldía Municipal de Girón, requerido conforme en el Articulo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en desarrollo del proceso de selección para celebrar contratos que no exceden el 15 de la menor cuantía, contemplado en el Art. 1º del Decreto 3576 de 2009, que modificó el parágrafo del Art. 17 del Decreto 2474 de 2008 y demás normatividad concordante para la consecuente celebración del contrato requerido y ejecución del objeto anterior. 1. IDENTIFICACION DEL OBJETO A CONTRATAR El objeto a contratar es: Compra de Circuito Cerrado de televisión para la Alcaldía Municipal de Girón.. 2. CERTIFICACION DE PLANEACION MUNICIPAL SOBRE EL REGISTRO DEL PROYECTO OBJETO DEL CONTRATO El proyecto que soporta el objeto del contrato se encuentra registrado en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaria de Planeación Municipal con el número , por cumplir con los criterios de viabilidad técnica, social y ambiental, según constancia de fecha 08 de enero de APROBACION DEL COMITÉ DE COMPRAS DEL OBJETO DEL CONTRATO. El objeto a contratar se encuentra aprobado mediante acta del comité de compras del Municipio de fecha 6 de enero de FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCION De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, que modificó el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, la modalidad de selección del contratista se realizará siguiendo el siguiente procedimiento: El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efectos del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web, o en su

2 defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20 del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables." 5. AUTORIZACIONES PARA CONTRATAR El Acuerdo Municipal No 070 de Noviembre de 2009 establece las facultades del señor Alcalde para celebrar contratos. 6. ASPECTOS ECONÓMICOS 6.1 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto que estima la entidad para la realización del contrato de compraventa objeto del presente estudio es de doce millones ciento treinta mil

3 pesos Moneda Legal Colombiana ($ , oo MLC) FUENTE DE FINANCIACION Para dicha contratación, la Administración Municipal cuenta con una apropiación presupuestal por un valor de DOCE MILLONES CIENTO TREINTA MIL PESOS ($ ), soportado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No SOPORTE TÉCNICO Y ECONOMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. De conformidad con los requerimiento técnicos establecidos y de acuerdo a cotizaciones solicitadas telefónicamente a varios proveedores se estableció un precio promedio de los elementos a adquirir y la instalación requerida de DOCE MILLONES CIENTO TREINTA MIL PESOS ($ , oo), por lo que se otorgó dicha cifra para la adquisición de las cámaras de seguridad y su respectiva instalación para suplir las necesidades requeridas PRECIOS DEL MERCADO SICE Se practicaron las consultas de los valores que se presentan para señalar el precio estimado a cancelar por la ejecución del contrato y se verificó que están acordes con los precios del mercado, se efectúo consulta del precio indicativo según consta en Certificación Código CUBS (Código único de bienes y servicios) de fecha 19 de enero de REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS - Cumplir con las condiciones, calidades, cantidades y especificaciones establecidas. - Los elementos a suministrar deben ser originales, el oferente no podrá cambiar las marcas ofrecidas en su oferta económica al momento de suscribir el contrato. - El valor final del contrato en todo caso, será el resultante de los bienes efectivamente suministrados y recibidos a satisfacción por el supervisor del contrato. - El oferente deberá tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la celebración y ejecución del contrato, son de cargo exclusivo del Contratista. Las exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la Ley establezca, deben ser considerados en la propuesta de manera que reflejen el valor de la misma.

4 - Garantizar el pleno dominio y/o propiedad sobre los bienes objeto de esta contratación, y por consiguiente que tiene derecho a enajenarlos al Municipio. - Garantizar que los bienes que vende se encuentran libres de gravámenes, pignoraciones o secuestros y en el caso de productos importados, garantiza que fueron introducidos al país cumpliendo todas las normas legales. El incumplimiento de esta obligación será causal de terminación del contrato. - El riesgo de pérdida y la propiedad de la mercancía será del contratista hasta que se efectué la entrega real al Municipio en el lugar especificado y acordado. - Entregar los bienes del objeto del contrato que se llegara a celebrar en el Almacén General del Municipio de Girón y posteriormente realizar la correspondiente instalación de los mismos. - Restituir a su costa los elementos o bienes defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos por el Municipio dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud que realice en tal sentido la entidad. - El proponente acepta que el Municipio de San Juan Girón en ningún momento se responsabilizara por los daños o perjuicios que pueda ocasionar el contratista en desarrollo del objeto contratado. 7. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER Con la presente contratación se pretende adquirir la compra de circuito cerrado de televisión para la Alcaldía Municipal de Girón. Estos objetos se requieren para garantizar la seguridad de todos los bienes y elementos que reposan en las instalaciones de la Alcaldía Municipal, proporcionando a los funcionarios que trabajan en ella, protección y un ambiente laboral agradable y productivo. 8. CONDICIONES DEL CONTRATO 8.1 DESCRIPCION DEL OBJETO: Los elementos a adquirir en el proceso contractual están contemplados en el plan de compras aprobado el 6 de enero de 2010, y serán:

5 ITEM REF. DESCRIPCION Y ESPECIFICACION UNID CANT 1 QT- Cámara tipo bala color dia7noche de ¼ Unid 6 85C/IR. 420 TVL lente 2 DVR 4 DVR AVTECH (hasta 8 cámaras) Unid 1 CH 3 DD DISCO DURO 1 TERA Unid 1 1TERA 4 QUADD ADAPTADOR 12V 1 AMP + CAJA Unid 6 RIX 5 STA CAB CABLE RG6 90% DE COBRE MT STA CAB DUPLEX 2X16 MT STA CAB CANALETA MT 50 8 STA CONECTORES, TERMINALES GL 1 CON 9 STA INST INSTALACION GL 6 10 STA CONF CONFIGURACION Y CAPACITACION GL PLAZO: Veinte (15) días calendario. 8.4 FORMA DE PAGO: Cien por ciento (100%) del valor del contrato una vez se haga la entrega de los elementos por el proponente en el Almacén General del Municipio y realice la correspondiente instalación y configuración de los mismos, a satisfacción del supervisor. 8.5 LUGAR DE EJECUCION: Alcaldía Municipal de San Juan de Girón 9. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO DEL CONTRATO En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados

6 para el presente proceso contractual, se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación. Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionadas en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todos aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación, EL MUNICIPIO no estará obligada al reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista. 9.1 Riesgos que debe asumir el contratista Riesgos financieros o económicos En un 100% Teniendo en cuenta la modalidad económica bajo la cual se suscribirá el contrato, la entidad verificó que las condiciones económicas, técnicas y financieras de la compraventa de los bienes, mantienen el equilibrio contractual en los términos señalados en la Ley 80 de En este sentido el contratista debe asumir los siguientes riesgos: 1. Los efectos derivados de las variaciones en los precios de mercado de los bienes a adquirir. 2. Los efectos derivados de las variaciones de la tasa de cambio. 3. Los efectos de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los bienes de su propiedad causados por terceros. 4. Los efectos de las variaciones en la Legislación Tributaria. 5. El contratista deberá asumir los gastos requeridos para la entrega y cambio de los bienes, de conformidad con lo previsto en las especificaciones técnicas de los bienes Riesgos técnicos En el presente documento se establecen con claridad las especificaciones técnicas mínimas que debe cumplir el contratista seleccionado para ejecutar satisfactoriamente el objeto del contrato. Dentro de los riesgos técnicos del contrato, que deberán tener en cuenta los

7 proponentes para elaborar sus ofrecimientos se deben relacionar los siguientes: - Que Los bienes que no cumplan con las especificaciones técnicas o la calidad exigida, serán devueltos para el cambio respectivo por parte del contratista, dentro del período de garantía técnica. - Los bienes podrán ser objeto de cambio, dentro de los parámetros establecidos por la entidad. Los proponentes deben tener en cuenta, que para el inicio del contrato, el mismo debe encontrarse debidamente legalizado Riesgos que asume el Municipio San Juan Girón A partir de la fecha de suscripción del Contrato, el Municipio asume, única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación: 1. Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del Contrato y la legislación existente. 2. Los efectos desfavorables originados en normas, disposiciones o directrices que adopte el Municipio durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato, con excepción de normas tributarias o fiscales que dado su contenido general son cargas impuestas a toda persona en Colombia. Respecto de la proporcionalidad esta podrá ser del 100% a cargo del Municipio o inferior según situaciones de compensación de culpas o cargas y de proporcionalidad y razonabilidad. En todo caso, cuando de la ocurrencia de tales riesgos, se desprenda una obligación de pagar una suma de dinero al Contratista, se entenderá que tal suma de dinero será cancelada en los términos establecidos en las cláusulas y normas presupuestales aplicables. La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta y al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato se designará un supervisor idóneo y calificado que llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que éste requiera, en el marco de lo pactado, verificando que durante la ejecución del contrato se mantenga el equilibrio financiero del mismo. Así disminuye los riesgos derivados de la contratación.

8 10. PÓLIZAS Una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato como son: - Cumplimiento del contrato en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. - Calidad de los bienes a suministrar, equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del contrato y un (1) año más. SE CONCLUYE QUE: Con la presentación de este estudio queda evidenciada la existencia de un requerimiento para satisfacer las necesidades que presenta la Administración Municipal y que resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad. Se expide San Juan de Girón a los veintiún (21) días del mes de enero de LUZ MILENE GONZALEZ BRAVO Secretaria General Municipio de San Juan Girón Elaboró: Carolina Rivera Bayona Asesora Administrativa y de Recurso Humano