Para abrir el Calendario tenemos que hacer un clic sobre el icono (en la zona inferior izquierda).

Transcripción

1 ANOTAR UNA NUEVA CITA En esta apartado veremos cómo crear una cita para un día concreto, en nuestro ejemplo vamos a crear una cita para que Outlook nos la recuerde mediante un aviso y no se nos pase. Para abrir el Calendario tenemos que hacer un clic sobre el icono (en la zona inferior izquierda). en el panel de exploración Vamos a programar una cita para la próxima semana. Seguiremos estos pasos: 1º) Seleccionamos la ficha Inicio y una forma de organizar la vista del calendario (en este caso Semana ). Después clic con el botón izquierdo del ratón sobre el día en cuestión en el calendario y nos cercioraremos que es el día de la cita. 2º) A continuación, vamos a la ficha Inicio y después un clic sobre el botón Nueva cita. 3º) Seguidamente mecanizaremos: el asunto de la cita, la ubicación, la hora de inicio y finalización. Además tendremos distintas opciones en cuanto a cómo queremos mostrar la hora y el color de la etiqueta. Finalmente clic izquierdo sobre el botón Guardar y cerrar 1

2 4º) A continuación podemos comprobar su inserción en nuestro calendario. Seleccionamos la vista de mes y observamos la cita destacada. 5º) Podemos agregar más asistentes a la cita, para ello haremos doble clic izquierdo sobre el día de la cita (en nuestro calendario).en el siguiente cuadro contextual del correo haremos un clic sobre el botón Invitar a los asistentes. 2

3 A continuación podremos invitar a otras personas a la reunión: Incluyendo a nuevos asistentes desde nuestra libreta de direcciones mediante un clic sobre el botón Para. O mecanizando la dirección directamente sobre el cuadro de texto destacado (a la derecha del botón Para ). Cuando finalicemos haremos clic sobre el icono -en la parte superior izquierda- y después podremos enviar el correo de invitación mediante un clic sobre el botón de Enviar. -> Podemos comprobar,si hacemos un clic sobre el botón Programación, que los asistentes a los que hemos invitado ya se han incluido automáticamente en la ficha de la cita. La opción de fuera de oficina del apartado Mostrar la hora como únicamente hace que se muestre así la hora asignada, pero no ejecuta la función de Fuera de oficina. En este caso hemos seleccionado que Outlook emita un aviso visual y acústico 15 minutos antes de la cita, si hacemos un clic sobre el botón que lanza el cuadro de diálogo podremos configurar además el tipo de sonido (haciendo clic sobre el botón Examinar ). -> 3

4 Este es el formato de mensaje que nos advertirá de la celebración de la cita. IMPORTANTE: Outlook emitirá estos avisos únicamente cuando se encuentre abierto (en ejecución). CITAS PERIODICAS A continuación vamos a definir: la frecuencia de las citas -que podrá ser diaria, semanal, mensual o anual-, así como su duración y la hora de inicio y fin. En este ejemplo vamos a crear una cita para todos los días de la semana hábiles y durante 2 meses. Para ello debemos abrir nuevamente el Calendario mediante un clic sobre el icono de exploración (en la zona inferior izquierda). en el panel A continuación, vamos a la ficha Inicio y después un clic sobre el botón Nueva cita. En el siguiente cuadro contextual haremos un clic izquierdo sobre el botón de Periodicidad. 4

5 Seguidamente seleccionaremos: La hora de inicio y finalización de la cita. Los días de la semana de la reunión (en este caso será la semana laboral). Las fechas de inicio y finalización de las citas periódicas. Finalmente un clic izquierdo sobre el botón Aceptar. A continuación haremos un clic izquierdo sobre el botón Guardar y cerrar. Observaremos las citas periódicas registradas en nuestro calendario. 5

6 Modificar la cita periódica Si hacemos doble clic izquierdo sobre la cita en el panel de vista previa de la derecha accederemos al cuadro contextual de la cita periódica. En el siguiente cuadro contextual podremos elegir entre abrir esa cita en cuestión (esta repetición) o toda la serie programada (abrir la serie). Si elegimos Abrir la serie emergerá el siguiente cuadro contextual donde, entre otras cosas, podremos invitar a otras personas a la cita programada haciendo un clic sobre Invitar a los asistentes. Seguidamente incluiremos los correos electrónicos de las personas a las que vamos a invitar en el rectángulo de texto a la derecha del campo Para. Finalmente haremos un clic sobre el icono de guardar y después otro clic sobre el botón Enviar. 6

7 Podemos comprobar,si hacemos un clic sobre el botón Programación, que los asistentes a los que hemos invitado ya se han incluido automáticamente en la ficha de la cita periódica. La función de reuniones en Outlook es muy similar a la de citas, por lo que la gestión de las mismas se ha refundido en un mismo artículo (ver artículo Gestión de las citas y reuniones ). 7