Manual de Usuario del Excel de Envíos al INTCF

Transcripción

1 INTCF Servicio de Información Toxicológica Manual de Usuario del Excel de Envíos al INTCF

2 ÍNDICE ÍNDICE Introducción Elementos Básicos del Excel Descripción del cumplimento del Excel Configuración Inicial del Excel Uso básico del Excel Generación de Informe PDF Procedimiento de envío al INTCF Manual de Usuario del Excel de Pág.- 2

3 1. Introducción El Servicio de Información Toxicológica (SIT) del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses (INTCF) pone a disposición de las empresas obligadas a comunicar sus mezclas al SIT, el Excel de Envío al INTCF que facilita el proceso de cumplimentación de información sobre las mezclas, etiquetas y fichas de datos de seguridad (FDS), de acuerdo con lo establecido en la Orden JUS/836/2013, de 7 de Mayo en relación al periodo transitorio de comunicación al INTCF (disposición transitoria tercera). Este documento contiene una explicación sencilla de cómo manejar y cargar la información en el Excel de Envíos al INTCF. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 3

4 2. Elementos Básicos del Excel Se presenta a continuación el Excel y la descripción de los elementos que éste contiene: - Información general que se aporta en el envío. Texto definido, y no editable, para la generación del informe de Envío (detallado a posteriori). - Datos básicos de contacto de la persona responsable del envío. Cajas de texto editables (a rellenar por el usuario), las cuales recopilan el nombre, teléfono y correo electrónico de la persona de Contacto al cual se le va a remitir el acuse de recibo de la documentación que la empresa comunica al INTCF. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 4

5 - Ruta de trabajo para el envío. Texto automático, y no editable, que indica la ruta de trabajo del Excel y de los ficheros adjuntos (detallada su estructura a posteriori). - Listado de mezclas, y referencias a los ficheros de etiquetas y FDS asociados. Apartado editable, a rellenar por el usuario, definido para la inclusión de información de hasta 200 mezclas. Se debe rellenar, por cada mezcla: o CIF/VAT de la empresa. o Razón Social de la empresa. o Nombre comercial de la mezcla. o Nombre del fichero que contiene la Etiqueta en la carpeta de adjuntos. o Nombre del fichero que contiene la FDS en la carpeta de adjuntos. o Fecha de última modificación de la FDS. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 5

6 3. Descripción del cumplimento del Excel Se detalla a continuación los pasos a seguir para cumplimentar el presente Excel Configuración Inicial del Excel Nota: Para el correcto funcionamiento del Excel, la herramienta que edita el mismo (por ejemplo Microsoft Excel ), deberá tener habilitada la ejecución de macros. Consulte la guía de ayuda de la herramienta para realizar esta configuración. La ejecución del Excel genera una estructura de carpetas de trabajo que permitirán la introducción de la información requerida para su entrega al INTCF, por tanto, la primera vez que se abre el Excel, o si se detecta que no hay estructura de trabajo generada a partir de él, el Sistema pedirá la selección de la carpeta de trabajo a generar para el envío. Tan sólo se deberá indicar en qué carpeta raíz se desea generar la nueva estructura de trabajo, ya que dicha estructura se generará automáticamente. NOTA: Cada vez que se ejecute el Excel se generará una nueva estructura. Esto permitirá la realización de tantos envíos de (como máximo) 200 productos como sean necesarios. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 6

7 Tras ello, el sistema generará la siguiente estructura en la carpeta indicada. - Carpeta EnvioEmpresa-AAAA-MM-DD-HH-MM-SS, siendo AAAA el año, MM el mes, DD el día, HH la hora, MM los minutos y SS los segundos, en el que se ha generado la carpeta. Es la carpeta principal de trabajo para el Excel. - Dentro de dicha carpeta: o El Sistema copiará en ella el fichero Excel presente, denominándolo ficherodeenvio-aaaa-mm-dd-hh- MM-SS.xls. A partir de este momento, automáticamente el Sistema le hará trabajar sobre él en esta carpeta. Se puede observar que a partir de este momento ya se está trabajando sobre el Excel guardado en la carpeta de trabajo (y no sobre el Excel que se descargó del PAJ). o Carpeta de ADJUNTOS. Dentro de ella: ETIQUETA. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 7

8 FDS. Tras la creación de la estructura, se confirmará la ejecución correcta del proceso al usuario: Aparecerá en el campo Ruta donde se ha almacenado la carpeta de envío la ruta de la nueva estructura generada. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 8

9 3.2. Uso básico del Excel El usuario deberá realizar las siguientes acciones: - Rellenar los datos básicos de contacto de la persona responsable del envío. Como se ha comentado, son cajas de texto editables, las cuales recopilan el nombre, teléfono y correo electrónico de la persona de Contacto al cual se le va a remitir el acuse de recibo de la documentación que la empresa comunica al INTCF. - A continuación ya se podrá rellenar los campos correspondientes a las mezclas a comunicar al INTCF. Tal y como se ha comentado son los siguientes datos por mezcla: o CIF/VAT de la empresa. Que será común para todas las mezclas (todas las filas) pues sólo participa una empresa en el envío. o Razón Social de la empresa. Que será común para todas las mezclas (todas las filas) pues sólo participa una empresa en el envío. o Nombre comercial de la mezcla. Debe referenciar exactamente al texto que se indica en la etiqueta del producto. Se debe indicar el nombre completo en MAYÚSCULAS y sin abreviaturas, tal y como aparece en la etiqueta de la mezcla. Si existen diferentes variantes, se debe referenciar cada una de ellas de forma independiente, para no dar lugar a confusión con las posibles variantes de la misma. o Nombre del fichero que contiene la etiqueta en la carpeta de adjuntos/etiquetas. Sólo se deberá indicar el nombre del fichero y su extensión (sin ruta). Téngase en cuenta que de no coincidir exactamente el texto consignado en el Excel y el nombre del fichero que contiene la etiqueta, la mezcla no se dará por recibida por el INTCF. Aclaración con respecto a la etiqueta: Cuando la mezcla posee una capacidad de menos de 20 litros, se debe indicar (y adjuntar) obligatoriamente la Etiqueta de Comercialización. Cuando la mezcla posee una capacidad mayor de 20 litros, se podrá indicar (y adjuntar) una de estas opciones: Etiqueta de Comercialización (preferiblemente). Etiqueta de Transporte. A falta de estas dos primeras, un documento que especifique el nombre con el que se comercializa el producto, el nombre de la empresa que aparece en la etiqueta y los pictogramas CLP. o Nombre del fichero que contiene la Ficha de Datos de Seguridad en la carpeta de adjuntos. Sólo se deberá indicar el nombre del fichero y su extensión (sin ruta). Téngase en cuenta que de no coincidir exactamente el texto consignado en el Excel y el nombre del fichero que contiene la Ficha de Datos de Seguridad, la mezcla no se dará por recibida por el INTCF. o Fecha de última modificación de la Ficha de Datos de Seguridad. Con formato dd/mm/aaaa Manual de Usuario del Excel de Pág.- 9

10 - Del mismo modo, conforme se van indicando los ficheros de etiqueta y FDS de cada mezcla, se deberán adjuntar los archivos físicos en las carpetas correspondientes (ETIQUETA Y FDS) de ADJUNTOS/ETIQUETAS y ADJUNTOS/FDS. Así por ejemplo, si se ha referenciado a los ficheros etiqueta.pdf y fds.pdf en la mezcla del ejemplo, deberán aparecer estos archivos en las carpetas correspondientes: Manual de Usuario del Excel de Pág.- 10

11 3.3. Generación de Informe PDF Una vez relleno el Excel, el usuario deberá generar el informe PDF que detalla la información incluida. Éste será utilizado para la comunicación al INTCF. Para la generación del informe el usuario deberá pulsar en el botón Crear PDF, situado en la parte superior izquierda del Documento. El Sistema mostrará el siguiente mensaje: Tras pulsar Aceptar, aparecerá el fichero PDF generado, con el nombre compuesto por CIF-AAAA-MM-DD-HH-MM- SS.pdf. Siendo CIF el CIF de la empresa, AAAA el año, MM el mes, DD el día, HH la hora, MM los minutos y SS los segundos, en el que se ha generado la carpeta. Este documento pdf, se debe imprimir y cumplimentar con el CIF, razón social, sello de la empresa y firma de la persona de contacto en cada una de las hojas y se remitirá junto con el CD al INTCF, tal y como se especifica a continuación. Manual de Usuario del Excel de Pág.- 11

12 Aparecerá en la estructura de carpeta de generada: Manual de Usuario del Excel de Pág.- 12

13 4. Procedimiento de envío al INTCF Tras la finalización de los trabajos sobre el Excel, se deberá realizar el envío del mismo al INTCF. Para ello se deberán realizar las siguientes acciones: - Colocarse ante la carpeta de trabajo generada en el Excel. No debe ser en el interior de la misma. - Generar un fichero ZIP con la carpeta. Selecciónela e indique la creación de fichero ZIP. - El/los fichero/s ZIP creado, con nombre EnvioEmpresa-AAAA-MM-DD-HH-MM-SS.zip, se deben enviar al INTCF grabados en un CD/pen drive, por correo postal o mensajería. - En cada CD/pen drive, se podrán grabar tantos ficheros ZIP como la empresa necesite. - Junto a cada CD/pen drive, se deben adjuntar los documentos pdf (firmados y sellados) correspondientes a cada uno de los ficheros ZIP que se han grabado en el CD/pen drive. - Además deberá rellenarse y adjuntarse (firmado manualmente y escaneado) el documento Resumen del Envío (*), el cual indica el conjunto de ficheros Zips comunicados. Se presenta en la siguiente página el detalle del mismo. - La dirección a la que hay que remitir esta información es INSTITUTO NACIONAL DE TOXICOLOGÍA Y CIENCIAS FORENSES Servicio de Información Toxicológica. Documentación C/ José Echegaray, Las Rozas de Madrid (Madrid) Manual de Usuario del Excel de Pág.- 13

14 (*) Detalle del documento Resumen de Envío: Muy Sres. nuestros: Siguiendo las instrucciones del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses publicadas en la página web del Portal de Administración de Justicia ( y de acuerdo con lo establecido en la Orden JUS/836/2013, de 7 de Mayo en relación al periodo transitorio de comunicación al INTCF (disposición transitoria tercera), adjunto se remite la relación de los archivos en formato.zip remitidos en CD que conforman el envío: Persona de Contacto Responsable: Teléfono: Correo Electrónico: CIF/VAT: Razón Social: Dirección: Archivos remitidos Firma Manual de Usuario del Excel de Pág.- 14