Oficina Principal: Tel: Calle 90 No.13 A-20 Bogotá, Colombia

Transcripción

1 Política de Tratamiento de Información Personal Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, es una Sucursal de Sociedad Extranjera, creada bajo escritura Publica No del 23 de Noviembre de 2011, otorgada en la Notaria 73 del Círculo de Bogotá D.C, con el fin único de implementar en Colombia proyectos financiados por la agencia de cooperación de los Estados Unidos USAID, tal como consta en el certificado de Cámara de Comercio. Estos proyectos son implementados a través de contratos celebrados en Estados Unidos entre Chemonics International Inc. y USAID; contratos que están cubiertos por los términos del Acuerdo Bilateral de Cooperación Económica y Técnica suscrito en 1962 por los gobiernos de Estados Unidos y Colombia. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, se establece la presente Política para el Tratamiento de la información y la protección de datos personales de nuestros beneficiarios, ejecutores, relacionados laborales y comerciales. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Razón social: Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Dirección: Calle 90 # 13 A 20, Bogotá, Colombia. Teléfono: (57-1) Correo electrónico: mvargas@colombiaresponde-ns.org 1. OBJETIVO El presente documento tiene como objeto informar la política de tratamiento de la información de los datos personales de los beneficiarios, ejecutores, subcontratistas y personas relacionadas laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, garantizando el derecho que tienen de conocer, suprimir, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos, así como de revocar la autorización para el tratamiento de los datos personales en aquellos escenarios en que sea posible. 2. ALCANCE Esta política de tratamiento de la información, aplica a todas las personas y todas las áreas de Chemonics International Inc. Sucursal Colombia. Igualmente aplica a todas las Bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. 3. DEFINICIONES

2 Corresponden a las mismas definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de PROPÓSITO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN NUESTRAS BASES DE DATOS Chemonics International Inc. Sucursal Colombia (de ahora en adelante Chemonics Sucursal Colombia ), notifica a todos los beneficiarios, ejecutores, subcontratistas y personas relacionadas laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con nosotros, que la información de los datos personales que actualmente están en nuestras bases de datos o archivos, así como aquellos datos que en un futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información de Chemonics Sucursal Colombia, serán tratados de conformidad a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas concordantes; con los siguientes propósitos particulares: 1. Procesamiento y administración de transacciones como beneficiario, ejecutor, subcontratista, o persona relacionada laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con Chemonics Sucursal Colombia. 2. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas en el desarrollo de nuestras relaciones contractuales. 3. Estudiar y almacenar información que como futuro beneficiario, subcontratista o ejecutor, debemos conocer para establecer y ejecutar la relación contractual. 4. Estudiar y almacenar información asociada a futuras relaciones laborales y comerciales necesarias para establecer las relaciones mencionadas. 5. Información adicional que beneficie la operación de nuestros proyectos en caso de inconvenientes. 6. Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado. 7. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros información de los proyectos/actividades financiadas por Chemonics Sucursal Colombia. 8. Atender solicitudes, quejas o reclamos que como beneficiario de Chemonics Sucursal Colombia tiene derecho a establecer. 9. El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades contractuales, laborales y comerciales de Chemonics Sucursal Colombia, noticias, proyectos, actividades, invitaciones a eventos, capacitaciones, ofertas de empleo, convocatorias, encuestas sobre nuestros proyectos. 10. Gestión de facturación, administración de pagos, asientos contables, mantenimiento y almacenamiento de papeles comerciales, entre otros en cuanto sea necesario para la ejecución de la relación contractual independiente de la naturaleza a la cual responda. 11. Gestión de recursos humanos, gestión de personal, cumplimiento de obligaciones/prestaciones sociales, entre otros relacionados con la el vínculo laboral o de prestación de servicios que exista. 12. Tratamiento de los datos para fines de determinación de cumplimiento de indicadores y desarrollo de estudios de caso, boletines informativos, reportes de avance de los contratos, entre otros. 13. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.

3 14. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales con la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la SIC en cuánto a envío de información a un país diferente a Colombia, como lo es Estados Unidos. Estas actividades las podremos realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (1\1 S y/o MMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o no por Ud. 5. DERECHOS AL TITULAR. Usted como beneficiario, subcontratista, ejecutor, o como persona relacionada laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con Chemonics Sucursal Colombia, puede ejercer frente a la información que actualmente reposa en nuestras bases de datos y archivos los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Chemonics Sucursal Colombia, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. 3. Ser informado por Chemonics Sucursal Colombia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio SIC-, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la información Chemonics International Inc. Sucursal Colombia ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 6. OBLIGACIONES 6.1. Obligaciones de Chemonics Sucursal Colombia: 1. Garantizar al Titular de la información personal, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

4 2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 6. Actualizar la información, incluyendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta. 8. Utilizar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 9. Garantizar en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio Deberes de las personas designadas -Encargados- por Chemonics Sucursal Colombia para el tratamiento de la información: 1. Garantizar al Titular de la información personal, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. 4. Actualizar la información reportada, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. 6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

5 7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la 1581 de 2012, y sus normas complementarias. 8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 7. EJERCICIO DE DERECHOS 7.1. Área responsable Chemonics Sucursal Colombia a través de la cuenta de habeasdatacolombia@, atenderá todas las peticiones, consultas, ejercicio de derechos, y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir, así como revocar la autorización que había otorgado a Chemonics Sucursal Colombia frente a sus datos personales en aquellos casos donde sea admisible la revocatoria Procedimiento para el ejercicio de los derechos Los titulares ejerciendo sus derechos podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos a través de los siguientes mecanismos: Envío de correo a habeasdatacolombia@ Comunicación telefónica en la ciudad de Bogotá, Colombia, No tel. (57) Directamente en Oficinas de Chemonics Inc. Sucursal Colombia en Bogotá, Colombia: Calle 90 # 13 A NORMATIVIDAD VIGENTE Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen. 9. VIGENCIA La presente política entra en vigencia a partir de su publicación. Para ejercer los derechos expresados en este documento Usted puede dirigir su solicitud a habeasdatacolombia@ o acercarse a nuestras oficinas de Chemonics International Inc. Sucursal Colombia: Calle 90 # 13 A 20, Bogotá, Colombia,

6 comunicarse al teléfono: (57) Para conocer más acerca de nuestros términos y condiciones, Políticas de Privacidad y Políticas de Tratamiento de la información Ud. puede ingresar a en donde se encuentran publicadas. Autorización Habeas Data Ley 1581 de 2012 Nuestra entidad, cuenta en su base de datos con información previamente suministrada por Usted y/o por su organización, la cual ha sido recolectada por las relaciones contractuales realizadas en desarrollo de nuestro objeto social. Chemonics International Inc. Sucursal Colombia quiere manifestar que garantiza en todo tiempo, el respeto de los derechos fundamentales como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, y con tal propósito, todas las actuaciones en la recolección, tratamiento y circulación de datos se guiaran por los principios de buena fe, legalidad, libertad, finalidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y autodeterminación informática a que hace referencia el ordenamiento jurídico de Colombia para el manejo de datos personales. Con la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales", y el Decreto 1377 de 2013 que lo reglamenta parcialmente, requerimos de su autorización para el tratamiento de sus datos personales que se encuentran reportados en una base de datos de la que es responsable Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, los cuales serán utilizados de forma directa o a través de terceros a nuestro cargo, en el desarrollo de las funciones propias que realiza esta organización, en su condición de entidad sin ánimo de lucro. De acuerdo a la normatividad citada, usted podrá ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales de la base de datos de nuestra organización. Chemonics International Inc. Sucursal Colombia en los términos dispuestos por el artículo 10º del decreto 1377 de 2013, queda autorizado de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información. Si por el contrario, desea que su información sea retirada de esta base de datos, le solicitamos lo manifieste de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación, a través del envío de un correo electrónico a la siguiente dirección: habeasdatacolombia@. Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, entiende, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de éstos, sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Igualmente, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.