EL PAPELRECTORDELARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS

Transcripción

1 FORO: PRINCIPIOSRECTORESYBASESPARAUNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD EL PAPELRECTORDELARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS CONSTITUCIONALES 11 DE JULIO DE 2014

2 PRESENTACIÓN Una de las principales acciones derivadas de la reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información es la de organizar de manera eficiente los archivos públicos para poder cumplir con el derecho fundamental de las personas de acceder a toda la documentación generada por las instituciones gubernamentales. Así, los archivos públicos cobran especial relevancia, porque para poder dar acceso a la información es necesario que exista la información. Con el fin de lograr una normatividad homogénea en todo el país, el Congreso determinó la creación de una Ley General de Archivos, que establezca altos estándares para la observancia de todos los poderes y niveles de gobierno.

3 ESCENARIO ACTUAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Los archivos no son prioridad para las instituciones públicas. Toda vez que los archivos son el testimonio de la gestión de gobierno, muchas veces son destruidos, saqueados o desintegrados para no dejar constancia de las acciones realizadas. No existe una cultura de la organización ni una política pública institucional en materia archivística para dar un adecuado tratamiento a los expedientes públicos. Los espacios físicos en donde se almacenan los documentos no son apropiados para su conservación. El personal asignado para el manejo de archivos no está capacitado y tampoco tiene vocación de servicio para esta área (los castigados). No se han aprovechado por completo las tecnologías de la información para solucionar la problemática de los archivos.

4 PROBLEMÁTICA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN La desorganización e inadecuada administración de los archivos deriva en lo siguiente: Número excesivo de declaración de inexistencia de la información, muchas veces sin elaborar el acta correspondiente. Una gran parte de las respuestas que declaran la inexistencia de la información derivan en recursos de revisión. No se realizan búsquedas exhaustivas de los documentos en todas las unidades administrativas que pudieran contener la información. Entrega de la información pública fuera de los tiempos que marca la Ley. Prevenciones a las solicitudes para requerir más datos que ayuden a la localización de la información, lo que retrasa el proceso de entrega. Algunas veces se realiza la prevención esperando que el solicitante no la atienda. Número elevado de recursos de revisión sobreseídos por entrega tardía de la información.

5 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes de información pública y datos personales Año Total de solicitudes Total de respuestas Total de respuestas de inexistencia % de declaración de inexistencia , ,142 8, , ,714 7, , ,332 7, , ,017 6, de julio de ,461 68,392 3, El promedio de porcentaje de declaración de inexistencia de la información es: En promedio, el número de respuestas con declaración de inexistencia de la información es: 6.6% 7,445

6 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes AÑO Respuestas a solicitudes de información pública Total de respuestas N de inexistencia % de inexistencia Respuestas a solicitudes de datos personales Total de respuestas N de inexistencia % de inexistencia ,353 7, ,802 1, ,737 6, ,966 1, ,915 5, ,417 1, ,411 5, , de julio de ,290 3, , TOTAL 412,706 28, ,887 5,

7 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Sujetos obligados con mayor número de declaraciones de inexistencia de la información (enero 3 de julio de 2014) Sujeto obligado Solicitudes de Información Pública Número de respuestas Número de declaraciones de Inexistencia % de declaración de inexistencia Solicitudes de Acceso y Corrección de Datos Personales Número de % de Número de declaraciones declaración respuestas de de Inexistencia inexistencia Instituto Mexicano del Seguro Social 5, , Comisión Federal para la Protección Contra Riesgos 1, Sanitarios Secretaría de la Función Pública 1, Pemex Exploración y Producción 1, Comisión Nacional del Agua 1, Procuraduría General de la República Servicio de Administración Tributaria Comisión Nacional Bancaria y de Valores 1,

8 REFORMA CONSTITUCIONAL Artículo 6, apartado A, fracción I: ( ) Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, laley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información. Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.

9 REFORMA CONSTITUCIONAL Artículo 73. El Congreso tiene facultad: Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales reglamentarias que desarrollen los principios y bases en materia de transparencia gubernamental, acceso a la información y protección de datos personales Fracción XXIX-T: Para expedir la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos

10 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Artículo 1. OBJETO: establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación... Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución. Artículo 3. La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde: I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados.

11 EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) Ley Federal de Archivos (Art. 41) El AGN es un organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Cuenta con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas. Estructura orgánica Dirección de Administración Dirección de Asuntos Jurídicos y Archivísticos Dirección General Dirección de Desarrollo y Normatividad Archivística Dirección de Publicaciones y Difusión Dirección de Tecnologías de la Información Dirección del Archivo Histórico Central Dirección del Sistema Nacional de Archivos

12 SISTEMANACIONAL DE ARCHIVOS (SNA) El artículo 39 de la Ley Federal de Archivos dice que: El SNA es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los privados y los del sector social, para la gestión, preservación y acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales. El artículo 40 de la Ley Federal de Archivos dice que: El SNA se integra por los archivos del Poder Ejecutivo Federal, el Poder Judicial de la Federación, el Poder Legislativo Federal, los organismos constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones territoriales, las universidades e instituciones de educación superior, los archivos privados declarados de interés público, y aquellos archivos privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten aplicar sus directrices.

13 CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS (CGA) Artículo 35 de la Ley Federal de Archivos El CGA es un órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional. Artículo 36.- Atribuciones del Consejo (entre otras): Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta Ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal. Establecer las directrices o criterios nacionales para el funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo. Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno.

14 CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS Artículo 36.- Atribuciones del Consejo (entre otras) continuación: Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la cooperación e integración de los archivos. Promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales. Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su preservación. Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de información esencial, y de los históricos como parte fundamental de la memoria colectiva

15 CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS Artículo 37.- Integración del Consejo: Director general del AGN (presidente del Consejo) Un representante del Poder Ejecutivo Federal. Un representante del Poder Judicial Federal. Dos representantes del Poder Legislativo Federal. Un representante de cada uno de los siguientes órganos constitucionales autónomos: Banco de México, CNDH, INE, INEGI e IFAI. Un representante de los estados y del DF. Un representante de los municipios. Un representante de los poderes judiciales estatales y del DF. Un representante de los poderes legislativos estatales y del DF. Un representante de los institutos o consejos de transparencia estatales y del DF (nombrado por la COMAIP). Un representante de la ANUIES. Un representante de la Red Nacional de Archivos de Educación Superior. Un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas.

16 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS La Ley General de Archivos deberá ser muy específica en su contenido para establecer altos estándares en la gestión y administración de los archivos; por lo tanto, con respecto al texto de la Ley Federal de Archivos, se deberá considerar lo siguiente: El AGN deberá evolucionar hacia un organismo rector de la archivística nacional con mayor capacidad jurídica para vigilar la aplicación de la Ley General y la Ley Federal, y para desarrollar las directrices que deberán observarse a nivel nacional. A raíz de las recientes reformas constitucionales, el AGN está obligado a tomar un protagonismo nacional para impulsar la actividad archivística en todo el país, posicionar los archivos institucionales en el nivel de importancia que les corresponde y conducir la modernización de la gestión y administración de los archivos públicos.

17 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Evaluar el cumplimiento de la Ley General y las leyes federal y estatales. Generar indicadores para medir la observancia de la normatividad en la materia. Utilizar las tecnologías de la información para la digitalización de los archivos, y la creación de plataformas informáticas para la sistematización y control de los archivos. Instituir medidas para evitar la declaración de inexistencia de la información.

18 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Sancionar la destrucción de los archivos. Desarrollar un sistema de capacitación integral en materia archivística para los servidores públicos de los sujetos obligados. Desarrollar recursos humanos especializados en materia archivística, con vocación de servicio (implementar el servicio profesional de carrera). Dictar los lineamientos para normar la asignación de espacios físicos adecuados para el almacenamiento de los archivos.

19 CONCLUSIONES El contenido de la Ley Federal bien puede ser la base para la elaboración de la Ley General de Archivos, enriqueciendo el texto con disposiciones de las leyes estatales. Algunos de los principios, conceptos y procedimientos tendrán que ampliarse y adecuarse para que puedan aplicar a todo el universo de sujetos obligados en todo el territorio nacional. Es de vital importancia que la Ley General sea muy específica en sus regulaciones, a fin de evitar vacíos normativos e interpretaciones sesgadas. La Ley General aplicará para todas las instituciones públicas del país, por lo tanto, será necesario que el Archivo General de la Nación, como rector de la archivística nacional, se convierta en un organismo con mayor capacidad jurídica e institucional para vigilar el cumplimiento de esta nueva Ley.