4. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y DIFUSION DEL INFORME DE LA JUNTA DE GOBIERNO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 1 de PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y DIFUSION DEL INFORME DE LA JUNTA DE GOBIERNO CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 2 de Propósito 1.1 Compilar e integrar la información de las áreas sustantivas del Instituto, en la carpeta de la Junta de Gobierno, con la finalidad de dar a conocer los avances y resultados obtenidos en el período que corresponda. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Planeación, a través del Área de Modernización Administrativa; a las Direcciones de Administración, Médica, de Docencia, de Investigación y Dirección General. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Es responsabilidad de la Subdirección de Planeación, solicitar a las Direcciones de Área la información que se integre en la carpeta de la Junta de Gobierno, de acuerdo a las especificaciones solicitadas en el Orden del Día. 3.2 La Subdirección de Planeación, deberá solicitar a las Direcciones de Área, la información necesaria para remitir a tiempo la documentación solicitada por otras dependencias, de acuerdo con las especificaciones establecidas por éstas. 3.3 La Subdirección de Planeación es responsable de elaborar la Carpeta para la Junta de Gobierno, de conformidad con el Orden del Día, remitido por el Pro secretario y validado por los miembros de la misma, de conformidad con los Lineamientos Operativos para Secretarios y Pro secretarios de los Órganos de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud, vigentes. 3.4 La información que integre la Carpeta para la Junta de Gobierno deberá presentarse en los formatos diseñados expresamente para ello y detallados en los Lineamientos Operativos para Secretarios y Pro secretarios de los Órganos de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud, vigentes. 3.5 La Subdirección de Planeación es responsable de reproducir la carpeta para la Junta de Gobierno en los tantos que sean necesarios, de acuerdo a los miembros que la integran. 3.6 La carpeta para la Junta de Gobierno deberá enviarse a los miembros de la misma, en un lapso no mayor a cinco días hábiles posteriores a su autorización y envío para su revisión y análisis. 3.7 El incumplimiento de estas políticas, se sancionará conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás legislación aplicable. CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 3 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Envío de oficio confirmando fecha para celebrar la Junta de Gobierno 2.0 Recepción de oficio y orden del día, archivo y turno a las áreas respectivas 3.0 Recepción de oficio y orden del día, archivo y turno al área correspondiente 4.0 Solicitud de documentación e información a las áreas correspondientes 5.0 Recepción de memorando, archivo, preparación de información y turno Actividad 1.1 Envía a la Dirección General del Instituto, oficio en O/1 confirmando fecha a celebrar la Junta de Gobierno y anexando Orden del Día. Oficio / Orden del día 2.1 Recibe oficio y orden del día, los archiva para su control y turna copia de éstos a la Dirección de Administración para su conocimiento y a la Subdirección de Planeación con la instrucción de preparar las carpetas con la información que será analizada por los miembros de la Junta de Gobierno. Oficio / Orden del día 3.1 Recibe oficio y orden del día, archiva temporalmente para su consulta y turna copia de éstos al Área de Modernización Administrativa para su conocimiento. Oficio / Orden del día 4.1 Solicita a las Direcciones de Área involucradas la documentación e información necesaria para preparar las carpetas para la Junta de Gobierno, mediante memorando en O/1. Memorando 5.1 Reciben memorando en original, lo archivan, preparan la información solicitada y la turnan a la Subdirección de Planeación para su análisis e integración, mediante memorando en O/1. Memorando / Información Responsable Coordinación General de los Institutos Nacionales de Salud Dirección General Subdirección de Planeación Subdirección de Planeación Direcciones de Área CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 4 de 10 Secuencia de Etapas 6.0 Recepción de memorandos y turno al área correspondiente 7.0 Recepción de memorandos, integración de carpeta y turno 8.0 Recepción de carpeta, memorandos e información, análisis y determinación 9.0 Recepción de carpeta, análisis y determinación Actividad 6.1 Recibe memorandos originales con la información solicitada y turna en forma económica al Área de Modernización Administrativa con la instrucción de integrar la carpeta de la Junta de Gobierno. Memorando / información 7.1 Recibe memorandos originales con la información e integra la carpeta de la Junta de Gobierno en base a los antecedentes enviados en la actividad no. 3.1 y remite a la Subdirección de Planeación conjuntamente con memorandos e información y archiva antecedentes. Memorando / información 8.1 Recibe carpeta, memoranda e información, analiza la carpeta en base a los antecedentes de la actividad numero 3 y determina: Procede: No: Devuelve carpeta para su corrección y regresa a la actividad No. 7. Si: Turna carpeta a la Dirección de Administración para su validación y visto bueno. Carpeta / memorando / información 9.1 Recibe carpeta, la analiza con los antecedentes de la actividad no. 2 y determina: Procede: No: Devuelve carpeta para su corrección y regresa a la actividad No. 7. Si: Remite la carpeta validada y con visto bueno a la Subdirección de Planeación en forma económica y archiva antecedentes. Carpeta Responsable Subdirección de Planeación Subdirección de Planeación (Área de Modernización Administrativa) Subdirección de Planeación Dirección de Administración CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 5 de 10 Secuencia de Etapas 10.0 Recepción de carpeta validada, reproducción, preparación de oficios y envío 11.0 Recepción de oficios, firma, registro y envío 12.0 Recepción de oficios, integración a las carpetas y envío 13.0 Apertura de expediente con carpeta, acuses, memorandos y documentos Actividad 10.1 Recibe carpeta validada y con visto bueno, reproduce la carpeta en los tantos que sean necesarios y prepara los oficios de envió para los integrantes de la Junta de Gobierno y los turna a firma de la Dirección de Administración de acuerdo a los Lineamientos Operativos para Secretarios y Pro secretarios de los Órganos de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud vigentes. Carpeta / oficios 11.1 Recibe oficios, los firma, coloca número de referencia y los remite a la Subdirección de Planeación para su envío. Oficios 12.1 Recibe oficios firmados, los integra a las carpetas y los remite a cada uno de los integrantes de la Junta de Gobierno y al Dirección General del Instituto con copia para su acuse. Oficios / carpetas 13.1 Abre un expediente con original de la carpeta, acuses de los oficios, memorandos y documentos generados en el procedimiento para posteriores consultas. Carpeta / oficios / memorandos / documentos Responsable Subdirección de Planeación Dirección de Administración Subdirección de Planeación Subdirección de Planeación TERMINA PROCEDIMIENTO CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 6 de Diagrama de Flujo Coordinación General de los Institutos Nacionales de Salud Dirección General Subdirección de Planeación Direcciones de Área INICIO 1 Envío de oficio confirmando fecha para celebrar la Junta de Gobierno Oficio Orden del dia 2 Recepción de oficio y orden del día, archivo y turno a las áreas respectivas Oficio Orden del dia Recepción de oficio y orden del día, archivo y turno al área correspondiente Oficio 3 Orden del dia Solicitud de documentación e información a las áreas correspondientes Memorando 4 5 Recepción de memorandos y turno al área correspondiente Memorando 6 Recepción de memo, archivo, preparación de información y turno Memorando Informacion A CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 7 de 10 Subdirección de Planeación (Área de Modernización Administrativa) Dirección General Subdirección de Planeación Direccion de Ádministración A 7 Recepción de memorandos, integración de carpeta y turno Oficio Orden del dia Recepción de carpeta, memo e información, análisis y determinación Carpeta 8 Memorando Informacion SI PROCEDE NO 7 Turna carpeta para su validación y visto bueno. Recepción de carpeta, análisis y determinación Carpeta 9 SI PROCEDE NO 7 Remite la carpeta validada y con visto bueno B CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 8 de 10 Subdirección de Planeación (Área de Modernización Administrativa) Dirección General Subdirección de Planeación Direccion de Ádministración B 10 Recepción de carpeta validada, reproducción, preparación de oficios y envío Carpeta Oficios Recepción de oficios, firma, registro y envío Recepción de oficios, integración las carpetas y envío Oficios Oficios Carpeta 13 Apertura de expediente con carpeta, acuses, memorandos y documentos Carpeta Oficios Memorando Documentos TERMINO CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 9 de Documentos de referencia Documentos Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología Ley de los Institutos Nacionales de Salud Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Cancerología Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud Lineamientos Operativos para Secretarios y Pro secretarios de los Órganos de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud Código No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Oficio y Orden del Día 5 años Subdirección de Planeación Carpeta de la Junta de Gobierno Código de registro o identificación única Número de referencia y fecha Indefinido Subdirección de Planeación Fecha y Número de sesión Documentación soporte 5 años Subdirección de Planeación Fecha 8.0 Glosario 8.1 Análisis.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. 8.2 Evaluación.- Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. 8.3 Informe. Descripción escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. 8.4 Oficio.- Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas. CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Subdirección de Planeación 4. Procedimiento para la elaboración y difusión del Informe de la Junta de Gobierno Código: MP-SP Rev. 1 Hoja: 10 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio No Aplica No Aplica No Aplica 10.0 Anexos No Aplica CONTROL DE EMISIÓN Nombre Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Alejandro Mohar Betancourt Director General Fecha

11 HOJA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA AUT. DIA MES AÑO AREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: 32. CONTROL DE LOS REPORTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION Departamento de Modernización Administrativa Subdirección de Planeación Areas Responsables Imprime el calendario de fechas de requerimiento de todos los formatos del Sistema Integral de Información, enviado por el Comité Técnico de Información (CTI). En base al calendario enviado por el Comité Técnico de Información (CTI), elaborar un calendario interno con fechas previas para la recepción de los formatos del Sistema Integral de Información. Turna calendario interno directamente a la Subdirección de Planeación para visto bueno. Recibe calendario interno, lo revisa y determina. Procede: No: solicita correcciones y regresa a la actividad No.2. Si: Envía a través de memorándum el calendario interno a los responsables del llenado y emisión de los formatos del Sistema Integral de Información (SII), solicitándoles se apeguen a las fechas establecidas en el mismo. Reciben memorándum y calendario interno de los formatos requeridos para el Sistema Integral de Información y los archiva para posteriores consultas.

12 HOJA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA AUT. DIA MES AÑO AREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: 32. CONTROL DE LOS REPORTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION Departamento de Modernización Administrativa Subdirección de Planeación Generan la información necesaria para la elaboración de los formatos que les correspondan y solicitan oportunamente a través de memorándum, la información adicional para el llenado de los formatos del SII a las áreas responsables. Elaboran los formatos correspondientes, verifican la información, los capturan en el sistema establecido para ello y los envían electrónicamente al Departamento de Modernización Administrativa para que sean transmitidos al Sistema Integral de Información. Recibe los formatos de las áreas responsables, les envía acuse de recibido e informa a la Subdirección de Planeación sobre los formatos que aun no han sido recibidos. Toma conocimiento de los formatos del Sistema Integral de Información que no han sido recibidos en la fecha límite de entrega y turna un primer recordatorio al área correspondiente y en caso de no recibir los formatos correspondientes en ese mismo día, enviará un segundo recordatorio el día hábil siguiente. En caso de no recibir los formatos, posterior al envío de los dos recordatorios, enviará un señalamiento por escrito y la información se enviará al área involucrada, a través de oficio con copia a la Dirección de Administración.

13 HOJA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA AUT. DIA MES AÑO AREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: 32. CONTROL DE LOS REPORTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION Departamento de Modernización Administrativa Mantiene comunicación directa con el Departamento de Modernización Administrativa sobre la situación de cada uno de los formatos del SII para control y envío oportuno; así como de los formatos que sean de su competencia. Elabora los formatos del Sistema Integral de Información que le correspondan en base a la información generada por el Departamento. En caso de no recibir la información generada por otras áreas y que es necesaria para el llenado de los formatos que le corresponden, informará a la Subdirección de Planeación, para que solicite la información por escrito al área responsable turnando copia a la Dirección de Administración. Transmite los formatos de las áreas responsables y los correspondientes a su Departamento por medio del Sistema Integral de Información en las fechas establecidas. Obtiene un reporte de cumplimiento y acuses de recibo de cada formato y los archiva para su control conjuntamente con los formatos y memoranda. Termina Procedimiento.

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51