Rendición de Cuentas

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Mejora Rendición de Cuentas Preparación y Sociabilización de Rendición de Cuentas PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE CUENTAS GAD MUNICIPAL DE PORTOVIEJO RESPONSABLE DEL PROCESO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO PRO-DCG-003 DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y PODER POPULAR, DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN MUNICIPAL, DIRECTOR DE INFORMACIÓN, ESTADÍSTICA Y ESTUDIOS SOCIOLÓGICOS, DIRECTOR DE COMUNICACIÓN Y MARKETING 2. OBJETIVO Servir como guía para los funcionarios responsables de ejecutar las acciones que permiten el correcto desarrollo de la Rendición de Cuentas por parte de la máxima autoridad institucional, el Señor Alcalde. 3. ALCANCE El presente procedimiento es de aplicación de las todas las áreas intervinientes, responsables de la ejecución eficiente y eficaz del mismo, hasta contar el Informe de rendición de cuentas institucional que será ingresado en el sistema informático de rendición de cuentas nacional. 4. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador Art Todo programa financiado con recursos públicos tendrá objetivos, metas y un plazo predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo. Las instituciones y entidades que reciban o transfieran bienes o recursos públicos se someterán a las normas que las regulan y a los principios y procedimientos de transparencia, rendición de cuentas y control público Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social Art Obligados a rendir cuentas. - Tienen la obligación de rendir cuentas las autoridades del Estado electas o de libre remoción, representantes legales de empresas públicas o personas jurídicas del sector privado que manejen fondos públicos o desarrollen actividades de interés público, sin perjuicio de la responsabilidad que tienen las y los servidores públicos sobre sus actos u omisiones. En caso de incumplimiento por parte de las instituciones y entidades del sector público, el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social remitirá la queja a la Contraloría General del Estado para que inicie el proceso de investigación sobre la gestión de las autoridades obligadas, sin perjuicio de las sanciones previstas en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública por la negación de información. Ley Orgánica de Participación Social Art Sujetos obligados. - Las autoridades del Estado, electas o de libre remoción, representantes legales de las empresas públicas o personas jurídicas del sector privado que manejen fondos públicos o desarrollen actividades de interés público, los medios de comunicación social, a través de sus representantes legales, están obligados a rendir cuentas, sin perjuicio de las responsabilidades que tienen las servidoras y los servidores Página 3 de 13

4 públicos sobre sus actos y omisiones. En caso de incumplimiento de dicha obligación, se procederá de conformidad con la Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Código Orgánico de Organización Territorial Art Funciones. - Son funciones del gobierno autónomo descentralizado municipal las siguientes: e) Elaborar y ejecutar el plan cantonal de desarrollo, el de ordenamiento territorial y las políticas públicas en el ámbito de sus competencias y en su circunscripción territorial, de manera coordinada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquia, y realizar en forma permanente, el seguimiento y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las metas establecidas Art Atribuciones del alcalde o alcaldesa. - Le corresponde al alcalde o alcaldesa: y) Presentar al concejo y a la ciudadanía en general, un informe anual escrito, para su evaluación a través del sistema de rendición de cuentas y control social, acerca de la gestión - administrativa realizada, destacando el estado de los servicios y de las demás obras públicas realizadas en el año anterior, los procedimientos empleados en su ejecución, los costos unitarios y totales y la forma cómo se hubieren cumplido los planes y programas aprobados por el concejo Art Carácter público de los recursos. - Los recursos económicos transferidos, generados y recaudados por los gobiernos autónomos descentralizados son recursos públicos. Los gobiernos autónomos descentralizados que reciban o transfieran bienes o recursos públicos tendrán la obligación de aplicar los procedimientos que permitan la transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas y control público sobre la utilización de los recursos Art Rendición de Cuentas. - Al final del ejercicio fiscal el ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado convocará a la asamblea territorial o al organismo que en cada gobierno autónomo descentralizado se establezca como máxima instancia de participación, para informar sobre la ejecución presupuestaria anual, sobre el cumplimiento de sus metas, y sobre las prioridades de ejecución del siguiente año. Art Participación ciudadana. - La ciudadanía, en forma individual y colectiva, podrán participar de manera protagónica en la toma de decisiones, la planificación y gestión de los asuntos públicos y en el control social de las instituciones de los gobiernos autónomos descentralizados y de sus representantes, en un proceso permanente de construcción del poder ciudadano. La participación se orientará por los principios de igualdad, autonomía, deliberación pública, respeto a la diferencia, control popular, solidaridad e interculturalidad. Los gobiernos autónomos descentralizados reconocerán todas las formas de participación ciudadana, de carácter individual y colectivo, incluyendo aquellas que se generen en las unidades territoriales de base, barrios, comunidades, comunas, recintos y aquellas organizaciones propias de los pueblos y nacionalidades, en el marco de la Constitución y la ley. Las autoridades ejecutivas y legislativas de los gobiernos autónomos descentralizados tendrán la obligación de establecer un sistema de rendición de cuentas a la ciudadanía conforme el mandato de la ley y de sus propias normativas. 5. REGLAS INTERNAS 5.1 El presente Procedimiento está sujeto a lo establecido dentro de la Guía metodológica para la rendición de cuentas del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 5.2 El procedimiento se ejecuta según el cronograma establecido por el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, en la Resolución No. PLE-CPCCS : MARZO ABRIL MAYO Planificación y facilitación del proceso de rendición de cuentas por la asamblea ciudadana. Evaluación de la gestión y elaboración del informe de rendición de cuentas Deliberación pública y evaluación ciudadana del informe de rendición de cuentas. Página 4 de 13

5 5.3 El informe de rendición de cuentas se define de los temas establecidos/solicitados a través de la comisión técnica ciudadana que conforma la Asamblea Ciudadana local conformada a efectos del proceso de Rendición de Cuentas convocada por el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social 5.4 El presente procedimiento se deberá sujetar a las resoluciones y guías metodológicas que apruebe y difunda el CPCCS. 6. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El informe de Gestión Anual generado por las Direcciones operativas será coordinado bajo la responsabilidad de sus Direcciones Cantonales, quienes garantizarán la entrega oportuna de la información. 6.2 El control de calidad de la información remitida por las Direcciones Operativos será ejecutado por las Direcciones Cantonales que las coordinan. 6.3 La responsabilidad de evaluar y consolidar la información remitida por cada una de las Direcciones es competencia de la Dirección de Control de Gestión Municipal 6.4 La Dirección de Comunicación y Marketing será responsable de elaborar la presentación del informe de gestión que será expuesto en el evento Rendición de Cuentas a la ciudadanía. 6.5 La Dirección de Participación Ciudadana y Poder Popular coordinará las acciones necesarias para la participación ciudadana en el evento de rendición de cuentas y liderará el proceso. 6.6 El informe de Rendición de cuentas deberá ser entregado al CPCCS en un lapso no mayor a 30 (treinta días) contados a partir de la presentación del informe en el evento de deliberación pública, ante lo cual, el Alcalde delegará por escrito al/la Director/a de Control de Gestión Municipal, para que sea el responsable de cargar la información en el Sistema Informático de Rendición de Cuentas. 6.7 La Dirección de Comunicación y Marketing es responsable de la difusión del informe de gestión anual del GAD, a través de los mecanismos establecidos para la rendición de cuentas 7. DEFINICIONES: Consejo de Participación Ciudadana y Control Social 1 : Es el ente rector responsable de establecer mecanismos de rendición de cuentas de las instituciones y entidades del sector público. CPCCS: Consejo de Participación Ciudadana y Control Social GADM: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal 1 Art. 208 de la Constitución de la República del Ecuador Página 5 de 13

6 Gobiernos Autónomos Descentralizados: 2 Son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Cada circunscripción territorial provincia, municipio, parroquia, etc.) tendrá un GAD para la promoción del desarrollo y la garantía del Buen Vivir. LOCPCCS: Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social PDOT: Plan de desarrollo y ordenamiento territorial Rendición de cuentas: es un proceso sistemático, deliberado, interactivo y universal, que involucra a autoridades, funcionarias y funcionarios o sus representantes, según sea el caso, que estén obligadas u obligados a informar y someterse a evaluación de la ciudadanía por las acciones u omisiones en el ejercicio de su gestión y en la administración de recursos públicos. un proceso sistemático, deliberado, interactivo y universal, que involucra a autoridades, funcionarias y funcionarios o sus representantes, según sea el caso, que estén obligadas u obligados a informar y someterse a evaluación de la ciudadanía por las acciones u omisiones en el ejercicio de su gestión y en la administración de recursos públicos. 3 Sistema Informático de Rendición de Cuentas: Sistema diseñado por el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social con la finalidad de que el proceso de rendición de cuentas sea más eficiente y ágil desde las instituciones y coadyude al libre acceso de la ciudadanía a la información para generar la cultura de transparencia en el país. Comisión Técnica del GAD: equipo de funcionarios del GAD, conformada según delegación del Señor Alcalde, con la finalidad de liderar el proceso de rendición de cuentas. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Dirección de control de gestión Municipal Elaborar el formato del Informe de Gestión Anual de las Direcciones Operativas del GADM de Portoviejo. Solicitar a los Directores Cantonales el informe de gestión anual de cada una de sus Direcciones Operativas en el formato establecido. Receptar y correr traslado de las interrogantes o banco de preguntas entregados por la comisión técnica ciudadana a las Direcciones responsables de su desarrollo. Revisar y evaluar el informe de Rendición de cuentas del GADM de Portoviejo. Remitir al Señor Alcalde el Informe de Rendición de cuentas del GADM de Portoviejo para su aprobación. Entregar a la Comisión técnica ciudadana el informe de rendición de cuentas del GADM. Remitir a la Dirección de Comunicación Social y Marketing el informe de Rendición de cuentas aprobado para la diagramación de la presentación. Ejecutar el acompañamiento y apoyo a la Dirección de Comunicación Social y Marketing en el desarrollo de la presentación del informe de gestión. 2 Art. 28 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), artículo Art. 89 de la Ley Orgánica de Participación Ciudadana. Página 6 de 13

7 Conjuntamente con la Dirección de Vinculación y Participación Ciudadana, participarán en las mesas de trabajo receptando las recomendaciones con las intervenciones de los y las ciudadanas participantes del proceso. Consolidar los aportes ciudadanos realizados tanto en el evento de presentación del informe de rendición de cuentas como a través del canal de comunicación implementado por la institución. Incorporar al informe de rendición de cuentas institucional los aportes ciudadanos. Proceder con la carga oportuna de los formularios y el informe de rendición de cuentas del GADM de Portoviejo en el Sistema informático de rendición de cuentas. b) Dirección de Comunicación Social y Marketing Elaborar plan y estrategias de comunicación de los resultados del Informe de Rendición de cuentas. Elaborar presentación y productos audiovisuales a ser expuestos en el evento de rendición de cuentas del GADM de Portoviejo. Difundir antes, durante y después del evento de presentación ciudadana del informe de rendición de cuentas por los distintos medios disponibles (página web, medios de comunicación, redes sociales, etc.). Efectuar convocatoria pública al evento de presentación ciudadana del Informe de Rendición de Cuentas. c) Dirección de Participación Ciudadana y Poder Social Elaborar conjuntamente con las Direcciones de Comunicación y Marketing y Control de Gestión el cronograma de Rendición de cuentas del GADM de Portoviejo. Elaborar propuesta de ejecución del evento de presentación del informe de rendición de cuentas articulado entre la institución y la ciudadanía. Presentar propuesta de facilitadores para el evento de presentación ciudadana del informe de Rendición de Cuentas del GADM de Portoviejo. Coordinación del evento de presentación ciudadana del informe de Rendición de Cuentas del GADM de Portoviejo. Elaboración de agenda del evento de Rendición de cuentas del GADM de Portoviejo. Garantizar la participación activa de los y las ciudadanas en el evento de presentación del informe de rendición de cuentas del GADM. d) Direcciones Cantonales Consolidar, revisar y validar los informes de gestión de las Direcciones operativas a su cargo. 9. PROCEDIMIENTO N DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DOCUMENTO RESPONSABLE ETAPA 1: DE ELABORACIÓN DE INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS 1 Elabora el Cronograma de Rendición de cuentas del GADM de Portoviejo FORMATO PRO-DCG , en Formato de Cronograma de Compromiso- Participación Ciudadana y Poder TIEMPO PROCESO Página 7 de 13

8 coordinación con la Dirección de Control de Gestión Municipal y Dirección de Comunicación y Marketing Planeación de Iniciativa Social 2 Acompaña el proceso de conformación de Asamblea ciudadana para el proceso de rendición de cuentas del año fiscal finalizado, en coordinación con el CPCCS, hasta la conformación de la Comisión técnica ciudadana y la Comisión técnica del GADM Participación ciudadana y poder popular 3 Consolida insumos solicitados por el CPCCS para entregar a la Asamblea Ciudadana y entrega a la Dirección de Participación Ciudadana y Control Social 1. Ejecución de POA del año fiscal finalizado 2. Plan de Desarrollo y ordenamiento territorial 3. Plan de Gobierno del Señor Alcalde Control de Gestión 3 días s 4 Entrega a la Asamblea local ciudadana los insumos solicitados con la finalidad de que se establezcan las temáticas e interrogantes a ser expuestas en el evento de deliberación pública participación ciudadana y control social 5 Entrega de temáticas e interrogantes a ser expuestas en el evento de deliberación pública a la Comisión técnica del GAD Comisión técnica ciudadana 6 Corre traspaso de las interrogantes y temas a ser informados en deliberación pública a los Directores cantonales Control de Gestión 2 días s 7 Responde las preguntas y temáticas solicitadas por la Asamblea ciudadana local y las remite a la Dirección de Control de Gestión Directores cantonales 3 días s 8 Revisa las respuestas como informe de Rendición de cuentas del año fiscal evaluado Está correcto? Si: Consolida informe de rendición de cuentas y remite al Alcalde para su aprobación. No: Devuelve a los Directores Cantonales para que ejecuten las mejoras control de gestión 2 días s Página 8 de 13

9 Está de acuerdo? Si: Suscribe Informe y remite a la Dirección de Control. No: Solicita al Control de gestión realizar correcciones con los Directores cantonales (Paso 8) Entrega mediante oficio al Presidente de la Comisión Técnica Ciudadana el Informe de Rendición de Cuentas del periodo evaluado Conoce el informe de rendición de cuentas del GADM de Portoviejo Solicita a la Dirección de comunicación y marketing la publicación del Informe de rendición de cuentas entregado a la comisión ciudadana en los distintos medios disponibles (página web, medios de comunicación, redes sociales, etc.) Publica el Informe de Rendición de cuentas en los distintos medios disponibles (página web, medios de comunicación, redes sociales, etc.) Informe de rendición de cuentas Informe de rendición de cuentas Alcalde Control de gestión Comisión técnica ciudadana / CPCCS Control de gestión Comunicación y Marketing ETAPA 2: DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS PARA DELIBERACIÓN PUBLICA Elabora esquema de la presentación para deliberación pública del Informe de rendición de cuentas al Señor Alcalde para su aprobación. Está de acuerdo? Si: Autoriza el esquema de la presentación del Informe de rendición de cuentas a presentarse en la deliberación pública. No: Emite sus observaciones o sugerencias para el esquema de la presentación. Paso 14 Elabora la presentación del Informe de rendición de cuentas, trabajando conjuntamente con las Direcciones de Control y Gestión, Comunicación y Marketing y Participación Ciudadana. Presenta al Señor Alcalde la presentación para el Informe de rendición de cuentas para a su aprobación. Informe de rendición de cuentas información, estadística y estudios sociológicos Alcalde información, estadística y estudios sociológicos 3 día s 2 días s 2 días 5 días s Página 9 de 13

10 17 Revisa presentación Está correcta? SI: Autoriza la presentación NO: Realiza correcciones y presenta nuevamente al Señor Alcalde para su aprobación. Paso 15 Alcalde 18 Elabora propuesta de ejecución de evento de Rendición de Cuentas para la presentación ciudadana del Informe de gestión anual del GAD de Portoviejo. Participación Ciudadana y Poder Social 2 días s 19 Está de acuerdo? SI: Aprueba propuesta de ejecución de evento de Rendición de Cuentas para la presentación ciudadana del Informe de gestión anual del GAD de Portoviejo NO: Emite Observaciones. Paso 17 Alcalde 20 Efectúa convocatoria al evento de Rendición de Cuentas para la presentación del Informe de gestión anual del GAD de Portoviejo a la ciudadanía. Participación Ciudadana y Poder Social 3 días s 21 Coordina y ejecuta el evento de deliberación pública de Rendición de Cuentas del GAD de Portoviejo junto con la Comisión técnica ciudadana Participación Ciudadana y Poder Social 2 días s 22 Recepta recomendaciones e interrogantes de la ciudadanía en el evento de deliberación pública y remite al a Dirección de control de gestión Participación Ciudadana y Poder Social 23 Consolida los aportes ciudadanos realizados tanto en el evento de presentación del informe de rendición de cuentas como a través del canal de comunicación implementado por la institución. Unifica los aportes ciudadanos en Informe de rendición de cuentas. Informe de rendición de cuentas Control de Gestión 2 día Ingresa el Informe de rendición de cuentas en el sistema informático de Rendición de Cuentas institucional. FIN PROCESO 46 días Página 10 de 13

11 10. DIAGRAMA DE FLUJO Página 11 de 13

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13 11. FORMATOS DE REGISTRO 11.1 Formato de Cronograma de Compromiso- Planeación de Iniciativa 12. ANEXOS Guía especializada de Rendición de cuentas para los GAD, establecido por el CPCC Página 13 de 13