Revisado por: Responsable de CI. Nombre: Silvia Ramírez M. Fecha: 03/09/2014

Transcripción

1 Elaborado por: Jefe PCCI. Nombre: Adrián Gómez Díaz Fecha: 03/09/ PRESENTACION Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Revisado por: Responsable de CI. Nombre: Silvia Ramírez M. Fecha: 03/09/ de 6 Aprobado por: Dirección SFE Nombre: Carlos Padilla Bonilla Fecha: La Ley General de (LGCI) No del 31 de julio de 2002, incorporó el concepto del control interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Por su parte, la Contraloría General de la República (CGR) estableció las Normas N CO-DFOE, para el ejercicio del control interno en las entidades del Sector Público. 2. INTRODUCCION Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del, el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), promovió la adopción e implementación de un modelo de control interno, iniciativa que fue acogida por la Comisión de y por la máxima autoridad de la institución, que condujo a la aprobación del acuerdo No.23 del Acta No. 12 del 07 de diciembre de 2010; por el cual se adopta el Modelo del Sistema de (MSCI). El Modelo del Sistema de Institucional (MSCI) para el SFE, proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación de los procesos sustantivos (técnicos) y de apoyo (administrativo), y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El MSCI propone una estructura en tres subsistemas articulados en componentes y condensados en elementos de control: en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

2 2 de 6 Subsistema de Control Estratégico: agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas. Subsistema de Control de Gestión: reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión; planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos y sistemas de información. Subsistema de Control de la Evaluación: agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación. La presente guía tiene como propósito orientar al titular subordinado en la implementación y desarrollo del elemento Autoevaluación del Sistema de, que conforma el componente Seguimiento del Subsistema Control de la Evaluación del Sistema del Modelo de del SFE. 3. GENERALIDADES 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada, permite en cada área organizacional del SFE medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Institución. Los sistemas de evaluación permiten establecer el grado de eficiencia del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operación en cada uno de los procesos y de las unidades organizacionales. Se convierte entonces en mecanismo de verificación y evaluación, que le permiten a la institución autodiagnosticar su situación de Control, al proveer la información necesaria para en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

3 3 de 6 establecer si este funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas (Planes de acción). Para un jerarca significará revisar a nivel institucional, utilizando criterios de prioridad, la efectividad de las medidas de control que orientan al cumplimiento de la visión, misión, objetivos estratégicos y los productos y servicios que están proporcionando a la sociedad. Asimismo, significará identificar los aspectos clave del sistema de control interno necesarios de perfeccionar en la institución y establecer prioridades de conformidad con los recursos disponibles. Para un titular subordinado la autoevaluación del sistema de control interno es la revisión, a lo interno de la instancia a su cargo y utilizando criterios de prioridad, que involucra evaluar la efectividad de las medidas de control documentadas y no documentadas establecidas a lo interno y a nivel institucional, para apoyar la ejecución de los procesos, proporcionar adecuados productos y/o servicios. Para la auditoría interna es una oportunidad de brindar asesoría y advertencia constructiva durante el proceso de autoevaluación en las materias de su competencia. Así como el contar con un insumo importante para orientar adecuadamente sus posteriores auditorías, asesorías y advertencias. La autoevaluación le permitirá a la administración activa identificar mediante un diagnóstico de hechos o situaciones ciertas, cuáles controles deben establecerse, mejorarse y mantenerse con el propósito de fortalecer el sistema de control interno mediante el establecimiento de una cultura de control positiva y así promover el cumplimiento de los objetivos institucionales ALCANCE en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

4 4 de 6 El proceso de autoevaluación del SCI está fundamentado en lo dispuesto en el artículo 10 de la LGCI Responsabilidad por el SCI es deber de toda institución participar en el proceso de autoevaluación CLIENTES: Jefaturas y funcionarios del SFE. Entes fiscalizadores internos y externos. Dirección del SFE. 4. PROPÓSITO La autoevaluación del Sistema de servir de mecanismo para la toma de decisiones, que propicien el logro de los objetivos propuestos, y posibilitar el desarrollo de la Institución. La autoevaluación, entendida como la reflexión crítica de las condiciones de la Institución permite identificar oportunidades de mejora del sistema, así como detectar cualquier desvío que aleje a la institución del cumplimiento de su Misión y Visón. Además, permite hacer seguimiento al grado de calidad de la Institución, de una manera integral, así como establecer los planes de acción que faciliten su mejoramiento, prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en riesgo el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables. 5. OBJETIVO DE LA AUTOEVALAUCION DEL CONTROL 5.1. OBJETIVO GENERAL Identificar aquellos aspectos susceptibles de mejora del sistema de control interno institucional, así como, establecer acciones de mejora para subsanar esas deficiencias y lograr efectivamente los objetivos del SCI y por lo tanto los objetivos institucionales OBJETIVO ESPECIFICO en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

5 5 de 6 Determinar por medio del diagnóstico institucional cómo está funcionando el sistema de control interno. Registrar y evidenciar la realización del proceso de autoevaluación para cumplir con las disposiciones jurídicas y rendir cuentas a quien corresponda. Diseñar una metodología y herramienta para el proceso de autoevaluación mejorada a través de su aplicación institucional en el tiempo RESULTADOS ESPERADOS Del proceso de la autoevaluación del sistema de control interno se espera como resultados mínimos, a nivel de cada dependencia e institucionalmente: a. Mejor comprensión de la utilidad del control para apoyar y facilitar el cumplimiento de los objetivos y la generación de productos y servicios útiles para la sociedad. b. Un registro que recoja anualmente las iniciativas de mejoras de controles por procesos, actividades u operaciones, sobre el cual habrá una oportuna gestión de cada jerarca y titular de conformidad con los recursos disponibles. c. Un programa de mejora al sistema de control interno, debidamente coordinado e integrado al plan anual operativo d. Mejoramiento efectivo en la gestión y en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior considerando que terminada la autoevaluación se deben tomar las medidas necesarias para contemplar en los planes con fechas las mejoras al sistema. 6. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La Autoevaluación del Sistema de Control en el SFE, es responsabilidad de los titulares subordinados, los cuales, identifican y valoran la efectividad del Sistema, mediante el mecanismo, encuesta de evaluación y verificación definido, esta evaluación se convierte en en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

6 6 de 6 una actividad periódica permanente de forma semestral o anual inherente a todas las áreas organizacionales de la institución. El monitoreo que se realiza con el instrumento evaluador definido para la Autoevaluación del Control del SFE, debe estar a cargo de los servidores responsables, participantes de los procesos y coordinado por la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y (PCCI), su finalidad principal será la de aplicar la Autoevaluación, valorar la efectividad del Sistema mediante la metodología propuesta en la presente guía y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar el mejoramiento y efectividad de los elementos de control del Sistema de del SFE. La Unidad de PCCI dentro de su función asesora comunicará y presentará dentro de los siguientes quince días de realizada la Autoevaluación, el informe de la misma, a la Comisión de para su análisis y definir las acciones correctivas requeridas para el mejoramiento del sistema según se requieran. 7. MARCO LEGAL DE LA AUTOEVALUACION DEL CONTROL El marco de referencia legal que define los lineamientos que debe atender el SFE para la Autoevaluación del Control se encuentran sustentados en: Ley 8292 del 31 de julio de 2002, por la cual se establece la base legal para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Norma N Co-DFOE, por el cual se dictan normas de control Interno para el Sector Público. 8. METODOLOGIA PARA LA AUTOEVALUACION La autoevaluación del sistema de control interno se aplica sobre los procesos, operaciones y actividades de los departamentos y unidades que conforman la institución, así como sobre los productos/servicios, atribuciones o competencias respectivas, teniendo presente los objetivos. en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

7 7 de 6 Existen varias alternativas para organizar la autoevaluación, que son: 1. Evaluar cada proceso, la aplicación de los criterios contenidos en las leyes, reglamentos y técnica, lineamientos, directrices, instrucciones, entre otras que los regulan. 2. Evaluar los procesos que se consideren prioritarios con el compromiso de evaluar el resto en las siguientes autoevaluaciones. La Autoevaluación del Control se realizara mediante la aplicación de una encuesta técnica idónea para la evaluación de los elementos de control del Sistema, está se compone de diferentes preguntas, las cuales están condicionadas a manera de afirmaciones. Además, el titular subordinado encargado de responder a las preguntas de la encuesta de autoevaluación, deberá indicar la acción(es) correctiva(s) o de mejora, en el caso de contestar en forma negativa a una de las preguntas. La acción correctiva o de mejora, se refiere a aquellas actividades necesarias para subsanar las causas de desviaciones del Sistema de. Estas acciones correctivas o de mejora deberán tener un plazo de ejecución, así como el responsable de la implementación. A continuación se describen las actividades a realizar para la aplicación de la encuesta y su respectiva tabulación ACTIVIDADES GENERALES PARA LA APLICACIÓN DE LA AUTOEVALUACION 1. Planear anualmente, la ejecución del proceso de Autoevaluación, coordinando su oportuna realización y consolidando los resultados en un informe final. Definir el cronograma de trabajo para la aplicación de la encuesta a través de la cual se realizará la Autoevaluación. Responsable: Unidad de PCCI. en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y

8 8 de 6 2. La Unidad de PCCI en el mes de enero de cada año elaborará la encuesta ó cuestionario y será sometido a los miembros de la Comisión de para su valoración y aprobación. 3. En el mes de febrero se aplicará la encuesta sobre la autoevaluación a todos los titulares subordinados de departamentos y unidades, mediante el uso de la herramienta informática específica para tal fin denominada Synergy. 4. Analizar la información que proporcione el Sistema SYNERGY y entregan los resultados de la Autoevaluación del Control a la Comisión de, junto con las acciones correctivas o de mejoramiento que garanticen el funcionamiento del Sistema de. Responsable: Unidad de PCCI. 5. Analizar los resultados de la Autoevaluación del Control y adoptar las acciones correspondientes para asegurar el funcionamiento del Sistema de. Responsable: Comisión de. 6. Incluir un apartado en el PAO denominado Mejoras al Sistema de, en el cual los titulares subordinados incluyan las acciones correctivas para el debido seguimiento y asignación de recursos en el presupuesto si es requerido. 9. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario PCCI-GC-F-01 Formulario de Aprobación y Control de cambios de este documento, además de la copia en PDF con la evidencia del control de cambios realizados cuando se pasó de versión. Ambos documentos se encuentran en custodia del Gestor de la Calidad Última línea----- en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y