Lo primero que tenemos que hacer es abrir el calendario con un clic sobre exploración o en el menú Ir->Calendario.

Transcripción

1 ANOTAR UNA NUEVA CITA En esta apartado veremos cómo crear una cita para un día concreto, en nuestro ejemplo vamos a crear una cita con el médico para el día 27 de marzo para que Outlook nos los recuerde mediante un aviso y no se nos pase. Lo primero que tenemos que hacer es abrir el calendario con un clic sobre exploración o en el menú Ir->Calendario. en el panel de Vamos a programar una cita para la próxima semana. Seguiremos estos pasos: 1º) Seleccionamos el día, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre el día en cuestión en el calendario y nos cercioraremos que es el día de la cita en la barra superior. 2º) A continuación, vamos al menú Acciones->Nueva cita. En el siguiente cuadro contextual mecanizaremos: el asunto de la cita, la ubicación, la hora de inicio y finalización. Además tendremos distintas opciones en cuanto a cómo queremos mostrar la hora y el color de la etiqueta. 1

2 3º) Haremos un clic sobre el menú Archivo->Guardar. A continuación vamos a la pestaña de programación veremos la aplicación horaria que asigna Outlook y los colores de Etiquetas. 2

3 4º) Podemos agregar más asistentes a la cita: Haciendo clic sobre el botón Agregar otros, para incluir nuevos asistentes de nuestra libreta de direcciones. O mecanizando la dirección directamente sobre la relación de asistentes Cuando finalicemos haremos clic sobre el botón. La opción de fuera de oficina del apartado Mostrar la hora como únicamente hace que se muestre así la hora asignada, pero no ejecuta la función de Fuera de oficina. En este caso hemos seleccionado que Outlook emita un aviso visual y acústico 15 minutos antes de la cita y el día 27 de marzo a las 9:45, esto es lo que veremos. IMPORTANTE: Outlook emitirá estos avisos únicamente cuando se encuentre abierto (en ejecución).. CITAS PERIODICAS A diferencia de la opción Nueva Cita, en Nueva cita periódica, vamos a definir: la frecuencia de las citas -que podrá ser diaria, semanal, mensual o anual-, así como su duración y la hora de inicio y fin. En este ejemplo vamos a crear una cita para todos los días de la semana hábiles y durante 1 mes. Para ello debemos Abrir nuevamente el calendario con un clic sobre el apartado de de exploración o en el menú Ir->Calendario. A continuación ejecutamos el menú Acciones->Nueva cita periódica. en el panel 3

4 En este ejemplo vamos a programar una cita todos los días de la semana durante 1 mes, de 10:00 a 10:30, finalmente un clic izquierdo sobre el botón Aceptar. En la siguiente pantalla, iremos a la pestaña Cita para especificar el asunto de la cita y la ubicación de la misma, así como el aviso acústico que deseamos que emita Outlook. Asimismo escogeremos el color de la etiqueta que deseamos que se muestre en el calendario. Seguidamente haremos clic sobre el menú Archivo->Guardar. 4

5 Después vamos a la pestaña de Programación y veremos la aplicación horaria que asigna Outlook y los colores de Etiquetas. Podemos agregar más asistentes a las citas: Haciendo clic sobre el botón Agregar otros, para incluir nuevos asistentes de nuestra libreta de direcciones. O mecanizando la dirección directamente sobre la relación de asistentes Para finalizar haremos un clic sobre el botón registradas todas las citas en el calendario. y podemos observar que han quedado 5

6 La función de reuniones en Outlook es muy similar a la de citas, por lo que la gestión de las mismas se ha refundido en un mismo artículo (ver artículo Gestión de las citas y reuniones ). 6