PRÁCTICA EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN FLUJOS DE TRABAJO

Transcripción

1 Hermes Administrador Procesos e Información HAPI PRÁCTICA EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN FLUJOS DE TRABAJO

2 Identificación del documento Datos del Documento Nombre de archivo: Fecha de creación: 29 agosto 2011 Práctica ejecución y supervisión de flujos de trabajo.docx Última modificación: 12 setiembre 2012 Historia de Revisión del Documento Fecha Versión Información de los Cambios 29 agosto Inicialización y esqueleto 30 agosto Finalización del documento. 12 setiembre Actualizado de acuerdo a ticket

3 Tabla de contenidos Introducción... 4 Descripción del flujo de trabajo... 6 Inicie un flujo de trabajo... 9 Ejecute el paso Práctica Análisis Denuncia Supervise la ejecución de los flujos Ejecute el paso Práctica control de calidad Ejecute el paso Práctica resolución denuncia Supervise los flujos ejecutados

4 Introducción El sistema Hermes Administrador de Procesos e Información (HAPI) permite Definir flujos de trabajo Coordinar y ejecutar flujos de trabajo Seguir y controlar la ejecución de los flujos Refinar los flujos de trabajo Un flujo de trabajo especifica una secuencia de personas involucradas en la atención de un trámite o gestión. Inicia con un formulario que es enviado por una persona que solicita un servicio y termina con la realización del servicio solicitado. Esta práctica tiene por objetivo que los usuarios responsables de ejecutar los flujos practiquen cómo realizar las tareas en un caso verosímil. Para llevar a cabo esta práctica se requiere que existan los siguientes usuarios en el sistema: Rol de sistema Rol de negocio Unidad Analista TramitadorHAF Práctica Analista Denuncias Práctica Contraloría Control de calidad TramitadorHAF Práctica control de calidad Práctica Contraloría Abogado TramitadorHAF Práctica abogado Práctica legal Supervisor SupervisorHAF ConsultasHAF En las secciones Inscripción de usuario interno con certificado y Registro de usuario interno con y clave del manual de usuario se explica cómo registrar un nuevo usuario. En la sección Administración de usuarios del manual de usuario se explica como el usuario administrador puede asignar roles a los usuarios. A lo largo de esta práctica se requiere que el practicante ingrese varias veces al sistema con usuarios distintos. En la secciones Autenticación de usuario interno con certificado y Autenticación de usuario interno con y clave del manual de usuario se explica cómo iniciar una sesión. 4

5 Al finalizar esta práctica usted estará capacitado para ejecutar y supervisar flujos trabajo en HAPI: Iniciar un flujo de trabajo Ejecutar los pasos de un flujo de trabajo Supervisar la ejecución de flujos de trabajo activos Consultar flujos de trabajo terminados 5

6 Descripción del flujo de trabajo En esta práctica ejecutaremos un flujo de trabajo para la atención de una denuncia. A continuación se describe este flujo de trabajo. El flujo de trabajo inicia cuando una persona utiliza el formulario inicial que se presenta en la siguiente imagen para realizar una denuncia. El flujo de trabajo termina cuando se notifica a la persona que puso la denuncia sobre la resolución de esta. Ilustración 1 Formulario para incluir una denuncia Los roles que están involucrados en este flujo de trabajo son: Analista de denuncias. Recibe primero la denuncia y decide si se admite o no. Si se admite realiza un estudio técnico y lo incluye. Funcionario de Control de calidad. Revisa la respuesta y el estudio técnico introducido por el analista. Le da el visto bueno si no tiene defectos o si los tiene devuelve el estudio técnico al analista para que lo corrija. Abogado de Legal. Realiza la resolución final de la denuncia. En el siguiente diagrama se describe detalladamente el flujo de trabajo 6

7 Asignar a un funcionario con el rol de Analista denuncias el análisis de la denuncia. El analista decide si se admite o no la denuncia. En caso de admitirse incluye un estudio del caso. 2. Si la denuncia se admite entonces Asignar a un funcionario de control de calidad la revisión del estudio introducido por el analista en el paso 1 7

8 3. Si la denuncia no es admitida Poner el estado de la denuncia en Denuncia inadmisible 3.2 Notificar a la persona que puso la denuncia que esta ha sido rechazada 3.3 Terminar el flujo de trabajo 4. Poner el estado de la denuncia en Denuncia admitida 5. Asignar a un abogado del departamento legal la resolución de la denuncia 6. Notificar a la persona que puso la denuncia que esta ya ha sido resuelta 7. Poner el estado de la denuncia en Denuncia resuelta 8

9 Inicie un flujo de trabajo En esta sección dará inicio a la ejecución de un flujo de trabajo, para ello ingrese al formulario de denuncias creado en la Práctica de creación de flujos de trabajo. 1. Autentíquese en el sistema 2. Complete el formulario Atención denuncia y envíelo. 3. Una vez que la denuncia ha sido ingresada cierre su sesión antes de salir. A continuación el sistema asignará y notificará por medio de a un funcionario, con rol Analista denuncias, que tiene pendiente el análisis de una denuncia. El analista decidirá si se admite o no la denuncia. En caso de admitirse incluye un estudio del caso. 9

10 Ejecute el paso Práctica Análisis Denuncia En este paso el analista revisará la solicitud y definirá si es admisible o no, en caso de serlo adjuntará un estudio del caso. 1. Ingrese al sistema utilizando un usuario que tenga el rol de negocio Práctica Analista Denuncias 2. Localice la denuncia ingresada en la práctica anterior e indique que inició a trabajar en esta. 3. Complete el formulario de la tarea con la siguiente información y guárdelo: - Resultado de este paso. Seleccionar PrácticaDenunciaAdmisible. - Práctica resumen del informe. Introducir La denuncia cumple con todos los requisitos. - Práctica documento del informe. Seleccionar la ruta del archivo del informe. Este archivo se subirá al servidor. El analista ha indicado que la denuncia es admisible y ha adjuntado un estudio del caso, por lo que, siguiendo el flujo de trabajo, el funcionario de Control de calidad revisará el estudio técnico introducido por el analista y le dará el visto bueno si no tiene defectos o si los tiene lo devolverá al analista para que lo corrija. 10

11 Supervise la ejecución de los flujos En cualquier momento, durante la atención de una denuncia, un supervisor puede ingresar al sistema para revisar el avance, datos y estadísticas de las tareas que se han llevado a cabo. 1. Ingrese al sistema utilizando un usuario con el rol de sistema SupervisorHAF. 2. Revise las solicitudes que se encuentran tramitando en este momento. 3. Seleccione la denuncia que se ingresó en el capítulo Inicie un flujo de trabajo e ingrese a las distintas opciones de visualización de progreso del flujo que se ofrecen (básica, seguimiento y datos). 4. Revise los detalles de la tarea Práctica Análisis Denuncia. En el siguiente capítulo se retomará la ejecución del flujo de trabajo de la denuncia que se tenía pendiente. 11

12 Ejecute el paso Práctica control de calidad En este paso se revisará la calidad del estudio que hizo el analista de la denuncia. 1. Ingrese al sistema utilizando un usuario que tenga el rol de negocio Práctica control de calidad. 2. Localice la denuncia que se ingresó en el capítulo Inicie un flujo de trabajo e indique que inició a trabajar en ella. 3. Complete el formulario de la tarea con la siguiente información y guárdelo: - Resultado de este paso. Seleccionar Práctica Visto Bueno Control Calidad. - Práctica observaciones. Introducir TODO EN ORDEN. El encargado de calidad ha indicado que el estudio del caso del analista es correcto por lo que, siguiendo el flujo de trabajo, la denuncia se marcará como Admitida y luego el Abogado deberá definir una resolución para la denuncia. 12

13 Ejecute el paso Práctica resolución denuncia En este paso el abogado determinará la resolución de la denuncia y adjuntará un documento detallado con las razones. 1. Ingrese al sistema utilizando un usuario que tenga el rol de negocio Práctica abogado. 2. Localice la denuncia que se ingresó en el capítulo Inicie un flujo de trabajo e indique que inició a trabajar en ella. 3. Complete el formulario de la tarea con la siguiente información y guárdelo: - Resultado de este paso. Seleccionar Continuar. - Práctica resultado de la denuncia. Marcar Aprobada. - Práctica documento de la resolución. Seleccionar la ruta del archivo del informe. Este archivo se subirá al servidor. En este paso el abogado hizo la resolución de la denuncia, la cual puede ser aprobada o rechazada, pero eso no influye en el flujo de trabajo. Siguiendo el flujo de trabajo, el sistema enviará una notificación al denunciante para informarle que su denuncia ha sido resuelta. Finamente, en el último paso, la denuncia se marcará como resuelta. 13

14 Supervise los flujos ejecutados Un supervisor del sistema puede revisar tanto los flujos en ejecución como los que ya hayan terminado. 1. Ingrese al sistema utilizando un usuario con el rol de sistema SupervisorHAF. 2. Ingrese a la Consulta de Solicitudes. 3. Busque la última denuncia resuelta. 4. Revise el seguimiento de la ejecución del flujo de trabajo de la última denuncia resuelta. 14