MANAUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 MANAUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2014 ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA Of. Planeamiento E. R.D. N AÑO /11/14

2 PRESENTACIÒN En los procesos de la administración estratégica se usan variedades de expresiones que tienen diversos significados e interpretaciones de manera integral, como por ejemplo: la formulación de políticas de gerencia; planeamiento de largo y mediano plazo; así como, políticas y acciones de Salud. El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Administración de la Dirección Ejecutiva del Hospital Regional Huacho es una expresión formal y gerencial referida a las acciones y desarrollo del comportamiento de los recursos humanos que ocupan cargos de acuerdo a su función, que a su vez asumen criterios en el orden del sistema administrativo de la administración pública y cumplimiento de las normas legales que los rigen, entre ellas la Ley Nº Ley del Procedimiento Administrativo General; Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº PCM. El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Administración pretende ser una herramienta de gestión que contribuya a mejorar la organización de las unidades orgánicas que componen esta institución de salud y puedan brindar una atención integral de la salud con calidad, eficiencia y eficacia de manera oportuna. La Oficina de Administración es el órgano encargado de conducir las actividades de los sistemas administrativos de Economía, Logística, Recursos Humanos, Servicios Generales y Mantenimiento. 2

3 INDICE Presentación 2 CAPÍTULO I Objetivo y Alcance 4 CAPÍTULO II Base Legal 5 CAPÍTULO III Criterios del Diseño 6 CAPÍTULO IV Estructura Orgánica y Organigrama Estructural y Funcional. 6-8 CAPÍTULO V Cuadro Orgánico de cargos. 9 CAPÍTULO VI Descripción de Funciones de Cargos

4 CAPÍTULO I OBJETIVO Y ALCANCE Objetivo Establecer el orden formal y de funcionamiento de la Unidad Orgánica de Administración conjuntamente con sus Unidades Orgánicas dependientes de: Economía, Logística, Personal y Servicios Generales y Mantenimiento; estableciendo la naturaleza, funciones y atribuciones básicas en cada uno de ellos. Alcance Al personal que integran las unidades orgánicas de: Administración, Economía, Logística, Personal y Servicios Generales y Mantenimiento. BASE LEGAL CAPÍTULO II El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en: Ley N Ley General de Salud. Ley N Ley del Ministerio de Salud. Ley N Ley General de Procedimiento Administrativo Ley N Ley que aprueba la Reforma Constitucional del Capítulo XIV del Título de la Constitución Política del Perú, sobre Descentralización, que determina que los Gobiernos Regionales tienen Autonomía Política y Administrativa, en los asuntos de su competencia. Ley N Ley de Bases de la Descentralización, que regula la estructura y organización del Estado en forma democrática, descentralizada y desconcentrada, correspondiente al Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. Ley Ley de los Gobiernos Regionales, establece y norma la estructura, organización, competencias y funciones de los Gobiernos Regionales, así como define la organización democrática, descentralizada y desconcentrada del Gobierno Regional, conforme a la Constitución Política del Perú y a la Ley de Bases de la Descentralización. Ley Ley que modifica la Ley Orgánica de Los Gobiernos Regionales para regular la participación de los Alcaldes Provinciales y la Sociedad Civil en los Gobiernos y fortalecer el proceso de descentralización y regionalización. Ley 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Ley N Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº Ley de Gestión Presupuestal del Estado. 4

5 Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Nº Ley de Racionalización de los Gastos Públicos. Decreto Legislativo N 559 Ley del Trabajo Medico. Ley Ley de Trabajo del Enfermero Ley Ley de Trabajo del Obstetriz Ley de trabajo del Cirujano Dentista Ley de Trabajo del Químico farmacéutico Ley de trabajo del Psicólogo. Ley Ley que Regula el Trabajo de Técnicos y Auxiliares Ley N Ley del Presupuesto de gastos año 2014 Decreto Legislativo N 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. Decreto Supremo N PCM- Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo N SA Aprueban Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N SA.- Aprueban Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N SA y SA. Aprueban Modificación del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial N SA/DM. Aprueban el modelo de Reglamento de Organización y Funciones de los Hospitales. Resolución Jefatural N INAP/DNR. Aprueba la Directiva N INAP/DNR. Normas para la Formulación del Manual de organización y Funciones. Resolución Jefatural N INAP/DNR. Aprueba la Directiva N INAP/DNR. Lineamientos Técnicos para la Formular los documentos de Gestión en un Marco Modernización Administrativa. Resolución Ministerial N /MINSA. Aprueban la Directiva N 007-MINSA/ OGPE V-02: Directiva para la formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. Ordenanza Regional N CR-RL, Aprueba los Reglamentos de Organización y Funciones (ROF) y Cuadro para Asignación de Personal (CAP) de las Unidades Ejecutoras, correspondientes al ámbito de competencia de la Dirección Regional de Salud Lima. Ordenanza Regional N CR-RL, Aprueba la Modificación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) de las Unidades Ejecutoras, correspondientes al ámbito de competencia de la Dirección Regional de Salud Lima. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba las Normas para la elaboración de documentos normativos del ministerio de Salud. 5

6 Resolución Directoral N GRL-HHHO-SBS-OPE Aprueba el Reordenamiento de Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Regional de Huacho del año CAPÍTULO III CRITERIOS DEL DISEÑO Es un órgano de apoyo encargado de programar, organizar, conducir, ejecutar y supervisar la correcta aplicación de los sistemas administrativos de Recursos Humanos, Logística, Economía, Contabilidad, Tesorería; Servicios Generales y Mantenimiento. Optimiza las acciones económicas y contables de la institución, en concordancia con las disposiciones legales vigentes. CAPÍTULO IV ESTRUCTURA ORGÀNICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL ESTRUCTURA ORGÁNICA: La Estructura Orgánica de la Oficina de Administración ORGANO DE DIRECCION: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN. ORGANO DE APOYO: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA (Secretaria). ORGANO DE LINEA: o UNIDAD DE ECONOMIA. o UNIDAD DE LOGÍSTICA. o UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS. o UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO. 6

7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA HOSPITAL DE HUACHO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN SECRETARIA UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE LOGÍSTICA UNIDAD DE ECONOMÍA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO 7

8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA HOSPITAL REGIONAL HUACHO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN - DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I. - SECRETARIA I UNIDAD DE PERSONAL SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I UNIDAD DE LOGÍSTICA SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I UNIDAD DE ECONOMÍA SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I 8

9 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS Nº orden Cargo Clasificado / Nomenclatura del Cargo Total N CAP Observaciones Oficina de Administración Director de Sistema Administrativo I Secretaria I PREVISTO TOTAL 02 9

10 CAPÍTULO VI DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE CARGOS UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D Pág. 1 de 2 CARGOS: 1 CAP 057-OA 1. FUNCIÓN BÁSICA: Director de la Oficina de Administración. Encargado de conducir las actividades de los sistemas administrativos de Economía, Logística, Personal y Servicios Generales y Mantenimiento. 2. RELACIONES DEL CARGO: Coordina directamente con la Dirección Ejecutiva del Hospital, unidades orgánicas de su dependencia y con las demás unidades orgánicas de la Institución hospitalaria. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO: Depende directamente del Director de Programa Sectorial II. Tiene mando directo sobre los cargos de la Oficina, así como, de cada uno de los cargos jefaturales que se estipulan en las Unidades de Economía, Logística, Personal y Servicios Generales y Mantenimiento. Tiene representación técnica administrativa especializada, de autorización de actos administrativos, de control, de convocatoria y de supervisión en el ámbito de su competencia. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 4.1 Direccionar, organizar, coordinar, controlar y evaluar las acciones administrativas de los sistemas de Economía, Logística, personal y Servicios Generales y Mantenimiento del Hospital. 4.2 Adecuar y difundir las normas y procedimientos de los sistemas de su competencia y velar por su cumplimiento. 4.3 Ejecutar y supervisar la correcta aplicación de los procesos técnicos de los sistemas administrativos en las unidades orgánicas del Hospital. 4.4 Asegurar el cumplimiento de metas y objetivos propuestos por la Dirección Ejecutiva del Hospital en el ámbito de su competencia, plasmados en el Plan Operativo y Estratégico Institucional. 4.5 Asesorar a la Dirección Ejecutiva del Hospital, en los aspectos de índole financierocontable, de personal, logística, servicios generales y mantenimiento entre otros en el ámbito de su competencia. 4.6 Apoyar técnicamente a las unidades orgánicas del Hospital, en las acciones de su competencia. 4.7 Aprobar los documentos internos de su competencia para el normal funcionamiento de la institución. 4.8 Efectuar reportes de sus actividades por medios informáticos con fines estadísticos y otros fines institucionales 4.7 Las demás que le asigne el Director Ejecutivo del Hospital. 10

11 UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Pág. 2 de 2 CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CARGOS: CAP 1 CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D OA 5. REQUISITOS MÍNIMOS: Educación: - Título profesional universitario, en ciencias de la administración y afines, que incluya estudios relacionados con la especialidad. - Maestría o Diplomado en administración o gestión hospitalaria. - Capacitación relacionada con la especialidad del sistema administrativo. - Experiencia mínima de 03 años en la conducción de un sistema administrativo. Capacidades, Habilidades y Actitudes: - Conocimiento básico del idioma inglés. - Conocimiento y dominio del manejo de trabajo en el sistema informático. - Conocimiento y amplio dominio de gerencia y del sistema administrativo. - Habilidad para concretar trabajos en tiempo oportuno. - Habilidad de liderazgo y logros de los objetivos del Hospital. - Habilidad de cooperación y motivación al personal en la gestión. - Actitud de atención y servicio a las unidades orgánicas que lo requieran. - Vocación de servicio y bienestar del personal. - Actitud de solucionar problemas. ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA Of Planeamiento E. R.D. N AÑO /11/14 11

12 UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Pág. 1 de 2 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I CARGOS: CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T PREVISION 058-OA 1. FUNCIÓN BÁSICA: Apoyo Secretarial y administrativo. 2. RELACIONES DEL CARGO: Depende directamente del Director de la Oficina de Administración, en los aspectos de información, recepción y trámites administrativos de la Oficina; así como, atiende y orienta en los asuntos de su competencia a las demás unidades orgánicas del Hospital. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO: No tiene mando directo sobre los cargos de la Oficina sólo de coordinación. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 4.1 Organizar y coordinar las audiencias, reuniones y certámenes en la Oficina de Administración del Hospital, y preparar la agenda con la documentación respectiva. 4.2 Coordinar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución, a las Áreas respectivas, y archivo de documentos. 4.3 Recepcionar, clasificar, analizar y sistematizar la documentación que ingresa a la Oficina, del despacho en el sistema de trámite documentario y posterior distribución a las unidades o áreas respectivas. 4.4 Redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales del Director Administrativo. 4.5 Organizar el control y seguimiento de los expedientes que ingresan a la Oficina preparando periódicamente los informes de situación, para conocimiento de la jefatura. 4.6 Prever las necesidades de útiles y materiales de la oficina, elaborando el cuadro de necesidades anual y realizar los requerimientos mensuales ante la Unidad de Logística para el normal desarrollo de la Oficina. 4.7 Orientar y atender al público en general sobre consultas y gestiones a realizar, cuando le sean requeridas. 4.8 Controlar el uso los equipos y enseres, mediante inventario ambiental asimismo del servicio telefónico, elaborando el listado de llamadas autorizados solo de carácter oficial. 4.9 Cautelar el carácter reservado y confidencial de las actividades y documentación de la Oficina de Administración y de la Entidad Administrar documentos clasificados y prestar apoyo secretarial especializado Efectuar reportes de sus actividades por medios informáticos con fines estadísticos y otros fines institucionales 4.12 Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. 12

13 UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Pág. 2 de 2 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I CARGOS: CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T PREVISION 058-OA 5. REQUISITOS MINIMOS: - Título de Secretariado otorgado por un Instituto Superior reconocido Ministerio de Educación. - Experiencia de tres (02) años en labores de secretariado. - Estudios en Computación. CAPACIDADES Y HABILIDADES: - Conocimiento básico del idioma inglés. - Conocimiento y dominio del manejo de trabajo en computadora. - Conocimiento del sistema administrativo. - Habilidad administrativa. - Habilidad para utilizar equipos informáticos. - Habilidad de cooperación y apoyo. - Actitud de atención y servicio. - Vocación de servicio y bienestar de Recursos Humanos. - Proactividad e iniciativa para la solución y previsión de problemas ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA Of. Planeamiento E R.D. N AÑO /11/14 13