ASOCIACIÓN NACIONAL DE NAVEGACION A VELA MANUAL DE FUNCIONES I N T R O D U C C I Ó N

Transcripción

1 ASOCIACIÓN NACIONAL DE NAVEGACION A VELA MANUAL DE FUNCIONES I N T R O D U C C I Ó N Con fundamento en la Norma General de Control Interno Gubernamental, que hacen referencia a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a las instituciones sujetas a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, para elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo, sus Manuales de Organización Específicos y de procedimientos; en este sentido, la ASOCIACION NACIONAL DE NAVEGACION A VELA ha elaborado el presente Manual de funciones que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Asociación se llevan a cabo. El presente documento se integra con el marco jurídico-administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los objetivos, políticas de operación y descripciones de actividades. Cabe señalar, que para alcanzar los objetivos de este manual, es indispensable su revisión y actualización periódica para el logro de los fines de su cumplimiento.

2 OBJETO: Definir el conjunto de operaciones de orden administrativo que comprende cada una de las áreas responsables de cumplir con el objetivo de lograr la eficaz y eficiente organización deportiva de Navegación a Vela. PERSONAL ADMINISTRATIVO El personal administrativo es responsable de ejecutar las directrices que emanen del Comité ejecutivo, observando las normas de disciplina y responsabilidad de sus funciones asignadas, y de su cumplimiento para el logro de los objetivos del deporte de Navegación a Vela. La administración cuenta con los puestos y personal siguiente: GERENTE: GENERAL Descripción: Es la máxima autoridad de la Administración y es responsable de la gestión administrativa y financiera de la Asociación Nacional de Navegación a Vela, estando bajo la dirección del Comité Ejecutivo. FUNCIONES: a) Ejecutar las decisiones y resoluciones que emanen del Comité Ejecutivo. b) Elaborar y ejecutar conjuntamente con el secretario el trabajo de carácter técnico y administrativo de las oficinas de la Asociación. c) Atender el despacho de los asuntos relacionados con la Asociación. d) Custodiar y llevar registro anual de los archivos de la Asociación. e) Debe informar y responder a las consultas sobre los asuntos administrativos asistiendo a las sesiones del Comité Ejecutivo y Asamblea General. f) Firmar las comunicaciones y correspondencia interna de La Asociación, salvo la que se reserve para sí el Presidente Secretario y Tesorero. g) Fiscalizar la contabilidad de la Asociación. h) Velar porque la correspondencia se encuentre al día. i) Mantener en las oficinas de ASOVELA, las leyes, estatutos y reglamentos relacionados con el deporte de VELA. j) Preparar conjuntamente con el secretario y presidente, los informes y asuntos que se trataran en las sesiones. k) Elaborar el anteproyecto de ingresos y egresos de la Asociación de conformidad al Manual de Presupuesto. l) Realizar y llevar el registro técnico de cada uno de sus afiliados.

3 m) Coordinar los asuntos relacionados a las participaciones internacionales de las selecciones. n) Podrá refrendar los cheques conjuntamente con el Presidente y/o tesorero, previa autorización del Comité Ejecutivo. o) Coordinar con la Comisión Técnica, la elaboración del Plan anual de Trabajo y su ejecución por actividad. p) Tiene a su cargo la adquisición a su cargo la adquisición de los materiales, mobiliario y equipo, servicios y implementos necesarios para el eficiente funcionamiento de la administración de la Asociación y en consecuencia el buen desarrollo de las actividades deportivas que se planifican anualmente en las distintas actividades de Navegación a Vela tanto a nivel nacional como internacional, de acuerdo con los procedimientos establecidos y a la legislación vigente. q) Establecer los mecanismos de coordinación que permitan la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales de la Asociación. r) Llevar el control del personal administrativo, por contrato, jornales y personal que preste sus servicios profesionales a la Asociación por la organización y realización de las actividades deportivas de las distintas modalidades a nivel nacional o internacional. s) Ser responsable del proceso de cotización y compra de materiales e insumos. t) Autorizar las cotizaciones para la adquisición de materiales, insumos y servicios. u) Mantener comunicación permanente con los Miembros del Comité Ejecutivo, Comisión Técnico Deportiva y Órgano Disciplinario de la Asociación. v) Coordinar con la secretaria, contador los trámites administrativos que se necesiten realizar. w) Cumplir con lo establecido en la Ley de Compras y Contrataciones del Estado. x) Controlar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con licitaciones y cotizaciones que realice la Asociación, velando porque se cumplan las normas técnicas y legales. y) Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos. CONTADOR: El contador de la Asociación, será nombrado por el Comité Ejecutivo por tiempo indefinido, teniendo los derechos que las leyes laborales le otorgan, dependiendo de la forma y contrato pactado y tendrá las atribuciones siguientes: Descripción: Es un puesto de carácter operativo-administrativo; encargado de administrar la gestión financiera del registro de la ejecución contable de acuerdo a los lineamientos establecidos, con el objeto de producir y suministrar información contable precisa y confiable.

4 Su nivel es operativo, bajo la dirección del Tesorero, Presidente del Comité Ejecutivo y Gerencia General de la Asociación. FUNCIONES: a) Participar en la formulación de las políticas financieras que elabore el Comité Ejecutivo y Gerencia General. b) Aplicar la metodología contable y la periodicidad, estructura y características de los estados contables financieros a producir por la Asociación, conforme a la naturaleza jurídica, características y requerimientos de información de la Asociación. c) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de gastos e ingresos. d) Producir los informes financieros para la toma de decisiones del Comité Ejecutivo de la Asociación. e) Administrar el sistema contable que permita conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, así como los resultados operativo, económico y financiero de la Asociación. f) Llevar control de la ejecución del presupuesto por grupo y renglón de gasto. g) Preparar con el gerente y tesorero el presupuesto anual de ingresos y egresos. h) Rendir los informes contables que sean requeridos por el gerente y Comité Ejecutivo. i) Llevar el registro de los bienes que por su naturaleza llevan ingreso de Almacén. j) Llevar el registro mensual del movimiento de cheques por cuenta bancaria y conciliando sus saldos. k) Mantener actualizada la información referente a la deuda de la Asociación. l) Elaborar planillas de pago de sueldo y/o salarios y bonificaciones m) Realizar cálculos de prestaciones laborales, con el apoyo de la gerencia general y recomendaciones de Auditoría Interna y/o Departamento de Contabilidad de CDAG. n) Complementar formularios de solicitud de carnés de Afiliación al IGSS. o) Elaborar planillas para pago IGSS. p) Recibir pagos de personas, instituciones o empresas en concepto de cuotas de inscripción y/o afiliación de atletas, patrocinios, asignaciones económicas, otros. q) Extender recibos de pago de formas oficiales. r) Elaborar la caja de ingresos y egresos con base a la documentación contable. s) Coordinar las actividades deportivas y extradeportivas con los organismos internacionales a la cual es afiliada la Asociación. t) Participar en reuniones, seminarios o conferencias sobre temas de interés para la ejecución y el control contable de la Asociación. u) Llevar mensualmente los registros contables solicitados por C.D.A.G. para el trámite de asignación económica. v) Utilizar las formas de viáticos autorizados como constancias de anticipos y liquidación de gastos por comisiones y participaciones nacionales e

5 internacionales de personal administrativo y deportistas y dirigentes al exterior. w) Ejecutar las transferencias conjuntamente con la Gerencia por participaciones internacionales de delegaciones deportivas. x) Atender los informes que sean requeridos por las autoridades de fiscalización interna y externa. y) Expedir los cheques de pagos a proveedores a solicitud del Gerente z) Gestionar las asignaciones económicas del presupuesto ante Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala y Comité Olímpico. aa)utilizar las formas autorizadas por la Contraloría de Cuentas para ingresos, registro y control de los recursos y bienes pertenecientes a la Asociación. SECRETARIA Descripción: Es un puesto de carácter operativo-administrativo; encargada de asistir en las diferentes funciones de la Asociación Nacional de Navegación a Vela. Esta bajo la dirección del Tesorero y Presidente del Comité Ejecutivo y Gerencia General de la Asociación. FUNCIONES: a) Apoyar la agenda de trabajo del Gerente. b) Solicitar la compra de los materiales y útiles de oficina a la Gerencia. c) Recibir y realizar las llamadas telefónicas d) Llevar el registro y control de los documentos de ingreso y egreso que se expediten en la Asociación. e) Llevar control y registro de bienes de almacén. f) Llevar el registro de los bienes que por su naturaleza llevan ingreso a Almacén. g) Llevar registro y control de la documentación en archivo. h) Recibir y llevar control de las facturas que se originan por compra de materiales, suministros y servicios contratados. i) Dar información de las actividades a promoción y divulgación de CDAG: j) Llevar registro y control de las cuentas por pagar, solicitando la emisión de cheque. k) Elaborar cartas, memos, actas y demás documentos relacionados con las actividades de la Asociación. l) Cotizar el material y equipo solicitado por la Gerencia General y/o Comité Ejecutivo de la Asociación. m) Llevar control, ejecución y liquidación del fondo de Caja Chica. n) Recibir pagos de personas, instituciones o empresas en concepto de cuotas de inscripción y/o afiliación de atletas, asignaciones económicas, otros. o) Llevar control y registro de las inscripciones y/o afiliaciones de los atletas p) Extender carné de identificación a los atletas, personal administrativo y a los miembros de los distintos órganos de la Asociación.

6 q) Llevar control y registro de los resultados de los eventos del los Campeonato Nacionales y temporada de regatas. r) Tramitar la correspondencia procedente de COG y CDAG. s) Llevar registro del ranking nacional de los atletas. t) Coordinar la secretaría de los eventos nacionales e internacionales de las distintas modalidades que se realicen los fines de semana, de acuerdo a la programación. u) Coordinar las actividades deportivas y extradeportivas con los organismos internacionales a la cual es afiliada la Asociación. v) Atender otras actividades relacionadas con las actividades deportivas y administrativas de la Asociación. w) Publicar las compras y servicios en el portal de Guate-compras de conformidad a la Ley de compras y contrataciones del Estado. x) Atender a consultas de personas interesado en afiliarse a ASOVELA. PERSONAL TECNICO: Descripción: Es un puesto de carácter técnico, responsable la capacitación y entrenamiento de atletas de alto nivel en la Asociación Nacional de Navegación a Vela. FUNCIONES: a) Entregar un informe por escrito sobre las actividades realizada mensualmente. b) Elaborar un plan de trabajo anual, el cual deberá ser presentado a la Junta Directiva de la Asociación. c) Búsqueda, captación, preparación y dirección de los atletas de alto rendimiento y talentos que vayan destacándose dentro del alto rendimiento. d) Incrementar el número de la matrícula de atletas en la primera, segunda y tercera línea. e) Asistir, asesorar, guiar, y dirigir a los atletas de alto rendimiento y talentos que estén bajo su responsabilidad. f) Elaborar, entregar, ejecutar, controlar y evaluar el plan de entrenamiento de Navegación a Vela. g) Participar, coordinar, asesorar y colaborar con los técnicos que tenga contratados la Asociación Nacional de Navegación a Vela, en la ejecución del plan de entrenamiento. h) Colaborar estrechamente en la organización, ejecución y control del programa general de actividades de la Asociación Nacional de Navegacion a Vela. i) Colaborar, coordinar y participar con el demás personal técnico de Asovela con el propósito de preparar Técnicos Nacionales. j) Seguir los lineamientos y requerimientos de para lograr las condiciones optimas de salud en sus atletas de acuerdo a los objetivos programados por la Asociación. k) La asistencia técnica se programará en horarios establecidos de acuerdo a las necesidades de la asociación y de los atletas que se encuentren bajo su responsabilidad, debiendo dársele prioridad a los atletas de los programas de alto nivel, dedicando tiempo para aspectos administrativos.

7 l) Deberá informar con el tiempo a Gerencia de Asovela de cualquier cambio en las actividades programadas en su plan de trabajo. m) Deberá entregar reportes de cada evento, tanto nacional como internacional. n) Control de equipos asignados a los atletas a su cargo. o) Apoyo para monitorear instalaciones deportivas en óptimas condiciones.

8 REGLAMENTO 2014 OBLIGACIONES EN EL BUS Estar listo en la puerta de su Colegio o Casa a la hora acordada. Informar a las oficinas de ASOVELA con un día de anticipación si el timonel no asistirá al curso. No tirar ninguna clase de objetos por la ventana hacia afuera. No levantarse de su asiento hasta llegar al destino. Respetar a sus compañeros de curso con buen comportamiento y utilizando un lenguaje con respeto y total educación Obedecer instrucciones de orden de parte del piloto responsable del bus. EN EL PARQUE DE VELA LOS SAUCES Tan pronto como el bus ingrese al Parque de Vela Los Sauces, el atleta tiene permiso de bajarse y ubicarse en el área específica que los entrenadores indicarán. El atleta tiene prohibido salir del Parque De Vela Los Sauces. Cumplir con el programa de enseñanza y entrenamiento propuesto por el entrenador para fortalecer sus destrezas y habilidades. Poner atención al trazar un plan de trabajo con su entrenador para el logro de metas de aprendizaje Se prohíbe hacer daño a las instalaciones del Parque de Vela Los Sauces ya sea a sus instalaciones con implementos, como a su jardinización. Se prohíbe totalmente el uso de lanchas por parte de los atletas. Se debe tirar dentro de los botes de basura todos los desechos como botellas, empaques de comida y demás. Estudiar y cumplir con el reglamento básico de competencias. Obedecer a los llamados de sus entrenadores, asistente y organizadores. Manejar con sumo cuidado el velero que se le asigne a cada atleta. Al terminar el día, parquear en su lugar el velero y guardar el conjunto de vela en el lugar específicamente asignado. LOS VELEROS EN EL AGUA El atleta firmara una ficha de responsabilidad, comprometiéndole al cuidado y mantenimiento del barco, y la totalidad de accesorios y componente que en el se encuentren. Se prohíbe tomar piezas de otro velero. Al navegar el atleta deberá utilizar siempre el chaleco salvavidas y posteriormente guardarlo en el área asignada. Ser obediente con el programa de ejercicios propuesto por el entrenador. Participar en las regatas programadas. Cumplir con el reglamento básico de competencias especialmente en cuanto al derecho de vía. Obedecer con prontitud a los llamados de sus instructores, asistente y organizadores.