COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

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1 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. PROCEDIMIENTO 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. REGISTROS 8. MODIFICACIONES 9. ANEXO Fecha de elaboración: 15 de octubre de 2007 Fecha de Vigencia: 30 de noviembre 2012 Elaboró: Rebeca Mendoza Carreño; Efren Perrsuquia Mora; Raquel Y. Lara Gallegos Revisó: Raquel Y. Lara Gallegos Autorizó: Raquel Y. Lara Gallegos 1 de 8

2 1. OBJETIVO 1.1. Establecer las pautas generales para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición de los registros de calidad que proporcionen evidencia de la conformidad de los requisitos establecidos en el SGC del CECyTEQ. 2. ALCANCE 2.2. Aplica a todos los registros derivados de los procedimientos documentados del SGC del CECyTEQ 3. POLÍTICAS 3.1. Todos los formatos declarados en los procedimientos del SGC al momento de requisitarse se convierten en registros; los cuales deberán controlarse por los usuarios de acuerdo a este procedimiento Los registros deberán tener una referencia única con objeto de facilitar su control y archivo Cada área y plantel serán responsable de archivar los registros que generen Los registros generados por la aplicación del Manual de Calidad y Procedimientos de Calidad serán almacenados por le Coordinador de Calidad Los registros serán archivados y conservados de forma que puedan encontrarse fácilmente y en unas condiciones que se minimicen los riesgos de daño o deterioro El tiempo mínimo de archivo será de 1 año La disposición de los registros se sujetará a la normatividad vigente y a la naturaleza del mismo Los formatos originados externamente, de aplicación en el SGC, serán identificados con la codificación que traigan de origen, sin apegarse a lo descrito en este procedimiento Los formatos que se generen en software especializados para algún proceso específico (ejemplo: E-kampus, moodle, ASC Horarios, etc), podrán tener diferente estructura a lo descrito en este procedimiento Para los cursos de capacitación las listas de asistencia podrán llenarse en el formato Lista de asistencia FCD-001 o bien en el formato que use el instructor del curso. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.1. Responsabilidad Del Representante de la Dirección: Verificar la existencia de los registros en coordinación con los Directores y/o los responsables de calidad de cada plantel Del Comité de Calidad General, Comité de Calidad de Plantel y Coordinador de Calidad: Determinar, identificar, compilar, archivar, almacenar y conservar en buen estado los registros que le competen De los Responsables de Calidad de Plantel: Asegurar la adecuada conservación de los archivos de registros y documentos. 2 de 8

3 Permitir el acceso a los archivos a las personas autorizadas De los usuarios: Asegurar el llenado adecuado de los formatos y de las demás formas de registros Observar todas las disposiciones concernientes a registros de éste y los demás procedimientos que les apliquen Utilizar los registros como evidencia del cumplimiento de sus actividades Almacenar y proteger los registros que le competan 3 de 8

4 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Identificación Se definen los registros requeridos por la norma y los procedimientos del SGC; estableciendo el formato donde se consignara los datos a registrar Todos los registros llevan el mismo encabezado, excepto los formatos externos, (Anexo I). Para establecer el código se siguen los siguientes criterios: FXXX-YYY Donde F indica que es un formato XXX son las iniciales del nombre del documento o procedimiento de donde se deriva el registro YYY corresponde a un número consecutivo asignado por el responsable de establecer el formato. Nota: En el Colegio se manejan formatos diseñados por organismos externos, los cuales son identificados por ellos mismos; en este caso se respeta la identificación sin hacer ningún tipo de modificación Cada procedimiento tiene identificados los registros asociados con las actividades que se desarrollan Llenado de los formatos de registro Todas las anotaciones en los formatos de registro se harán con tinta Los formatos de registro se llenarán de forma legible en todos sus espacios, y donde no se tenga información y por lo tanto no aplique se anotará n/a. (no aplica), n/d (no hay dato) o se cancela con una diagonal Si existe la necesidad de hacer un cambio o corrección, no se debe de sobrescribir, borrar o usar corrector líquido sobre el dato o información a corregir, se escribirán diagonales ( ///// ) o una línea horizontal ( ---- ) sobre el dato a corregir y al lado, la persona que haya realizado la corrección firmará o rubricará y de ser posible, anotará la fecha y una explicación de la causa de la corrección. Nota: Existen registros que no admiten corrección alguna, en ese caso se rehace el registro Cuando ha sido generado un registro, el usuario/generador lo entrega a quien requiere esa información; pudiendo ser su jefe inmediato, otra jefatura o dirección Los registros son identificados por la persona o departamento que los genera, está identificación se realiza de acuerdo a las características y necesidades de cada área Almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición Cada área cuenta con los archivadores necesarios para almacenar y proteger adecuadamente los registros, los mismos que están a disposición inmediata cuando sean requeridos. Pueden usarse más de un archivador para guardar los registros; organizados en orden consecutivo, alfabético, cronológico o como mejor convenga al usuario Los archivadores están bajo el control del jefe de área y/o director 4 de 8

5 Los jefes de área y/o directores analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarán; tanto en la oficina como en archivo muerto, considerando lo estipulado en la ley y las necesidades propias del Colegio, este tiempo de retención se registra en cada procedimiento El destino final, guarda permanente o eliminación de los registros, lo determinan los jefes de área o el director de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el tiempo de retención. 5 de 8

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Definición de registro Identificación de registro Llenado Entrega de registro Fin Disposición final Almacenamiento Establecimiento tiempo de conservación 6 de 8

7 7. REGISTROS Título n/a 8. MODIFICACIONES Código Periodo de retención Responsable 8.1. Se incluye el punto 5.2.5, respecto a la identificación de los registros Se agrega política Se agrega política 3.10 Sobre el uso de listas de asistencia 9. ANEXO 9.1. n/a Ubicación 7 de 8

8 CAPÍTULO 3 Versión del documento Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DOCUMENTO/PROCEDIMIENTO QUE ORIGINA LA FORMA NOMBRE Y CÓDIGO CLAVE DEL DOCUENTO 8 de 8