Bases para su integración, organización y funcionamiento del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Contenido
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- Jesús Arroyo Sánchez
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2 Contenido Introducción Glosario Objetivo Funciones del CEPCI Integración del CEPCI Bases de integración, Organización, y Funcionamiento del CEPCI 1. Conformación del Comité 2. Convocatorias 3. Orden del día 4. Documentación relacionada con los puntos del orden del día 5. Suplencias 6. Sesiones 7. Quórum 8. Asesores 9. Invitados 10. Desarrollo de las sesiones 11. Votaciones 12. Elaboración y firma de actas 13. Suspensión de la sesión 14. Procedimiento de comunicación 15. Conflicto de Interés 16. Establecimiento de subcomités o comisiones temporales o permanentes 17. Prevención de conductas de Hostigamiento sexual y Acoso sexual en la Administración Pública Federal. 18. Funciones de la Persona Consejera C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 1
3 INTRODUCCIÓN Los conflictos que surgen en cualquier organización no se resuelven al negarlos o al aplicar fórmulas específicas, por ello, resulta necesario promover soluciones acordes a los problemas que surgen en el momento que se presenta. En cualquier actividad administrativa o sustantiva que se realiza en la COFEMER, la Ética siempre se encuentra presente. Por ello, surge la necesidad de crear un Comité de Ética que permita aplicar algunos procedimientos, a fin de resolver controversias o conflictos éticos y verificar el cumplimiento de los valores de la COFEMER. Los Comités de Ética tienen como finalidad coordinar, dirigir y evaluar el entorno ético, el cual es relevante para cualquier persona y al intervenir las personas en una organización resulta fundamental su aplicación en las instituciones. Destaca que en cada decisión que se toma dentro de la COFEMER se involucra a la Ética, la cual se encuentra relacionada con la atención que brindamos a las dependencias y organismos descentralizados, así como al público en general que así lo solicite y la forma como nos desenvolvemos con nuestros compañeros de trabajo. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 2
4 Glosario de términos Código de Conducta: instrumento emitido por el Titular de la COFEMER, a propuesta del Comité de ; COFEMER: Comisión Federal de Mejora Regulatoria; Comité de (CEPCI): órgano de consulta y asesoría especializada integrado al interior de la COFEMER, para coadyuvar en la emisión, aplicación y cumplimiento del Código de Conducta, en el que se contemplen las acciones permanentes para identificar y delimitar las conductas que en situaciones específicas deberán observar los servidores públicos en el desempeño de sus empleos, cargos o comisiones; Lineamientos generales: Lineamientos generales propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético a través del Comité de Ética y de Prevención de Conflicto de Interés; Unidad: Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública; Protocolo para la prevención, atención y sanción del hostigamiento sexual y el acoso sexual: Herramienta concreta para llevar a cabo la prevención, la atención y, de ser el caso, la investigación, de conductas de hostigamiento sexual y acoso sexual en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; Acoso sexual: Es una forma de violencia con connotación lasciva en la que, si bien no existe la subordinación, hay un ejercicio abusivo de poder que conlleva a un estado de indefensión y de riesgo para la víctima, independientemente de que se realice en uno o varios eventos; Hostigamiento sexual: El ejercicio del poder, en una relación de subordinación real de la víctima frente al agresor en los ámbitos laboral y/o escolar. Se expresa en conductas verbales, físicas o ambas, relacionadas con la sexualidad de connotación lasciva; Persona consejera: La persona que orientará y acompañará a la presunta víctima por Hostigamiento sexual o Acoso sexual; C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 3
5 Objetivo Establecer las bases mediante las cuales deberá integrarse, organizarse, y funcionar el CEPCI en la COFEMER. Dichas bases permitirán que exista certeza respecto del funcionamiento del CEPCI y pueden orientar en caso de incumplimientos. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 4
6 Funciones del CEPCI El CEPCI debe llevar a cabo las siguientes funciones: Establecer las bases para su organización y funcionamiento. Elaborar y aprobar, durante el primer trimestre de cada año, su programa anual de trabajo que contendrá cuando menos: los objetivos, metas y actividades específicas que tenga previsto llevar a cabo, así como enviar una copia del mismo a la Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública, dentro de los veinte días hábiles siguientes a su aprobación. Vigilar la aplicación y cumplimiento del Código de Ética y las Reglas de Integridad. Participar en la elaboración, revisión y de actualización del Código de Conducta, así como vigilar la aplicación y cumplimiento del mismo. Determinar, conforme a los criterios que establezca la Unidad los indicadores de cumplimiento del Código de Ética y de Conducta, así como el método para medir y evaluar anualmente los resultados obtenidos, Los resultados y su evaluación se difundirán a través de la Página electrónica de la COFEMER. Participar con la Unidad en la evaluación anual del cumplimiento de los Códigos de Ética y de Conducta. Fungir como órgano de consulta y asesoría especializada en asuntos relacionados con la observación y aplicación del Código de Conducta. Establecer y difundir el procedimiento de recepción y atención de los incumplimientos al Código de Conducta. Formular observaciones y recomendaciones en el caso de delaciones derivadas del incumplimiento al Código de Conducta, que consistirán en un pronunciamiento imparcial no vinculatorio, y que se harán del conocimiento del o los servidores públicos involucrados y de sus superiores jerárquicos. Formular sugerencias al Comité de Control y Desempeño para modificar procesos y tramos de control en las unidades administrativas o áreas, en las que se detecten conductas contrarias al Código de Ética, las Reglas de Integridad y al Código de Conducta. Difundir y promover los contenidos del Código de Ética, las Reglas de Integridad y al Código de Conducta. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 5
7 Fomentar acciones permanentes sobre el respeto a los derechos humanos, prevención de la discriminación e igualdad de género, y los demás principios y va lores contenidos en el Código de Ética, las Reglas de Integridad y en el Código de Conducta, que permita a los servidores públicos identificar las conductas que en situaciones específicas deban observar los servidores públicos en el desempeño de sus empleos, cargos, comisiones o funciones. Promover en coordinación con la Unidad, programas de capacitación y sensibilización en materia de ética, integridad y prevención de conflictos de interés, entre otras. Dar vista al órgano Interno de Control de la Secretaría de Economía de las conductas de servidores públicos que puedan constituir responsabilidad administrativa en términos de la normatividad aplicable en la materia. Otorgar reconocimiento o premios a instituciones, áreas o personas que promuevan acciones o que realicen aportaciones que puedan implementarse para reforzar la cultura de la ética y la integridad entre los servidores públicos, conforme a las bases que establezca la unidad. Presentar en el mes de enero al titular de la dependencia o entidad o al órgano de gobierno de las entidades según corresponda y a la Unidad, así como en su caso al Comité de Control y Desempeño Institucional durante la primera sesión del ejercicio fiscal siguiente, un informe anua l de actividades que deberá contener por lo menos. Establecer los subcomités o comisiones que estime necesarias para el cumplimiento de sus funciones, así como sus bases de funcionamiento respectivas. Apoyar a la Persona Consejera, designada por el Oficial Mayor, de entre las Servidoras y los servidores públicos de la Comisión. La Persona consejera será quien orientará y, en su caso, acompañará a la Presunta víctima, ante las diferentes autoridades competentes. Promover una cultura institucional de igualdad de género y un clima laboral libre de violencia, y documentar la campaña de difusión que anualmente se lleve a cabo, entre otros, para prevenir y erradicar el Hostigamiento sexual y Acoso sexual, y Las demás análogas a las anteriores y que resulten necesarias para el cumplimiento de sus funciones. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 6
8 Integración del Comité Integrantes del Comité de Ética Puesto en la COFEMER Papel en el Comité de Ética Nombre Coordinadora Ejecutiva Presidenta Lic. Alejandra Díaz Pérez Director de Lic. Eduardo Ismael Suplente del Presidente Administración Montemayor Chapa Jefa de Departamento Secretaria Ejecutiva Lic. Rosa Elena Najera Ortega Jefe de Suplente del Secretario Departamento Ejecutivo Vacante Enlace Operativo Miembro Electo Raúl Reyes Correa Enlace Operativa Miembro Electo Diana Atziri Ordaz Ocampo Enlace Operativa Miembro Electo Suplente Lina Mireya Fabián Galindo Enlace Operativa Miembro Electo Suplente Leticia Guadalupe Pérez Sandoval Enlace Operativo Miembro Electo Suplente Julio Cesar Espinosa Pérez Jefa de Departamento Miembro electo Sandra Reyes Muñiz Jefe de Departamento Miembro electo suplente Moisés Várguez Cervantes Subdirector Miembro electo Emilio Oscar Uribe Fragoso Subdirector Miembro electo suplente Juan Manuel Moreno Orta Director Miembro electo Octavio García Hernández Director Miembro electo suplente Fernando Israel Aguilar Romero Coordinador General Miembro electo Julio César Rocha López Coordinador General Miembro electo suplente Héctor Javier Salas Camacho C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 7
9 BASES PARA LA INTEGRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL CEPCI 1. Conformación del Comité Por la estructura orgánica y particularidad de la COFEMER, el CEPC I estará conformado por seis miembros propietarios con voz y voto, de los cuales uno participará de manera permanente y cinco serán electos con carácter temporal. Tendrá carácter de miembro propietario permanente el Oficial Mayor o su equivalente, quien lo presidirá, y de miembros propietarios temporales electos los cinco servidores públicos que representen el nivel Jerárquico u equivalente siguiente: un Director General Adjunto; Un Director de Área; un Subdirector de área; un Jefe de Departamento y un Enlace. Por cada miembro propietario temporal electo se elegirá un suplente. Para el cumplimiento de sus funciones, el CEPCI podrá establecer los subcomités o comisiones temporales o permanentes que estime necesarios. El Secretario Ejecutivo estará a cargo de la secretaría de los subcomités o comisiones permanentes o temporales, los cuales se reunirán previa convocatoria del citado Secretario. 2. Conformación del Comité Las convocatorias deberán realizarse en formato que contenga sello institucional, lema anual y nombre del órgano desconcentrado (Comisión Federal de Mejora Regulatoria), lugar, fecha y hora de la reunión, así como el orden del día de la misma o cuando menos, una referencia sucinta de los asuntos que van a ser tratados por el Comité. El envío de las convocatorias y la documentación relacionada con los puntos del orden del día, podrá realizarse a través de medios electrónicos. Sesiones ordinarias; se enviarán por el Presidente o por el Secretario Ejecutivo, por medios electrónicos, con una antelación mínima de cinco días hábiles a la fecha de la sesión ordinaria correspondiente. Sesiones extraordinarias: Se enviarán por el Presidente o por el Secretario Ejecutivo, por medios electrónicos con dos días hábiles a la fecha de la sesión extraordinaria correspondiente. Podrán ser convocados por decisión del Presidente o a petición de por lo menos tres miembros del Comité C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 8
10 En las convocatorias se deberá recordar a los miembros del CEPC I, la importancia de su participación y de su compromiso con el Comité. De igual forma se reiterará la necesidad de contar con quórum, de lo contrario, se celebrará una segunda convocatoria 3. Orden del día Será elaborado por el Presidente o por el Secreta rio Ejecutivo y, el segundo podrá hacerlo llegar a los miembros del CEPCI por vía electrónica se recomienda hacerlo de manera conjunta al envío de la convocatoria. Sesiones ordinarias; Deberá contener una referencia sucinta de los asuntos que vayan a ser tratados por el CEPCI; un apartado de seguimiento a los acuerdos adoptados en sesiones anteriores y uno relativo a asuntos generales, mismo que será similar a temas de carácter informativo. Los miembros del CEPCI podrán solicitar la incorporación de asuntos en el cuerpo del orden del día. Sesiones extraordinarias: Contendrá únicamente asuntos específicos. No deberá hacer alusión al seguimiento de acuerdos ni asuntos genera les. 4. Documentación relacionada con los puntos del orden del día Deberá enviarse a la par de la convocatoria y del orden del día, siempre que no implique una vulneración a algún punto previsto en los Lineamientos o en el PAT, en lo relacionado con la delación. 5. Suplencias En ausencia de los miembros propietarios del CEPCI asistirán a las sesiones en su representación, sus respectivos suplentes. El miembro propietario tendrá la obligación de dar aviso a su suplente para que asista en funciones de propietario. De conformidad con el Acuerdo Sexto, punto 4 de los Lineamientos relativos a la Integración, cada miembro propietario temporal electo deberá tener un suplente, mismo que será aquél que, en la elección, de acuerdo con la votación registrada, haya quedado en el orden inmediato siguiente. Cuando un miembro suplente deje de laborar en la COFEMER, se seguirá el mismo procedimiento precisando en el párrafo precedente. Por cuanto hace el Presidente, éste designará a su suplente en caso de ausencia, e igualmente, designará al Secretario Ejecutivo y a su respectivo suplente, que no serán miembros propietarios o suplentes temporales electos del CEPCI. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 9
11 Los miembros cuya remoción haya sido solicitada con motivo de una posible responsabilidad administrativa, quedarán de inmediato suspendidos de sus funciones y serán sustituidos conforme al principio de suplencia establecido en este apartado. 6. Sesiones Sesiones ordinarias: De conformidad con lo previsto en el Acuerdo Sexto, numeral 8 de los Lineamientos, el Comité celebrará, por lo menos tres sesiones ordinarias ya sea de manera presencial o por medios electrónicos. Sesiones extraordinarias: Podrán celebrarse en cualquier momento por las mismas vías establecidas para las ordinarias. El Presidente podrá convocarlas cuando haya asuntos que, por su importancias, lo ameriten o, a petición de, por lo menos, tres de los miembros del Comité. Durante las sesiones ordinarias y extraordinarias, el Presidente dirigirá y moderará los debates y será auxiliado en sus trabajos por el Secretario Ejecutivo. 7. Quórum Para el caso del Comité de la COFEMER el Comité quedará válidamente constituido cuando asistan a la sesión, como mínimo, cuatro de sus miembros propietarios o suplentes en funciones, incluyendo el Presidente. Si no se integra el quórum mencionado, la sesión podrá efectuarse al día siguiente con la presencia de, cuando menos, tres miembros propietarios o suplentes en funciones, entre los que se encuentra el Presidente. 8. Asesores Los representantes del Órgano Interno de Control (OIC) en la Secretaría de Economía, de las unidades Administrativas de Asuntos Jurídicos y de Recursos Humanos asistirán a las sesiones del CEPCI en calidad de asesores cuando éste así lo acuerde, contarán sólo con voz durante su intervención o para el desahogo de los asuntos del orden del día para los que fueron convocados. Se les proporcionará previamente la documentación soporte necesaria. El CEPCI informará al representante del OIC de la dependencia o Entidad sobre cada una de las sesiones y de los asuntos a tratar, para que éste determine cuáles de ellas presenciará aún sin ser invitado, y de ser necesario, para que solicite la documentación soporte correspondiente. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 10
12 9. Invitados Cuando el Presidente así lo autorice, podrán asistir a las sesiones del CEPCI, como invitados, con voz pero sin voto, cualquier persona que pueda coadyuvar al cumplimiento de sus objetivos y única y exclusivamente para el desahogo de los puntos del orden del día para los cuales fueron invitados. En cualquier asunto en el que los invitados tuvieran o conocieran de un posible conflicto de interés, deberá manifestarlo y abstenerse de toda intervención. 10. Desarrollo de las sesiones Las sesiones podrán ser presenciales o por medios electrónicos. Sesiones ordinarias: El comité deliberará sobre cuestiones contenidas en el orden del día y éste comprenderá asuntos generales. Sesiones extraordinarias: No habrá asuntos genera les. El orden de desarrollo de las sesiones deberá se r el siguiente: I. Verificación del quórum por el Secretario Ejecutivo II. Lectura, consideración y aprobación, en su caso, del orden del día. III. Lectura y aprobación, en su caso, del acta de la sesión anterior, y IV. Discusión y aprobación, en su caso, de los asuntos comprendidos en el orden del día. Los asuntos debatidos y los acuerdos adoptados por el CEPC I se harán constar en actas y se turnará la información correspondiente a cada miembro del Comité. El CEPCI dará seguimiento puntual en cada sesión a todos los compromisos y acuerdos contraídos en sesiones anteriores. En el caso de asuntos y temas que hayan quedado pendientes de resolución por el anterior Comité de ética, el CEPCI los resolverá conforme al Código de Conducta vigente en el momento en que ocurrieron los hechos. 11. Votaciones El Presidente consultará si los asuntos del orden del día están suficientemente discutidos y, en su caso, procederá a pedir la votación. Se contará un voto por cada uno de los miembros del CEPCI, los acuerdos y decisiones de tomarán por el voto mayoritario de los miembros presentes. En caso de que asista a la sesión un miembro titular y su suplente, sólo podrá emitir voto el primero. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 11
13 Los miembros que discrepen del parecer mayoritario podrán solicitar que figure en el acta, el testimonio razonado de su opinión divergente. En caso de empate, el Presidente del CEPCI contará con voto de calidad. Se reitera que, de conformidad con los Lineamientos, el secretario Ejecutivo, los asesores e invitados no tienen derecho a voto. 12. Elaboración y firma de actas Los miembros del Comité, en un plazo no mayor a tres días hábiles contados a partir de la recepción del acta, por el mismo medio que les fue enviada el acta, realizarán el envío de sus observaciones. De no recibirse observaciones en el plazo señalado, el acta se entenderá por aprobada. En cada sesión deberá levantarse acta, misma que deberá ser firmada por el Presidente y los miembros que asistan a la sesión. En su caso, la firma de los asesores e invitados tendrá validez únicamente para dejar constancia de su asistencia a la sesión. Corresponde al Secretario Ejecutivo auxiliar al presidente en la integración de las actas de las sesiones, consignar las en el registro respectivo y ser el responsable de su resguardo. 13. Suspensión de la sesión Excepcionalmente, si se produjese algún hecho que alterara de forma sustancial el buen orden de la sesión, o se diera otra circunstancia extraordinaria que impidiera su normal desarrollo, el Presidente podrá acordar la suspensión de la sesión durante el tiempo que sea necesario para restablecer las condiciones que permitan su continuación. 14. Procedimiento de comunicación La COFEMER deberá adoptar las medidas y procedimientos necesarios para asegurar la difusión y comunicación del Código de Conducta de las actividades del CEPCI, de sus objetivos y de los resultados obtenidos. 15. Conflicto de Interés En cualquier asunto en que alguno de los miembros del CEPCI tuvieren o conocieren de un posible conflicto de interés personal o de alguno de los demás miembros o invitados del CEPCI, deberán manifestarlo y el que tuviere el conflicto, deberá abstenerse de toda intervención. Se hará constar en acta el hecho de que algún miembro se haya abstenido de participar en algún asunto, por encontrase en conflicto de interés o estar en contra del mismo. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 12
14 En caso de duda sobre posible actuación de un conflicto de interés, se podrá pedir asesoría telefónica, por correo electrónico o por oficio a la UEEPCI para determinar si el servidor público debe abstenerse de participar en la discusión de algún asunto. 16. Establecimiento de subcomités o comisiones temporales o permanentes: Podrá establecer el CEPCI cuando lo estime necesario y previa justificación presentada a la UEEPCI por correo electrónico u oficio, con fundamento en lo previsto en el apartado correspondiente de su Plan Anual de Trabajo. Por cuanto hace a su funcionamiento, será el Secretario Ejecutivo quien estará a cargo de la secretaría de los subcomités o comisiones. Estos podrán reunirse, previa convocatoria realizada por el secretario Ejecutivo. En lo relativo a su organización deberán elaborar un plan de trabajo y presentar, cuando el CEPCI lo solicite, un informe de actividades, avances y resultados derivados de las recomendaciones asignadas. 17. Prevención de conductas de Hostigamiento sexual y Acoso sexual en la Administración Pública Federal. En el ámbito de su respectiva competencia el CEPCI, promoverá y vigilará la observancia del Protocolo para la prevención, atención y sanción del hostigamiento sexual y el acoso sexual. Ya que en él se incluyen las herramientas para llevar a cabo la prevención, la atención y, de ser el caso, la investigación, de conductas de hostigamiento sexual y acoso sexual en la Administración Pública Federal. Hacer del conocimiento de las servidoras y los servidores públicos de la COFEMER, del nombre de la Persona Consejera que se desempeñara en la COFEMER, manteniendo actualizado el directorio con los datos del servidor, y su publicación en los medios electrónicos de la Comisión. 18. Funciones de la Persona Consejera Dar atención de Primer contacto y, en caso de urgencia, auxiliar a la Presunta víctima para que reciba atención especializada que corresponda. Proporcionar la información pertinente, completa, clara y precisa a las personas que le consulten sobre conductas relacionadas con el Hostigamiento sexual y Acoso sexual, en su caso, orientarlas sobre las instancias que son competentes para conocer los hechos. Apoyar y auxiliar a la Presunta víctima en la narrativa de los hechos ante el Comité o ante la persona titular del área de quejas del Órgano interno de control, en la toma de la declaración respectiva. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 13
15 Atender los exhortos o llamados del Comité, para otorgar asesoría u opinión sobre casos de Hostigamiento sexual y Acoso sexual. Excusarse de intervenir en el supuesto de que pudiera actualizarse un Conflicto de interés en términos de las disposiciones jurídicas aplicables; o bien, actuar conforme a las instrucciones que reciba de la Oficialía Mayor para actuar en determinado sentido. Hacer del conocimiento por escrito del Órgano interno de control, al Instituto y a la CONAVIM, cuando el Comité o alguna Servidora o servidor público se niegue a realizar acciones derivadas de la aplicación del presente Protocolo, y a la Secretaría cuando la negativa sea del propio Órgano interno de control. Brindar atención a la Presunta víctima conforme a las disposiciones jurídicas aplicables y el Protocolo. Turnar en un plazo no mayor a tres días hábiles a la Secretaria o al Secretario Ejecutivo del comité y/o al Órgano interno de control, a través del área de quejas, las Denuncias de las que tenga conocimiento en la atención directa del Primer contacto. Analizar si de la narrativa de los hechos de la Presunta víctima se identifican conductas de Hostigamiento sexual y Acoso sexual descritas en la Regla de Integridad de Comportamiento Digno para orientar y acompañar adecuadamente a la Presunta víctima. Capturar las Denuncias en el Registro en un plazo no mayor de tres días hábiles contados a partir de su recepción en los formatos y herramientas que determine la Secretaría. Dar seguimiento ante el Comité respecto al desahogo y atención de las Denuncias previstas en el Protocolo. C o m i s i ó n F e d e r a l d e M e j o r a R e g u l a t o r i a Página 14
Por cada miembro propietario temporal electo se elegirá un suplente.
a) Conformación del Comité: El Comité estará conformado por once miembros propietarios con voz y voto, de los cuales uno participará de manera permanente y diez serán electos con carácter de temporal.
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