MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREAS DE APOYO

Transcripción

1 CAMINOS Y PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y SERVICIOS CONEXOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREAS DE APOYO DICIEMBRE 2005 GERENCIA DE INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL

2 ÍNDICE PÁGINA I. PRESENTACIÓN... 2 II. OBJETIVO... 3 III. FUNDAMENTO LEGAL... 4 IV. DEFINICIONES... 5 V. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ... 6 VI. FACULTADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ... 7 VII. FUNCIONES DEL COMITÉ POR ÁREA DE APOYO... 9 VIII. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ENLACE IX. FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS X. LINEAMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ XI. OBJETIVO, PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DIAGRAMA DE FLUJO 1

3 I. PRESENTACIÓN El presente documento tiene como finalidad establecer los lineamientos necesarios para la integración y el funcionamiento del Comité de Información de de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás ordenamientos relacionados. Adicionalmente este manual incluye los procedimientos administrativos necesarios para asegurar que son enviados en forma oportuna al Comité los asuntos requeridos, para emitir los acuerdos y resoluciones en tiempo, forma y sustento, para realizar su seguimiento así como para difundir la documentación pública derivada de estas actividades. 2

4 II. OBJETIVO Constituir las bases normativas y de funcionamiento del Comité de Información de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos para el cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y ordenamientos relacionados, a fin de garantizar al público en general el acceso a la información del Organismo. 3

5 III. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (D.O.F. 30 abril 2002). Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F. 13 marzo 2002). Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (D.O.F. 11 junio 2003). Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F. 12 agosto 2003). Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F. 27 enero 2004). Estatuto Orgánico de (D.O.F. 17 abril 2002). Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal (D.O.F. 31 julio 2002). Código de Conducta de los Servidores Públicos de (Agosto 2002). Decreto por el que se aprueba el programa sectorial denominado Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo (D.O.F. 22 abril 2002). 4

6 IV. DEFINICIONES ÁREAS DE APOYO Son las áreas administrativas o funcionales que apoyan al Comité de Información en las actividades derivadas de sus funciones, establecidas en la Ley y su Reglamento. COMITÉ (CI) Comité de Información de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Área administrativa responsable de las actividades relacionadas con archivos y organización documental en, según lo descrito en el artículo sexto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. INFORMACIÓN La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título. INSTITUTO (IFAI) El Instituto Federal de Acceso a la Información es un Órgano de la Administración Pública Federal encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información, resolver sobre la negativa a las solicitudes de acceso a la información, así como proteger los datos personales en poder de las dependencias y entidades. LEY (LFTAIPG) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. ORGANISMO Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Órgano Interno de Control en, que depende jerárquica, funcional y normativamente de la Secretaría de la Función Pública. REGLAMENTO Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. UNIDAD DE ENLACE (UE) Es el área administrativa constituida en el Organismo, responsable de realizar las funciones descritas en el artículo 28 de la Ley. 5

7 V. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ CARGO PUESTO DERECHO SUSTENTO LEGAL Presidente Director de Administración y Finanzas A voz y voto Artículo 30 de la Ley, fracción I; y 57 del Reglamento, 1er párrafo. Titular de la Unidad de Enlace Subdirector de Tecnologías de Información A voz y voto Artículo 30 de la Ley, fracción II; y 57 del Reglamento, 1er párrafo. Titular del Órgano Interno de Control Titular del Órgano Interno de Control A voz y voto Artículo 30 de la Ley, fracción III; y 57 del Reglamento, 1er párrafo. Secretario Ejecutivo Gerente de Normatividad y Calidad A voz Artículo 57 del Reglamento, 3er párrafo. Invitados Titulares de las Áreas Administrativas del Organismo A voz Artículo 57 del Reglamento, 3er párrafo. 6

8 VI. FACULTADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ PRESIDENTE Autorizar la orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias. Coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar, cuando sea necesario, a reuniones extraordinarias. Emitir su voto de calidad en el Comité en caso de empate en las votaciones. TITULAR DE LA UNIDAD DE ENLACE Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en el pleno del Comité con cinco días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y dos días hábiles para las extraordinarias. Analizar y atender las recomendaciones o sugerencias hechas por los integrantes del Comité en lo que a materia de información se refiere. Proponer al Comité los procedimientos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información en el Organismo. Proponer y asesorar técnicamente en materia sistémica del manejo y acceso a la información en el Organismo. TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en el pleno del Comité con cinco días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y dos días hábiles para las extraordinarias. Prestar la orientación y asesoría técnica jurídica y normativa en el ámbito de su competencia, necesaria para que el Comité emita resoluciones y las sustente ante el Instituto. 7

9 SECRETARIO EJECUTIVO Proponer el programa anual de reuniones ordinarias al Comité para su aprobación en la primera reunión del año. Convocar a reuniones ordinarias y en su caso, a extraordinarias con previa autorización del Presidente. Elaborar el orden del día y los listados de los asuntos que se tratarán. Recabar y presentar los documentos de apoyo necesarios para los asuntos tratados en el Comité. Remitir a cada integrante del Comité el orden del día y los documentos de apoyo de los asuntos a tratar. Preparar la lista de asistencia de cada reunión y recabar las firmas correspondientes. Elaborar el acta correspondiente a cada reunión y verificar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la misma. Resguardar la documentación inherente al funcionamiento del Comité. Las demás funciones que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno. INVITADOS Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en el pleno del Comité con cinco días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y dos días hábiles para las extraordinarias. Analizar el orden del día y la documentación de apoyo necesaria para los asuntos a tratar en la reunión. Pronunciar al Comité los comentarios que estime pertinentes. Proponer y analizar los temas a difundir en materia de manejo y acceso a la información del Organismo. 8

10 VII. FUNCIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN POR ÁREA DE APOYO No. 1 SUSTENTO LEGAL FUNCIÓN Coordinar y supervisar las acciones tendientes a proporcionar la información prevista en la Ley. ÁREA DE APOYO Unidad de Enlace, Coordinación de Archivos 2 Instituir, de conformidad con el reglamento, los procedimientos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Unidad de Enlace 3 Confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares de las unidades administrativas según sean las gestiones. Comité de Información 4 Realizar a través de la Unidad de Enlace, las gestiones necesarias para localizar los documentos administrativos en los que conste la información solicitada. Unidad de Enlace 5 Artículo 29 de la Ley Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación según corresponda. Coordinación de Archivos 6 Elaborar un programa para facilitar la obtención de información que deberá ser actualizado periódicamente y en el cual se incluyan las medidas necesarias para la organización de los archivos. Coordinación de Archivos 7 Elaborar y enviar al Instituto, de conformidad con los lineamientos que éste expida, los datos necesarios para elaboración del informe anual al H. Congreso de la Unión sobre el acceso a la información de las dependencias y entidades. Unidad de Enlace 8 Artículo 31 del Reglamento Aprobar el índice de expedientes reservados del Organismo, en un plazo de diez días hábiles a partir de su entrega por las unidades administrativas, durante los meses de enero y julio de cada año. Comité de Información 9

11 No. SUSTENTO LEGAL FUNCIÓN ÁREA DE APOYO 9 Artículo 33 del Reglamento En su caso, expedir criterios específicos en materia de custodia y conservación de expedientes y documentos clasificados como reservados. Coordinación de Archivos 10 Artículo 43 del Reglamento Establecer criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requiera y siempre que no se contravenga los lineamientos expedidos en el artículo 33 del reglamento. Coordinación de Archivos 11 Artículo 46 del Reglamento Elaborar un programa que contenga la guía simple de organización de los archivos del Organismo con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública, de conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 del reglamento. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Coordinación de Archivos Podrá integrar a los servidores públicos que considere necesario para asesorar o apoyar al Comité en sus funciones, quienes asistirán a las sesiones con voz pero sin voto. Artículo 57 del Reglamento Deberá establecer los criterios para su propio funcionamiento, los cuales deberán prever al menos la periodicidad con que sesionará, el servidor público que lo presidirá y la forma de dar seguimiento a los acuerdos. Unidad de Enlace Unidad de Enlace 14 Artículo 59 del Reglamento Verificar la difusión de los cambios que se realicen respecto a los servidores públicos integrantes de las Unidades de Enlace o del propio Comité en el sitio de Internet del Organismo, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se efectúen. Unidad de Enlace 15 Artículo 60 del Reglamento Verificar la difusión de las resoluciones y criterios que expida, los cuales son públicos y se darán a conocer en el sitio de Internet del Organismo, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se expidan. Unidad de Enlace 10

12 No. SUSTENTO LEGAL 16 Artículo 61 del Reglamento FUNCIÓN Enviar al Instituto mediante los sistemas que establezca éste, dentro de los primeros veinte días hábiles del mes de enero de cada año, toda la información que posean relativa a: ÁREA DE APOYO Unidad Enlace de i. El número y tipo de solicitudes de información presentadas y sus resultados, incluidas aquellas en las que no fue posible localizar la información en los archivos; ii. Los tiempos de respuesta a las diferentes solicitudes; iii. El estado en que se encuentran las denuncias presentadas por el Instituto ante los Órganos internos de Control, y iv. Las dificultades observadas en el cumplimiento de la Ley, el Reglamento y demás disposiciones aplicables. 11

13 VIII. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ENLACE De acuerdo con el artículo 28 de la Ley, la Unidad de Enlace deberá: Recabar y difundir la información a que se refiere el artículo 7, además de propiciar que las unidades administrativas la actualicen periódicamente; Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, referidas en los artículos 24, 25 y 40; Auxiliar a los particulares en la elaboración de solicitudes y, en su caso, orientarlos sobre las dependencias o entidades u otro órgano que pudieran tener la información que solicitan; Realizar los trámites internos en el Organismo, necesarios para entregar la información solicitada, además de efectuar la notificaciones a los particulares; Proponer al Comité los procedimientos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; Habilitar a los servidores públicos del Organismo que sean necesarios, para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información; Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y costos; y Las demás necesarias para garantizar y agilizar el flujo de información entre el Organismo y los particulares. Así como las demás funciones que le confiere la normatividad aplicable. 12

14 IX. FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS De acuerdo con el artículo Sexto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Coordinación de Archivos deberá: Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general del Organismo; Coordinar las acciones de los archivos de trámite; Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el Organismo; Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Organismo. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y Coordinar con el área de Tecnologías de la Información del Organismo, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. Así como las demás funciones que le confiere la normatividad aplicable. 13

15 X. LINEAMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ El Comité se reunirá de acuerdo al programa anual de reuniones ordinarias aprobado en la primera reunión del año. Podrán celebrarse reuniones extraordinarias a través de convocatoria autorizada por el Presidente del Comité las veces que éste considere necesario para cumplir con los tiempos establecidos por la Ley, su Reglamento y demás ordenamientos en la materia. Las reuniones extraordinarias podrán ser convocadas por el Secretario Ejecutivo a solicitud de los integrantes del Comité y previa autorización del Presidente, a fin de atender aquellos asuntos que por su trascendencia lo requieran. Los integrantes del Comité con derecho a voz y voto, deberán designar a su suplente respectivo, el cual será del nivel jerárquico inmediato inferior al del titular, y sólo podrá participar en ausencia de éste. Cualquier cambio en la designación del suplente se enviará por escrito al Presidente marcando copia para el Secretario Ejecutivo. En todos los casos el suplente respectivo designado tendrá los mismos derechos del titular. Los integrantes del Comité, no percibirán pago alguno por las gestiones que se deriven del cumplimiento de su encargo dentro del Comité. Al término de cada reunión se levantará un acta en donde quede constancia de todos los acuerdos y decisiones adoptadas, así como de las opiniones a cada caso. Dicha acta será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella y deberá aprobarse dentro del tiempo establecido en el procedimiento correspondiente. El quórum para sesionar se considerará con la asistencia de la mayoría de los integrantes con derecho a voz y voto. En ausencia del Presidente del Comité, o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo. Las decisiones se adoptarán por mayoría de votos. En caso de empate, el Presidente tendrá el voto de calidad. Los asuntos a tratar en la reunión se remitirán al Secretario Ejecutivo cuando menos con cinco días hábiles de anticipación a su celebración para reuniones ordinarias y dos días hábiles para las extraordinarias. Únicamente se tratarán los temas contenidos en el orden del día. El Secretario Ejecutivo remitirá a los miembros del Comité el orden del día y los documentos de apoyo necesarios sobre los asuntos que se tratarán en la reunión, con una anticipación de cuando menos dos días hábiles para reuniones ordinarias y un día hábil para las extraordinarias. Los miembros del Comité podrán proponer y aprobar mediante el acta de la sesión correspondiente los documentos normativos que consideren necesarios para el desarrollo y mejora en los servicios en materia de atención de solicitudes de información en el Organismo. 14

16 COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREAS DE APOYO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN XI. OBJETIVO Establecer el procedimiento administrativo con las actividades que deberán de realizar los integrantes del Comité de Información para el seguimiento y resolución de los acuerdos tratados en sesiones ordinarias y extraordinarias sobre los asuntos relacionados con acceso a la información del Organismo, conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a su Reglamento. 15

17 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS COMITÉ DE INFORMACIÓN, UNIDAD DE ENLACE DE, ORGANO INTERNO DE CONTROL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS CLAVE: 01 PAG. 1 DE 2 FECHA: DICIEMBRE 2005 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD CONTROL CONVOCATORIA Unidad de Enlace, Órgano Interno de Control y Unidades Administrativas 1. Elaboran y envían al Secretario Ejecutivo sus propuestas de asuntos a tratar en la sesión del Comité de Información, de acuerdo a las solicitudes de información recibidas y a temas derivados. Propuesta Asuntos de Secretario Ejecutivo 2. Recibe las propuestas de asuntos a tratar, elabora orden del día según el formato ya especificado y los asuntos propuestos, y la entrega al Presidente del Comité para su autorización. Orden del Día Presidente del Comité 3. Autoriza el orden del día proponiendo la fecha en la que se realizará la sesión según su agenda. Orden del Día Unidad de Enlace, Órgano Interno de Control y Unidades Administrativas Secretario Ejecutivo 4. Integran la información o documentación soporte de cada asunto propuesto a tratar y autorizado para incluírse en la orden del día, y turnan al Secretario Ejecutivo el compendio. 5. Integra la orden del día, elabora cuadernillo de los asuntos a tratar así como los oficios de convocatoria que se envían a los involucrados y firma las convocatorias previa autorización del Presidente del Comité. Orden del Día, Información soporte Convocatoria Integrantes del Comité de Información Secretario Ejecutivo SESIÓN DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN 6. Solicita a quien corresponda, mediante tarjeta informativa u oficio, el uso de la sala de juntas en las instalaciones de Capufe para la fecha establecida de la sesión. 7. Verifica la elaboración de los identificadores o personificadores de los participantes a la sesión del Comité, así como la habilitación de los servicios cafetería en la sala de juntas. 8. Acuden a la sala de juntas en la fecha establecida de la sesión para tratar los asuntos en materia de información del Organismo, en la que se graba el desarrollo y participación de los integrantes del Comité. 9. Comenta a los asistentes el resumen de los acuerdos establecidos para todos los asuntos de la orden del día así como los responsables y las fechas de atención, al término de la sesión. Tarjeta informativa u oficio Personificadores Orden del Día ACTA DE LA SESIÓN DEL COMITÉ 10. Al término de la reunión elabora un borrador del acta de la sesión, el cual se verifica con los miembros del Comité para los comentarios y ajustes correspondientes. 11. Elabora el acta definitiva de la sesión de acuerdo a los comentarios y ajustes que se hayan recibido. El acta deberá presentarse al comienzo de la siguiente sesión para su firma. Acta de la Sesión Acta de la Sesión Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM

18 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS COMITÉ DE INFORMACIÓN, UNIDAD DE ENLACE DE, ORGANO INTERNO DE CONTROL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS CLAVE: 01 PAG. 2 DE 2 FECHA: DICIEMBRE 2005 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD CONTROL Secretario Ejecutivo 12. Al comienzo de la siguiente sesión obtiene las firmas de los miembros presentes en dicha sesión, continuando durante los siguientes cinco días hábiles en caso de ser necesario. Integra el expediente físico con la siguiente información: orden del día, cuadernillo y acta original. 13. Entrega copia del acta de la sesión a los titulares de las Unidades Administrativas que participaron en ella. Orden del Día, Cuadernillo de la Sesión, Acta Original de la Sesión Acta de la Sesión ARCHIVO DEL COMITÉ 14. Marca el expediente de archivo de trámite para seguimiento de los asuntos. Digitaliza el expediente y se archiva en base de datos para consulta. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS 15. Envía correo electrónico a los responsables de atender los acuerdos de la sesión como recordatorio, un día antes de la fecha establecida de atención para cada acuerdo. Orden del día, Cuadernillo de la Sesión, Acta de la Sesión Recordatorio 16. Consulta a los responsables de atender los acuerdos establecidos sobre el seguimiento dado a cada uno de ellos, para el cierre del expediente. Presentación Resultados de FIN del Procedimiento 17 Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02

19 Página 1 de 2 Titulo PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Autorizado: 00/11/2005 Manual: DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREAS DE APOYO Área: COMITÉ DE INFORMACIÓN, UNIDAD DE ENLACE, ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Sustituye: UNIDAD DE ENLACE, ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS SECRETARIO EJECUTIVO PRESIDENTE DEL COMITÉ INTEGRANTES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN INICIO CONVOCATORIA PROPUESTA DE ASUNTOS ELABORAN Y ENVÍAN AL SECRETARIO EJECUTIVO SUS PROPUESTAS DE ASUNTOS A TRATAR EN LA SESIÓN DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN, DE ACUERDO A LAS SOLICITUDES RECIBIDAS Y A TEMAS DERIVADOS. 1 ORDEN DEL DÍA RECIBE PROPUESTAS Y ELABORA ORDEN DEL DÍA SEGÚN FORMATO Y ASUNTOS PROPUESTOS, LA CUAL SE ENTREGA AL PRESIDENTE DEL COMITÉ PARA SU AUTORIZACIÓN. 2 ORDEN DEL DÍA REVISA ASUNTOS, LOS COMENTA CON LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS, EN SU CASO, Y AUTORIZA EL ORDEN DEL DÍA PROPONIENDO LA FECHA DE SESIÓN DEL COMITÉ. 3 ORDEN DEL DÍA, INFORMACIÓN SOPORTE INTEGRAN INFORMACIÓN SOPORTE DE CADA ASUNTO A TRATAR CON BASE A LAS SOLICITUDES RECIBIDAS Y A TEMAS DERIVADOS, SEGÚN SEA EL CASO, Y SE TURNAN AL SECRETARIO EJECUTIVO. 4 CONVOCATORIAS INTEGRA ORDEN DEL DÍA, CUADERNILLO DE ASUNTOS A TRATAR Y OFICIOS DE CONVOCATORIA QUE SE ENVÍAN A LOS INVOLUCRADOS. FIRMA LAS CONVOCATORIAS PREVIA AUTORIZACIÓN DEL PRESIDENTE. 5 SESIÓN DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN TARJETA INFORMATIVA SOLICITA A QUIEN CORRESPONDA MEDIANTE TARJETA INFORMATIVA EL USO DE LA SALA DE JUNTAS EN LAS INSTALACIONES DE 6 IDENTIFICADORES VERIFICA LA ELABORACIÓN DE IDENTIFICADORES DE LOS PARTICIPANTES A LA SESIÓN, Y LA HABILITACIÓN DE SERVICIO DE CAFETERÍA EN LA SALA DE JUNTAS. 7 ACUDEN A SALA DE JUNTAS EN LA FECHA ESTABLECIDA DE LA SESIÓN, PARA TRATAR LOS ASUNTOS EN MATERIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN CONCERNIENTES AL ORGANISMO 8 ORDEN DEL DÍA COMENTA RESUMEN DE ACUERDOS, RESPONSABLES Y FECHA DE ATENCIÓN, AL TÉRMINO DE LA SESIÓN. 9 ACTA DE LA SESIÓN DEL COMITÉ ACTA DE LA SESIÓN ELABORA BORRADOR DEL ACTA AL TÉRMINO DE LA SESIÓN, EL CUAL SE VERIFICA CON LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARA LOS COMENTARIOS Y AJUSTES CORRESPONDIENTES 10 1/2 18

20 Página 2 de 2 Titulo PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Autorizado: 00/11/2005 Manual: DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREAS DE APOYO Área: COMITÉ DE INFORMACIÓN. UNIDAD DE ENLACE, ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Sustituye: SECRETARIO EJECUTIVO 2/1 ACTA DE LA SESIÓN ELABORA EL ACTA DEFINITIVA DE LA SESIÓN DE ACUERDO A LOS COMENTARIOS Y AJUSTES RECIBIDOS, EN SU CASO. 11 ORDEN DEL DÍA, CUADERNILLO, ACTA ORIGINAL DE LA SESIÓN OBTIENE LAS FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES AL COMIENZO DE LA SIGUIENTE SESIÓN DEL COMITÉ, E INTEGRA EL EXPEDIENTE FÍSICO. 12 ACTA DE LA SESIÓN ENTREGA COPIA DEL ACTA DE LA SESIÓN A LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN ELLA. 13 ARCHIVO DEL COMITÉ ARCHIVO DE TRÁMITE Y DIGITAL MARCA EL EXPEDIENTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE PARA SEGUIMIENTO DE ASUNTOS. DIGITALIZA EL EXPEDIENTE Y SE ARCHIVA EN BASE DE DATOS PARA CONSULTA. 14 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS RECORDATORIO ENVÍA CORREO ELECTRÓNICO A LOS RESPONSABLES DE ATENDER LOS ACUERDOS DE LA SESIÓN COMO RECORDATORIO, UN DÍA ANTES DE LA FECHA ESTABLECIDA PARA CADA ACUERDO 15 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS CONSULTA A LOS RESPONSABLES DE ATENDER LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS PARA EL CIERRE DEL EXPEDIENTE. 16 FIN 19

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