INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA GENERAL INTRODUCCIÓN Origen Objetivos...

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1 Contenido INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA GENERAL INTRODUCCIÓN Origen Objetivos Alcance del estudio Metodología RESULTADOS DEL ESTUDIO Recomendaciones emitidas por la Auditoría General Disposiciones de la Contraloría General de la República CONCLUSIÓN... 8 ANEXO UNO- RECOMENDACIONES PENDIENTES DE IMPLEMENTAR... 9 ANEXO DOS- RECOMENDACIONES EN QUE NO SE RECIBIÓ RESPUESTA- PLAZOS SUPERADOS... 2

2 INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA GENERAL. INTRODUCCIÓN.. Origen El estudio forma parte de las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría General de los años 205 y 206. Se fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, en sus artículos 36, 38 y 39, que se transcriben. Artículo 36.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 38.-Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho 2

3 de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de 994. Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios..2 Objetivos.2. Objetivo General Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto..2.2 Objetivo especifico Determinar el cumplimiento, incumplimiento o estado en que se encuentran las recomendaciones emitidas y aceptadas..3 Alcance del estudio El estudio efectuado se fundamentó en la comprobación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por esta Auditoría del 23 de setiembre de 2008 al 7 de julio del Metodología Esta evaluación se fundamenta en lo indicado por las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en La Gaceta Nº 28 del 0 de febrero de 200, específicamente lo señalado en el apartado 2..2: 2..2 Ejecución del seguimiento El proceso de seguimiento debe ejecutarse, por parte del auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, de conformidad con la programación respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos: 3

4 a. Una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar. b. La comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las acciones pertinentes. c. La documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna. 2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2. Recomendaciones emitidas por la Auditoría General Del seguimiento realizado a la implementación de las 24 recomendaciones formuladas por esta Auditoría, que corresponden a informes emitidos entre el 23 de setiembre de 2008 y el 7 de julio de 205, se determinó el cumplimiento de dos terceras partes de las recomendaciones emitidas, tal y como se ilustra en el gráfico siguiente. Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Seguimiento de Recomendaciones según acatamiento Acatadas Parcialmente acatadas 3 4 No implementadas No aplican 28 En Plazo 3 En Consulta 2 No se recibió respuesta- Plazos superados 26 Se mantienen en otros informes 4

5 Al 0 de marzo de 206, fecha de corte de este Estudio de Seguimiento de Recomendaciones, se presenta el detalle de acuerdo con la implementación de las recomendaciones emitidas por esta Auditoría General. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA GENERAL AL 0 DE MARZO DE 206 Estado Número de recomendaciones Implementadas 74 Parcialmente implementadas 3 Sin implementar 4 No aplican 28 En plazo 3 En consulta 2 No se recibió respuesta-plazo superado 26 Se mantiene en otros informes. En plazo prudencial: Se refiere a recomendaciones de estudios relativamente recientes, en que se considera el plazo que requiere la Administración para su implantación. 2. No aplican: Corresponde a las recomendaciones que debido a cambios en las condiciones internas o externas no fueron puestas en práctica oportunamente. Tema Costo de vida Controles referentes a cupones de gasolina Nombramientos de funcionarios del servicio exterior Procedimientos y controles en transferencias a sujetos privados Motivo por el que dejaron de ser aplicables Este tipo de remuneraciones es fijado directamente por la Autoridad Presupuestaria desde 200. Ahora se utilizan tarjetas electrónicas para el control de los combustibles. El plazo de nombramiento de los funcionarios concluyó y/o fueron trasladados El Ministerio de Relaciones Exteriores dejó de ser responsable de la transferencia de fondos a las Temporalidades de la Iglesia Católica. Otros varios Referentes a procedimientos administrativos prescritos. 5

6 3. En consulta: Recomendaciones que han sido sujeto de consultas internas o externas de las que aún no se ha recibido respuesta. 4. Sin implementar: Concierne a aquellas recomendaciones que no han sido acatadas por la Administración. 5. Implementadas: Son las recomendaciones que han sido efectivamente acatadas por la Administración. 6. Parcialmente implementadas: Aquellas recomendaciones que han sido acatadas de manera parcial por la Administración. 7. Se mantienen en otros informes más recientes: Aquellas recomendaciones que por su naturaleza se repiten en informes nuevos. 8. No se recibió respuesta, plazos fueron superados: Aquellas recomendaciones que por sus características dejaron de ser aplicables por no haber sido atendidas oportunamente, cabe mencionar que respecto a los informes que tratan asuntos del Área de Tecnologías de la Información no se ha obtenido respuesta alguna a pesar de que se ha recurrido a la instancia superior (Despacho del Viceministro Administrativo). (Ver Anexo dos) El cuadro anexo uno detalla el estado de las recomendaciones emitidas por esta Auditoría que se encuentran en condición distinta de haber sido totalmente implementada, no aplica, se mantienen en otros informes más recientes o no se recibió respuesta, plazos fueron superados; se indica el informe al que corresponde la recomendación, el número de oficio con que fue remitido el informe, el detalle de la recomendación y el estado de implementación de las mismas. Por su parte, se reitera las disposiciones de la Ley General de Control Interno con respecto a la inobservancia de las recomendaciones emitidas por las Auditorías Internas y las eventuales sanciones, contenidas en sus artículos 36, 38, 39, previamente citados. 6

7 Del mismo modo se solicita informar a esta Auditoría General el cronograma de implantación de las acciones que se adopten para las mejoras planteadas en las recomendaciones. 2.2 Disposiciones de la Contraloría General de la República De conformidad con lo indicado por la Contraloría General de la República en su oficio DFOE-SD-0052 del 08 de enero, 206, comunica la finalización del proceso de cumplimiento a las disposiciones 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 y 4.7 emitidas en el Informe sobre el Proceso de Nombramientos del Servicio Exterior. Lo anterior, en atención con las Directrices que deben observar las auditorías internas en verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. 7

8 3. CONCLUSIÓN Las autoridades de turno y titulares subordinados del Ministerio de Relaciones y Culto, lograron atender la mayor parte de las recomendaciones emitidas por esta Auditoría General, sin embargo una parte significativa se deja sin su debida atención y oportunidad permitiendo la ausencia de acciones pertinentes que contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno institucional; cabe señalar que la mayor parte de las efectuadas respecto al Área de Tecnologías de la Información, no se obtuvo respuesta de las acciones llevadas a cabo, a pesar de reiteradas solicitudes y más recientemente de lo requerido en oficios /A.G y /A.G. del 5 de enero y 4 de febrero de 206, respectivamente y es uno de los factores que afectan el Índice de Gestión Institucional, realizado por la Contraloría General de la República. De igual manera, la totalidad de las disposiciones del informe sobre el proceso de nombramientos del Servicio Exterior, emitidas por la Contraloría General de la República fueron cumplidas de conformidad con los plazos establecidos. 8

9 ANEXO UNO- RECOMENDACIONES PENDIENTES DE IMPLEMENTAR AL 29 DE FEBRERO DE 206 Recomendación Implementada Parcial No Implementada En plazo prudencial En consulta Diagnóstico del área de tecnología de la información Oficio /A.G. Fecha de remisión: 23/09/2008, Emitir las directrices tendientes a la reactivación de la instancia administrativa que colabore con el jerarca institucional en el apoyo a las decisiones sobre asuntos estratégicos de tecnología de la información. (Comité de Informática) Informe Trinidad y Tobago Oficio Fecha de remisión: 06/2/202 A la jefatura del Departamento Financiero Incluir dentro de las revisiones de las liquidaciones de gastos de oficina, la determinación del tipo de cambio al que debe convertirse la moneda local en los informes trimestrales. Informe del Estudio de Auditoría "Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en el Reino de Gran Bretaña e Irlanda del Norte. Oficio /A.G. Fecha de remisión 05/2/203 Al señor Ministro 4.. Girar las instrucciones para proveer a este Ministerio de un instrumento de almacenamiento de información institucional, que incluya la producida en las representaciones del Servicio Exterior como una forma de asegurar la continuidad del servicio. Informe del Estudio de Auditoría "Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en el Reino de Bélgica. Oficio /A.G. Fecha de remisión 05/2/203 Se está haciendo un esfuerzo con el control diario de efectivo, no obstante esto no ha solucionado el asunto de fondo de la conversión de moneda, tal es el caso de la Embajada en Perú cuyo estudio está en proceso 9

10 Recomendación Al señor Ministro 4..2 Girar las instrucciones para proveer a este Ministerio de un instrumento de almacenamiento de información institucional, que incluya la producida en las representaciones del Servicio Exterior como una forma de asegurar la continuidad del servicio. Informe del Estudio de Auditoría "Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en el Reino de los Países Bajos. Oficio /A.G. Fecha de remisión /07/204 Al Señor Ministro 4..2 Girar las instrucciones a las instancias competentes para que se actualice integralmente el Reglamento de Tareas y Funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y particularmente se establezca a que Dependencia le corresponde la responsabilidad de velar por los canales de comunicación en cuanto al manejo de información a todas las representaciones de Costa Rica en el exterior. Informe Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en Panamá Oficio /A.G. del de julio de Al señor Embajador de Costa Rica en Panamá Implementada Parcial No Implementada En plazo prudencial En consulta Se está en el proceso de gestión de la calidad que pretende sistematizar todos los procesos 4.4. Realizar las acciones necesarias para que se registren y actualicen en su totalidad todos aquellos bienes patrimoniales a cargo de la Embajada y el Consulado. 4.5 A la Proveeduría Institucional 4.5. Realizar las acciones necesarias para que se registren y actualicen en su totalidad todos aquellos bienes patrimoniales a cargo de la Embajada y el Consulado. El Departamento de Proveeduría realizó la consulta a Hacienda sobre la norma de compra con arrendamiento. El Departamento de Proveeduría realizó la consulta a Hacienda sobre la norma de compra con arrendamiento. 0

11 Recomendación Implementada Parcial No Implementada En plazo prudencial En consulta Informe Gestión de Presupuesto Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Oficio /A.G. del 06 de mayo de 205 Al Departamento Financiero Llevar a la práctica revisiones frecuentes de la información provista por la Contraloría General de la República en el Sistema de Presupuestos Públicos, con el propósito de prevenir sobre posibles diferencias de información que puedan comprometer la transparencia de esta Cartera. A la jefatura de Recursos Humanos De conformidad con consulta verbal realizada el 29 de febrero de 206 al señor Arnulfo Sterling Carrington, funcionario del Departamento Financiero Evitar la práctica de utilizar redondeos en los porcentajes decretados por ley según obligaciones obrero-patronales, con el fin de obtener exactitud en los cálculos en el plan de presupuesto. Informe de tiquetes aéreos. Oficio /A.G. del 07 de julio de 205 El de marzo de 206, se consultó al señor. Alexander Hidalgo, funcionario del Departamento de Recursos Humanos y se visualizó la plantilla de formulación del presupuesto 206, se corroboró que los redondeos fueron correctamente aplicados con excepción de los Programas 8 y 82 por un error material ocasionado por el traslado de plazas entre los programas A la Proveeduría Institucional Reconsiderar los requisitos incluidos en el modelo de solicitud de pasajes aéreos ya que su alto grado de detalle dificulta la probabilidad de elegir la cotización que mejor satisfaga la necesidad pública de transporte aéreo.

12 ANEXO DOS- RECOMENDACIONES EN QUE NO SE RECIBIÓ RESPUESTA- PLAZOS SUPERADOS Detalle Diagnóstico del área de tecnología de la información Oficio /A.G. Fecha de Remisión: 23/09/2008 Girar las instrucciones a las instancias administrativas correspondientes para que se realice un análisis integral de los riesgos institucionales relativos al área de tecnología de la información y se tomen las medidas correctivas oportunas. Informe T.I. Oficio Fecha de Remisión: 07/03/ Al señor Ministro 4... Girar las instrucciones para que se formalice un equipo de trabajo responsable de la definición de un plan de implementación de la normativa que para se tome en cuenta las recomendaciones emitidas en este informe. Dicho equipo de trabajo debe estar liderado por un funcionario con un apropiado nivel de autoridad que le permita coordinar y girar instrucciones a las diferentes áreas de la institución que deben generar productos para esta implementación. Al respecto debe indicarse que la implementación de un marco de gobierno de TI requiere la participación de áreas como Proveeduría, Recursos Humanos, Asesoría Legal, Seguridad Institucional, encargado de gestión de riesgo (SEVRI), Tecnologías de Información y las áreas usuarias Al Señor Viceministro Administrativo Coordinar el proceso de capacitación requerido por el personal de TI y funcionarios clave de las dependencias del Ministerio en la temática de gobierno de TI y el rol de las diferentes instancias en la implementación de un marco de gestión de TI. Oficios de consultarecordatorio del último año

13 Detalle Asignar las funciones y responsabilidades que le competen directamente al Centro de Tecnologías de Información y Comunicación, con relación al cumplimiento de las Normas técnicas para gestión de Tecnologías de la Información Formalizar un comité de tecnologías de información que sea responsable del gobierno de TI y que se reúna al menos una vez por trimestre para dar seguimiento a la implementación de esta normativa y tomar decisiones sobre la planificación estratégica, la gestión de riesgos de TI, el marco de seguridad de información, la definición del rumbo tecnológico y la gestión del portafolio de proyectos de TI. a) Definir un plan estratégico de TI con un horizonte mínimo de 3 años y alineado con los objetivos institucionales. Como parte de este plan se recomienda incorporar un plan de dirección tecnológica para los siguientes 3 años que sea consecuente con el portafolio de proyectos definido. Oficios de consultarecordatorio del último año b) Definir procedimientos operativos para que la elaboración de planes operativos de TI se haga con el debido alineamiento con los planes estratégicos vigentes. c) Elaborar un plan de infraestructura tecnológica con una visión de 3 años que esté alineado al plan estratégico de TI y a la dirección tecnológica trazada. d) Formalizar y mantener actualizados los estándares tecnológicos de la institución que sean congruentes con la dirección tecnológica trazada

14 Detalle Oficios de consultarecordatorio del último año e) Formalizar y aplicar una metodología de gestión de proyectos para administrar las iniciativas que se realicen en TI f) Formalizar y aplicar con una periodicidad anual una metodología de gestión de riesgos de TI g) Formalizar una metodología de desarrollo y mantenimiento de sistemas h) Dictar las pautas para la definición de un marco de seguridad de la información y las políticas institucionales que 002- posibiliten que la administración de datos se haga propiciando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos. i) Establecer contactos con ministerios o entidades públicas afines para posibilitar el resguardo de respaldos en alguna 002- de estas instituciones que disponga de un área que cumpla con los requerimientos de seguridad física requeridos para el almacenamiento de este tipo de información. j) Identificar las inversiones para disponer de un área de instalación de servidores que cumpla con los requerimientos de seguridad física y técnica y tomar previsiones presupuestarias para que en un plazo razonable se pueda contar con un data center con seguridades físicas mínimas

15 Detalle k) Elaborar un proyecto institucional para la definición de un plan de continuidad del servicio acorde con las necesidades del Ministerio que posibilite la restauración del servicio ante una contingencia dentro de límites de tiempo aceptables. l) Definir criterios institucionales sobre propiedad de los datos que posibiliten fijar pautas para la definición de derechos de acceso, el tratamiento de datos históricos y limitar el acceso irrestricto que posee el personal de TI a los datos en las bases de datos en producción. m) Contemplar la realización al menos con una periodicidad anual de mediciones de rendimiento y capacidad de recursos críticos como servidores, bases de datos y enlaces de comunicación utilizando para ellos herramientas propiedad de los sistemas operativos y las bases de datos y software libre disponible para ese tipo de labor. Presentar los resultados correspondientes al comité de TI. Se sugiere que estas labores se calendaricen para ser ejecutadas en forma previa a la formulación de presupuestos para que los resultados sirvan de insumo cuando se requiera justificar ampliaciones y adquisiciones de nuevos equipos. ñ) Definir directrices sobre las cláusulas mínimas que deben ser incluidas en los contratos suscritos con proveedores considerando aspectos como los definidos en las matrices de evaluación establecidas por SUGEF, que son un excelente punto de referencia para fortalecer la formalización de contratos con proveedores de TI. (La información está disponible en el sitio n) Formalizar procedimientos operativos y guías técnicas para sustentar las inversiones de TI bajo criterios financieros de retorno de inversión. Oficios de consultarecordatorio del último año

16 Detalle p) Efectuar una revisión integral de la estructura funcional del Centro de Tecnologías de Información y Telecomunicación analizando las situaciones de concentración de funciones de carácter incompatible para determinar alternativas que fortalezcan la estructura de control interno actual y posibiliten la ejecución de labores de contraparte técnica. Oficios de consultarecordatorio del último año 002- q) Definir instrumentos para ejecutar procesos de autoevaluación de control interno en el área de TI, con una periodicidad anual, preferiblemente a ser ejecutadas antes de la formulación de planes operativos. Informe de estudio Gestión del Consulado de Costa Rica en Miami, Florida, Oficio /A.G Fecha de Remisión: 22/05/204 No obstante lo Al señor Ministro solicitado por el 4..2 Girar las instrucciones pertinentes con el propósito de evitar que se presenten nuevamente situaciones como las señor Ministro en el referidas en el apartado de limitaciones sobre el procedimiento ordinario de investigación ordenado en su momento por Memorando DMel Director Jurídico. MEMO del 25 de marzo de 205, no se recibió respuesta. Informe especial de Activos del Departamento Informática. Oficio /A.G. Fecha de Remisión: 06/05/205 Al Señor Viceministro Administrativo 4.2. Coordinar con el Despacho del Señor Ministro para que se tomen las acciones que se consideren pertinentes a efecto de corregir todas las debilidades que puedan incidir en posibles irregularidades en cuanto a la administración, control y custodia de los bienes patrimoniales a cargo de la Jefatura del CTIC