2. ALCANCE DEL SISTEMA El alcance llega a todo el personal que por comisión de servicios, represente al JNE.

Transcripción

1 Código PRY-021 Sistema o Aplicativo Sistema Integral de Rendición de Cuentas Sede Central Elaborado por Eduardo Arango Fecha 24/04/ OBJETIVO DEL SISTEMA El objetivo es llevar un adecuado registro y control del personal asignado a una o más comisiones de servicio, en la rendición de los gastos efectuados durante el plazo de dicha comisión. 2. ALCANCE DEL SISTEMA El alcance llega a todo el personal que por comisión de servicios, represente al JNE. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Autorización: permite registrar y consultar la autorización y comisión de servicios y viáticos; así como consultar las comisiones pendientes. Comisión: permite validar y aprobar las comisiones de servicios, también la entrega de fondos a los comisionados. Rendición: permite consultar, revisar las rendiciones actuales y pendientes. Consultas: permite efectuar las consultas de las comisiones, rendiciones y observaciones de las comisiones. Mantenimiento: permite efectuar el ingreso, modificación o eliminación de los usuarios que tendrán acceso al sistema. Reportes: permite emitir los reportes del resumen y detalles de los gastos, devoluciones, y cumplimientos de rendición. 4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 4.1. Acceso al Modulo Para acceder tiene que ingresar el usuario y clave asignado a cada usuario Figura 1 Acceso al sistema pág. 1

2 4.2. Menú de opciones. MANUAL DE USUARIO V 1.2 En la pantalla de bienvenida, se muestra las funciones principales del sistema y la sección de Descarga de documentos, donde están los enlaces para descargar la información disponible para el proceso de rendición Figura 2 Página Principal Directiva.- Permite visualizar la última versión de Directiva de Comisión de Servicios y Autorizaciones de viajes. Secuencia de comisión.- Indica mediante un flujograma la Secuencia para la asignación y rendición de comisión de servicios en el Sistema. Anexos.- Para la descarga de plantillas, se muestra el cuadro de anexos indicando el número de anexo y la descripción del documento Rendición de Comisión de servicios. Para efectuar la entrega de fondos al comisionado deberá dar clic a la opción Comisión /Entrega de Fondos al Comisionado. Nota: El responsable principal de Entregar los fondos al comisionado es el personal con Perfil Tesorería. Figura 3 Entrega de Fondo al Comisionado pág. 2

3 A continuación deberá dar clic en el botón Buscar y se muestra la relación de comisiones. Los datos a mostrarse serán: Comisionado, Destino (Ubigeo ó Ciudad), Motivo de la Comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno, Estado Comisión, Detalle, Entrega Fondos, Acta Compromiso (Anexo 9) y Estado Entrega de Fondos. Figura 4 Listado de Comisionados Entrega de Fondos por modalidad Pago en Efectivo Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Pago en Efectivo deberá dar clic en el icono y se muestra una pantalla donde deberá registrar los siguientes datos: Fecha de Entrega, Nro. Recibo Provisional y Monto de Entrega Figura 5 Entrega de Fondos pág. 3

4 Luego deberá dar clic en el botón Aceptar y se muestra un mensaje de confirmación indicando que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente. Figura 6 Mensaje de Confirmación Entrega de Fondos por modalidad Banco Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Banco deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente pantalla donde deberá registrar: Fecha de Entrega, Nombre del Banco, Nº de cheque, 068- Carta Orden, 084- Carta Orden Electrónica, Nº SIAF, Nº C/P Tesorería y monto entregado. Figura 7 Acta de Compromiso Luego deberá dar clic en el botón Aceptar y se muestra un mensaje de confirmación indicando que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente Figura 8 Mensaje de Confirmación pág. 4

5 Para visualizar el acta de compromiso deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente información. Figura 9 Imprimir Acta de Compromiso de Entrega de Fondo Figura 10 Acta de Compromiso pág. 5

6 4.4. Revisión Rendición de Comisión de servicios. MANUAL DE USUARIO V 1.2 Para visualizar el detalle de la rendición deberá dar clic a la opción Rendición /Revisión de rendición Figura 11 Consulta de Comisiones Rendición con estado Registrado y Enviado Para visualizar el detalle de rendición deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente pantalla que está dividida en 3 secciones. Datos Comisionado: Los datos a mostrarse serán: Nº Documento, Datos del comisionado (nombres, apellidos paterno y materno, área, cargo), Lugar de comisión / días (ubigeo, fecha y hora de salida y retorno, duración) Gasto con Documento: Gasto con Comprobante de pago Gasto con DD.JJ.: Gasto con Declaración Jurada Para revisar los comprobantes de pago, se debe dar clic en el botón Seleccionado y se mostrara una ventana emergente con los datos antes mencionados. Figura 12 Consulta de Comisiones pág. 6

7 Para dar conformidad a un gasto debe dar clic en el icono a Conforme. y se cambiara el estado del registro Figura 13 Revisar rendiciones de Gasto Gasto Observado: En caso no este conforme con el gasto deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente pantalla donde deberá seleccionar el tipo de observación y registrar la observación. Luego deberá dar clic en el botón Aceptar El estado del registro cambiara a Observado. Para quitar la Observación debe dar clic en el botón Quitar Observación. Figura 14 Gasto Observado pág. 7

8 Finalizar Rendición Figura 15 Dar conformidad a los Registro por declaración Jurada Para dar finalizado la rendición debe asegurarse que las rendiciones estén en estado Conforme y no tener saldo por devolver, seguidamente dar clic en el botón Finalizar Rendición. Nota: Cuando se da Finalizar Rendición se habilitara al comisionado la opciones de Imprimir el Formato de Rendición y el formato de Declaración jurada que adjuntara a su documentación de presentación de rendición por comisión de viatico. Figura 16 Finalizar Rendición pág. 8