PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

Transcripción

1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN S.A EMTEL.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Juan Carlos Orozco V. Nombre: Juan Carlos Orozco V. Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Resp. Gestión Administrativa Cargo: Resp. Gestión Administrativa Cargo: Gerente Fecha: 25/10/2017 Fecha: 25/10/2017 Fecha: 25/10/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 25/10/2017 Creación del Documento Juan Carlos Orozco V. Página 2 de 10

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS Página 3 de 10

4 1. OBJETIVO Realizar actividades para la capacitación y entrenamiento del personal de la empresa de telecomunicaciones de Popayán S..A EMTEL E.S.P, a través de la generación de conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para el logro de un desempeño eficaz con el fin de incrementar las competencias individuales, y de esta manera contribuir al cumplimiento de la misión visión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todo el personal de EMTEL, inicia en la planificación, organización, ejecución, evaluación y llega hasta el seguimiento de las actividades de capacitación con el fin de proporcionar formación a los colaboradores que permita mejorar su desarrollo, desempeño laboral, y su calidad de vida. 3. DEFINICIONES Capacitación: Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el desempeño laboral y personal en el cargo. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Conocimientos esenciales: Aquellos que son necesarios para el desempeño de cada cargo y que están definidos en el formato de descripción de cargos. Desarrollo de competencia: Es el proceso para suministrar y desarrollar conocimientos, habilidades, comportamientos y aptitudes para cumplir los requisitos. Destrezas: Habilidades, arte o propiedad con que se hace algo. Entrenamiento: Proceso que le permite al colaborador conocer las responsabilidades que asumirá en su nuevo cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él. Formación: entrenamiento que se orienta a la creación de valores y actitudes para permitir a las personas interrelacionarse dentro del marco socio-laboral y mejorar el ambiente de trabajo. Habilidad: Facilidad o destreza que se desarrolla a través del entrenamiento o experiencia. Página 4 de 10

5 Inducción: Proceso de capacitación y educación que se le da al empleado, antes de ingresar a laborar en la empresa por primera vez, cuyo fin es de acondicionarlo, sensibilizarlo y motivarlo en los temas de Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad, para lograr así una mejor adaptación y una mayor responsabilidad. Re inducción: proceso de capacitación que se realiza y tiene como objetivo el de recordar y refrescar los conocimientos dados en la inducción inicial a los empleados antiguos. Necesidades de capacitación: se definen como los requerimientos de capacitación del personal sobre información, conocimientos, habilidades y/o destrezas, que requiere para el adecuado desarrollo de sus actividades. Plan de Capacitación y entrenamiento: documento que contiene las necesidades de capacitación identificadas, los objetivos y metas de la capacitación; asi como la planeación cronológica de ejecución de los cursos de capacitación. Evaluación del curso: Documento diligenciado por cada uno de los asistentes a una capacitación, con el fin de conocer su grado de satisfacción del mismo, y tomar las acciones necesarias sobre los hallazgos que se recolecten de este registró. Programa de formación: Documento que lista los temas que son requeridos para los cargos que inciden en la calidad del servicio. 4. CONDICIONES GENERALES La Identificación de la necesidad de capacitación, entrenamiento y desarrollo se realiza una vez al año, después de haber revisado el cumplimiento del plan de capacitación y entrenamiento y la efectividad de las actividades realizadas durante la vigencia del mismo. Durante el año se realizan revisiones del plan de capacitación, cada vez que se requiera revisar parcialmente los resultados del programa de capacitación o cuando un responsable de proceso lo requiera para cambios o adiciones que se consideren viables. Toda capacitación o entrenamiento debe estar aprobado y monitoreado por el responsable de cada proceso y el Responsable de Gestión administrativa. Toda capacitación programada por la Empresa es de obligatoria asistencia, en caso de no poder asistir se debe diligenciar el formato FR.11_Justificación_de_Inasistencia_Capacitación y este debe estar firmado por el jefe inmediato. Página 5 de 10

6 El plan de capacitación y entrenamiento se puede realizar con facilitadores tanto internos como externos El proceso de Gestión administrativa () será el encargado de coordinar todas las capacitaciones que se realicen para el personal colaborador. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad Responsable REALIZAR EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Registro Documento El personal del subproceso de talento humano encargado de la capacitación y/o entrenamiento, anualmente realiza el levantamiento de la información para la identificación de necesidades de capacitación y entrenamiento para cada uno de los colaboradores de EMTEL., se debe diligenciar el FR.07_Necesidades Capacitación por Proceso 1 Esta información se obtiene a través de las siguientes fuentes: Competencias establecidas en el perfil de cargos Colaborador de FR.07_Necesidade scapacitaciónporpr oceso Acciones correctivas y de mejora Requerimientos presentados por el jefe inmediato, de acuerdo con el desempeño observando o atendiendo cambios de la empresa. 2 ESTRUCTURAR PLAN DE CAPACITACIÓN una vez se ha levantado la información correspondiente a las necesidades de capacitación en personal de talento humano se consolida la información recolectada y se estructura el plan de capacitación, se realiza una reunión en la que participan el Responsable de Gestión administrativa y los - Responsables de procesos Plan de Capacitación FR.04_Listado_de_ Página 6 de 10

7 responsables de cada uno de los procesos con el objetivo de revisar el plan estructurado. asistencia GENERAR PLAN DE CAPACITACIÓN 3 Con el insumo de las necesidades de capacitación por proceso, el responsable del proceso de Gestión Administrativa genera el plan de capacitación y entrenamiento para el personal de EMTEL, el cual debe ser aprobado por el Gerente. Para las capacitaciones que no se encuentra establecidas en el plan de Capacitación se debe realizar la solicitud a Talento humano mediante el formato FR.08_SolicitudOrganizaciónCapacitación. Plan de Capacitación aprobado FR.08_SolicitudOrg anizacióncapacitac ión ELEGIR PROVEEDOR DE CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO 4 Para la escogencia del proveedor de la capacitación y/o entrenamiento, el Responsable de Gestión Administrativa realiza un comparativo entre los proveedores, donde se evalúa la acreditación de la empresa oferente en la materia y la idoneidad del capacitador. Se realiza comparativo de cotizaciones diligenciando el FR.78_Comparativo_de_Cotizaciones donde nos da un resultado del proveedor más recomendable. FR.78_Comparativ o_de_cotizaciones En caso de que se vaya a realizar una capacitación orientada por un EMTEL se debe dar instrucciones necesarias para la ejecución del curso. 5 SOLICITAR A LA EMPRESA QUE VA A CAPACITAR O AL INSTRUCTOR, LOS DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LEY PARA EL TRÁMITE DE LA CUENTA El personal Gestión Administrativa, se contacta telefónicamente y mediante correo electrónico con los oferentes, para solicitarle: El registro de la cámara de comercio (vigente), La copia de la Cédula del representante Correo Electrónico Página 7 de 10

8 legal de la Empresa, el Nit, y el Rut. ELABORAR LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA LA CAPACITACIÓN. 6 El personal Gestión Administrativa elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal para la firma del Subgerente administrativo y Financiero, este oficio va dirigido al personal de presupuesto, registrando los datos concretos del proveedor tales como: nombre de la Empresa capacitadora o del facilitador, NIT, nombre del curso, cuántos integrantes asistirán, objetivo del curso, el valor de la capacitación y la forma de pago. Se anexan los documentos exigidos por ley, previamente enviados a ésta dependencia por la Empresa capacitadora. GF.FR.01_Solicitud de Disponibilidad COORDINAR LOGISTICA DEL EVENTO 7 Para las actividades de capacitación y entrenamiento que se realicen en EMTEL, el proceso de Gestión Administrativa ( ) coordinara los facilitadores, la invitación, material, salas de capacitación y refrigerios. Por lo mencionado anteriormente la solicitud de cualquier capacitación y/o entrenamiento debe realizarse al proceso de Gestión administrativa con mínimo de 30 días de anticipación. FR.08_SolicitudOrg anizacióncapacitac ión 8 NOTIFICAR A CADA TRABAJADOR SOBRE EL ENTRENAMIENTO O CAPACITACIÓN. El personal Gestión Administrativa realiza en Word la notificación de asistencia al evento, entrenamiento o capacitación, a cada uno de los participantes, indicándoles el nombre de la capacitación curso, el día, fecha, y hora. Talento Humano Correo Electrónico / Comunicado Interno El personal de EMTEL convocado a la capacitación es de obligatoria asistencia, en caso de no poder asistir se debe diligenciar el formato FR.11_Justificación_de_Inasistencia_Capacitación y este debe estar firmado por el jefe inmediato. de EMTEL convocado a Capacitación FR.04_Listado_de_ asistencia FR.11_Justificación _de_inasistencia_c Página 8 de 10

9 apacitación 9 REALIZAR EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Realizar evaluación de la capacitación diligenciando el formato FR.09_Evaluacion Capacitación. FR.09_Evaluacion Capacitación 10 RECEPCIÓN DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA O APROBACIÓN DE LA FORMACIÓN. El personal Gestión Administrativa recepciona la copia del certificado de la asistencia o cumplimiento de la formación, el cual es expedido por la firma o tutor del curso. ADJUNTAR A LA HOJA DE VIDA Copia de Certificación del Curso - FR.04_Listado_de_ asistencia 11 El personal Gestión Administrativa adjunta copia del certificado de la capacitación si aplica. Al igual que el soporte de asistencia. Fin de Procedimiento. Copia de certificado/ FR.04_Listado_de_ asistencia 6. ACCIONES CONTINGENTES En caso de que un colaborador se encuentre programado para participar en una capacitación y/o entrenamiento y no pueda asistir, deberá presentar diligenciado el FR.11_Justificación_de_Inasistencia_Capacitación al Responsable del Proceso de Gestión administrativa, mínimo con 5 días hábiles antes de la realización del evento. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos sirven de soporte para ampliar o completar la comprensión de este procedimiento: Plan de Capacitación aprobado Página 9 de 10

10 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: FR.04_Listado_de_ asistencia FR.07_NecesidadesCapacitaciónporProceso FR.09_Evaluación Capacitación FR.11_Justificación_de_Inasistencia_Capacitación 9. ANEXOS N/A Página 10 de 10