Versión Sistema de Acceso a la Información Pública

Transcripción

1 Versión Sistema de Acceso a la Información Pública

2 MANUAL DE USUARIO Versión Este documento ha sido elaborado por AGESIC (Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y el Conocimiento) Usted es libre de copiar, distribuir, comunicar y difundir públicamente este documento así como hacer obras derivadas, siempre y cuando tengan en cuenta citar la obra de forma específica y no utilizar esta obra para fines comerciales. Toda obra derivada de esta deberá ser generada con estas mismas condiciones.

3 Sistema de Acceso a la Información Pública 3 Tabla de Contenidos Introducción... 4 Empezar a utilizar el Sistema... 4 Cómo crear su usuario Registrar sus datos Activar su cuenta de usuario... 6 Ingresar al sistema de acceso a la información pública Crear una solicitud de acceso Ver solicitudes enviadas Ver solicitudes respondidas Evaluar su satisfacción con la respuesta En caso de dudas... 20

4 4 Sistema de Acceso a la Información Pública Introducción El Sistema de Acceso a la Información Pública permite que las personas (físicas y jurídicas) puedan realizar solicitudes de acceso a la información pública vía web de manera fácil y sencilla, en cualquier momento y lugar, sin necesidad de trasladarse. A través de la página podrá enviar solicitudes de acceso a la información pública a los organismos que cuenten con esta herramienta, consultar el estado de sus solicitudes enviadas y las respuestas de los organismos. Empezar a utilizar el Sistema Cómo crear su usuario Para utilizar el Sistema de Acceso a la Información Pública por primera vez deberá realizar los siguientes pasos: 1. Registrar sus datos 2. Activar su cuenta de usuario 1. Registrar sus datos 1. Ingrese a la página: 2. Haga Clic en la opción Registrarme 3. Complete el formulario con sus datos tal como se indica a continuación: 3.1 Ingrese su número de documento, sin puntos ni guiones. 3.2 Seleccione el país emisor de la lista que aparece al hacer clic en el en el signo que está a la derecha del campo. 3.3 Ingrese el primer apellido. El segundo apellido es opcional.

5 Sistema de Acceso a la Información Pública Ingrese su primer nombre. El segundo nombre es opcional. 3.5 Ingrese la dirección de Correo Electrónico que utilizará como principal. 3.6 Ingrese la dirección de Correo electrónico que utilizará como secundaria. Ambas son obligatorias. 3.7 Ingrese el Código de Seguridad que aparece. 3.8 Haga clic en el botón Registrarme. Una vez que finalizó el registro aparecerá en su pantalla un aviso indicando que su cuenta ha sido creada y recibirá en su correo electrónico un mensaje con el nombre de usuario y un enlace para activarlo.

6 6 Sistema de Acceso a la Información Pública 2. Activar su cuenta de usuario 1. Ingrese al mensaje que recibió en su casilla de correo. Será similar al que aparece en la siguiente imagen: Enlace para activar su usuario Nombre de su usuario

7 Sistema de Acceso a la Información Pública 7 2. Haga clic en el enlace indicado para activar su usuario. 3. A continuación realice los siguientes pasos: 3.1 Aceptar las Condiciones de Uso del Sistema. En pantalla aparecen las condiciones de uso del Sistema. Una vez que las leyó haga clic en Acepto y luego en el botón Siguiente que aparece abajo a la derecha. 3.2 Definir las preguntas y respuestas que le permitirán recuperar su contraseña en caso de olvido. Seleccione las preguntas que le permitirán recuperar su contraseña en caso de olvido haciendo clic en el signo que está en la derecha del campo. Indique la respuesta correcta para cada una.

8 8 Sistema de Acceso a la Información Pública Debe completar las dos preguntas y las dos respuestas en forma obligatoria. Luego haga clic en el botón Siguiente 3.3 Indicar cuál será la contraseña que utilizará. Indique y confirme la contraseña teniendo en cuenta que debe contener entre 8 y 20 caracteres y luego haga clic en el botón Activar cuenta.

9 Sistema de Acceso a la Información Pública 9 Una vez que realizó todos los pasos aparecerá un mensaje indicando que ha activado su usuario. Haga clic en Finalizar.

10 10 Sistema de Acceso a la Información Pública Ingresar al sistema de acceso a la información pública 1. Ingrese a la página: 2. Haga clic en Ingreso al Sistema. 3. En la pantalla que aparece escriba su usuario (su número de cédula sin puntos ni guiones) y su contraseña, haga clic en Ingresar. Aparecerá la pantalla de inicio del sistema de acceso a la información pública a partir de la cual podrá: Crear solicitudes de acceso Consultar las solicitudes de acceso enviadas Consultar las solicitudes de acceso respondidas Acceder a ayuda Contactarse con el equipo de Soporte a Usuarios

11 Sistema de Acceso a la Información Pública 11 Crear una solicitud de acceso Para crear una solicitud: 1. Haga clic en el botón Nueva Solicitud que aparece arriba a la izquierda de su pantalla.

12 12 Sistema de Acceso a la Información Pública 2. Complete el formulario que se despliega en pantalla. Los campos marcados con (*) son obligatorios. En la próxima imagen se explican las distintas partes del formulario: Sus datos personales Medio por el cual desea que se comuniquen con usted. Organismo al cual le solicita la información Descripción de la información a la que quiere acceder Formato en el cual prefiere recibir la información Seleccione Adjuntar si quiere anexar un archivo a la solicitud Cuando termine de completar la solicitud presione Enviar

13 Sistema de Acceso a la Información Pública 13 Datos del solicitante: En esta sección se deberá completar los datos de la persona (física o jurídica) que realiza la solicitud de acceso a la información pública, así como las vías de comunicación por las que prefiere ser notificado. El sistema le solicitará que complete obligatoriamente aquellas vías de comunicación que haya seleccionado. Información pública solicitada: Al hacer clic en Organismo, se desplegará una lista en la que deberá seleccionar el organismo al que desea enviar la solicitud. Luego deberá seleccionar Unidad y elegir una de las unidades dependientes del organismo. En Descripción dispondrá de hasta 5000 caracteres para detallar la información solicitada y todos aquellos datos que puedan ser útiles para su localización. En Soporte Preferido deberá seleccionar el formato en el que prefiere recibir la información en caso de que el organismo resuelva dar acceso a la misma. El organismo no estará obligado a entregar la información en el formato elegido. Archivos Adjuntos: Junto con el formulario de solicitud usted podrá adjuntar un máximo de 4 archivos de hasta 5 MB cada uno. Para ello haga clic en Adjuntar, seleccione el archivo y haga clic en Subir. El sistema le dará la opción de quitar el archivo una vez que lo adjuntó si lo desea. Enviar: Para finalizar, envíe el formulario haciendo clic en el botón Enviar.

14 14 Sistema de Acceso a la Información Pública Ver solicitudes enviadas Dispone de dos maneras para ver las solicitudes de acceso ya enviadas: 1. A través de la sección Mis Solicitudes Ingrese en la opción Enviadas, que aparece en la sección Mis Solicitudes que se encuentra en el extremo superior izquierdo de la pantalla de inicio. Acceda a la solicitud que quiere consultar Acceda a las solicitudes Enviadas Estado actual de la solicitud Se desplegará una lista con todas las solicitudes que envió y aún no han sido respondidas por el organismo, indicando: Número de solicitud. Haga clic en este número si desea acceder al detalle de su solicitud. Solicitante Organismo destinatario Fecha de envío Estado actual de la solicitud

15 Sistema de Acceso a la Información Pública 15 Los posibles estados que puede tener una solicitud enviada son los siguientes: Ingresada. Su solicitud de acceso fue enviada. En trámite. Su solicitud de acceso está siendo procesada por el organismo. Trámite en plazo de prórroga. Su solicitud está siendo procesada por el organismo, que hizo uso de la prórroga para extender el plazo dentro del cual responder a la misma. Sin respuesta plazo vencido. Significa que su solicitud de acceso está siendo procesada, aún no fue respondida, pero el plazo inicial venció y el organismo ni hizo uso de la prórroga. Sin respuesta plazo prorroga vencido. El organismo hizo uso de la prorroga y ésta venció sin respuesta.

16 16 Sistema de Acceso a la Información Pública 2. A través del buscador con el número de solicitud La segunda forma que puede utilizar para acceder a las solicitudes es buscarla a través del número. Ingrese el número de la solicitud y haga clic en Buscar. 1. Escriba el número de referencia de la solicitud 2. Inicie la búsqueda

17 Ver solicitudes respondidas Sistema de Acceso a la Información Pública 17 Ingrese en la opción Ya respondidas, que aparece en la sección Mis Solicitudes que se encuentra en el extremo superior izquierdo de la pantalla de inicio. Acceda a las solicitudes Ya respondidas Se desplegará una lista con todas las solicitudes que ya se respondieron, indicando: Número de solicitud. Haga clic en este número si desea acceder al detalle de su solicitud. Solicitante Organismo destinatario Resolución. En esta columna, podrá ver que se resolvió. Existen diferentes tipos de Respuestas, a continuación encontrará una breve descripción de cada una de ellas. o o o Rechazada. Su solicitud de acceso a la información no corresponde a ese organismo. Acceso total. El organismo le dio acceso a la totalidad de la información solicitada. Acceso parcial. El organismo respondió parcialmente a su solicitud de información, denegando el acceso a una parte de la misma.

18 18 Sistema de Acceso a la Información Pública o Denegado. El organismo denegó el acceso a la totalidad de la información solicitada. Motivo. En caso que su solicitud haya sido denegada total o parcialmente, en esta columna aparecerán los motivos y podrá acceder a la resolución del organismo: o o o o Información Confidencial. El organismo citará el número y año de la resolución por la cual la información que usted solicita fue declarada confidencial y adjuntará la misma. Información Reservada. El organismo citará el número y año de la resolución por la cual la información que usted solicita fue reservada y adjuntará la misma. Información Secreta. El organismo citará la ley que establece el secreto para la información que usted solicitó. Información Inexistente. El organismo no posee la información solicitada, hecho que explicará con un texto.

19 Sistema de Acceso a la Información Pública 19 Evaluar su satisfacción con la respuesta Con el fin de ayudarnos a mejorar, es importante que al recibir la respuesta a una solicitud de acceso, indique su grado de satisfacción respecto a la misma. Al acceder a una solicitud respondida, seleccione la opción Completar Encuesta de Satisfacción al final de la misma. Se abrirá el formulario donde podrá indicar su nivel de satisfacción y completar el campo con sus comentarios. Para finalizar haga click en Enviar.

20 20 Sistema de Acceso a la Información Pública En caso de dudas Si tiene dudas o consultas, puede recurrir a la Ayuda o al Contacto que se encuentran en el extremo inferior de la pantalla. Ayuda: Podrá encontrar respuestas a consultas generales sobre el acceso a la información pública y el uso de este sistema. Contacto: Podrá enviar una consulta a la UAIP completando el formulario con sus datos y un detalle sobre la misma. Puntos de Atención Ciudadana: Puede concurrir al Punto de Atención Ciudadana más cercano para que un funcionario lo asista en sus consultas. Al hacer clic en Contacto, podrá acceder al listado completo de Puntos de Atención Ciudadana de todo el país.