Procedimiento: Gestión de Equipamiento y Mantenimiento a la Infraestructura y Equipo. Fecha de Aprobación Código: 30SGCE-PR13 No.

Transcripción

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2 Páginas: 2 de OBJETIVO: Gestionar y/o proporcionar recursos para realizar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el equipamiento a las Unidades Administrativas que permita proporcionar los servicios administrativos y educativos para la formación de profesionales técnicos y/o profesionales técnicos bachiller en base al Modelo Académico Vigente. 2. RESPONSABLES: 2.1. Director General Subcoordinador de Administración 2.3. Jefe de Unidad de Infraestructura y Adquisiciones 2.4. Director del Plantel 2.5. Jefe de Proyecto o Responsable del procedimiento en Plantel. 3. ALCANCE: Desde la detección de las necesidades de mantenimiento y equipamiento por parte de las Unidades Administrativas hasta la evaluación de los trabajos o gestiones realizadas. 4. INSUMOS/PROVEEDORES 4.1 Lineamiento para la Gestión de Equipamiento y Mantenimiento a la Infraestructura y Equipo del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz/ Dirección General del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz 4.2 Programa Anual de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo de las Unidades Administrativas / Dirección General del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz 4.3 Mapas curriculares de la oferta educativa/oficinas Nacionales 4.4 Guías de Equipamiento del Modelo Académico vigente/ Oficinas Nacionales

3 Páginas: 3 de Solicitudes de Equipamiento o Mantenimiento a la infraestructura y equipo. / Unidades Administrativas y áreas del Colegio Estatal. 4.6 Acuerdo número 478 del Sistema Nacional de Bachillerato / Secretaría de Educación Pública 4.7 Acuerdo número 480 del Sistema Nacional de Bachillerato / Secretaría de Educación Pública 5. RESULTADOS/CLIENTES 5.1 Cumplimiento al Programa Anual de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo del Colegio Estatal / Alumnos 5.2 Mantenimiento gestionado y/o proporcionado / Alumnos 5.3 Equipo suministrado / Alumnos 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Planta Física: Se refiere a los bienes inmuebles, instalaciones y espacios físicos con los que cuentan las unidades administrativas del Colegio Estatal. Bien Inmueble: Bajo esta definición se engloba a los también conocidos como bienes raíces (terrenos y edificaciones). Bien Mueble: Son aquellos bienes susceptibles de ser transportados, propiedad del Colegio Estatal. Bitácora de Obra. Documento en el que el contratista y la contratante establecen comunicación oficial, durante la ejecución de una obra sobre los aspectos técnicos de la misma. Catálogo de Conceptos: Descripción detallada de las actividades a realizar para una obra determinada.

4 Páginas: 4 de 11 Especificaciones: Determinación precisa y detallada de las características que se establecen para cada concepto de obra ó bien mueble. Mantenimiento Mayor: Se refiere al tipo de mantenimiento ya sea a la planta física o a bienes muebles que por su complejidad técnica o elevado costo se gestiona ante Espacios Educativos por la Dirección General del Colegio a través de alguna modalidad de contratación. Mantenimiento Menor: Se refiere al tipo de mantenimiento que puede ser llevado a cabo ó gestionado por la Unidad Administrativa. Gestión de Equipamiento: Se refiere al bien o bienes proporcionados al Colegio Estatal. 7. INDICADORES NOMBRE FORMULA FRECUENCIA Porcentaje de Mantenimiento gestionado Mantenimiento entre solicitudes recibidas Anual gestionado y/o por 100 proporcionado. Porcentaje de Equipo suministrado 8. NORMAS DE OPERACIÓN Equipo suministrado entre solicitudes recibidas por 100 Anual 8.1 La atención de las necesidades de mantenimiento correctivo y preventivo a la planta física y al equipamiento en general se llevará a cabo de acuerdo a la suficiencia presupuestal del Colegio y las gestiones realizadas antes diversas Dependencias. 8.2 La solicitud de mantenimiento mayor a la infraestructura se realizará en el formato 30SGCE-PR13-FR01 Solicitudes de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo, y el expediente técnico que consta de:

5 Páginas: 5 de 11 Diagnóstico ó Dictamen técnico que describa la necesidad, así como la posible solución. Asimismo en caso de poder implementar dos o más posibles soluciones deberán ser notificadas a esta Dirección. Deberá contar con 3 cotizaciones o presupuestos de la solución a la necesidad, especificando tiempo de ejecución de los trabajos, forma de pago y tiempo de sostenimiento de la propuesta. Así como de aquellos elementos que contribuyan a la toma de decisiones (fotografías, diagramas o planos, etc) 8.3 Cuando no exista disponibilidad presupuestal por parte del Colegio Estatal, toda solicitud para mantenimiento a infraestructura se gestiona ante Espacios Educativos. 8.4 La solicitud de necesidades de equipamiento en el formato 30SGCE-PR13- FR01 de Solicitudes de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo y el expediente técnico que consta de: Minuta de reunión de academia donde se exprese la necesidad de equipamiento para el debido cumplimiento de las prácticas de las carreras que oferta el Colegio, para el caso de solicitar equipamiento para talleres y laboratorios. En el caso de solicitud de equipamiento para labores administrativas se deberá enviar una minuta de trabajo, validada por el Director del plantel y el Jefe de Proyecto de Servicios administrativos donde se determine este tipo de necesidad. Deberá contar con las cantidades, tiempos de entrega y características técnicas para verificar la factibilidad de adquisición del equipo. Deberá enviar cotización del equipamiento solicitado, estas deberán especificar tiempos de entrega, forma de pago y tiempo de sostenimiento de la propuesta. 8.5 Cuando no exista disponibilidad presupuestal por parte del Colegio Estatal, toda solicitud para equipamiento y mantenimiento se gestiona ante Oficinas Nacionales. 8.6 La solicitud de recursos para llevar a cabo mantenimiento preventivo o menor a la planta física o al equipamiento en el formato 30SGCE-PR13-FR03 de

6 Páginas: 6 de 11 Control de Solicitudes de Equipamiento y Mantenimiento menor a la infraestructura y equipo, deberá contener la siguiente documentación anexa: Deberá contar con 3 cotizaciones o presupuestos de la solución a la necesidad, especificando tiempo de ejecución de los trabajos, forma de pago y tiempo de sostenimiento de la propuesta. Así como de aquellos elementos que contribuyan a la toma de decisiones (diagnósticos, fotografías, diagramas o planos, etc). 8.7 Durante el proceso de ejecución de las obras se realizan las siguientes actividades: Inicio de la obra, el contratista deberá haber tramitado ante la Dirección General, el anticipo económico acordado en el contrato, asimismo la unidad administrativa vigilará que la obra inicie conforme a lo establecido, asimismo el Plantel y el Contratista deberá llevar a cabo el seguimiento, todo lo anterior bajo la supervisión y apoyo de la Dirección General. Las estimaciones de trabajo ejecutados son elaboradas por el contratista y avaladas por la Dirección del Plantel, misma que deberá ser enviada a la Dirección General, junto con la factura correspondiente y reporte fotográfico para su análisis y trámite de pago correspondiente. El Director del Plantel en conjunto con el Responsable de procedimiento en Plantel, deberá integrar reporte fotográfico que permita conocer el avance físico general y que represente las diferentes etapas de ejecución de la obra, este reporte deberá ser enviado a la Dirección General de manera semanal para su seguimiento e integración en el expediente de obra. La Dirección General deberá instruir al Director del Plantel para que verifique que los trabajos fueron realizados conforme a las especificaciones estipuladas, además deberá levantar el acta correspondiente recibiendo los trabajos bajo su responsabilidad y firmando al calce además del contratista. Para que la Dirección General o la unidad administrativa finiquiten los trabajos de mantenimiento, factura amparando el finiquito, acta de entrega-recepción de los trabajos a satisfacción del usuario y reporte fotográfico.

7 Páginas: 7 de Toda Solicitud de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo deberá contar con el Vo. Bo. del Subcoordinador de Administración así como la autorización del Director General. 9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Mantenimiento Mayor a la Infraestructura Nº Área y/o Responsable Descripción de la Actividad Inicia Recibe formato 30SGCE-PR13-FR01 Solicitud de Equipamiento y Mantenimiento a la 1 Director General / DG infraestructura y equipo requisitado por las Unidades administrativas y turna a la Subcoordinación de Administración y Finanzas para revisión. Revisa el formato 30SGCE-PR13-FR01 Solicitud de 2 Subcoordinador de Equipamiento y Mantenimiento a la Administración /SA infraestructura y equipo y lo turna para la atención al área de Infraestructura Jefe de Unidad de Infraestructura y Adquisiciones/ JUIA Recibe y analiza el contenido de la solicitud verificando que contenga los requisitos técnicos para llevar a cabo los trabajos de mantenimiento o la gestión del recurso. Cumple con los requisitos? No. Le informa a la unidad administrativa que deberá completar la solicitud 3.2 Si. Continúa 4 JUIA Elabora el Formato 30SGCE-PR13-FR02 Programa Anual de Infraestructura y Equipamiento 5 JUIA Requisita el formato de Asignación Presupuestal 30SGCE-PR09-FR01, con la finalidad de solicitar al área responsable de presupuesto la disponibilidad. Existe disponibilidad presupuestal? 5.1 No. Se realiza la gestión ante la instancia que corresponda.

8 Páginas: 8 de Si. Continúa con la actividad No JUIA Elabora el catalogo de conceptos o especificaciones técnicas, verifica el monto de la contratación de los trabajos a realizar y determina la modalidad correspondiente (expediente técnico). Los turna al SAF para visto bueno. 7 JUIA Realiza la contratación mediante la modalidad correspondiente e informa al responsable de procedimiento de la Unidad Administrativa del inicio de los trabajos a realizar 8 Responsable del Procedimiento en Planteles (RPP) Recibe notificación de los trabajos autorizados y da seguimiento con la finalidad de verificar que se cumple con el catalogo de conceptos y con las especificaciones requeridas Los trabajos cumplen? 8.1 No. Solicita al contratista o proveedor realice trabajos de acuerdo a lo especificado en el catálogo de conceptos, e informa al JUIA. 8.2 JUIA Si. Continúa en la actividad No. 9 9 RPP 10 JUIA Mantenimiento Menor a la Infraestructura Realiza el acta de entrega recepción de los trabajos de mantenimiento a la infraestructura e informa al JUIA para el trámite de pago. Envía formato Asignación Presupuestal 30SGCE- PR09-FR01, validado por el área presupuestal de recursos financieros para que proceda el pago. Termina Total de Actividades 10. Nº Área y/o Responsable Descripción de la Actividad Inicia 1 Responsable del Procedimiento en Planteles (RPP) Detecta las necesidades de Mantenimiento, elabora el formato 30SGCE-PR13-FR03 y lo turna a la DG para autorización.

9 Páginas: 9 de Subcoordinador de Administración/SA Jefe de Unidad de Infraestructura y Adquisiciones/ JUIA 3.1 JUIA Recibe formato 30SGCE-PR13-FR03 Control de Solicitudes de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo y lo turna para atención al área de Infraestructura. Recibe y Analiza el contenido de la solicitud verificando que contenga los requisitos técnicos para poder llevar a cabo la gestión del recurso o los trabajos de mantenimiento. Cumple con los requisitos? No. Informa a la unidad administrativa que deberá completar la solicitud 3.2 Si. Continúa Requisita el formato Asignación Presupuestal 30SGCE-PR09-FR01, con la finalidad de 4 JUIA solicitar al área responsable de presupuesto la disponibilidad presupuestal. Existe disponibilidad presupuestal? 4.1 JUIA No. Devuelve la solicitud al área solicitante e informa el motivo por el cual no procede. Regresa a la actividad No JUIA Si. Continúa con la actividad No JUIA Determina especificaciones de la solicitud, verifica el monto para la gestión de los trabajos a realizar. 6 JUIA Realiza la gestión del recurso a través del formato de contratación mediante el Asignación Presupuestal 30SGCE-PR09- FR01, la modalidad correspondiente. 7 JUIA Notifica por escrito a la unidad administrativa la radicación de recurso enviado para la realización de los trabajos de mantenimiento a la infraestructura menor. Recibe recurso e inicia los trabajos 8 RPP correspondientes y notifica al JUIA el inicio de los mismos. 9 JUIA Recibe notificación del inicio de trabajos para su

10 10 de Páginas: RPP seguimiento. Notifica al área de infraestructura mediante oficio anexando el reporte fotográfico de las acciones realizadas. Termina Total de Actividades 10 Gestión de Equipamiento Nº Área y/o Responsable Descripción de la Actividad Inicia Responsable del Procedimiento en Planteles (RPP) 2 SA 3 JUIA 3.1 JUIA Detecta las necesidades de Equipamiento y elabora formato 30SGCE-PR13-FR03 Control de Solicitud de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo y turna a la Dirección General Recibe el formato 30SGCE-PR13-FR03 Control de Solicitud de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo y lo turna para su atención al área de Infraestructura y adquisiciones. Recibe y analiza el contenido de la solicitud verificando que contenga los requisitos técnicos para poder acabo la gestión del equipamiento Cumple con los requisitos? No. Informa a RPP que deberá completar la solicitud. Regresa a la actividad No JUIA Si. Continúa en la actividad No JUIA Determina el catalogo de conceptos o especificaciones técnicas, verifica el monto del equipamiento y determina la modalidad correspondiente (expediente técnico). Inicia el trámite de equipamiento, realiza la gestión de recursos a través del Asignación Presupuestal 5 JUIA 30SGCE-PR09-FR01 y Notifica por escrito al RPP la radicación de recurso enviado para la adquisición del equipo.

11 11 de Páginas: 11 6 RPP Recibe recurso y adquiere el equipo y notifica al área de infraestructura 7 JUIA Recibe reporte y anexa al expediente. Termina Total de Actividades FORMATOS Denominación del Formato Solicitud de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo Programa Anual de Infraestructura y Equipamiento Control de Solicitudes de Equipamiento y Mantenimiento a la infraestructura y equipo. - Código 30SGCE-PR-13-FR01 30SGCE-PR-13-FR02 30SGCE-PR-13-FR03