REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO RIA

Transcripción

1 RIA

2 Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN... 0 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE NORMATIVIDAD COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE GESTION POR AREA RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL Y HISTORICO RESPONSABILIDADES ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO ARCHIVOS DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO USUARIOS DEL AREA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL DEBERES DE LOS USUARIOS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION PROCESO DE ORGANIZACION DE ARCHIVO CENTRAL CONSULTA O PRESTAMOS INGRESO A EL ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DISPOSICION FINAL DIGITALIZACION ELIMINACION... 10

3 1. INTRODUCCIÓN Para la Cooperativa de Transportadores de Carga CARGACOOP y su desarrollo histórico se ha evidenciado la importancia de conservar la documentación emitida, tener conocimiento y claridad en el momento de la manipulación de la documentación. Para ello, se han implementado procedimientos y controles que nos permitan conservar, consultar y almacenar de una manera óptima la producción de dichos documentos, para lo cual se toma de base la ley 594 de 2000 (Ley General de archivo) Donde estipulan los lineamientos para la adecuada administración y manipulación de la documentación.

4 OBJETIVOS 2. OBJETIVO GENERAL Adoptar e incentivar pautas para el control de la documentación y conservación de la información de la cooperativa. 2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer los procedimientos generales para el recibo, clasificación, ordenación, descripción documental, consulta, conservación, disposición final Aplicar adecuadamente los formatos y herramientas tecnológicas para el control de la documentación Realizar una inducción al personal sobre la importancia de los archivos y documentos de la cooperativa 3. ALCANCE El reglamento interno de archivo abarca todas las áreas funcionales operativas y administrativas, dado que el proceso de archivo tendrá un pilar estructural de mejora continua basada en cambios y controles que nos permitan asegurar su efectividad de todo lo relacionado con el sistema de manejo de la documentación y todas sus etapas archivísticas. Dado que, se especifica claramente procedimientos y ciclos de vida de los archivos allí contenidos.

5 4. NORMATIVIDAD El marco normativo ha sido adoptado de nuestra legislación colombiana. Ley 80 de 1989 del Archivo General de la Nación. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de julio 14 de 2000 del Archivo General de la Nación. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 1409 de 2010 del Congreso de Colombia. Por el cual se reglamenta el ejercicio de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Ley estatutaria 1581 de 2012 del congreso de Colombia. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1712 de marzo de 2014 del congreso de Colombia. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. 5. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. El comité interno de archivo es el responsable de las definir las pautas sobre los cuales funcionara el archivo de la cooperativa y de tomar las decisiones administrativas correspondientes a la documentación que reposa en el archivo central e histórico y su disposición final.

6

7 6. RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE GESTION POR AREA Los responsables de la administración documental por área de gestión son los auxiliares, en caso de que no exista dicho cargo en el área, el encargado será el que lleve el proceso. 6.1 RESPONSABILIDADES Garantizar la autenticidad, veracidad de la información administrada Organizar de forma cronológica y consecutiva la documentación generada Aplicar la tabla de retención documental para el área Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o usos indebidos para beneficio personal 7. RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL Y HISTORICO La responsabilidad de velar por la integridad, conservación disposición final del archivo central Y histórico es el auxiliar de archivo quien ejerce sus labores deacuerdo a los lineamientos que imparta el comité interno de archivo de la cooperativa. 7.1 RESPONSABILIDADES Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o usos indebidos para beneficio personal Garantizar la autenticidad, veracidad de la información administrada No difundir la información que contiene el tratamiento de los datos personales Ofrecer los servicios de consulta a los usuarios Aplicar controles para el préstamo e impedir la intervención de documentos Aplicar las reglas archivísticas para la adecuada manipulación de la documentación a cargo. con el fin de asegurar su adecuado ordenamiento y conservación

8 8. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO El sistema de archivo es parte integrante del sistema de Administración Documental, para lo cual cuenta con estructura y procesos propios está compuesto por: 8.1 ARCHIVOS DE GESTION Los archivos de gestión son aquellos que poseen documentación activa y se encuentran centralizados en el área productora su administración está a cargo del responsable del área de gestión. 8.2 ARCHIVO CENTRAL Es aquel que posee documentación semiactiva y se encuentra centralizado cerca del área de gestión productora su administración está a cargo del responsable del archivo central y histórico, quien atenderá su disposición, organización, clasificación y sistematización. A la vez atenderá la consulta que hagan sobre ellos. Se refiere a aquellos documentos que son de frecuente consulta 8.3 ARCHIVO HISTORICO Es aquel que posee documentación inactiva, producto de la gestión de la entidad cuya frecuencia de consulta es baja se encuentra ubicado en las instalaciones que tiene la cooperativa para tal fin en la ciudad de Medellín.

9 9. USUARIOS DEL AREA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL Se considera usuarios los empleados de la cooperativa y personas externas, Proveedores que soliciten información para adelantar algún proceso administrativo o legal. Los usuarios podrán tener acceso a la consulta de documentación que se encuentre autorizada. Podrán solicitar copias para adelantar gestiones administrativas a su cargo 9.1 DEBERES DE LOS USUARIOS Cuidar la integridad de los documentos prestados, No extraviar el documento Realizar la entrega de la documentación en la fecha vigente del préstamo. En caso de necesitar el documento realizar su respectiva renovación. En caso de ser despedido o renunciar a la cooperativa entregar la documentación que tenga en poder de consulta. 10. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Las tablas de retención documental deberán ser aplicadas después de ser aprobadas por el comité interno de archivo y su actualización será evaluada por tal comité. 11. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental debe ser elaborado, revisado y aprobado para su implementación por el comité interno de archivo, en el momento que se deba realizar actualizaciones dicho comité tendrá facultad de gestionarlas 12. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION Las áreas de gestión de la cooperativa deben organizar sus documentos en base a las tablas de retención de cada área, para su organización se debe tener encuenta el orden

10 cronológico, alfabético y numérico. Todo ello para evidenciar el desarrollo de los trámites en la cooperativa. Se debe garantizar el buen estado de la información evitar realizar pliegues en las hojas, cada carpeta debe contener un numero de folios entre 400 a 450 paginas La rotulación por carpeta debe contener el código, serie y subserie asignado en la tabla de retención Ejemplos: 2100 Comprobantes de Egreso Marzo Causaciones Gastos Fijos Febrero 2013 Para las historias vehiculares y laborales o subseries que no tengan consecutivos se debe tener en cuenta esta descripción para relacionar el código y la subserie. Ejemplos:

11

12 13. PROCESO DE ORGANIZACION DE ARCHIVO CENTRAL El responsable de archivo central se encargara de recibir la documentación que transfieren las áreas de gestión revisarla, foliar, ingresar la información al inventario documental clasificar por series y subseries darle una ubicación, en caso de que las carpetas se deban guardar en cajas debe contener el código, serie/subserie documental, cantidad de carpetas, cantidad de folios, nombre de la dependencia a la que pertenece y numero de caja asignada. Toda la documentación de archivo deberá organizarse de acuerdo lo estipulado en el manual de proceso de archivo central. 14. CONSULTA O PRESTAMOS Como regla general, la consulta de los documentos que se encuentran en el Archivo central, Se efectuara en las instalaciones de la cooperativa, En caso de que a criterio del comité interno de archivo deban ser trasladados al exterior, su consulta se efectuara en el lugar que para el efecto destine la gerencia, siempre que se preste una carpeta o documento se diligenciara la planilla de control de préstamo que contiene los siguientes datos: Fecha de solicitud Nombre de la carpeta y/o documento Nombre de quien solicita Firma del solicitante Fecha de devolución Nombre de quien recibe la devolución Tan pronto como se retire el legajo del archivo o documento, se reemplazara por una TARJETA DE AFUERA hasta el momento de su devolución. El préstamo de la documentación se debe hacer por un término no mayor de ocho días hábiles, si aún necesitan el documento se debe realizar la renovación que tendrá vigencia de ocho días más.

13 15. INGRESO A EL ARCHIVO CENTRAL El ingreso al área de archivo central e histórico es restringido solo tendrá acceso personal autorizado por Gerencia, el horario de atención será de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 pm y los sábados de 9:00 a.m. a 12 a.m., cuando la persona encargada de Archivo no se encuentre se dejara una persona Responsable del área en su ausencia. 16. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Las transferencias documentales se llevaran a cabo en base a la tabla de retención documental del área. Se debe diligenciar la planilla de transferencia, la persona responsable de archivo debe verificar las series y que la documentación concuerde con lo relacionado. Las transferencias del archivo central al histórico se deben llevar a cabo con base a la tabla de retención documental, antes de realizar la transferencia se debe informar al comité interno de archivo, con previa autorización del comité se realizara la transferencia. 17. DISPOSICION FINAL 17.1 DIGITALIZACION El proceso de digitalización será realizada en base a la tabla de retención por la persona encargada del archivo quien seleccionara la documentación para llevar acabo dicho proceso antes de la eliminación ELIMINACION La eliminación se llevara a cabo después de la digitalización estará a cargo de la persona encargada del archivo.