MANUAL DE ORGANIZACIÓN LA OFICIALÍA MAYOR

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN LA OFICIALÍA MAYOR OFICIALÍA MAYOR OM/CP/01 1 DE 15

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 3 1. ANTECEDENTES 5 2. MARCO LEGAL 6 3. ATRIBUCIONES 7 4. ESTRUCTURA ORGANICA 8 5. ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA GENERAL DEL H. AYUNTAMIENTO DE CD. VALLES, S.L.P ORGANIGRAMA DE LA OFICIALIA MAYOR 9 6. OBJETIVOS Y FUNCIONES 10 EXPEDICION 16 OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 2 DE 15

3 INTRODUCCIÓN La Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, en el marco de la modernización organizacional institucional que implica necesariamente el ordenamiento y la simplificación administrativa, pone a disposición el Manual de Organización y Funciones. (MOF) El Manual de Organización y Funciones (MOF) tiene como objeto dar a conocer de manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, SLP. así como identificar las funciones y responsabilidades, de cada una de las áreas que la integran y proporcionar los elementos, para lograr el desarrollo eficiente de las actividades que tiene encomendadas. Actualmente las instituciones públicas se enfrentan a una dinámica constante motivada por el mejoramiento en tiempos de respuesta a la población de manera eficiente, eficaz y con una alta calidad. Por lo que se exige una administración con estos mismos principios mediante la ejecución de una reingeniería que optimice los recursos humanos, financieros y materiales. La Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles se encuentra en una profunda reestructuración administrativa con nuevos compromisos y atribuciones para lo cual requiere una administración pública con innovación, tecnología, competitividad, eficiencia, eficacia y alto grado de profesionalismo y calidad en todos sus procesos transparentando cada uno de los procedimientos llevando siempre un apego al orden jurídico vigente. En este contexto el alcance de las disposiciones jurídicas que regulan la actuación de la Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, SLP. en lo relativo a la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y servicios, resulta de capital importancia para el funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y metas de la propia dependencia. Un manual en general, es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones, sobre historia, organización, políticas, procedimientos y programas de una Unidad Administrativa que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 3 DE 15

4 La metodología utilizada en el presente manual, consistió en analizar la documentación existente en la Oficialía Mayor, entrevista directa y la observación en el ámbito de trabajo. Posteriormente se elaboró el organigrama estructural y se definieron las funciones de cada uno de los puestos, las cuales fueron objeto de una minuciosa revisión por parte de la Titular. Este MOF es de observancia general, como medio de información y consulta acerca de las tareas de cada una de las áreas que integran Oficialía Mayor por lo tanto es conveniente señalar que se requiere de una actualización periódica. El presente documento está integrado por seis capítulos además de ésta introducción y su expedición. En el primer capítulo se presentan los antecedentes del MOF; en el segundo las disposiciones jurídico-normativas en que fundamentan la elaboración; en el tercero las atribuciones de la Unidad Administrativa (UA) que emite el documento; en el cuarto la estructura orgánica; en el quinto el Organigrama y en el sexto, los objetivos y funciones. OFICIALÍA MAYOR OM/CP/01 4 DE 15

5 1. ANTECEDENTES? Desconozco los antecedentes. En administraciones anteriores no se llevaba ningún registro preciso de las funciones que desarrollaba la Oficialia Mayor, ni de quienes desempeñaban funciones en esta área administrativa, por esto, este manual tiene el propósito de definir de manera clara su origen y desarrollo, su objetivo principal, el marco de actuación, su estructura orgánica y su representación grafica a través de un organigrama, define también las funciones del personal que aquí labora, y por ultimo un directorio del mismo. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 5 DE 15

6 2. MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Articulo 115. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí, Articulo 114, fracción II segundo párrafo. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí. Reglamento Interior de la Administración Publica Municipal de Ciudad Valles, S.L.P. OFICIALÍA MAYOR OM/CP/01 6 DE 15

7 3. ATRIBUCIONES Las disposiciones del presente Manual son de orden público y tienen por objeto regular la Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, S.L.P. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado y Municipios de San Luis Potosí, Articulo 84. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 7 DE 15

8 4. ESTRUCTURA ORGANICA PRESIDENTE MUNICIPAL OFICIALIA MAYOR DIRECCIÓN DE CONTROL PATRIMONIAL DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES DIRECCION DE COMPRAS DIRECCION DE INFORMATICA OFICIALIA DE PARTES OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 8 DE 15

9 5. ORGANIGRAMA 5.1 ORGANIGRAMA GENERAL DEL H. AYUNTAMIENTO DE CD. VALLES, S.L.P. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 9 DE 15

10

11 6. OBJETIVOS Y FUNCIONES OFICIALIA MAYOR OBJETIVO: ARTICULO 84. A efecto de proporcionar el apoyo administrativo a las dependencias, unidades y organismos municipales, el Oficial Mayor tendrá a su cargo las siguientes funciones: I. Coadyuvar con el Tesorero en la formulación de planes y programas del gasto público y en la elaboración del presupuesto anual de egresos; II. Autorizar el gasto corriente de las dependencias municipales; III. Adquirir los bienes y proporcionar los servicios requeridos para el mejor funcionamiento del Ayuntamiento; IV. Proveer oportunamente a las dependencias, unidades administrativas y organismos municipales, de los recursos humanos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones; V. Levantar y tener actualizado el inventario general de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ayuntamiento; VI. Administrar, controlar y vigilar los almacenes generales del Ayuntamiento; VII. Controlar el servicio de mantenimiento de vehículos, maquinaria, mobiliario y equipo a cargo del Ayuntamiento; VIII. Participar en la entrega recepción de las unidades administrativas, de las dependencias y entidades municipales, conjuntamente con el Síndico y el Contralor Interno; IX. Expedir los nombramientos del personal que hayan dado el Cabildo o el Presidente Municipal, y OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 11 DE 15

12 FUNCION BASICA DEL SECRETARIA TECNICA DE LA OFICIALIA MAYOR Informar de las actividades de las diversas unidades administrativas (UA) al Oficial Mayor y viceversa. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL OFICIAL MAYOR Recibir, atender y canalizar a los empleados de las áreas del Ayuntamiento que soliciten algún servicio, así como a la ciudadanía en general. Recepcionar, clasificar, registrar, sistematizar y dar trámite a la documentación ingresada al departamento; Organizar y coordinar audiencias, atenciones, reuniones y preparar la agenda con la documentación respectiva; Remitir documentos por indicación del Oficial Mayor ; Organizar el control y seguimiento de expedientes que ingresan al departamento con la finalidad de brindar una atención oportuna; Organizar y Administrar el Archivo de MOF, Manual de Procedimientos y del Programa de Austeridad. Mantener la existencia de útiles de Oficina y encargarse de su distribución; Efectuar los enlaces telefónicos que le sean encomendados por el Oficial Mayor. Coadyuvar en el programa anual de capacitación. Mantener actualizada la caja chica de la Oficialía Mayor; Las demás funciones que le asigne el Oficial Mayor. OFICIALÍA MAYOR OM/CP/01 12 DE 15

13 FUNCION BASICA DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA Apoyar en actividades secretariales de oficialía Mayor FUNCIONES ESPECÍFICAS DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA Recibir, atender y canalizar a los empleados de las áreas del Ayuntamiento que soliciten algún servicio, así como a la ciudadanía en general. Elaborar Oficios, circulares y memorándums de competencia de la Oficialía Mayor para las y diversas UA. Recibir correspondencia y seleccionarla por grado de importancia para su posterior análisis con el Oficial Mayor. Atender las llamadas telefónicas de la población que requieran de algún servicio, así como las llamadas de alguna dependencia, sector, etc., que requieran contactar con el Oficial Mayor y/o el H. Ayuntamiento de Ciudad Valles,S.L.P. Mantener actualizados los archivos, directorios telefónicos y turnos de correspondencia; Apoyar en la organización y desarrollo de las reuniones de trabajo, así como la realización de las actas correspondientes. Recopilar, elaborar, consolidar y distribuir lo necesario para el Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del cual el Oficial Mayor es Secretario Técnico. Mantener actualizada la caja chica de la Oficialía Mayor; Clasificar y archivar los documentos enviados y recibidos. "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia". Las demás funciones que le asigne el Oficial Mayor. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 13 DE 15

14 FUNCION BASICA DE SECRETARIA DE OFICIAL MAYOR Colaborar en todas las actividades que se realicen en la Oficialía Mayor y mantener una estrecha relación con el Oficial Mayor y las diferentes áreas de la misma, para dar mayor fluidez y seguimiento al trabajo. FUNCIONES ESPECÍFICAS VERIFICADORES DE CONTROL PATRIMONIAL Recibir, atender y canalizar a los empleados de las áreas del Ayuntamiento que soliciten algún servicio, así como a la ciudadanía en general. Manejo de la agenda de trabajo y seguimiento de los compromisos del Oficial Mayor. Efectuar los enlaces telefónicos que le sean encomendados por el Oficial Mayor. Mantener actualizados los archivos, directorios telefónicos y turnos de correspondencia. Apoyar en la organización y desarrollo de las reuniones de trabajo. Turnar aquellos asuntos que en forma específica le sean encomendados por el Director, a las diferentes áreas del Ayuntamiento y UA. Mantener actualizada la caja chica de la Oficialía Mayor; Recopilar, elaborar, consolidar y distribuir lo necesario para el Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del cual el Oficial Mayor es Secretario Técnico. Las demás funciones que le asigne el Oficial Mayor. OFICIALÍA MAYOR OM/CP/01 14 DE 15

15 EXPEDICIÓN La Presidenta Municipal del Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto por el artículo, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Ciudad Valles, S.L.P., expide para su debida observancia y aplicación la presente guía, en Ciudad Valles, S.L.P. a los días del mes de del año dos mil diez. PROFRA. MARÍA DEL SOCORRO HERRERA ORTA ACUERDO Se aprueba la Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Organización. Comuníquese a la Oficialía Mayor para que se haga oficial. Conforme al acuerdo anterior y con base en el artículo, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Ciudad Valles, S.L.P, se difunde el presente documento. LIC. EVA CAROLINA RAMÍREZ SÁNCHEZ OFICIAL MAYOR DEL AYUNTAMIENTO DE CIUDAD VALLES, S.L.P. OFICIALIA MAYOR OM/CP/01 15 DE 15

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