REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA A LA SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BARINAS. Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder. Área. Administración Centralizada. Identificación. Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del estado Barinas. Tipo y Denominación de la Intervención. Auditoría Operativa. Código de la Actuación. AO Alcance. La presente actuación fiscal abarcó la evaluación de los procesos administrativos y técnicos realizados por la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto, con respecto a la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos establecidos en la planificación operativa anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, destacando su vinculación con los objetivos estratégicos de la nación; así como, a los procesos efectuados por la Secretaría relacionados con la contratación de auditores, profesionales independientes, consultores, y/o firmas de auditores que hayan prestado servicios en materia de control fiscal, se encontraban debidamente certificados e inscritos en el Registro de Auditores, Consultores y

2 Profesionales Independientes en Materia de Control, para el ejercicio económico financiero Objetivos de la Intervención. Objetivo General: Evaluar los procesos administrativos y técnicos que realiza la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto con respecto a la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos establecidos en la planificación operativa anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, destacando su vinculación con los objetivos estratégicos de la Nación, para el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos: Describir los procesos administrativos y técnicos que realiza la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto con respecto a la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos establecidos en la planificación operativa anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, destacando su vinculación con los objetivos estratégicos de la Nación, para el ejercicio económico financiero Verificar la legalidad y sinceridad de los procedimientos administrativos y técnicos que realiza la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto con respecto a la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos establecidos en la planificación operativa anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, destacando su vinculación con los objetivos estratégicos de la nación, para el ejercicio económico financiero Determinar los mecanismos de control implantados por la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del estado Barinas, para medir el cumplimiento del Plan Operativo Anual de los entes y organismos adscritos al Ejecutivo Regional. Verificar que los auditores, profesionales independientes, consultores, y/o firmas Pág. 2

3 de auditores que hayan prestado servicios en materia de control fiscal en la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del estado Barinas, se encontraban debidamente certificados e inscritos en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control. Características Generales del Objeto Evaluado. A partir del 12 de mayo del 2004 se reforma la Ley de Administración del estado Barinas, publicada en la Gaceta Oficial del Estado con el número , creándose la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto, bajo relación de dependencia de la Secretaría General de Gobierno, la cual tiene la facultad y responsabilidad de coordinar las actividades del Ejecutivo Estadal dirigidas a la planificación, programación y elaboración del presupuesto del Estado, conforme a los lineamientos emitidos por el Despacho del Gobernador y a las directrices que se aprueben en el Consejo Estadal de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas. Resultados de la Actuación. Observaciones Relevantes Se constató que el Manual de Normas y Procedimientos de la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del Estado al , fue aprobado por las máximas autoridades, y publicado su contenido en Gaceta Oficial del estado Barinas Nº de fecha 18 de mayo de El procedimiento realizado por el Departamento de Planificación de la Secretaría auditada, para registrar la planificación de metas y objetivos de cada uno de los entes y organismos pertenecientes al Ejecutivo Regional, una vez recibido los lineamientos por parte del Secretario Ejecutivo, inicia de la siguiente manera: Pág. 3

4 a) FORMULACION: Llenado de la Ficha Única de Proyecto y Ficha Única de Acciones Centralizadas por parte de cada uno de los organismos, de acuerdo a la naturaleza, misión y visión; en ella se reflejan objetivos, metas y actividades de cada uno de los programas y proyectos, planificados para el correspondiente ejercicio económico. Posteriormente, el Departamento de Planificación y Evaluación Estratégica, revisa que la información suministrada esté de acuerdo a los ítems solicitados en la ficha, si ésta cumple con los requerimientos es compilado para remitirlo al Departamento de Formulación Presupuestaria, el cual seguidamente servirá de insumo para la elaboración del Presupuesto del Ejecutivo Regional. b) EVALUACION El Departamento de Planificación y Evaluación Estratégica no realiza evaluación a los objetivos y metas establecidas en el Plan Operativo Anual de las Secretarías, puesto que no cuentan con instrumentos de medición que permitan comparar lo planificado y lo ejecutado. c) SEGUIMIENTO: El seguimiento que realiza el Departamento de Planificación y Evaluación Estratégica es en cuanto a lo presupuestado para cada ente u organismo, y para ello lo realiza de la siguiente manera: 1. Solicita la rendición de cuentas del presupuesto ejecutado, lo cual les permite verificar la ejecución de los respectivos presupuestos. 2. Reciben los informes de gestión trimestrales en digital y los compilan en un archivo digital, del cual, a final del ejercicio económico utilizan la información para la elaboración del Informe de Gestión Anual (Memoria y Cuenta) de cada uno de los entes y organismos. Pág. 4

5 3. La Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del estado, cuenta con un sistema automatizado denominado FITEC (ficha técnica), donde los órganos y entes registran la información solicitada relacionada con la planificación anual por proyectos o acciones centralizadas; el referido sistema posee un campo donde solicita información sobre el objetivo estratégico del Plan de la Nación al cual se vincula. En revisión realizada al Plan Operativo Anual de la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del Estado, correspondiente al ejercicio económico financiero 2013, suministrado por el Departamento de Planificación y Evaluación Estratégica, no se pudo evidenciar los elementos técnicos necesarios para el alcance de los objetivos y metas, medios de verificación, indicadores de gestión ni mecanismos de seguimientos y evaluación. No se aprecia la relación que existe entre las actividades realizadas por la Secretaría con las lineas estratégicas del Plan de la Nación. En cuanto al seguimiento que debe realizar la Secretaría con respecto al cumplimiento de los planes y proyectos establecidos por los entes y organismos adscritos al Ejecutivo Regional, se constató que no realizaron comparaciones entre lo planificado y lo ejecutado durante el ejercicio económico financiero 2013, por cuanto sólo se limitaron a recibir un informe de gestión trimestral que consignan los entes y organismos sin constatar la sinceridad de la información descrita en dicho informe. Se constató que durante el ejercicio económico financiero 2013, la Secretaría no utilizó instrumentos de control, ni indicadores de gestión para medir el cumplimiento del Plan Operativo Anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional. Se constató que en la Secretaría Ejecutiva de Planificación, Programación y Presupuesto, no contrató personal en materia de Control Fiscal que haya prestado servicios, durante el ejercicio económico financiero Pág. 5

6 Conclusiones. Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, en relación a la verificación de la legalidad y sinceridad de los procedimientos administrativos y técnicos que realiza la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto con respecto a la formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos establecidos en la planificación operativa anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, destacando su vinculación con los objetivos estratégicos de la Nación, para el ejercicio económico financiero 2013, se evidenciaron debilidades en cuanto a la elaboración del Plan Operativo Anual, puesto que no se observaron los elementos técnicos necesarios para el alcance de los objetivos y metas, medios de verificación, indicadores de gestión ni mecanismos de seguimientos y evaluación, no se aprecia la relación que existe entre las actividades realizadas por la Secretaría con las lineas estratégicas del Plan de la Nación. Así mismo, en cuanto al seguimiento que debe realizar la Secretaría, no realizaron comparaciones entre lo planificado y lo ejecutado durante el ejercicio económico financiero En relación a los mecanismos de control implantados por la Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto de la Gobernación del estado Barinas, para medir el cumplimiento del Plan Operativo Anual de las Secretarías adscritas al Ejecutivo Regional, se pudo observar que no utilizó instrumentos de control, ni indicadores de gestión. Recomendaciones. La Secretaría de Planificación, Programación y Presupuesto debe implantar mecanismos como la capacitación y adiestramiento del personal y/o la designación de responsabilidades, que permitan garantizar que el Plan Operativo Anual cumpla con los elementos requeridos por la Ley. Pág. 6

7 Establecer mecanismos de seguimiento y control para evaluar los planes operativos y así optimizar las actividades y afianzar los controles internos de la Secretaría. Solicitar a los órganos y entes del Ejecutivo Regional, la incorporación de medios de verificación, así como incorporar indicadores de gestión por objetivos y metas. Diseñar indicadores de gestión en la planificación presentada por la Secretaría, para así poder determinar el alcance de la gestión y facilitar la toma de decisión. EH/AC/EP/AM Pág. 7