MANUAL DE PROCESOS PARQUE METROPOLITANO DE GUADALAJARA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZACIÓN: 20-FEB-2013 V.
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- Francisco José Cristián Maestre Torregrosa
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1 MANUAL DE PROCESOS PARQUE METROPOLITANO DE GUADALAJARA V. 01 V. 01
2 2 DE 24 Bitácora de Revisiones: No. Fecha del cambio Referencia del punto modificado Descripción del cambio Feb-2013 Todo el documento Se elabora el Manual debido a la nueva imagen y control documental que se estableció en la Secretaría de Administración.
3 3 DE 24 ÍNDICE Página 1. Introducción 4 2. Objetivo del Manual de Procesos 5 3. Mapa de Procesos 6 4. Matriz de Despliegue de Procesos y Procedimientos 7 5. Diagramas de Procesos 9 6. Anexos Glosario Descripción de los Procedimientos 18 a) Dirección General b) Dirección Administrativa c) Dirección Jurídica d) Dirección de Vinculación y Desarrollo e) Dirección Operativa 9. Autorización del Documento 24
4 4 DE INTRODUCCIÓN El Manual de Procesos es una herramienta necesaria para el aseguramiento de la calidad en los servicios o productos que ofrece el Parque Metropolitano. Facilita la identificación de los elementos básicos de los procesos, especifica los procedimientos que lo integran, los insumos, los clientes o usuarios de los servicios o productos, los dueños de los procesos, la normatividad, así como las características que determinan si el resultado de los procesos del Parque Metropolitano está o no cumpliendo con las expectativas de la calidad en el servicio y de acuerdo a su normatividad aplicable. Así como a su Misión de favorecer y desarrollar los valores en torno a la preservación del medio ambiente. Proveer espacios verdes que fomenten la recreación, el deporte, la cultura y el sano esparcimiento familiar de sus visitantes, a través de fortalecimiento y participación ciudadana iniciativa privada, instituciones de gobierno y organizaciones no gubernamentales.
5 5 DE OBJETIVOS DEL MANUAL Describir los procesos sustantivos de la dependencia especificando los procedimientos que lo conforman. Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en los procesos y los diferentes procedimientos que lo integran. Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación del proceso. Definir los estándares de calidad de los procesos de trabajo. Establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse en el desarrollo de los procesos. Apoyar en la inducción, adiestramiento y capacitación del personal responsable de los procesos
6 USUARIOS USUARIOS Manual de Procesos 6 DE MAPA DE PROCESOS Planeación Transparencia Sistema de Gestión Retroalimentación del cliente Ciudadanos Sociedad Vinculación Operativo Esparcimiento Eventos Jurídico Administrativo
7 7 DE MATRIZ DE DESPLIEGUE DE PROCESOS 1.PROCESO 2.OBJETIVO 3.PROCEDIMIENTO 4.FUNDAMENTO LEGAL 5.FORMATOS PLANEACIÓN TRANSPARENCIA SISTEMA DE GESTIÓN VINCULACIÓN OPERATIVO JURÍDICO Verifica el cumplimiento de la operación del Parque y de sus proyectos. Coordina la información que se proporciona a la ciudadanía que por Ley se solicita. Coordina y mantiene el sistema de control documental del Organismo. Supervisa la ejecución de eventos así como el establecimiento de vínculos externos. Supervisa y coordina la operación del Parque. Brinda certeza jurídica y da soporte en los aspectos jurídicos y legales del Parque. 1. Planeación 1. Solicitudes de Información de Transparencia 1. Guía para la elaboración de documentos 2. Control de Documentos y Registros 1. Video Institucional 2. Festival Cultural 3. Eventos Deportivos 4. Diseño de la Imagen del Parque 5. Atención a Quejas y Sugerencias 6. Atención a Eventos 7. Atención a Concesiones 1. Procedimiento de Proyectos Especiales 2. Procedimiento Técnico Operativo 1. Procedimientos de Juicios 2. Elaboración de Contratos 3. Elaboración de Reglamentos Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV. Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV. Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV. Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV. Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV. Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV.
8 8 DE 24 1.PROCESO 2.OBJETIVO 3.PROCEDIMIENTO 4.FUNDAMENTO LEGAL 5.FORMATOS ADMINISTRATIVO Administra los recursos y servicios que requiere el Parque para su adecuado funcionamiento 1. Procedimiento de Supervisión 2. Procedimiento de Servicios Social 3. Procedimiento página web 4. Procedimiento de compras Decreto No , publicado en el Periódico Oficial del Estado el 7 de diciembre del 2004, Sección XXIV.
9 9 DE DIAGRAMA DEL PROCESO ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN SALIDAS Necesidades y nuevos proyectos definidas por el Director General Planear Planeación de proyectos Planeación de reuniones de seguimiento Benchmarking Hacer Ejecución de reuniones de planeación. Estrategia de seguimiento a proyectos Análisis de los proyectos Ejecución de programas Visitas a empresas Generación de vínculos Plan Institucional POAS TABLE TABLIN Reportes de avances Proyectos, programas o eventos Actuar Verificar Replanteamiento de las acciones de estrategia Replanteamiento de esquemas de medición Ajustes al plan Evaluación de las reuniones de trabajo y/o taller Programas ejecutados Programas evaluados Visitas realizadas Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos. INDICADORES: Porcentaje de proyectos concluidos/proyectos comprometidos, Porcentaje de eventos concluidos/eventos comprometidos.
10 10 DE 24
11 11 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: TRANSPARENCIA SALIDAS Solicitudes de información Planear Hacer Información ciudadana Análisis de la normatividad Calendarización de acciones Emitir contestaciones de acuerdo a normatividad Actuar Verificar Sistematizar información Replantear esquema de seguimiento Anticipar necesidades Evaluar tiempos de respuestas conforme a normatividad Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Porcentaje de solicitudes atendidas/número de solicitudes recibidas.
12 12 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN SALIDAS Guías y plantillas para elaborar manuales Formatos Listas maestras de documentos Planear Determinar equipo de trabajo Capacitación Elaborar plan de trabajo Hacer Ejecutar capacitación Levantamiento de información Validación de documentos Manuales autorizados y publicados Documentos controlados Guía para elaborar documentos Procedimiento de control de documentos Actuar Verificar Evaluación de la capacitación Anticipar revisiones Verificar información Autorización de manuales por Secretaría de Administración Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Número de manuales autorizados, Número de Disminución de inconsistencias documentales
13 13 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: VINCULACIÓN SALIDAS Solicitudes de concesiones Eventos Planear Determinar necesidades de servicios. Definir calendario de eventos Elaborar plan de trabajo Relación de empresas Hacer Entrevistas con solicitantes Desarrollo de eventos Contratación de servicios Logística de eventos Visitas a empresas Concesiones Eventos deportivos Eventos Culturales Exposiciones Cine Patrocinios Empresas Actuar Verificar Funcionamiento de concesiones Evaluación de los eventos Anticipar revisiones Evaluar costobeneficio Verificar información Autorización de concesiones Cumplimiento de eventos Número de patrocinios Monto de ingresos Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Número de eventos realizados/ Número de eventos programados, Porcentaje de satisfacción de los usuarios a eventos, Evaluación del costo beneficio de eventos desarrollados
14 14 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: OPERATIVO SALIDAS Necesidades de áreas verdes Necesidades infraestructura Planear Hacer Reforestación Fumigación Poda Plantación Determinar equipo de trabajo Capacitación Elaborar plan de trabajo Definición de cursos Ejecutar tareas de limpieza, remodelación y/o construcción Levantamiento de información Impartición de cursos Reproducción Limpieza Cursos Plan Ejecutivo Actuar Verificar Anticipar revisiones Realizar reuniones preventivas de acciones Monitoreo de necesidades Medición de satisfacción de los servicios Cumplimiento de tareas en tiempo y forma Verificar incidentes Mantenimiento oportuno Cumplimiento de cursos Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Número de cursos programados/ número de cursos realizados, Porcentaje de cumplimiento de metas, Porcentaje de Productividad por Persona.
15 15 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: JURÍDICO SALIDAS Solicitudes de información Solicitudes de contratos, convenios o acuerdos Planear Análisis de la normatividad Calendarización de acciones y responsables Hacer Emitir contestaciones de acuerdo a normatividad Ejecutar visitas a instancias judiciales y administrativas. Emitir propuestas de contratos, convenios o acuerdos. Emitir iniciativas de normatividad. Contratos, convenios y/o acuerdos. Querellas Iniciativas Emplazamientos Actuar Verificar Sistematizar información normativa Anticipar necesidades de las áreas Evaluar tiempos de respuestas conforme a normatividad. Cumplimiento en tiempo y forma de demanda Aceptación de contratos Efectividad de iniciativas Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Número de iniciativas presentadas/número de iniciativas aceptadas, Porcentaje de solicitudes atendidas/número de solicitudes recibidas, Porcentaje de demandas atendidas/ Demandas recibidas, Porcentaje de contratos aceptados/contratos solicitados.
16 16 DE 24 ENTRADAS NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRATIVO SALIDAS Presupuesto Plantilla de personal Planear Hacer Nómina Inventarios de bienes Planeación de la plantilla Análisis presupuesto Programa de Adquisiciones Programa de Mantenimiento Emisión de nómina Control financiero Realizar Mantenimiento de vehículos Realizar inventario de bienes Programar mantenimiento equipo de cómputo Compras realizadas Servicios Listado de Bienes Solicitudes de información Actuar Verificar Control de Vehículos Programación de presupuesto Compras consolidadas Cambio de proveedores de mantenimiento Outsourcing de servicios Verificación de nómina Asignaciones presupuestales Compra adecuadas Inventarios adecuados Mantenimiento en tiempo y forma Evaluación de compras Evaluación de servicios y de mantenimiento Mejora Continua RECURSOS: Recursos informáticos, Mobiliario, Consumibles, Recursos humanos INDICADORES: Número de solicitudes de compra atendidas, Porcentaje de disminución de quejas por pagos, Porcentaje de solicitudes de mantenimiento atendidas/, mantenimientos programados.
17 17 DE ANEXOS
18 18 DE GLOSARIO No aplica el glosario
19 19 DE DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Dirección General No. Listado de Procedimientos 1 Planeación
20 20 DE 24 Dirección Administrativa No. Listado de Procedimientos 1 Guía para la elaboración de documentos 2 Control de Documentos y Registros 3 Procedimiento de Supervisión 4 Procedimiento de Servicios Social 5 Procedimiento Página Web 6 Procedimiento de Compras
21 21 DE 24 Dirección Jurídica No. Listado de Procedimientos 1 Solicitudes de Información de Transparencia 2 Procedimientos de Juicios 3 Procedimiento para la Elaboración de Contratos 4 Procedimiento para la Elaboración de Reglamentos
22 22 DE 24 Dirección Vinculación y Desarrollo No. Listado de Procedimientos 1 Procedimiento de Video Institucional 2 Procedimiento de Festival Cultural 3 Procedimiento de Eventos Deportivos 4 Procedimiento de Diseño de Imagen del Parque 5 Procedimiento de Atención a Quejas y Sugerencias 6 Procedimiento de Atención a Eventos 7 Procedimiento de Atención a Concesiones
23 23 DE 24 Dirección Operativa No. Listado de Procedimientos 1 Procedimiento de Proyectos Especiales 2 Procedimiento Técnico Operativo
24 24 DE AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró: Revisó: Aprobó: Firma, nombre y puesto Firma, nombre y puesto Firma, nombre y puesto Lic. Miguel Ángel González Villa Director Administrativo Ing. Flavio Daniel Rentería Rodríguez Director General CP. José Ricardo Serrano Leyzaola Secretario de Administración. La Secretaría de Administración certifica que el presente manual se ajusta a las políticas establecidas en las guías técnicas emitidas previamente por la misma dependencia, quedando validada para su publicación por los medios electrónicos en términos del Acuerdo Gubernamental DIGELAG/ACU/028/2007.
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