ZEUZ SISTEMAS Soluciones Informáticas Integradas

Transcripción

1 SISTEMA ADMINISTRACION DE NOMINAS ZEUZ 4.0 INTRODUCCION ZEUZ es un Sistema de Administración de Nominas estrictamente procedimental, lo que permite la implementación de cualquier tipo de nomina de acuerdo a las necesidades de los clientes, su filosofía se basa en tipos de rol, procesos y transacciones, además es multi-usuario, multi-empresa, multi_banco, multi-moneda, multi-patronal y multi-centro de costo. Tipos de Rol: Procesos: conjunto de procesos relacionados por empleados. Por ejemplo: Administrativo, Temporales, Obreros, Honorarios, etc. conjunto de transacciones que permiten obtener un valor a acreditar a cada empleado. Por ejemplo: Nomina, Vacaciones, Liquidaciones Voluntarias o Intempestivas, Decimos, Pago de Utilidades, Fondo de Reserva, etc. Transacciones: unidad mínima que permite la obtención de un valor individual por concepto a acreditar. Por ejemplo: Sueldo Básico, Horas Extras, Beneficios de Ley, Alto costo de la Vida, Subsidios, Descuentos, Préstamos, Provisiones, Impuestos, etc. Posee una gama de reportes para facilitar el control y realizar una auditoría de los mismos, contiene todos los reportes necesarios para presentar a las entidades externas como: IESS, SRI, Inspección de Trabajo, etc. Además posee de un generador de reportes que le brinda la facilidad de crear sus propios reportes y no depender de terceros. CARACTERISTICAS GENERALES Flexibilidad: La filosofía procedimental de ZEUZ, permite gran flexibilidad para implementar cualquier proceso o cambio en las leyes gubernamentales de cualquier país. Seguridad: Integridad: Operabilidad: Integración: ZEUZ contiene un módulo de seguridades, que permite la asignación de accesos a los menús y opciones del sistema, por usuarios o grupo de usuarios. La programación de ZEUZ, se basa en transacciones, es decir explota las características de la base de datos, garantizando que se realicen siempre todas las actualizaciones o sé reversen en su totalidad, sin dejar datos incompletos. El diseño de las interfaces de ZEUZ son estandarizadas, es decir, que todas las pantallas, botones, mensajes, etc. Mantienen una similitud permitiendo que el usuario se familiarice rápidamente y sin dificultad con la operación del sistema. El diseño físico de las estructuras de ZEUZ y su filosofía de transacciones permite la implementación de la integración con cualquier sistema contable, convirtiéndose el sistema en un verdadero auxiliar contable.

2 MODULOS DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes Módulos 1.- Mantenimiento 2.- Configuración 3.- Procesos 4.- Reportes 5.- Vacaciones 6.- Presupuesto 7.- Prestamos 8.- Asistencia 9.- Roles Externos MODULO DE MANTENIMIENTO Este módulo permite dar el mantenimiento a todas las tablas auxiliares, necesarias para la parametrización y buen funcionamiento del sistema, contiene estándares para buscar y seleccionar registros según criterios de selección, sus pantallas contienen botones estándares para navegación, impresión y almacenamiento. Contiene la siguiente información: Empresas: Ubicación: Departamentos: Cargos: Patronales: Personal: contiene toda la información de la empresa, como: código, nombre, RUC, direcciones, teléfonos, fax, gerente, contador, administrador de nomina contiene la información de ubicaciones físicas como país, provincia, ciudades contiene la información de los departamentos, como código, nombre, centro de costo, sucursal contiene la información de los cargos dentro de la empresa como, código, nombre, código del IESS, nivel de cargo, sueldo referencial contiene la información de los patronales de la empresa, es necesaria para los pagos relacionados con el IESS, como ruc, tipo de seguro, nro iess, localidad, dirección, etc. contiene toda la información del empleado, diferenciados por su utilidad como:

3 Personales: código, nombres, apellidos, ruc, cédula, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, profesión, tipo de sangre, estatura, talla, calzado, enfermedades, foto y firma Ubicación: dirección del domicilio, lugar de nacimiento, cantón, parroquia, teléfonos Empresa: departamento, cargo, patronal, fecha de ingreso, fecha de última vacación, fecha de salida, fecha de reingreso, mano de obra directa, sindicato al que pertenece, carnet de iess, tipo de contrato Financiero: Tipo de rol al que pertenece, sueldo, moneda en que se le paga, banco y cuenta donde se acredita el rol, observaciones Dependientes: contiene la información de los hijos de los empleados, esta se utiliza para pago de utilidades, datos navideños, etc. Bancos: contiene información de los bancos de la organización, como: cuentas, tipo de cuenta, moneda, esta sirve para la acreditación de los sueldos y las cartas al banco. Ctas Contables: contiene las cuentas contables que se utilizan en las plantillas contables para el proceso de contabilización. Centro de Costo: contiene la información de los centros de costos, para el proceso de contabilización. Plantilla Contable: contiene la información contable organizada en plantillas de tal manera que permite automatizar el proceso de contabilización. Monedas: contiene información de las monedas con que trabaja el sistema

4 MODULO DE CONFIGURACION Este módulo permite configurar los tipos de rol, procesos y transacciones sobre los cuales se calculará los valores a acreditar al empleado, permite: - Crear, actualizar e imprimir tipos de rol (Ejecutivo, Obreros, Temporales, etc) - Crear, actualizar e imprimir Procesos (Nómina, Vacaciones, Utilidades, Decimos, etc) - Crear, actualizar, imprimir y ejecutar transacciones (Sueldo Básico, Seguro Social, Impuesto a la Renta, Alimentación, Bonos, Cooperativa, Provisiones, etc) - Realizar pruebas de una transacción o función - Asignar y eliminar transacciones a los procesos - Configuración de parámetros (Hora Hombre, %Iess, etc) - Procesos Estándares definidos: - Nomina Administrativo y Obreros - Nomina por Horas - Quincena Administrativos y Obreros - Semana Obreros - Décimo Cuarto Costa y Sierra - Décimo Tercero - Utilidades - Vacaciones - Prestamos - Ajuste y Recalculo - Liquidación Voluntaria e Intempestiva

5 MODULO DE PROCESOS Este módulo permite la ejecución de los procesos implementados, se refiere a todo el proceso desde el ingreso de información (novedades, haberes y descuentos) hasta el pago de los valores a los empleados, y su respectiva contabilización, también tiene la opción de reversión de procesos, si tuviera algún error u olvido al ingresar los valores. Permite: - Ingreso de novedades por empleado (valores) - Ingreso de novedades por transacción (valores) - Ingreso de Horas Extras - Importar novedades y horas extras desde archivos Excel o texto - Exportar novedades y horas extras hacia archivos Excel o texto - Asignación de transacciones globales - Ejecución de Procesos (para todos los empleados o individual) - Reversión de Procesos - Contabilización de Procesos - Reversión de procesos de contabilización - Generación de disquetes al banco - Interfaces con el Sistema de Contabilidad - Revisión de sueldos - Mensajes Global o Individual en sobre pago

6 MODULO DE REPORTES Este módulo contiene todos los reportes del sistema, estos están organizados por su utilidad, tiene reportes de control, operativos, históricos, contables, de ley, y para el IESS, además provee de un generador de reportes que permite la creación de sus propios reportes según sus necesidades. - Transacciones Manuales - Valores ingresados por Empleado o Transacción - Valores Procesados por Empleado o Transacción - Horas Extras por empleado o fechas - Valores Importados - Reportes de Pago - General de pago - Individual de pago o Sobres de Pago - Consolidado, por ingresos y egresos - Emisión de Carta al Banco - Listado al banco para su acreditación - Sobre Pago por - Seguro Social - Aviso de enfermedad - Aviso de Entrada /Salida - Planilla de Aporte al IESS - Planilla de Fondos de Reserva - Comprobante de Deposito - Disquete al IESS - Internases Historia Laboral - Reportes Contables - Resumido por Cuenta - Detallado por Centro de Costo - Listados de Control - Empresas, Bancos, Cargos, Departamentos, Area de Negocio - Personal o Empleado, Dependientes - Companías, Patronales, Monedas - Tipos de rol, Procesos, Transacciones, Transacciones por Proceso - Cuentas Contables, Centros de Costo, Plantillas Contables, etc. - Impuesto a la Renta - Comprobante Formularios Acumulado de Impuesto a la Renta - Detallado de Valores (Ingresos, Iess, Base, IMR calculado) - Disquete a SRI - Varios - Listado Décimo Tercero para Firmar - Listado Décimo Cuarto para Firmar - Listado Décimo Utilidades para Firmar - Históricos por Transacción o por empleado - Finiquitos: Voluntario y Despido Intempestivo - Contrato de Trabajo - Certificado de Ingresos - Estado de Cuenta por Empleado o Transacción - Mensual por Cuenta Contable - Control mensual por Empleado o Transacción - otros

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8 MODULO DE VACACIONES Este módulo permite realizar un adecuado manejo de las vacaciones de los empleados, realiza un seguimiento y control de los períodos y días adicionales de vacaciones, además tiene una integración total con nómina. - Integración con Administración de Nóminas. - Control de períodos de vacaciones. - Ajuste de pago de días (adicionales, descuentos) - Liquidación Personal o por grupo de empleados. - Parametrización de Transacciones. - Historial de vacaciones. - Listado vacaciones por tomar.

9 MODULO DE PRESUPUESTOS Este módulo permite la fijación de las transacciones, cargos y valores que servirán de datos origen o base para la generación del presupuesto. Además permite definir y configurar las fórmulas que se utilizarán para la generación de los nuevos valores presupuestados, procesos de cálculo y reversión del mismo. Contiene una serie de reportes que permiten su rápido y fácil análisis, y permite un control mediante reportes comparativos entre lo real y lo presupuestado. - Definición e inclusión de Transacciones. - Carga Estructura Organizacional (empleados o cargos). - Múltiples Bases de Presupuesto. - Actualización Valor Base, tomado de nómina según: Ultimo mes, Promedio (3,6,12 meses). - Actualización Valor Base en forma Manual. - Reportes de control - Definición de Factores de Cálculo. - Manejo de Tipos de cálculo para TRANSACIONES(fijo y %) - Manejo de Tipos de cálculo para FACTORES(fijo y %) - Actualización valores y porcentajes por criterios. - Ejecución y reversión del proceso. - Manejo de versiones de presupuestos - Reportes. - Reporte por Centro de Costo (real o distribuido) - Reporte Detallado Empleado x Transacción. - Reporte Acumulado Transacción x Mes. - Presupuesto Individual Transacción x Mes. - Reporte Control Presupuesto x Transacción. - Reporte Control Presupuesto x Empleado. - Reporte Control Presupuesto x Criterio. - Ingreso de períodos de fechas para Reportes. - Criterio de selección de datos para reportes.

10 MODULO CONTROL DE ACCESO Y ASISTENCIA Este módulo permite llevar un control del personal que ingresa y sale de cada una de las áreas de la empresa, este puede ser empleado o visitante, para lo cual se asigna una identificación a cada persona. La captura de datos se lo realiza mediante la utilización de capturadores con lector de código de barras. - Control d Varios Lectores/Relojes - Asignación de Tarjetas por Empleado - Captura automática entradas y salidas del personal - Control de Acceso para personal activo e inactivo - Definición de turnos y turnos rotativos - Asignación de Personal por turnos de Trabajo - Autorización de Acceso a personal fuera de turnos, fines de semana y feriados - Control de Horas Normales, 25%, 50%, 100%, Atrasos, Permisos - Control de Comedor: (desayuno, almuerzo, merienda, cena) - Novedades y Ausentismos por Empleado - Integración con Sistema de Nomina - Proceso de emergente de acceso, cuando no tiene credencial o autorizado. - Reportes de Acceso por Personal, según periodo de tiempo. - Reportes de Acceso por Punto de Control, según periodo de tiempo - Reporte de Intentos de Acceso por personal o puntos de control - Reportes detallado, acumulado y estadísticas de asistencia - Reportes detallado, acumulado y estadísticas de novedades

11 MODULO DE CONTROL DE SERVICOS Este módulo permite llevar un control detallado de los servicios que hace uso el empleados, como por ejemplo en el comedor: desayunos, almuerzo, cena, otros. Lo que permite total transparencia en el cobro y uso de los distintos servicios. De igual manera se utiliza capturadores con lector de código de barra y la identificación de cada empleado. - Captura automática del uso de los servicios - Validación del uso del servicio - Definición de Servicios - Disponibilidad y bloqueo de servicios por empleado o total - Programación para que el personal tenga acceso a algunos o todos los servicios - Autorización para el uso de servicios, no programados - Integración con Sistema de Nomina - Proceso Emergente de acceso y uso del servicio - Reportes de Uso de servicio por personal o punto de control, según periodo de tiempo - Reporte de Intentos de uso de servicio por personal o puntos de control

12 MODULO DE ROLES EXTERNOS (TERCIALIZADOS) Este módulo permite llevar un control detallado de los roles tercializados, se basa en el envío y recepción de información según formatos definidos entre la organización y las empresas tercializadoras, con el objetivo de validar la información procesada y que además este en las bases de datos de la organización. - Relación entre Transacciones Externas(tercializadora) y Transacciones Propias - Configuración de Plantillas de Conversión - Importar Datos de la Tercializadora - Exportar Datos a la Tercializadora - Validar y Relacionar Transacciones y Valores - Actualizar Transacciones Nomina a procesar - Reporte Comparativo de Validación - Reporte de Diferencias º

13 CONSIDERACIONES ADICIONALES - El sistema está desarrollado en Visual Basic 6.0, totalmente gráfico. - Se utiliza el objeto ADO, para realizar las conexiones a cualquier base de datos. - Servidor de Base Datos: SQL-Server, MySql, Informix, Oracle, Sybase - Estación Cliente: Windows mayor - Los programas fuentes son de nuestra propiedad, lo que permite la personalización de requerimientos propios del cliente. - Todos los reportes se visualizan en pantalla y permiten la exportación a Word, Excel, texto - Todos los reportes se pueden enviar por - La capacitación se realizará en el sitio de producción, con sus propios equipos. - ZEUZ Sistemas instalará el software necesario (licenciado por el cliente) en los equipos del cliente. - El cliente debe proporcionar el o los recursos necesarios para la recepción de los sistemas. Atentamente, Ing. Guillermo Narváez V. Gerente de General