SERVICIOS HUMANOS CENTERPOINT NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

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1 1 SERVICIOS HUMANOS CENTERPOINT NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD ESTA NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN ESTAMOS OBLIGADOS POR LA LEY PARA PROTEGER LA INFORMACIÓN DE ATENCIÓN EN SALUD SOBRE USTED Los servicios humanos de CenterPoint (CenterPoint) están obligados por la ley a proteger su información de atención en salud y otro tipo de información que lo identifique como una persona que recibe servicios en salud mental, discapacidades intelectuales o del desarrollo y abuso de sustancias. Esta Información de Salud Protegida (PHI, por su sigla en inglés) incluye información sobre sus condiciones de salud física y del comportamiento, la atención en salud que se le proporcionó a usted o los pagos por estos servicios, en el pasado, presente y futuro. CenterPoint, una entidad local de gestión / organización de administración de la atención (LME / MCO, por sus siglas en inglés respectivamente) no proporciona servicios de atención en salud. Usted debe contactar a su proveedor de atención en salud para el registro actualizado de información médica. LOS PROVEEDORES TAMBIÉN DEBEN PROTEGER SU PRIVACIDAD La Notificación de Prácticas de Privacidad (NPP, por sus siglas en inglés) de CenterPoint no aplica para sus proveedores de servicios de atención en salud. Sus proveedores están obligados por la ley a proporcionarle, según su solicitud, una Notificación de Prácticas de Privacidad (NPP) explicándole sus deberes legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Los proveedores deben seguir los términos de su NPP. La PHI sólo puede divulgarse en la manera como se describió en su NPP. Por favor, contacte a sus proveedores de atención en salud para obtener información sobre los usos y divulgaciones de la PHI o sobre sus otras políticas, procedimientos o prácticas de privacidad. CenterPoint se reserva el derecho a cambiar esta NPP y a hacer efectiva la versión revisada para todas las PHI previas, actuales y futuras que se mantengan. Si se hacen cambios a esta Notificación de Prácticas de Privacidad, CenterPoint: Hará que la NPP revisada se encuentre disponible en las áreas de espera. Hará copias de la NPP revisada, disponibles según solicitud. Publicará la NPP revisada en el sitio web de CenterPoint. Lo que resta de esta NPP presentará lo siguiente: Cómo puede utilizarse y divulgarse la PHI. Sus derechos con respecto a su PHI. Cómo y dónde usted puede registrar una queja relacionada con la privacidad. Si, en cualquier momento, usted tiene preguntas sobre la información contenida en esta notificación, por favor, contacte al funcionario de privacidad de CenterPoint en el Si no hay quien tome su llamada, por favor, deje su mensaje. Alguien le devolverá la llamada tan pronto como sea posible.

2 2 INFORMACIÓN DE ATENCIÓN EN SALUD PROTEGIDA SOBRE USTED QUE PODRÁ UTILIZARSE O DIVULGARSE BAJO CIERTAS CIRCUNSTANCIAS La PHI se utiliza y divulga durante el proceso de facturación. Esta sección de la NPP explica cómo su PHI podrá divulgarse por parte de las organizaciones de atención en salud para proporcionar atención, obtener el pago por la atención y llevar los negocios de manera eficiente. También, esta sección describe otras circunstancias en las cuales su PHI podrá utilizarse o divulgarse. Para preguntas relacionadas con las políticas de privacidad de CenterPoint, contacte a su funcionario de privacidad en el Tratamiento Su PHI podrá divulgarse para proporcionarle tratamiento y para coordinar o gestionar su atención en salud y servicios relacionados. Esto puede incluir la comunicación con sus proveedores de atención en salud. Pago Su PHI podrá utilizarse o divulgarse para obtener el pago por los servicios de atención en salud que usted reciba. Esto significa que su proveedor de atención en salud podrá utilizar o divulgar su PHI en la preparación de facturas y la administración de cuentas. La PHI sobre usted también podrá utilizarse o divulgarse para las aseguradoras, terceros pagadores, agencias de cobro, agencias de reporte de consumidores, con el fin de recibir el pago por sus servicios de atención en salud. En algunos casos, la PHI podrá divulgarse a su compañía aseguradora antes de que usted reciba los servicios de atención en salud para determinar si su plan de seguro pagará por esos servicios. Procedimientos de atención en salud Su PHI podrá utilizarse y divulgarse en el cumplimiento de una variedad de actividades comerciales llamadas procedimientos de atención en salud. Estas actividades de procedimientos de atención en salud mejoran la calidad de la atención y reducen los costos de la atención en salud. Si la entidad con cobertura recibe cualquier tipo de remuneración financiera por hacer la comunicación, se requiere su autorización para divulgar esta información. Además, su PHI podrá utilizarse o divulgarse para las siguientes actividades: Revisar y evaluar las habilidades, calificaciones y funcionamiento de sus proveedores de atención en salud. Proporcionar programas de capacitación para estudiantes, aprendices, proveedores de atención en salud o profesionales por fuera de la atención en salud, para ayudarles a mejorar sus habilidades de trabajo. Cooperar con organizaciones externas que evalúan, certifican u otorgan licencias a los proveedores de atención en salud y proporcionan personal o instalaciones en campos particulares o por especialidades. Revisar y mejorar la calidad, eficiencia y costo de la atención que se le proporciona a usted. Mejorar la atención en salud y disminuir los costos para grupos de personas que tienen problemas de salud similares, y ayudar a gestionar y coordinar la atención para todos los clientes. Cooperar con organizaciones externas que evalúan la calidad de la atención, incluidas agencias gubernamentales y organizaciones privadas. Planear los procedimientos de la agencia. Resolver quejas. Revisar actividades, utilizando y divulgando la PHI en el caso de que usted cambie de proveedores de atención en salud. Trabajar con otros, como por ejemplo, abogados, contadores y otros proveedores para asegurar el cumplimiento de esta NPP. Propósitos de mercadeo: CenterPoint no inicia ni participa en ningún tipo de mercadeo relacionado con la PHI del cliente. El mercadeo se define como cualquier tipo de comunicación sobre un producto o servicio que

3 aliente al receptor para comprar el producto o usar el servicio. Se requiere de la autorización de una persona para el uso o la divulgación de la PHI para propósitos de mercadeo. Existen muchas excepciones para la definición amplia de mercadeo que las reglas colectivas finales aclaran, incluidas: Desde las descripciones de productos o servicios relacionados con la salud hasta la inscripción en un plan de salud, siempre que a la entidad con cobertura no se le pague por proporcionar la descripción (por ejemplo, un cambio en el plan, red de proveedores o artículos que sólo se ofrecen a los inscritos en un plan). Comunicaciones que promueven la salud en general como una dieta saludable o alientan las rutinas en las pruebas de diagnóstico (por ejemplo, mamografías anuales). Comunicaciones sobre programas gubernamentales o patrocinadas por el gobierno. Comunicaciones sobre tratamientos y procedimientos de atención en salud, y recomendaciones de tratamientos, proveedores y terapias alternativas, siempre que se cumpla con ciertas condiciones. Gestión de caso y coordinación de la atención donde no se da remuneración financiera a la entidad con cobertura a cambio de una comunicación. Venta de la PHI: No se permite la venta de la PHI sin la autorización de una persona. La autorización debe contener que la entidad con cobertura recibe un pago a cambio de la divulgación. La venta es una divulgación de la PHI donde la entidad con cobertura o el asociado comercial reciben una remuneración directa o indirecta a cambio de la información. La definición de la venta no se limita a la transferencia de la propiedad de los datos puede incluir acuerdos de licencia, acceso o uso. Las excepciones de la definición incluyen divulgaciones para propósitos de salud pública y ciertos tipos de investigación en los cuales la única remuneración es el costo por preparar o manejar la PHI. Tales divulgaciones podrán necesitarse para llevar a cabo el tratamiento de una persona, proporcionar los pagos de atención en salud o cumplir con requerimientos legales, o podrá relacionarse con la venta o transferencia de la entidad con cobertura. Recaudación de fondos: CenterPoint no inicia ni participa en ningún tipo de actividades de recaudación de fondos. Información genética para propósitos de contratación: Los reglamentos definen información en salud para incluir información genética. Por lo tanto, la información genética individual identificable de una persona estará, por lo general, disponible para las entidades con cobertura y sus asociados comerciales. La información genética incluye pruebas genéticas, asesoría genética y educación genética de una persona y sus familiares, y la historia médica de estos familiares. Un familiar incluye a cualquier dependiente o relación de cuarto grado (por ejemplo, tatarabuelos o nietos, hijos de primos en primer grado) o cercanos, sin referencia a la existencia de vínculos biológicos. Los antecedentes declaran que toda la información genética es protegida, si la información se originó antes o después de la fecha de cumplimiento para el reglamento final. Asociados comerciales CenterPoint puede tener relaciones contractuales con organizaciones / personas, reconocidas como asociados comerciales. Los asociados comerciales proporcionan servicios a, o realizan funciones en nombre de, CenterPoint. CenterPoint podrá divulgar PHI a asociados comerciales si han acordado, por escrito, la protección de la PHI. Otros involucrados en su atención Con su permiso por escrito, la facturación relacionada con la PHI podrá divulgarse a un pariente u otra persona, si esa persona está involucrada con su tratamiento y es relevante para su atención. Si el paciente es un menor de edad, la PHI podrá divulgarse al padre o tutor legal, excepto en circunstancias limitadas. Si desea información adicional relacionada con la privacidad 3

4 4 de los menores de edad, por favor, contacte a su proveedor de atención en salud o al funcionario de privacidad de CenterPoint en el Su PHI no se divulgará a ninguna persona sin su permiso por escrito, excepto en circunstancias limitadas, tales como las emergencias, a menos que usted sea menor de edad que no cumpla una excepción permitida para los menores de edad. El permiso podrá otorgarse por parte de los menores de edad, en algunos casos (por ejemplo, información relacionada con el tratamiento de trastorno de uso de sustancias). Sin embargo, el permiso debe darlo un tutor, si la información no está cubierta por ninguno de los criterios de excepción para los trastornos de uso de sustancias y tratamiento relacionado. Obligado por la ley Su PHI se divulgará como lo obliga la ley. Las leyes estatales y federales existentes requieren su PHI para que se la divulgue sin su consentimiento. Por ejemplo, las leyes estatales y federales requieren de PHI relevante para que el abuso o abandono infantil conocido o sospechado, se reporte al Departamento de servicios sociales. Usos y divulgaciones de prioridad nacional Su PHI podrá utilizarse o divulgarse, sin su permiso para varias actividades que el gobierno federal reconoce como prioridades nacionales. Esta PHI sólo puede divulgarse en las siguientes circunstancias y cuando esté permitido hacerlo por la ley: Amenaza para la salud o la seguridad: La PHI podrá utilizarse o divulgarse si se cree que sea necesario para prevenir o reducir amenazas graves para la salud o la seguridad. Actividades de salud pública: La PHI podrá utilizarse o divulgarse para actividades de salud pública. Los temas en salud pública requieren del uso de la PHI para varias situaciones, incluidas, pero no limitadas a, actividades relacionadas con la investigación de enfermedades, reportes de abuso o abandono infantil, monitoreo de drogas o dispositivos regulados por la Administración de alimentos y medicamentos, y trabajo de monitoreo relacionado con enfermedades o lesiones. Por ejemplo, si usted ha estado expuesto a una enfermedad contagiosa o de transmisión sexual, CenterPoint podrá reportarla al estado y tomar las acciones para prevenir la propagación de la enfermedad. Abuso, abandono o violencia doméstica: La PHI podrá utilizarse por, o divulgarse a, una autoridad gubernamental como el Departamento de servicios sociales, si se cree que usted pueda ser una víctima de abuso, abandono o violencia doméstica. Superintendencia de salud: La PHI podrá divulgarse a una Superintendencia de salud, la cual es una agencia responsable de vigilar el sistema de atención en salud, o ciertos tipos de programas gubernamentales. Por ejemplo, una agencia gubernamental podrá solicitar la PHI durante la investigación de un fraude en seguros. Procedimientos de la corte: La PHI podrá divulgarse a la corte o a un funcionario de la corte, como por ejemplo, un abogado. La PHI debe divulgarse a una corte si un juez lo ordena. Aplicación de la ley: La PHI limitada podrá divulgarse a los funcionarios que hacen cumplir la ley en casos extremos que podrían constituir situaciones perjudiciales para usted o para los demás. Indemnización por accidente de trabajo: La PHI podrá divulgarse con el fin de cumplir con las leyes de indemnización por accidentes de trabajo. En otros usos diferentes a los que se describieron en esta NPP relacionados con la divulgación, su PHI no se utilizará o divulgará sin una autorización / consentimiento

5 firmado por usted o su tutor legal. Si firma una autorización / consentimiento por escrito permitiendo la divulgación de la PHI, usted podría revocarla o cancelarla, excepto en circunstancias muy limitadas relacionadas con la obtención de una cobertura de seguro. Si usted quisiera revocar o cancelar su autorización / consentimiento, debe notificarlo a su proveedor o a CenterPoint, por escrito. Si revoca o cancela su autorización / consentimiento, se seguirán sus instrucciones con la excepción de la PHI divulgada antes de la fecha de su autorización / consentimiento de revocación. Si necesita más información relacionada con este proceso, por favor, contacte a su proveedor de atención en salud. También puede contactar a su funcionario de privacidad de CenterPoint en el SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ATENCIÓN EN SALUD PROTEGIDA Usted tiene derechos con respecto a su PHI. Esta sección de la NPP explicará cada uno de estos derechos. Si desea conocer más sobre sus derechos, por favor, contacte a su proveedor de atención en salud o a su funcionario de privacidad de CenterPoint en el Derecho a recibir una copia de esta NPP: Usted tiene el derecho a solicitar una copia en papel de esta NPP, en cualquier momento. Además, se ubicarán copias de la NPP en las áreas de espera de todos nuestros sitios. Si desea recibir una copia de esta NPP, por favor, pídala a la recepcionista o contacte al funcionario de privacidad de CenterPoint en el Derecho de acceso a la revisión: Usted tiene el derecho a revisar y recibir una copia de su PHI que se mantiene en los archivos de CenterPoint. Si desea revisar o recibir una copia de su PHI, haga la solicitud por escrito a CenterPoint. La solicitud se procesará de manera oportuna. Recibirá la información dentro de no más de sesenta (60) días, luego de que se reciba la solicitud por escrito en CenterPoint, puesto que todos los registros médicos que guarda CenterPoint se almacenan en otro lugar. Se aplican procedimientos adicionales relacionados con el acceso del cliente a la información de registro médico. Antes de compartir la PHI con un cliente, un miembro del personal clínico revisará el registro médico que se está solicitando. Luego, un miembro del personal clínico revisará la información médica con el cliente. Puede negarse una solicitud de la PHI bajo ciertas circunstancias. Si se niega su solicitud, recibirá una carta de la agencia responsable de mantener el registro, explicándole la razón de la negación. También se le informará por escrito de su derecho a tener una revisión de la decisión de la negación por parte de un miembro del personal clínico diferente. Para obtener más información relacionada con su derecho al acceso y revisión de la PHI, contacte a su proveedor o a un funcionario de privacidad de CenterPoint en el Los servicios humanos de CenterPoint pueden cobrar un valor razonable por la copia y el envío de los documentos solicitados. CenterPoint no cobrará por la búsqueda o recuperación de los registros. El cobro de los proveedores puede variar, pero no puede exceder los límites establecidos por los estatutos generales de Carolina del Norte. Los cobros de CenterPoint son: 0,25 centavos por cada página copiada. Cualquier costo real asociado con el envío de los documentos solicitados, cobrado al solicitante.

6 6 Derecho a tener una PHI modificada: Usted tiene el derecho a solicitar modificaciones de su PHI que se mantiene en ciertos registros. Si cree que su proveedor tiene información que no es precisa o está incompleta, la información podrá modificarse en un documento por separado para indicar el problema y notificar a otros que tengan copias de la información imprecisa o incompleta. Las modificaciones no se harán en los documentos originales. Se debe presentar una solicitud por escrito a la agencia responsable antes de que se haya realizado alguna modificación. Se podrá negar una solicitud para modificar una PHI en ciertas circunstancias. Si se niega su solicitud, recibirá una carta del tenedor del registro explicándole la razón de la negación. Tendrá la oportunidad de enviar una declaración por escrito al proveedor si usted no está de acuerdo con la decisión de la negación de la modificación solicitada. Su declaración se archivará en su registro médico y se compartirá siempre que su PHI se divulgue en el futuro, con la excepción de que la PHI pueda haberse divulgado antes de su declaración de desacuerdo. Derecho a un conteo de divulgaciones: Usted tiene el derecho a solicitar y recibir un conteo de divulgaciones. El conteo de divulgaciones es una lista de las divulgaciones realizadas, relacionado con su PHI en los últimos seis (6) años. Si desea recibir un conteo de divulgaciones, debe solicitarlo por escrito. Si necesita más información relacionada con el conteo de divulgaciones, por favor, contacte al proveedor de servicios. Si usted solicita un conteo de divulgaciones más de una vez cada doce (12) meses, se le podría cobrar el costo de la preparación del formato de conteo de divulgaciones. (Vea las tarifas determinadas en la página 5). Derecho a las restricciones sobre los usos y divulgaciones: Usted tiene el derecho a solicitar limitaciones en el uso y la divulgación de su PHI para el tratamiento, pago y procedimientos de la atención en salud. Su proveedor de atención en salud no está obligado a cumplir con su solicitud. Sin embargo, el proveedor debe explicar, por escrito, la razón del no cumplimiento de su solicitud. Si el proveedor del servicio cumple con su solicitud, deberán seguirse sus restricciones, a menos que su PHI se necesite para un tratamiento de emergencia o se requiera por la ley. Usted puede cancelar las restricciones en cualquier momento. Además, su proveedor podrá cancelar una restricción en cualquier momento, siempre y cuando se lo notifique a usted por escrito de la cancelación, y continúe aplicando la restricción a la PHI recolectada antes de la fecha de la cancelación de la restricción. También debe hacer una solicitud por escrito al proveedor del servicio para restringir su PHI. Derecho a que se le notifique de la violación de contacto de la PHI: Usted tiene el derecho a que se le notifique si CenterPoint o un asociado comercial descubre una violación en la PHI. La notificación de cualquier violación se realizará de acuerdo con los requerimientos federales. Derecho a solicitar un método alternativo de contacto: Usted tiene el derecho a solicitar que se le contacte por parte de CenterPoint o su proveedor de servicios en una ubicación diferente o por medio de un método diferente. Por ejemplo, usted puede preferir que toda la información por escrito se le envíe por correo a la dirección del trabajo, y no a la dirección de su residencia. CenterPoint o su proveedor de servicio aceptarán cualquier solicitud razonable para un método alternativo de contacto. Si usted quisiera solicitar un método alternativo de contacto,

7 notifique a CenterPoint o a su proveedor de servicio de su solicitud y presente la información alternativa de contacto. 7 SUS DERECHOS PARA REGISTRAR UNA QUEJA SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Si usted cree que se han violado sus derechos a la privacidad o si no se encuentra satisfecho con las políticas de privacidad de CenterPoint, puede registrar una queja, por escrito, en el gobierno federal o en CenterPoint. No se tomará ninguna acción en su contra si usted registra una queja. Para registrar una queja por escrito en CenterPoint, puede llevarla a nuestra oficina o enviarla por correo a la dirección que se encuentra a continuación. También puede contactarse por nuestra de línea de quejas y reclamos , nuestro funcionario de privacidad en el o por correo electrónico: compliance@cphs.org. Si quisiera obtener asistencia con el registro de una queja, llame al número que se presenta a continuación y pregunte por el especialista de atención al consumidor, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. CenterPoint Human Services 4045 University Parkway Winston-Salem, North Carolina Attention: Privacy Officer Teléfono: Para registrar una queja o para obtener más información relacionada con el derecho de acceso y revisión de su PHI, contacte al funcionario de privacidad de CenterPoint en el Para registrar una queja en la Oficina de derechos civiles, envíe la información por escrito a la siguiente dirección: Regional Office for Civil Rights US Department of Health and Human Services 200 Independence Avenue, S.W. Room 509F, HHH Building Washington, DC Teléfono: TTY (dispositivo de telecomunicaciones para sordos): Correo electrónico: ocrprivacy@hhs.gov Región IV - Atlanta (para quejas en Carolina del Norte) Roosevelt Freeman, Regional Manager Office for Civil Rights U.S. Department of Health and Human Services

8 8 Atlanta Federal Center, Suite 3B70 61 Forsyth Street, S.W. Atlanta, GA Teléfono: FAX: TTY (dispositivo de telecomunicaciones para sordos):