LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

Transcripción

1 LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

2 Magda Catherine Arias Celular: Gerente Comercial Facturación Electrónica Delcop Colombia

3 Objetivo Alianza En Colombia unimos nuestra experiencia en Facturación Electrónica a través de la Alianza Banco de Bogotá Delcop Colombia con el objetivo de integrar los servicios y productos financieros y hacer mas eficientes los procesos al interior de las Compañías.

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5 Normatividad Decreto Primera resolución para integrarse como facturador electrónico de manera voluntaria Decreto 2242 de 2015 Resolución 0019 de 2016 Establece el Marco normativo de la implementación y masificación de la factura electrónica Reforma Tributaria Ley 1819 Establece el plazo máximo para la implementación de todos los obligados a facturar y modifica el modelo definido en el decreto 2242 incluyendo la figura del proveedor autorizado de validación Resoluciones 072 Dic/2017 y 010 Feb./2018 Obligatoriedad para Empresas Decreto y Grandes Contribuyentes a partir del 1 de septiembre de 2018

6 RESOLUCIÓN 010 FEBRERO 2018 Grandes Contribuyentes su plazo inicial es 01 de Junio de 2018 pero puede disponer de 3 meses adicionales que otorga el E.T de Septiembre de 2018 REFORMA TRIBUTARIA Ley de enero de 2019 Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el lva y/o impuesto al consumo.

7 DECRETO 2242 Y RESOLUCIÓN 0019 Qué es Factura Electrónica? Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, exhibida, entrega, aceptación /rechazo y conservación.

8 Beneficios Facturación Electrónica Disminuye costos ciclo Manejo documental Facilidad en las transacciones Mejora controles empresariales Amigable con el medioambiente Autenticidad Integridad Confidencialidad No Repudio Mejora en procesos de recepción Cumplimiento normativo DIAN

9 Evolución Factura Electrónica EVOLUCIÓN

10 Modelo funcional de Factura Electrónica Emisión-Recepción

11 Atributos de la Factura Electrónica DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 1 Expedición del documento, de acuerdo a una resolución 2 3 Entrega del documento a la persona natural o jurídica (adquirente) Aceptación o Rechazo del contenido del documento, por parte del adquirente 4 Conservación de los Documentos 5 Exhibición de los documentos

12 Características Factura Electrónica Nuevo Decreto Reglamenta Tipos de documentos cubierto en la Reglamentación: Facturas, Notas Crédito, Notas Debito, Factura de Exportación. Entrega automática de información a la DIAN hasta 48 horas Formato XML estándar Código Único de Factura Electrónica (CUFE) Certificado de Firma digital. Garantizar integridad y autenticidad Generación Representación Grafica o PDF Aceptación tácita (3) días hábiles después del recibo Mecanismo para notificar el recibo, aceptación y rechazo Coexistencia de la Factura electrónica solo con POS Uso de código QR en la representación gráfica Uso de un proveedor tecnológico o software propio

13 Tipos de Contingencias Cuando: Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos no se encuentren disponibles. Debe: Facturar en talonario por contingencia, y deberá transcribir en el formato estándar XML posteriormente. Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación no estén disponibles. Poner a disposición de su adquirente en el formato que convengan el XML o una representación gráfica. Los Servicios informáticos electrónicos de la DIAN no estén disponibles. Expedirse un comunicado sobre tal situación.

14 Proceso de Emisión Emisor Software contable Archivo Plano, XML Datos Básicos de la Factura PORTAL PLATAFORMA F.E. Electrónica XML Representación Grafica digital (Imagen vía mail o consultando portal web) Incluye los Adjuntos WEB SERVER Proveedor Tecnológico CLIENTES Acuse de recibo Rechazo Genera estructura XML Incluye: Clave de contenido técnico + Datos de la Factura CUFE Firma Electrónica Representación Grafica y QR Proveedor Tecnológico Representación Grafica Almacenamiento Interno Delcop Cliente DIAN

15 Proceso de Recepción PROVEEDORES ESTADOS DE LA FACTURA MANUAL INTEGRACIÓN CON SU WORKFLOW ERP- SW CONTABLE BUZÓN WEB SERVICE Facturador Electrónico PORTAL WEB VALIDADOR REGLAS PROPIAS PROVEEDOR TECNOLOGICO AUTOMATICO PROCESO INTERNO DE LA COMPAÑIA ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Delcop Proveedores Interno Alcance requerido por normatividad

16 Implementación Facturación Electrónica

17 Actores Proyecto F.E. Líder Proyecto FE Líder Líder de de Tecnología Tecnología Integrantes Líder Integrantes Funcionales Integrantes Proyecto Funcionales Integrantes Funcionales Delcop Funcionales Líder Proyecto Delcop Líder del Proyecto Será la persona responsable de liderar el proyecto de Facturación Electrónica por parte de el Cliente. Líder de Tecnología Será la persona responsable de liderar los aspectos técnicos y de integración de el Cliente. Integrantes Funcionales será la persona responsable de hacer el levantamiento de información requerido en los formatos denominados de ALTA. Líder del Proyecto Será la persona responsable de la implementación, acompañamiento, guía y de la salida en producción del proyecto de Facturación Electrónica.

18 Fases Implementación F.E. Objetivo: Garantizar un modelo de Facturación Electrónica funcional para nuestros clientes por medio de una plataforma que se adapta a sus necesidades. Reunión Inicial Diseño Pruebas Plan de Ejecución Salida A Producción Acuerdo y y Firma entre las las partes Reunión Inicial. Documentación alta clientes. Cargue masivo receptores. Recepción de modelos de comprobantes* del cliente. Levantamiento de información sobre conexión ERP u otros. Levantamiento de información de infraestructura. Definición de procesos, procedimientos y casos de uso. Definición de arquitectura. Análisis y desarrollo del XML del comprobante. Análisis y desarrollo de conexiones e interfaces. Diseño de impresión de comprobantes. Registro de NIT en Test Cliente Comfiar. Capacitación a usuarios clave. Pruebas de conexión Comfiar-DIAN. Pruebas de transacciones en Plataforma F.E.. Pruebas de envío de comprobantes hacia la DIAN (casos de uso). Pruebas de aceptación de usuario. Capacitación a usuarios generales. Acompañamiento- DIAN: Trámite de habilitación para expedir Factura Electrónica. Configuración (desarrollos a medida) del ambiente de producción Soporte de salida a producción. Soporte producción Actas de entrega a satisfacción. Factura Electrónica Creación de los perfiles emisor. Acompañamiento en tramites ante la DIAN

19 8 Pasos para tener en cuenta 1) Designe un equipo de trabajo 4) Ajuste Sus procesos internos 6) Requisitos tecnológicos 8) Salida a Producción Facturación Electrónica 2) Desarrolla un plan de trabajo 3) Valide PT 5) Defina campañas Sensibilización Clientes y Proveedores 7) Pruebas generales (Solicite Res. F.E.)

20 Ecosistema Empresarial Contar con el respaldo de expertos en beneficio de su empresa, ese es el poder de hacer las cosas juntos

21 Diferenciadores Implementaciones e integraciones rápidas. Incluimos el modelo de Emisión y el de recepción de facturas sin costo adicional Infraestructura AZURE Consulta en línea de los documentos por 5 años sin costo adicional. Incluimos hasta 1MB en adjuntos Tarifas especiales para Cliente Banco Conservada Plataforma Personalizada con la imagen Corporativa de su empresa Expertos en Automatización de procesos Experiencia de mas de 30 años Contamos con infraestructura, Robustez y personal calificado Soporte 7x24. sin costo adicional Usuarios Ilimitados sin costo adicional

22 CONTÁCTENOS Soporte Línea amiga: Conmutador: Ejecutivos Comerciales Claudia Giraldo Móvil: Ejecutivos Comerciales Victor Ruiz Móvil:

23 GRACIAS! FACTURACIÓN ELECTRÓNICA