CONTROL DE CAMBIOS. Fecha de la Modificación. Sección y/o página. Versión. Descripción de la modificación RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO

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4 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación

5 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...5 CARACTERIZACIÓN...6 RESPONSABILIDADES...8 PROCEDIMIENTO...9 FLUJOGRAMA FORMULARIOS

6 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 OBJETO Describir el procedimiento para la recepción de bienes adquiridos por la Institución y su ingreso en el sistema respectivo. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción del bien y culmina con codificación del mismo. NORMATIVA Legislación Vigente: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. Normativa de Origen Externo: Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la Superintendencia de Compañías. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de Compañías. Código de ética. 4

7 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 GLOSARIO Administración de Bienes.- Custodia de activos fijos, bienes de control administrativo y de existencias para consumo interno. Activos Fijos.- Bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone una entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros. Bienes Inmuebles.- Activo de larga duración que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Bienes Muebles.- Activos fijos de carácter relativamente perdurable que pueden ser transportados de un lugar a otro y que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Bienes no Depreciables (Control Administrativo).- Bienes cuyo valor de adquisición es menor de 100 dólares. Suministros.- Materiales de consumo que facilitan el desarrollo de las funciones de los servidores, por ejemplo: papel, plumas, etc. CUR.- Comprobante Único de Registro. Inventario.- Control de bienes que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén, por medio de un registro detallado donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas. Vida Útil.- Número de años que se espera puede utilizarse satisfactoriamente el activo. Valor Residual.- Valor neto estimado de un activo, una vez que haya perdido su valor tras haber sido utilizado durante su vida útil. Codificación.- Número o símbolo distintivo que se anota en una cuenta que sirve como medio o índice para distribuir una clase de partidas de otras. Entrega Recepción.- Participación de dos o más servidores o personas jurídicas en la entrega recepción de bienes. Habrá lugar para los casos de compra, venta, permuta, transferencia y cuando el servidor encargado sea remplazado por otro. 5

8 CARACTERIZACIÓN 6

9 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 29/07/13 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: María Gabriela García SUBPROCESO: Bienes y Suministros APROBADO POR: Ing. Jéssica Ramírez PROCEDIMIENTO: Receptar e ingresar bienes al inventario CONTROLES INDICADORES: - Registro de Bienes en el sistema NORMATIVA: - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Proveedores del bien - Bien adquirido por la Institución RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO - CUR de Pago - CUR de Devengado - CUR de Compromiso - Solicitud de Pago - Factura - Proforma - Nota de Ingreso CLIENTES Jefatura de Bienes Jefatura de Caja TECNOLOGICOS: HUMANOS: - Sistema de Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo - Sistema de Bienes de Consumo Interno - Jefe de Bienes o quien haga sus veces - Jefe de Adquisiciones o su delegado - Administrador del Contrato - Miembros de la Comisión para la recepción del bien - Jefe de Caja RECURSOS

10 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABILIDADES JEFE DE BIENES Administrar las actividades relacionadas con los bienes de la Institución de su correspondiente oficina. Participar en la entrega - recepción de los bienes y demás suministros adquiridos por la Institución. Controlar que se mantengan actualizados los registros de existencias de los bienes de la Institución. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES Administrar los bienes de su oficina y coordinar con la correspondiente Unidad Ejecutora. Controlar el adecuado mantenimiento y conservación de los bienes institucionales. Remitir a la Jefatura de Bienes correspondiente, los informes mensuales de bienes. JEFE DE CAJA Remitir los CUR de pagos generados más la documentación soporte al Jefe de Bienes para el ingreso de los bienes adquiridos en el sistema. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Coordinar con la comisión de la Institución para la recepción del bien. COMISIÓN PARA LA RECEPCIÓN DEL BIEN Recibir el bien y verificar que sus características técnicas estén de acuerdo a lo establecido en el contrato y documentación soporte. Elaborar el Acta de Entrega Recepción.

11 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 PROCEDIMIENTO ADMINISTRADOR DEL CONTRATO 1. En caso de bienes adquiridos bajo la modalidad de contrato: 1.1. Coordina con la comisión de la Institución para la recepción del bien. COMISIÓN PARA LA RECEPCIÓN DEL BIEN 1.2. Recibe el bien y revisa que su estado, cantidad y características técnicas estén de acuerdo al objeto del contrato y documentación soporte Suscribe el Acta Entrega - Recepción. Continúa a la actividad 3. JEFE DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 2. En caso de bienes adquiridos sin la modalidad de contrato: 2.1. Recibe el bien con un delegado de la Jefatura de Adquisiciones o quien haga sus veces Revisa el estado del bien y verifica que las características técnicas y cantidades sean las requeridas Firma la recepción del bien. 3. Ingresa el bien a bodega. JEFE DE CAJA 4. Remite al Jefe de Bienes los CUR de pagos, en el momento en que son generados, más la documentación soporte. JEFE DE BIENES 5. Recibe y revisa los CUR de pago con su respectiva documentación soporte. 6. Ingresa el bien al sistema Control de Activos Fijos - Bienes de Control Administrativo o al sistema Bienes de Consumo Interno, según sea el caso Registra el número de CUR, descripción del bien, fecha, valor y proveedor; el sistema genera automáticamente la nota de ingreso. 9

12 RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/ Una vez registrado el ingreso, en caso de activos fijos y bienes de control administrativo, el sistema genera automáticamente la nota de egreso por cada pago efectuado. 7. Imprime la Nota de Ingreso. 8. Adjunta la nota de ingreso a la documentación. 9. Codifica el bien. 10. Devuelve la documentación al Jefe de Caja para su archivo. JEFE DE CAJA 11. Archiva la documentación. FIN DEL PROCEDIMIENTO 10

13 FLUJOGRAMA 11

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15 FORMULARIOS 13

16 Comisión para la Elaboración y Suscripción de Acta Entrega Recepción COMISIÓN PARA ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DE ACTA ENTREGA - RECEPCIÓN BIEN A SER RECIBIDO Bienes por Contrato MIEMBROS DE LA COMISIÓN Administrador del Contrato y/o Jefe de la Unidad Administrativa que tenga relación con el grupo de bienes a ser recibidos, o su delegado Técnico que no haya participado en el proceso de ejecución del contrato Contratista o su representante Administrador del Contrato y Fiscalizador de Obras Obras Contratadas Jefe de la Unidad Administrativa que tenga relación con el grupo de bienes a ser recibidos, o su delegado Técnico que no haya participado en el proceso de ejecución del contrato Contratista o su representante Ediciones o Publicaciones Contratadas Jefe de imprenta cuando sea requerido Administrador del Contrato y/o Jefe de la Unidad Administrativa que tenga relación con el grupo de bienes a ser recibidos, o su delegado Contratista o su representante

17 ACTA ENTREGA RECEPCIÓN ADMINISTRACIÓN DE BIENES FECHA: PROYECTO: CONTRATISTA: EN EL PRESENTE DOCUMENTO SE DEJA CONSTANCIA EL INGRESO A BODEGA DE LOS BIENES QUE SE DETALLAN A CONTINUACIÓN, LOS MISMOS QUE CORRESPONDEN A UNA ENTREGA PROVISIONAL DEL CONTRATO NOMBRE DEL CONTRATO : ARTICULO DESCRIPCION NUMERO DE PARTE MARCA CANTIDAD NO. DE SERIE (*) Se anexa copia de guía de remisión No. Número de Guía y anexos, con firmas de recepción correspondientes. LOS BIENES SERÁN INGRESADOS AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS Y CODIFICADOS, UNA VEZ QUE SE CUMPLA CON LA LEGALIZACIÓN DEL ACTA ENTREGA DEFINITIVA Y PAGO RESPECTIVO. PARA CONSTANCIA DE ESTA GESTIÓN FIRMAN A CONTINUACIÓN: NOMBRE: ADMINISTRADOR DE BIENES NOMBRE: SUPERVISOR DEL CONTRATO

18 NOTA DE INGRESO