CAPITULO 2.2 CONFIGURACION DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK. Versión 4.0. Mayo de 2014

Transcripción

1 Página 1 de MANUAL DE CAPITULO 2.2 CONFIGURACION DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK Versión 4.0 Mayo de 2014

2 Página 2 de Por favor haga click encima de cada procedimiento según cliente de correo deseado Outlook Express Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de Firmas Importación de Libretas de Direcciones / Contactos Outlook 2000 Y 2003 Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de Firmas Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos Outlook 2007 Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de las Firmas Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos Outlook Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de la Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de la Firma Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos

3 Página 3 de CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK EXPRESS Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS POR PRIMERA VEZ 1. En Mis Documentos crear una carpeta de correo denominada CORREO NO BORRAR 2. Abrir el Cliente Outlook Express 3. Ir a menú Herramientas, seleccionar Opciones 4. Click en la pestaña Mantenimiento

4 Página 4 de 5. Click en el Botón Carpeta de Almacén 6. Aparecerá la ruta actual del correo, hacer click en el botón cambiar 7. Buscar la ruta donde se creó la carpeta CORREO NO BORRAR y click en el botón Aceptar

5 Página 5 de 8. Cerrar Outlook Express y abrir nuevamente. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo 1. Ir a Menú Archivo, luego Seleccionar Importar y hacer click en Mensajes 2. Aparecerá el Asistente de Importación en el cual hay que buscar y seleccionar Microsoft Outlook 6 y Click en Siguiente

6 Página 6 de 3. Seleccionar Importar correo de un directorio de almacenamiento de OE6 y click en Aceptar 4. Click en Examinar, buscar y seleccionar la carpeta donde están guardados los archivos dbx correspondientes a la copia de respaldo del correo. 2. Click en Examinar 1. Buscar la Carpeta Correo No Borrar

7 Página 7 de 5. Seleccionar Todas las carpetas y click en Siguiente 6. El asistente finalizará y procederá con la migración de los mensajes a las carpetas. 7. Finalmente es necesario reubicar las bases de datos de correo a la carpeta Mis Documentos/ Correo no Borrar como se describe en la sección Creación de Base de datos por primera vez Es normal que al final del proceso confirme si desea sobrescribir la base de datos actual ya que la información está migrada, haga click en aceptar.

8 Página 8 de CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK EXPRESS Ir a Menú Herramientas y seleccionar la opción Cuentas Hacer click en el botón agregar y seleccionar Correo Aparecerá el asistente de configuración de cuentas de correo.

9 Página 9 de En el primer paso, ingresar el nombre completo, después click en siguiente Ingresar la dirección de correo completa:

10 Página 10 de A continuacion ingresar las direcciones de servidor de correo entrante y saliente que pueden ser asi: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Despues ingresar la cuenta de correo completa y la contraseña:

11 click en finalizar: MANUAL DE Página 11 de Al finalizar el asistente regresa nuevamente a la ventana donde esta la lista de cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click a la cuenta recien configurada, por defecto denominada pop.supernotariado.gov.co. en caso contrario, hay que ir nuevamente a menu Herramientas y seleccionar Opciones

12 Página 12 de Seleccionar la pestaña servidores y activar la casilla denominada mi servidor de salida requiere autenticacion como se muestra abajo. Luego, hacer click en la pestaña opciones avanzadas y activar la opcion de mantener una copia de los mensajes en el servidor como aparece a continuacion

13 Página 13 de SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a Menú Herramientas y Seleccionar Opciones En la pestaña general configurar como se muestra a continuacion

14 CONFIGURACION DE FIRMAS Página 14 de Es necesario conectarse a la carpeta de red \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Acceder a ella y copiar un archivo txt denominado por lo general SNR

15 Página 15 de 1. Abrir la Carpeta Mis Documentos / CORREO NO BORRAR Y Pegar dicho archivo 2. abrir el archivo txt SNR NO BORRAR, modificar los datos correspondientes del usuario y guardar los cambios. ir a OUTLOOK Express y click en Herramientas después seleccionar Opciones

16 Página 16 de Buscar y seleccionar la pestaña firmas y luego un poco más abajo Hacer click en el botón nueva 1 Activar la casilla Agregar Firmas a Todos los mensajes salientes Desactivar la casilla No incluir la firma en las respuestas ni en los reenvíos. ir más abajo y Seleccionar el botón opciones avanzadas dentro de

17 Página 17 de opciones avanzadas activar la casilla de la cuenta de correo que aparece allí, luego aceptar Una vez dentro de la ventana de firmas seleccionar la opción archivo y click en el botón examinar

18 Página 18 de Dentro de la ventana de examinar, buscar y seleccionar la firma SNR NO BORRAR guardada previamente en Mis Documentos IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la la ruta de red \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta CORREO SNR Buscar y abrir la carpeta Contactos la cual tiene Dos Archivos Llamados Contactos (Mes y Año) Coma.Txt Y Contactos (Mes y Año) Punto Y Coma.Txt

19 Página 19 de Se requiere copiar y pegar juntos archivos en el escritorio Dentro De Outlook Proceder Así: Ir A Menú Archivo Seleccionar La Opción Importar y hacer click en Otra Libreta De Direcciones Aparecerá Otra Ventana, seleccionar La opción Archivo De Texto (Valores Separados Por Comas)

20 Página 20 de Es necesario buscar los archivos que pegamos en el escritorio, pero Antes debemos seleccionar Abajo la opción Archivo de texto *.Txt Seleccionar Contactos Julio 2010 Coma.Txt Coma Y Click En Aceptar

21 Debe Aparecer Asi Página 21 de Y click en Finalizar. NOTA IMPORTANTE si al seleccionar el archivo Contactos Mes Año Coma.Txt aparece asi Es Necesario Hacer Click En Cancelar, Y Repetir El Proceso Pero Seleccionar El Archivo Contactos Mes Año Punto Y Coma.

22 Página 22 de CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK 2003 Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En Mis Documentos crear una carpeta de correo denominada CORREO NO BORRAR Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control Buscar y abrir Correo Click en el botón Archivos de Datos

23 Click en el botón Agregar Página 23 de Click en Aceptar Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo Buzón (Nombre del Usuario y año) ejemplo: Buzón Juan Lozano 2014 y aceptar

24 Página 24 de Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar Buzón (Nombre de usuario y año) y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar

25 Página 25 de Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo 1. En Mis Documentos verificar que ya este copiada la carpeta denominada CORREO NO BORRAR 2. Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control 3. Buscar y abrir Correo

26 4. Click en el botón Archivos de Datos Página 26 de 5. Click en el botón Agregar 6. Click en Aceptar

27 Página 27 de 7. Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar 8. Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente hacer click en aceptar 9. Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar

28 Página 28 de 10. Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante.

29 Página 29 de CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK 2003 Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta Seleccionar la opción Agregar una nueva cuenta de Correo Electrónico y click en siguiente

30 Página 30 de Seleccionar POP3 y click en siguiente Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co

31 Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: Página 31 de SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Luego hacer click en el botón Más configuraciones nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña Servidores de Salida y activar la casilla mi servidor de Salida requiere autenticación Luego Ir a pestaña avanzadas y activar la opción Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor como se muestra a continuación ( solo para configuración POP)

32 Página 32 de Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón Probar Configuración de la Cuenta. Se abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si ha sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa. Si por algún motivo aparecen errores, por favor verifique que los parámetros hayan sido agregados correctamente, si aun asi el problema persiste, por favor contacte al personal de Soporte Correo

33 Página 33 de Para que todos los mensajes nuevos lleguen al backup creado o restaurado, es necesario ir al menú Herramientas y seleccionar Cuentas de Correo Electrónico Seleccionar Ver o cambiar cuentas de correo electrónico y siguiente

34 Página 34 de En la parte inferior seleccionar la base de datos creada y click en Finalizar SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a menú Herramientas y seleccionar Opciones

35 Página 35 de Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Botón Archivo de Datos Configurar como se muestra a continuación

36 Página 36 de CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf

37 Página 37 de Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones

38 Ir a pestaña Formato de Correo y click en el Boton Firmas Página 38 de Click en botón nuevo

39 Escribir SNR y luego siguiente Página 39 de Click en boton avanzado Saldra un aviso al cual es necesraio hacer click en si

40 Página 40 de Se abre una ventana de Word, a la cual es necesario pegar lo del contenido de la firma editada anteriormente, luego guardar y cerrar Volveremos a la ventana inicial de edición de firma a la cual hacemos click en aceptar Predeterminar la firma creada como se muestra a continuacion:

41 Página 41 de IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta Contactos la cual tiene un archivo con extensión.pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar

42 Página 42 de 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales.pst Click en examinar

43 Página 43 de Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente 4. Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio.

44 Página 44 de CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK 2007 Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En Mis Documentos crear una carpeta de correo denominada CORREO NO BORRAR Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control Buscar y abrir Correo Click en el botón Archivos de Datos

45 Click en el botón Agregar Página 45 de Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo Buzón (Nombre del Usuario y año) ejemplo: Buzón Juan Lozano 2014 y aceptar

46 Página 46 de Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar Buzón (Nombre de usuario y año) y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón establecer como predeterminado

47 Página 47 de Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo En Mis Documentos verificar que ya este copiada la carpeta denominada CORREO NO BORRAR Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control Buscar y abrir Correo Click en el botón Archivos de Datos

48 Click en el botón Agregar Página 48 de Click en Aceptar

49 Página 49 de Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente hacer click en aceptar Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar

50 Página 50 de Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón establecer como predeterminado Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante.

51 Página 51 de CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK 2007 TIPO DE CORREO POP/IMAP Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta Click en el botón nuevo:

52 Página 52 de A continuación aparece el asistente de configuración de correo, seleccionamos la primera opción denominada Microsoft Exchange POP3, IMAP O HTTP luego click en siguiente Seleccionar la opción configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales

53 Página 53 de Seleccionar la opción Correo Electrónico de Internet y click en siguiente Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co

54 Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: Página 54 de SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Luego hacer click en el botón Más configuraciones nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña Servidores de Salida y activar la casilla mi servidor de Salida requiere autenticación Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor ( Aplica Solo para Configuración POP) como se muestra a continuación

55 Página 55 de Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón Probar Configuración de la Cuenta Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa.

56 Página 56 de TIPO DE CORREO EXCHANGE Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente. VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA. DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente. Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente Outlook. Al abrir el cliente Outlook iniciar el asistente de configuración de correos seleccionar la primera opción denominada Microsoft Exchange POP3, IMAP O HTTP luego click en siguiente Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente

57 Página 57 de La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido correctamente configurada.

58 Página 58 de SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a menú Herramientas y seleccionar Opciones Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Boton Enviar y Recibir

59 Página 59 de Configurar como se muestra a continuación

60 Página 60 de CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf

61 Página 61 de Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones

62 Click en pestaña Formato de Correo y seleccionar Firmas Página 62 de Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la palabra SNR

63 Página 63 de En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar la firma establecida

64 Página 64 de IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta Contactos la cual tiene un archivo con extensión.pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar

65 Página 65 de 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales.pst Click en examinar

66 Página 66 de Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio.

67 Página 67 de CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En Mis Documentos crear una carpeta de correo denominada CORREO NO BORRAR Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control Buscar y abrir Correo Click en el botón Archivos de Datos

68 Click en el botón Agregar Página 68 de Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo Buzón (Nombre del Usuario y año) ejemplo: Buzón Juan Lozano 2014 y aceptar

69 Página 69 de Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar Buzón (Nombre de usuario y año) y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón establecer como predeterminado

70 Página 70 de Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo En Mis Documentos verificar que ya este copiada la carpeta denominada CORREO NO BORRAR Ir al Menú Inicio y abrir Panel de Control Buscar y abrir Correo Click en el botón Archivos de Datos

71 Click en el botón Agregar Página 71 de Click en Aceptar

72 Página 72 de Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta Correo no Borrar en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en Mis Documentos \Correo No Borrar Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón establecer como predeterminado

73 Página 73 de Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar Cuentas de Correo Electrónico para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK TIPO DE CORREO POP/IMAP Pestaña Archivo seleccionar Información y hacer click en botón agregar cuenta Click en el botón nuevo:

74 Página 74 de Seleccionar la opción configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales Seleccionar la opción Correo Electrónico de Internet y click en siguiente

75 Página 75 de Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co

76 Página 76 de Luego hacer click en el botón Más configuraciones nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña Servidores de Salida y activar la casilla mi servidor de Salida requiere autenticación Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor ( Aplica Solo para Configuración POP) como se muestra a continuación Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón Probar Configuración de la Cuenta

77 Página 77 de Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa. TIPO DE CORREO EXCHANGE Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente. VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA. DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente. Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente Outlook. Pestaña Archivo seleccionar Información y hacer click en botón agregar cuenta

78 Click en el botón nuevo: Página de Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar

79 Página 79 de Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido correctamente configurada.

80 Página 80 de SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a Archivo y seleccionar Opciones seleccionar Avanzado y hacer click en el Boton Enviar y Recibir

81 Establecer como se muestra a continuación Página 81 de

82 Página 82 de CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf

83 Página 83 de Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. Ir a archivo y seleccionar opciones

84 Página 84 de Seleccionar Correo y luego hacer click en el botón Firmas Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la palabra SNR

85 Página 85 de En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar la firma establecida

86 Página 86 de IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\ e ingresar con el usuario Usuario y la contraseña Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta Contactos la cual tiene un archivo con extensión.pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar

87 Página 87 de 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales.pst Click en examinar

88 Página 88 de Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio. DATOS DEL SOPORTE: LEONARDO PANCHE CATALINA SANCHEZ DIEGO ANDRES OTALORA - MARCELA MARTINEZ ROJAS CORREO: soporte.correo@supernotariado.gov.co Telefono: (1) ext Celular: