ÍNDICE. Procedimiento para Contratación Pública y Pago a Proveedores PRO-DCP-001. Pág. 3 de 28
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- Ignacio Navarro Castellanos
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3 ÍNDICE. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL REGLAS INTERNAS PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta, Consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) PROCEDIMIENTO DE PAGO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS DIAGRAMAS DE FLUJO DIAGRAMA DE FLUJO ÍNFIMA CUANTÍA DIAGRAMA DE FLUJO CATALOGO ELECTRÓNICO DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE PAGO DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS Pág. 3 de 28
4 . IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DESARROLLO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN INSTITUCIONAL CONTRATACIÓN PUBLICA PUBLICA Procedimiento para contratación pública y pago a PROCEDIMIENTO proveedores ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO Regular los procedimientos internos a seguir en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo (GAD) para realizar las contrataciones o adquisiciones que permitan viabilizar el cumplimiento de sus propósitos, en conformidad con la normativa establecida en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, Resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, así como las resoluciones internas que emita la máxima autoridad enmarcadas en la ley. 3. ALCANCE Este procedimiento inicia desde que una dirección o área solicita la contratación de obras, consultoría, bienes o servicios a la Dirección de Contratación Pública, hasta la ejecución de la contratación y pago al proveedor. 4. BASE LEGAL Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y Resoluciones emitidas. Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas 402 Administración Financiera - PRESUPUESTO Responsabilidad del control La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que: Pág. 4 de 28
5 . La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos; 2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias Control previo al devengado Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente; 3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos; 5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos; 6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso 7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Resolución SERCOP Título V, capítulo V, Casuística del uso del procedimiento de ínfima cuantía Art. 0 Fase Contractual y de Ejecución.- En fase contractual y de ejecución de los procedimientos de contratación pública se publicaran en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica los siguientes documentos considerados como relevantes:. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos habilitantes de ser pertinente; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento) 2. Contratos modificatorios; en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad a lo establecido en el artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 3. Contratos complementarios, en caso de haberse celebrado acorde con los dispuesto en el Capítulo VIII del Título IV de la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, con su respectiva certificación de disponibilidad presupuestaria; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 4. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este hecho, corren los plazos de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento). 5. Ordenes de cambio, de haber emitido;( Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 6. Documentos suscritos por las partes respecto a diferencias en cantidades de obra, de haberse emitido; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 7. Documento de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación de ser el caso; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 8. Garantías presentadas a la firma del contrato; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento). 9. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva, debidamente suscritas, según sea el caso; (Responsable: Administrador de Contrato / Contratación Pública (Acta Recepción Definitiva). La negrilla es del procedimiento). 0. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 2. Actos administrativos de sanción y multas; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 3. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado; y8, (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). 4. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación. (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento). En el caso de que la entidad contratante pretender terminar unilateralmente un contrato y previo a emitir la resolución correspondiente, deberá publicar la notificación efectuada al contratista conociéndole el termino de diez (0) días para que justifique la mora o remedie el incumplimiento, junto con los informes económico y técnico referentes al cumplimiento de las obligaciones de la entidad contratante y del contratista. De no justificar o remediar el incumplimiento, la entidad contratante subirá al Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica la resolución de terminación de unilateral del contrato, así como la declaratoria de contratista Pág. 5 de 28
6 incumplido, sin perjuicio de la notificación que deba efectuar al contratista. En caso de terminar el contrato por mutuo acuerdo se publicara el documento correspondiente que avale dicha terminación. Toda la información relacionada con la fase contractual y de ejecución deberá publicarse antes de finalizar el procedimiento en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública. Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno: Art Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en este reglamento. Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención. Resolución POR5ALCRES07 Resolución POR5ALCRES037 Resolución POR5ALCRES06 Resolución POR4ALC-RESO-028A Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003 Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003A Resolución ampliatoria N.003 B de la Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003 Y demás resoluciones emitidas por la máxima autoridad en conformidad con la Ley. 5. REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos servidores o quien haga sus veces será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. c) Los procesos de pago por la contratación de obras, consultorías, bienes o prestación de servicios, además de observar lo definido en este documento, cumplirán a lo establecido en el COOTAD, en Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y en la normativa legal vigente que corresponda. d) Los tiempos definidos para las actividades de procedimientos corresponden a días laborables. e) El Director de Contratación Pública será el responsable de velar para que los procesos de contratación fluyan en todas sus etapas desde la solicitud hasta su finalización (pago a proveedores y finalización en el SERCOP), para lo cual generará los reportes necesarios del sistema e indicadores del caso (semanales) para la Directora de Servicios Institucionales, y gestionará las medidas correctivas pertinentes ante incumplimientos o eventualidades. f) Cuando la oferta económica presentada por el oferente seleccionado es mayor al presupuesto referencial, el presidente de la comisión técnica o el delegado de la máxima autoridad, según corresponda, requerirá al Coordinador de Presupuesto el reajuste de la partida presupuestaria. Pág. 6 de 28
7 g) El área requirente deberá solicitar, al Alcalde o su delegado, la asignación de un técnico para que intervenga en los procesos de recepción definitiva de bienes, servicios, consultorías y obras. (En la actualidad el delegado para asignar el técnico para recepción definitiva de bienes, servicios y consultorías es la Directora Corporativa de Servicios Institucionales, y el delegado para asignar un técnico para la recepción definitiva de obras es el Director de Obras Públicas). h) El Director de Contratación Pública será el responsable, para todo proceso de contratación, de la publicación de la documentación en el Portal Institucional del SERCOP, para lo cual deberá utilizar el CHECK LIST de publicación establecido en el ANEXO PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD a) Responsables de la ejecución: Directores de área, Director y servidor(es) responsable(s) de Contratación Pública, Director Financiero, Coordinador de Presupuesto, Guardalmacén, Ordenador de Gasto, Procurador Síndico Municipal, Ordenador de Pago, Tesorero, Coordinador de Contabilidad. b) Responsables del Control y Supervisión:Director de Contratación Pública c) Distribución: La realizará la Dirección General de Planificación a toda la Institución, mediante correo electrónico. El Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 7. DEFINICIONES PGE: Presupuesto General del Estado (del año fiscal en curso) Sistema de trámites: Sistema de gestión de trámites municipales del GAD Portoviejo. Dirección o área Aprobatoria Especializada: Se define al área que por su especialidad y conocimientos autorizará el pedido. Por ejemplo, para requerir equipo informático, será la Dirección de Informática la que autorice el requerimiento. Comprobante de Diario: Registro de entrada contable que jornaliza una transacción. Transacción de Cartera: Es un medio de registro de un anticipo de fondo, una cuenta por cobrar y/o una obligación de pago. SUIA: Sistema único de información ambiental, del Ministerio de Ambiente, que permite obtener el registro o licencia ambiental. Comisión Técnica: Es el órgano técnico designado por la Máxima Autoridad de una dependencia u órgano público, con la finalidad de analizar y evaluar las ofertas presentadas y los documentos adjuntos; su creación y conformación se la hará de acuerdo a la naturaleza del objeto de la contratación. En conformidad con lo que señala el Reglamento General de la Ley Orgánica Del Sistema Nacional de Contratación Pública : Art. 8.- Comisión Técnica.- Para cada proceso de contratación de:. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; y, 4. Cotización, se conformará la correspondiente Comisión Técnica. Delegado: Es la persona que representa a la Máxima Autoridad en los siguientes procesos: - Subasta inversa cuyo presupuesto referencial sea igual o inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del Presupuesto Inicial del Estado. - Contratación directa consultoría - Menor Cuantía - Régimen Especial En conformidad con lo que señala la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública : Art. 6.- Definiciones.- 9a.- Delegación.- (Agregado por el Art. de la Ley. s/n, R.O. 00-2S, 4-X-203).- Es la traslación de determinadas facultades y atribuciones de un órgano superior a otro inferior, a través de la máxima Pág. 7 de 28
8 autoridad, en el ejercicio de su competencia y por un tiempo determinado. Son delegables todas las facultades y atribuciones previstas en esta Ley para la máxima autoridad de las entidades y organismos que son parte del sistema nacional de contratación pública. 8. PROCEDIMIENTOS 8. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA Actividad Documento Responsable Tiempo Elabora las especificaciones técnicas, TDR o Resumen Ejecutivo. Solicita la contratación o adquisición en el sistema de trámites, escanear especificaciones técnicas o TDR (FORMATO ). Si es obra escanea la Ficha Ambiental e incluye medidas de mitigación en el Resumen Ejecutivo 2 Requiere autorización del área especializada (por ejemplo tecnología, vehículos, etc.)? SI: Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud y despacha el trámite NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: Paso 3 3 Contratación aplica por ínfima cuantía? SI: Asigna Analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el proceso de contratación aplicable. 4 Solicita cotización (es) a proveedores. Realiza el estudio de mercado (cuadro comparativo de ofertas), preselecciona la mejor oferta y envía para autorización del Director de Contratación, por razones de oportunidad se puede requerir una sola cotización - Resolución POR4ALC-RESO-028A. 5 Está de acuerdo con el estudio de mercado y proveedores oferentes no adeudan al GAD? SI: Autoriza estudio de mercado o proforma NO: el sistema alerta que el proveedor tiene deudas. El Director, como excepción, podrá autorizar a proveedores morosos, solo cuando este tenga pendiente un reclamo o convenio de pago al día. 6 Realiza el registro de compromiso presupuestario y lo imprime 7 Aprueba compromiso presupuestario y firma 8 Legaliza compromiso presupuestario El tipo de contratación es obra? SI: Paso 3 NO: Paso 4 9 Revisa la documentación y autoriza el gasto. El sistema notifica automáticamente al proveedor elegido (correo), y al Coordinador de Presupuesto. Solicitud, especificaciones técnicas o TDR Certificación de no constar en el Catálogo Electrónico, proformas o cotizaciones, cuadro comparativo de ofertas o estudio de mercado Estudio de mercado, Copia RUC-SRI, Validación SERCOP, Certificado de no adeudar al IESS y/o planilla (de ser el caso) Director de área requirente Director de área, área aprobatoria o especializada Director de Contratación Pública Analista de Contratación Públicas Director de Contratación Pública Compromiso Analista de presupuestario Presupuesto Compromiso Coordinador de presupuestario Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5 Orden de compra de bienes / servicios Directora Corporativa Institucional Pág. 8 de 28
9 0 Registra el proyecto en SUIA para iniciar trámite de certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo. Recepta el recibo, ingresa su número en el SUIA y obtiene el Registro o Licencia ambiental (este CÓDIGO ingresará en el Sistema de Trámites), entrega al contratista para iniciar la obra. Son bienes o servicios? BIENES: Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega Recepción, toma la firma del proveedor, ingresa en el sistema el o los bienes y genera el comprobante de ingreso y el de egreso, cuando corresponde, en el que tomará la firma de la recepción a conformidad del solicitante. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra. SERVICIOS: Certifica la recepción a conformidad del servicio en la Orden de Compra y en la misma firma la orden de pago ahí incluida, deberá adjuntar en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe de ser el caso), y factura entregada por el proveedor Factura, genera Acta de Entrega - Recepción para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados Director de Medio Ambiente o su delegado Guardalmacén 4 Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Director o Jefe de Compra, documentos Unidad Requirente de sustento de ejecución del servicio TIEMPO HASTA OBTENER EL BIEN O SERVICIO 2 Ejecuta procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 4 TIEMPO TOTAL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO Actividad Documento Responsable Tiempo Realiza la "Solicitud de Adquisición o Contratación" Requiere autorización del área especializada? 2 SI: Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud. NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: paso 3 3 Contratación aplica por procedimiento de catálogo electrónico? SI: Asigna un analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el tipo de proceso de contratación aplicable. 4 Revisa en Catálogo electrónico y selecciona el bien o servicio 5 Solicita la certificación presupuestaria 6 Emite la certificación presupuestaria en el sistema e imprimir 7 Aprueba la certificación presupuestaria "Solicitud de Adquisición o Contratación" Certificación presupuestaria Director o Servidor Requirente Director de área aprobatoria especializada Director de Contratación Pública Analista de Compras Públicas Director de Contratación Pública Asistente de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Pág. 9 de 28
10 8 Legaliza la certificación presupuestaria 9 Elabora el "Pliego" con especificaciones técnicas y "Resolución de autorización de compra" por catálogo 0 Revisa y firma el Pliego Está de acuerdo con el Gasto? SI: Aprueba el gasto de la contratación y firma "Resolución de autorización de compra" (Actualmente hasta $50000 aprueba el delegado del Alcalde, montos mayores aprueba el Alcalde). El sistema notifica automáticamente al Coordinador de Presupuesto. NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso. 2 Realiza el registro de compromiso presupuestario 3 4 Aprueba compromiso presupuestario Legaliza compromiso presupuestario 5 Genera la Orden de Compra en el portal del sistema de catálogo electrónico del SERCOP (firma Analista, Director Contratación Pública). 6 Autoriza la Orden de Compra generada en el Sistema de Contracción del SERCOP. Si son BIENES va al paso 7 y 8, cuando son servicios va al paso 9. 7 BIENES: Recepta bienes, factura, Actas de entrega-recepción y demás documentos habilitantes y asigna un servidor de bodega para su ingreso en el Sistema. 8 BIENES: Ingresa los bienes en el Sistema GAD (genera comprobantes de ingresos y egresos) 9 SERVICIO: Certifica la recepción a conformidad del servicio en el Acta de Recepción. Carga en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (Acta, fotos- factura del proveedor e informe de ser el caso). Realizar la solicitud de pago. Certificación presupuestaria Director Financiero Pliego y Resolución de autorización de compra Pliego firmado Analista de Compras Públicas Director de Contratación Pública "Resolución de autorización compra" Alcalde o delegado Compromiso Analista de presupuestario Presupuesto Compromiso Coordinador de presupuestario Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5 Orden de Compra Analista de Compras Públicas Orden de Compra autorizada Alcalde o delegado Factura, Acta de entrega Recepción Comprobante ingresos y egresos firmado Acta de Recepción, factura y documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe, etc.) Guardalmacén /Área requirente 5 Operativo de Bodega Director o Jefe de Unidad Requirente TIEMPO 28 Ejecutar procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 4 TIEMPO TOTAL 42 Pág. 0 de 28
11 No 8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) Actividad Documento Responsable Elabora: Resumen Ejecutivo con especificaciones técnicas o TDR Ingresa la solicitud de adquisición (escanear Resumen Ejecutivo) Si es obra escanea la Ficha Ambiental Ingresa en el sistema el nombre Administrador del Contrato Proyecto es Financiado por el BEDE? SI: Si se dispone del contrato de financiamiento lo escanea e ingresa los siguientes datos: código del contrato, objeto, plazo de ejecución, cuadro de desembolsos (porcentaje, valor, fecha de desembolso), productos del proyecto. En ocasiones por celeridad administrativa podrá iniciarse el proceso contractual sin disponer del contrato, previa la autorización correspondiente, pero se deberá contar con la decisión positiva de crédito por parte del BEDE. NO: Paso 2 2 Emite la certificación presupuestaria en el sistema (de ser obra incluir en el presupuesto los valores de tasas definidos por medio ambiente) e imprime. 3 Aprueba la certificación de disponibilidad presupuestaria. 4 Legaliza certificación presupuestaria 5 Está de acuerdo con el gasto? SI: Autoriza el gasto (actualmente hasta $ autoriza la Directora Corporativa, montos mayores autoriza el Alcalde). NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso. 6 Recepta y revisa la documentación y el resumen ejecutivo (Base Pliegos). Asigna un analista de contratación Resumen Ejecutivo, TDR S, Solicitud Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Resolución de Inicio Dirección o Unidad Requirente Tiempo proceso Analista de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Dirección Financiera Alcalde u 2 Ordenador de Gasto Autorizado Director de Contratación Pública Pág. de 28
12 7 Confirma el tipo de proceso de contratación a realizar Verifica que conste en el PAC; de no constar, se realiza la solicitud reforma al PAC y una vez autorizada por la Directora Corporativa Institucional, se realizará la reforma al PAC. Elabora Resolución de Inicio Ingresa la información del Resumen Ejecutivo al módulo USHAY para generar los pliegos y cronograma del procesos de contratación Publica en el Portal del SERCOP (SOCE) los pliegos, resolución de inicio, certificación presupuestaria y estudios Elabora oficios para designación de la Comisión Técnica y recaba firma de la máxima autoridad. Notifica la publicación del proceso a la Comisión técnica o al delegado, según el caso (7. DEFINICIONES). Recepta ofertas físicas de los proveedores. Entrega ofertas a la Comisión Técnica 8 Es proceso de. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa y el presupuesto es > al por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; 4. Cotización? SI: Comisión elabora el Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). NO: Delegado elabora el Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas Analista de Contratación Comisión Técnica o delegado Tiempo definido en el CUADRO CUADRO 9 Acta de Calificación cumple los requisitos solicitados y recomienda la adjudicación? SI: Sube la calificación en el Portal y elabora Resolución de Adjudicación NO: Elabora Resolución de declaratoria desierta, y devuelve el proceso a la unidad requirente (paso ) para que archive o reinicie el proceso. 0 Está de acuerdo con la Resolución de Adjudicación? SI: Autoriza la Resolución de Adjudicación. NO: Niega la Resolución de Adjudicación. La Resolución de Adjudicación fue autorizada? SI: Sube al Portal del SERCOP la Resolución de Adjudicación, la de delegación y adjudica al proveedor. En el sistema de trámites escanea la Resolución de Adjudicación, el CHECK LIST para la publicación de documentación en el Portal Institucional del SERCOP. Paso 2 NO: Sube al portal la Declaratoria desierto. Paso 2 Realiza el registro de compromiso presupuestario Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas Resolución de Adjudicación Resolución de Adjudicación O declaratoria desierto Compromiso presupuestario Director de Contratación Pública Alcalde 5 Analista de Presupuesto Pág. 2 de 28
13 3 4 Aprueba compromiso presupuestario Legaliza compromiso presupuestario 5 Contratación requiere garantías? SI: Recibe garantías del proveedor NO: paso 6 6 Elabora Contrato Recepta firma del proveedor 7 Firma contrato y garantías. El tipo de contratación es obra? SI: Paso 8 NO: Paso 9 8 Registra el proyecto en SUIA para iniciar la certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo Recepta el recibo e ingresar su número en el SUIA y obtener el Registro o Licencia ambiental, entregar al contratista para iniciar la obra Ingresa el CÓDIGO SUIA en el sistema de Gestión de Trámites. 9 Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada (de ser el caso), envía las garantías a Tesorería, con memo. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) Notifica a Contratación Pública (automáticamente). Compromiso presupuestario Coordinador de Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5 Garantías Contrato Contrato y Garantías Certificación, Registro o Licencia Ambiental 20 Registra y custodia Garantía Tesorera 2 Registra el nombre del administrador de contrato y fiscalizador, en caso de que contratación tenga fiscalización Registra si la contratación contempla otorgamiento de anticipo. Inicia el Procedimiento de Pago. 22 Sube el contrato y garantías del caso al PORTAL INSTITUCIONAL DEL SERCOP. Genera la clave de administrador del contrato e informarle por correo electrónico al Administrador Una vez finalizado el proceso de contratación, verifica que la información ha sido cargada correctamente por el administrador del contrato y finaliza el proceso en el Portal Institucional del SERCOP. Solicitud de Pago Procurador Síndico Municipal 5 Procurador Síndico 3 Municipal Alcalde 3 Director de Medio Ambiente o su delegado Procurador Síndico Municipal o su delegado Director requirente Director de Contratación Pública TIEMPO (No incluye el tiempo de otras actividades del procedimiento contratación pública) Pág. 3 de 28
14 ACTIVIDAD CUADRO : Tiempos de Contratación Pública por actividad SUBASTA INVERSA MENOR CUANTÍ A OBRA MENOR CUANTÍA SERVICIO COTIZAC IÓN LICITACIÓN LICITACIÓN SEGUROS RÉGIMEN ESPECIAL LISTA CORTA CONSULTO RÍA DIRECTA CONSULTO RÍA CONCURSO PÚBLICO FERIA INCLUSIVA PUBLICACIÓN ESPECIAL Actividad Actividad Tiempo total de actividades 7 y Tiempo de otras actividades del procedimiento TIEMPO TOTAL PROCESO DE CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO DE PAGO Actividad Documento Responsable Tiempo Una vez que se ha receptado a conformidad, ya sea: bienes (guardalmacén), o servicios respectivos (unidad requirente), o consultoría u obra (procedimiento revisión y aprobación de planillas); solicita el pago en el sistema de trámites, registrando si se trata de un pago total o anticipo o planillas, y envía el expediente físico de contratación, con la documentación habilitante y la factura al responsable del Control Previo. NOTA: En el caso de que un pago no haya sido iniciado por un aplicativo sistematizado previo, ingresará en el módulo de pago, seleccionará la opción del tipo de pago al que corresponde e ingresará los datos solicitados por el sistema. Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada, Actas de entrega recepción, Comprobantes de ingreso de ser el caso Director o funcionario competente Sube al Portal institucional del SERCOP, la información relevante del proceso de contratación, (en conformidad con el artículo 0 de la Resolución RE-SERCOP ANEXO 2), es decir, en cada pago subirá el Informe de Administrador de Contrato, y obtendrá un print de la pantalla del SERCOP, que lo adjuntará al expediente físico y al sistema de trámites en documento SERCOP como prueba de haberlo elevado al SERCOP. 2 Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO ) Expediente está completo? SI: Envía al autorizador de pago, paso 3 NO: Gestiona con el área requirente la complementación del o los documentos faltantes en el expediente o de ser el caso devolver. Control documentos habilitantes para el pago Administrador de Contrato Analista de Control Previo.5 Pág. 4 de 28
15 3 Está de acuerdo con el pago? SI: Aprueba NO: Devuelve a Control Previo y notifica automáticamente al área requirente. Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada Alcalde o u Ordenador de Pago delegado.5 4 Habilita la ejecución del pago, para lo cual verifica legitimidad de orden de pago, compromiso presupuestario y dispone el registro contable. Director Financiero 2 5 Verifica documentación y asigna analista Coordinador de Contabilidad 6 Documentación del trámite está completa? Comprobante de Analista SI: Es un gasto o un anticipo? diario o transacción Contabilidad GASTO: Crea el comprobante de diario en el de cartera sistema ANTICIPO: realiza la transacción de cartera y registra el número de transacción en el sistema de trámites. NO: Gestiona con el área respectiva la complementación del o los documentos faltantes en el expediente, o de ser el caso, devuelve al área requirente Aprueba el comprobante de diario o transacción de cartera (firmar) Comprobante de diario o transacción de cartera Coordinador de Contabilidad 8 Legaliza del comprobante de diario Director Financiero 9 Recibe el comprobante de diario y asigna analista Tesorera Verifica la documentación y crea el comprobante de egreso Comprobante de egreso Analista de Tesorería 2 Aprueba y firma el comprobante de egreso, genera transferencia de carga al Banco Central Contratación es financiada por el BEDE? SI: Ingresa en el sistema el valor de planilla versus desembolso. Paso 2 NO: Paso 2. Comprob.egreso, transferencia del sistema contable, liquidación del SPI Banco Central Tesorera 2 2 Archiva expediente Comprobante de Responsable de Egreso archivo financiero TIEMPO 4 Pág. 5 de 28
16 8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS Actividad Documento Responsable Tiempo Contrato original requiere contrato complementario, diferencia en cantidades de obra u órdenes de trabajo? CONTRATO COMPLEMENTARIO: Elabora "Informe para requerir la suscripción de contrato complementario" DIFERENCIA EN CANTIDADES: Ejecuta procedimiento diferencia de cantidades. ORDENES DE TRABAJO: : Ejecuta procedimiento de órdenes de trabajo. 2 Solicita la aprobación para iniciar el trámite de un contrato complementario, adjuntando el Informe del Fiscalizador y/o Administrador, relaciona con el contrato original. Informe para requerir contrato complementario Solicitud Administrador de Contrato Director de área solicitante 3 Está de acuerdo? SI: Aprueba elaboración de contrato complementario NO: Devuelve el trámite al requirente. Solicitud aprobada Alcalde 2 4 Contrato genera pagos adicionales? SI: Solicita el compromiso presupuestario. NO: paso 8 5 Realiza el registro de compromiso presupuestario 6 Aprueba compromiso presupuestario 7 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable. 8 Elabora el contrato complementario y recaba firma del contratista Requiere garantías? SI: paso 9. NO: paso 0. Envía al Alcalde el contrato y garantías si es el caso 9 Recepta garantías de buen uso de anticipo y/o fiel cumplimiento Solicitud Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Certificación presupuestaria Contrato Complementario, Garantías 0 Firma el Contrato y garantías si es el caso Contrato complementario Ingresa en el sistema datos generales del contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, envía, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) 2 Registra y custodia garantías Garantías Tesorera 3 Sube el contrato al Portal de Compras Públicas y coordina con el proveedor para la ejecución 4 Si el contrato genera pagos, ejecuta procedimiento de pago. Solicitud de Pago Director de Área solicitante 0.5 Analista de Presupuesto 0.5 Coordinador de 0.5 Presupuesto Director Financiero Procurador Síndico Municipal Procurador Síndico Municipal 3 5 Alcalde 3 Procurador Síndico Municipal Administrador del Contrato Director de área solicitante TIEMPO Pág. 6 de 28
17 8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) Document Tiempo Actividad Responsable o proceso Genera el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia", acompañado del presupuesto referencial (una proforma para bienes o servicios) y el resumen ejecutivo con las especificaciones técnicas, cuando fuere pertinente. 2 Realiza el registro de compromiso presupuestario Formulario de requerimiento de contratación por emergencia Compromiso presupuestario 3 Certificación Aprueba compromiso presupuestario presupuestaria 4 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro Certificación contable. presupuestaria 5 Elabora Certificación de precios unitarios para ratificar proveedor (solo en el caso de bienes) Certificación de precios unitarios 6 Autoriza el gasto en el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia 7 Notifica la adjudicación Monto de la contratación sobrepasa el valor de la ínfima cuantía? SI: paso 8; NO: paso 4 8 Elabora el contrato, recabar firma del contratista Requiere garantías? SI: paso 9 NO: enviar al Alcalde el contrato, paso 0 9 Recepta garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento 0 Firma contrato y garantías si es el caso y envía al Procurador Síndico. Resolución de Adjudicación Contrato, Garantías Garantías Director Área Requirente Analista de Presupuesto Coordinador de Presupuesto Director Financiero Director de Contratación Publica Alcalde o Delegado Director de Contratación Publica Procurador Síndico Municipal Procurador Síndico Municipal Contrato Garantías Alcalde Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, enviar, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) 2 Registra y custodia las garantías Contrato complementario 4 Recepta bienes, servicios u obra con la respectiva Acta de entrega recepción Acta de entrega recepción Procurador Síndico Tesorera Director Requirente y/o Administrador de Contrato/ Guardalmacén 4 Ejecuta procedimiento de pago Solicitud de Pago Director requirente TIEMPO SIN ELABORACIÓN DE CONTRATOS 5 TIEMPO CON ELABORACIÓN DE CONTRATO Pág. 7 de 28
18 8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS En conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, el procedimiento para Reembolso de Gastos se ejecutará por motivos estrictamente justificados, siempre que sean eventos no recurrentes o no planificados, cuyo monto no podrá exceder el máximo de una ínfima cuantía ( del presupuesto general del estado). En el marco de lo señalado en el párrafo anterior, el servidor responsable de una actividad municipal, podrá cancelar, con sus propios recursos o medios, gastos institucionales, y, posteriormente, solicitar su reembolso, cumpliendo los siguientes pasos: Actividad Documento Responsable Realiza la solicitud pago por reembolso de gastos (FORMATO 3), considerando que el gasto ejecutado deberá estar articulado a un objetivo o actividad institucional, previamente autorizado. Adjunta el Comprobante de venta o factura y comprobante de retención, esto último cuando sea agente de retención. Solicitud de Pago por Reembolso de gastos 2 Revisa y confirma el gasto Solicitud de Pago por Reembolso de Gastos 3 4 Genera compromiso presupuestario Aprueba compromiso presupuestaria 5 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable 6 El Reembolso de Gastos, tiene un contrato ya autorizado. (Ejemplo: Telefonía Celular autorizada)? NO: Aprobar el Gasto SI: Paso 7 Compromiso presupuestario Compromiso presupuestario Servidor Solicitante Director de Área Tiempo proceso Asistente de Presupuesto 0.5 Coordinador de Presupuesto 0.5 Compromiso presupuestario Dirección Financiera Solicitud de Pago Alcalde o Delegado por Reembolso de (Directora Corporativa Gastos Institucional) 7 Ejecuta procedimiento de pago Servidor Solicitante 2.5 TIEMPO 5.5 Pág. 8 de 28
19 9 DIAGRAMAS DE FLUJO 9. DIAGRAMA DE FLUJO ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 9 de 28
20 9.2 DIAGRAMA DE FLUJO CATALOGO ELECTRÓNICO Pág. 20 de 28
21 9.3 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN Pág. 2 de 28
22 9.4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE PAGO Pág. 22 de 28
23 9.5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS Pág. 23 de 28
24 9.6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS Pág. 24 de 28
25 0 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FORMULA MEDIO DE Porcentaje de finalización de procesos en tiempos establecidos Porcentaje de adjudicaciones generadas en tiempos establecidos Porcentaje de procesos desiertos por errores de Contratación Pública Administradores de contrato que no cumplen el procedimiento correcto Días definidos en cada procedimiento Días definidos en cada procedimiento 00 % o menos Director Contratación Pública Director Contratación Pública de de 0 % Director de Contratación Pública 0% Coordinador de Contratación Pública (Número de procesos finalizados a tiempo / Total de procesos adjudicados) x 00 (Total de adjudicaciones realizadas en tiempos establecidos / Total de requerimientos recibidos) x 00 (Número de procesos desiertos por errores de la Dirección / Total de procesos de contratación generados) x 00 (Total de administradores que no cumplen el procedimiento correcto / Total de Administradores de contrato) x 00 VERIFICACIÓN Sistema de Gestión de Trámites Contratación Pública Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad. FORMATOS FORMATO -: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN Pág. 25 de 28
26 FORMATO --2: ORDEN DE COMPRA ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 26 de 28
27 FORMATO --3: SOLICITUD DE PAGO POR REEMBOLSO DE GASTOS Pág. 27 de 28
28 ANEXOS ANEXO : Control de documentos habilitantes para pagos por contratación CONTROL DE DOCUMENTOS HABILITANTES PARA PAGOS POR No. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SI Orden y solicitud de pago GADMP206BODMEMO-009 x (305630) 2 Compromiso presupuestario 25 x 3 Informe del administrador de contrato y/o certificación de cumplimiento por parte de la Dirección requirente 4 Factura del Proveedor con fecha actualizada (dentro del mes que se solicita el pago) debidamente llenada y firmada con su x respectiva validación de documento 5 Solicitud de requerimiento x 6 Informe de actividades del mes que solicita el pago con sus respectivos anexos ( ) 7 Certificación bancaria/ estado de cuenta/libreta de ahorro X (Copia) 8 Copia RUC/RUP/CI del proveedor X 9 Acta de Entrega Recepción (proveedor /GAD) X 0 Resolución de proceso X Ingreso - egreso a bodega X 2 Orden de Compra por Catalogo Electrónico X 3 Garantía técnica X 4 Cotizaciones /cuadro comparativo/ certificado de no contar en catalogo/ certificado de no ser adjudicatario fallido 5 Documentos contractuales y precontractuales del proceso de compra por catalogo (copia ) 6 Registro de control de carga de información de avance de contratos (SERCOP) X APLICA NO X x X Proveedor CONTINENTAL TIRE ANDINA SUBTOTAL IVA TOTAL No. De Factura Número de trámite enviado en el Sistema de Control de Trámites ANEXO 2: Chek list para la publicación de documentación en el portal institucional del SERCOP Pág. 28 de 28
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