PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES

Transcripción

1 1. OBJETIVO La Oficina d Rlacions Intrnacionals raliza l prsnt protocolo para unificar los procdimintos rlacionados al trámit, aprobación y sguiminto d convnios d coopración qu suscrib la Univrsidad dl Atlántico con institucions d ducación nacional intrnacional, rds nacionals intrnacionals institucions gubrnamntals y no gubrnamntals. Lo antrior como stratgia para apostarl al principio coopración intrinstitucional, a través dl cual s concib la Univrsidad dl Atlántico como una institución qu strcha lazos con institucions públicas y privadas, nacionals y xtranjras, para l cumpliminto d su misión y para l logro d los objtivos d la Educación Suprior n Colombia. (Litral f) dl artículo novno dl Acurdo Suprior No. 004 dl 15 d fbrro d Estatuto Gnral) 2. ALCANCE El prsnt protocolo s aplica para la gstión y sguiminto a los convnios marco d coopración académica, cintífica y/o cultural, spcífico y n dobl titulación, objto d coopración académica, cintífica, cultural, artística, d invstigación conjunta y d intrcambio d docnts, studiants, administrativos, invstigadors, d información y matrial académico, d caráctr nacional intrnacional qu s promuva dsd la Univrsidad dl Atlántico, o dsd otras institucions nacionals intrnacionals qu manifistn intrés n cooprar con la Univrsidad dl Atlántico. Los convnios qu compromtan a la Vicrrctoría d Invstigacions, Proycción y Extnsión Social n sus actividads spcíficas s laborarán d acurdo a lo stipulado n l Procdiminto d Formalización d Convnios PRO-PS-001, rgulado por dicha dpndncia. 3. RESPONSABLES 3.1 Jf d la Oficina d Rlacions Intrnacionals s l rsponsabl d qu st procdiminto s cumpla y d asgurar la proycción nacional intrnacional d la Univrsidad, lo cual promuv las rlacions d intrcambio y formación d alianzas stratégicas con ntidads nacionals o intrnacionals para l dsarrollo y fortalciminto d las funcions misionals. 3.2 Profsionals univrsitarios o técnicos administrativos: srán los ncargados d organizar y ralizar las accions prtinnts para la consolidación d la información rqurida n los procsos d formulación d programas y proyctos d intrcambio cintífico, académico y cultural con univrsidads y organismos nacionals intrnacionals, d conformidad con las orintacions stratégicas dfinidas. Admás s l rsponsabl d la rcpción d solicitud d convnio, rmisión a jurídica y su rspctivo rsguardo y publicación. 3.3 Jf (a) d Oficina d Assoría Jurídica: s l rsponsabl d la rvisión jurídica d los convnios y d gstionar la firma rctoral dl mismo.

2 3.4 Rctor: como rprsntant lgal d la Univrsidad dl Atlántico, s l rsponsabl d la suscripción dl convnio. 4. GLOSARIO Convnio: Es un acurdo d voluntads suscrito ntr institucions, n st caso la Univrsidad dl Atlántico y otra institución dl país o xtranjra, n la qu s stablcn los términos d coopración intrinstitucional y s stablcn las obligacions d cada una d las parts. Tipo d convnio (modalidad): Es la forma a través d la cual s tramita y suscrib un convnio d coopración tnindo n cunta los rsultados qu s prtndn alcanzar y las obligacions d las parts. Los convnios d coopración pudn sr marco y spcífico, y ést último pud dnominars sgún las actividads n dtall a ralizar. Ejmplo: convnio spcífico d intrcambio studiantil, convnio spcífico d dsarrollo d actividads d invstigación conjunta. Convnio marco d coopración académica, cintífica y/o cultural: Es aqul convnio n l qu las parts stablcn términos d coopración y colaboración d manra gnral, n aqullas áras qu considrn d intrés rcíprocos propios a sus objtivos y procsos misionals, con miras a la conscución d sus fins académicos, cintíficos y culturals. En sta modalidad no s compromtn rcursos financiros. Ést podría dnominars también Acurdo d Coopración, Cintífica, Educativa, y Cultural. Convnio spcífico: Es aqul convnio n l qu las parts dtrminan las áras d conociminto, actividads concrtas, obligacions spcíficas incluso compromisos financiros d las parts, así como las dpndncias administrativas o académicas rsponsabls d la jcución. Es important rsaltar qu la suscripción d un convnio spcífico no supon la xistncia d un convnio marco, aun cuando para otras institucions ést sí sa un rquisito sin qua non. Ejmplo: La Univrsidad dl Atlántico pud suscribir un convnio spcífico d intrcambio d matrial académico con la Univrsidad dl Pacífico, sin xistir convnio marco, simpr y cuando sa procdnt n la Univrsidad dl Pacífico. Convnios n dobl titulación: Es aqul convnio qu l prmit a studiants d la Univrsidad dl Atlántico cursar uno o dos años compltos n otra institución xtranjra y obtnr admás dl título d la Univrsidad dl Atlántico, l grado corrspondint n la institución xtranjra d dstino. En st convnio s stablcrá l númro d créditos y dmás condicions para qu studiants d la Univrsidad dl Atlántico obtngan la dobl titulación. Como modalidads n dobl titulación ncontramos la dobl titulación a nivl d prgrado, la dobl titulación a nivl d mastría y la dobl titulación a nivl d doctorado. Convnio activo: Es aqul convnio suscrito por la Univrsidad dl Atlántico con otra institución nacional o xtranjra, qu s ncuntra vignt y cuyos compromisos s stén jcutando. Para dtrminar si un convnio s activo o no, s db ralizar l dbido sguiminto a la jcución d los compromisos y obligacions pactados.

3 Convnios por rnovar: Es aqul convnio suscrito por la Univrsidad dl Atlántico con otra institucional nacional o xtranjra n l qu s contmpló timpo d vigncia y ésta ya tuvo lugar. Los trámits d rnovación d convnio s harán simpr y cuando las actividads sñaladas n l convnio inicial s hayan cumplido y s hayan alcanzado grands logros para l cumpliminto d los procsos misionals d la Univrsidad dl Atlántico. Convnio activo n procso d formalización: Es aqul acurdo d voluntads producto d rlacions concrtas ntr unidads académicas o administrativas d la Univrsidad dl Atlántico con otras institucions o dpndncias d éstas qu privilgian actividads académicas, cintíficas y culturals spcíficas sin qu mdi un documnto formal (convnio marco o convnio spcífico) 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONVENIOS a) Toda solicitud d trámit d convnio db sr ralizada a través d un corro lctrónico, dirigido a convniosori@mail.uniatlantico.du.co, manifstando la intnción d suscribir un convnio (justificación), y l tipo d convnio qu dsa qu s suscriba, spcificado información d contacto d la institución nacional o intrnacional y rsponsabl d la gstión n la univrsidad cooprant. D tratars d un convnio spcífico d coopración cintífica dbrá tnr l visto buno técnico dl Jf d Invstigacions adscrito a la Vicrrctoría d Invstigacions, Proycción y Extnsión Social. b) El análisis d las propustas por part d la Oficina d Rlacions Intrnacionals s hará sujto al plan Estratégico Institucional, los rcursos disponibls y la normatividad vignt. c) El apoyo qu la Oficina d Rlacions Intrnacionals s compromt a brindar stará dirctamnt rlacionado con sus comptncias y posibilidads d acción. d) Al ralizar l análisis d prtinncia y viabilidad d los convnios d coopración nacional intrnacional y xista la ncsidad d rvaluar o hacr sugrncias u otros comntarios, s dbn dvolvr l trámit a la dpndncia d orign o al gstor dl convnio para qu ést tnga n cunta las obsrvacions plantadas por la Oficina d Rlacions Intrnacionals. ) Los convnios suscritos por la Univrsidad dl Atlántico, tramitados dsd la Oficina d Rlacions Intrnacionals dbrán sr publicados n l portal d intrnacionalización d la página wb d la Univrsidad. f) Priódicamnt la Oficina d Rlacions Intrnacionals y la Vicrrctoría d Invstigacions, Proycción y Extnsión Social, dbrán rlacionar n una matriz común los convnios suscritos por la Univrsidad dl Atlántico qu hayan sido tramitados dsd sus dpndncias. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A CONVENIOS a)a todo convnio suscrito por la Univrsidad dl Atlántico dbrá ralizars un sguiminto para vlar por l cumpliminto d las actividads d coopración académica n él consagradas y su impacto n la comunidad académica, l cual dbrá sr consignado n l Formato d Sguiminto a Convnios Nacionals Intrnacionals (FOR-RI-005) smstralmnt. b) La Oficina d Rlacions Intrnacionals rmitirá a los ncargados dl procso d intrnacionalización d cada Facultad, l Formato d Sguiminto a Convnios Nacionals Intrnacionals (FOR-RI-005) para consolidar la información dl priodo académico cursado.

4 b) El ncargado d intrnacionalización d cada Facultad dbrá rmitir l Formato d Sguiminto a Convnio dilignciado, una vz finalic l rspctivo príodo académico. d) La Oficina d Rlacions Intrnacionals s ncargará d unificar la información allgada por cada Facultad. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Dscripción Rsponsabl 1 Brindar assorías para la corrcta solicitud d trámit d Convnios d Coopración Nacional Intrnacional. Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 2 Analizar la prtinncia y viabilidad d los convnios Sí: Dar visto buno ir al paso siguint. No: Fin dl procso, o corrcción d obsrvacions. Jf Oficina d Rlacions Intrnacionals 3 Enviar corro lctrónico para solicitar la firma d Convnios nacionals intrnacionals a la institución cooprant o rspondr a la institución cooprant sobr la intnción d ésta d ralizar un convnio. 4 Elaborar convnios d coopración nacional intrnacional, prvia acptación d la institución cooprant. Jf Oficina d Rlacions Intrnacionals Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 5 Rmitir convnios d coopración nacional intrnacional a la Oficina Jurídica para vrificar su cumpliminto con la normatividad vignt Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 6 Vrificar los términos dl acurdo, dar visto buno y Jf Oficina d Assoría

5 rmitirlo para firma rctoral. Jurídica 7 Rcibir convnio con firma d Rctoría para su nvío a la institución cooprant. 8 Enviar los jmplars d los convnios a la institución cooprant por mdio d corro crtificado. Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 9 Rlacionar y publicar l convnio n la bas d datos d Convnios d Coopración vignts n la página wb. Prsonal d apoyo (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 10 Rlacionar n la matriz común d Vicrrctoría d Invstigación, Extnsión y Proycción Social y la Oficina d Rlacions Intrnacionals, los convnios suscritos por la Univrsidad dl Atlántico. Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 11 Prstar l apoyo solicitado por las unidads jcutoras dl convnio. Funcionario ncargado y Jf Oficina d Rlacions Intrnacionals. TIEMPOS A TENER EN CUENTA -Una vz s radica la solicitud n la Oficina d Rlacions Intrnacionals s nvía al Jf d la misma para qu dé su visto buno d acurdo al análisis d prtinncia y viabilidad ralizado con bas al Plan Estratégico d la Univrsidad. -Dntro d los trs días hábils siguint s nviará por corro lctrónico l formato scanado con l visto buno d la Oficina o l rchazo dl mismo. -En caso d sr avalado por l Jf d la Oficina d Rlacions Intrnacionals, l funcionario ncargado tin trs días hábils para ralizar la minuta dl convnio y rmitirla a la Oficina d Assoría Jurídica la cual tardará máximo diz días hábils para rmitirlo a Rctoría y sa firmado por la Rctora. -Una vz llgu l convnio firmado por Rctoría a la Oficina d Rlacions Intrnacionals s nvía copia scanada vía -mail a la prsona qu solicitó la gstión dl mismo.

6 En caso tal no haya firmado la contrapart, s nviará por corro postal para qu sa dbidamnt suscrito. En l supusto qu la otra part ya haya firmado l convnio, s archivará y publicará n la página wb dntro d los trs días hábils siguints a su prfccionaminto. No. Dscripción Rsponsabl 1 Enviar Formato d Sguiminto a Convnios Nacionals Intrnacionals (FOR-RI-005) a cada Dpndncia Académico-administrativa. 2 Formato d Sguiminto a Convnios Nacionals Intrnacionals (FOR-RI-005) dilignciado a la Oficina d Rlacions Intrnacionals 3 Unificar información allgada por cada Dpndncia. Jf Oficina d Rlacions Intrnacionals Encargado d Intrnacionalización, Coordinador d Programa d cada Dpndncia tc. Funcionario ncargado (Oficina d Rlacions Intrnacionals ) 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTC GP 1000:2004 Rsolución d cración d la Oficina d Rlacions Intrnacionals Acurdo Suprior No d 08 d Sptimbr d REGISTROS Formato Consolidado d Sguiminto a Movilidad Intrnacional. Formato d Movilidad Estudiants UA

7 VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN CONTROL DE CAMBIOS Karim Torrs Bulva Knkin Morals Gonzálz Maralx Martínz Oléa Vrsión Inicial S introduc la actividad hacr sguiminto anual a los objtivos dl convnio Intrnacional gstionado y l formato sguiminto a convnios intrnacionals Construcción d funcions, dscripción d actividads.