GUIA DE USUARIO COMITÉS

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1 Código: GTEC_DOCI_002 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 15/12/2014 Emisión del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador gestión tecnológica Coordinador de Calidad Vice Pdte. Administrativo y Financiero

2 Página: 1 de 20 CONTENIDO Guía de usuario administración de comités Cómo crear un caso?... 6 Cómo ver un caso?... 7 Cómo agregar avances?... 8 Cómo modificar el caso?... 9 Cómo cambiar la fecha de cumplimiento?... 1 Cómo cambiar de comité?... 2 Estadísticas... 3 Perfil del usuario... 5 Actas... 6 Cómo crear un acta?... 6 Resumen... 9

3 Página: 2 de 20 GUÍA DE USUARIO ADMINISTRACIÓN DE COMITÉS. Para acceder al aplicativo de comités la ruta se encuentra en la intranet, el módulo izquierdo que tiene como título Agenda y comités Construvicol (imagen de cuaderno). Al dar clic en el icono (imagen del cuaderno) se despliega una página donde se muestra un icono con imagen de una pantalla de computador llamada Sistema de información comité administrativo, dar clic.

4 Página: 3 de 20 Se despliega la ventana principal del sistema de información de comités, el sistema solicita los datos de usuario y contraseña para poder acceder a la aplicación, estos usuarios y contraseñas son asignados previamente por el administrador del sistema. Al ingresar con los datos validos se muestra el formulario que solicita al usuario seleccionar el comité al cual desea acceder, un usuario puede pertenecer a varios comités, este permiso es asignado por el administrador del sistema. En caso de que el usuario seleccione un comité al cual no pertenece el sistema denegará el acceso y mostrará la excepción: Usted no pertenece al Comité seleccionado.

5 Página: 4 de 20 Al seleccionar el comité se muestra el formulario principal donde se listan los casos que estan en los estados de Trámite e Incumplimiento. Las partes importante de la ventana principal son: En la parte superior derecha se muestra el logo con el nombre del comité donde actualmente se encuentra el usuario, este nombre Comité de operativo depende de cual comité el usuario ha seleccionado. La barra de menú, en color azul, muestra 5 menús: 1. Casos: Menú desplegable donde están las opciones de crear un nuevo caso (Nuevo), ver los casos cerrados (cerrados) y los casos que se encuentran en trámite e incumplimiento (resumen).

6 Página: 5 de Actas: Menú desplegable donde se muestran las opciones de crear nueva acta y ver las actas que ya han sido creadas. 3. Estadísticas: Se muestran las estadísticas de casos cerrados, en trámite y cerrados. 4. Seleccionar comité: permiso al usuario seleccionar otros comités. 5. Perfil: Menú desplegable donde se muestran las opciones de perfil (estadísticas personales del usuario) y la opción de cerrar sesión. La barra de búsqueda permite al usuario filtrar los casos que se muestran en el formulario principal por: Código. Estado. Fecha de creación. Fecha de cumplimiento. Usuario. Departamento. Para filtrar la información se deben ingresar los parámetros (valores) en el formulario y dar clic en el botón de color verde llamado Buscar. El sistema de información arrojara en la parte inferior el resultado de la búsqueda: Se muestra el código del caso, este código es interno del sistema, el resumen, el responsable del caso y el departamento al que corresponde, el Estado en que se encuentra, el tiempo transcurrido, en caso de que el caso este en estado de incumplimiento se muestran los días trascurridos y por último el icono de un ojo para poder ver el caso. Para regresar y ver de nuevo todo el listado, se debe dar clic en el botón de color azul llamado Ver todos.

7 Página: 6 de 20 Cómo crear un caso? Para crear un caso, el menú superior Casos -> Nuevo, llama el formulario para la creación de nuevos casos: Para este formulario, todos los campos con obligatorios, los campos son: Fecha de cumplimiento. Compromiso. Descripción.

8 Página: 7 de 20 Usuario responsable: Solo puede existir 1 usuario responsable. Usuarios colaboradores: muestra la lista de los usuarios que pertenecen al comité y que serán colaboradores en el caso, este campo no es obligatorio, es opcional. Por último el botón de color azul Crear asigna el caso. Cómo ver un caso? Para poder ver la información de un caso, dar clic en el icono del ojo, este icono llama el formulario de cada caso y muestra la información detallada. EL formulario muestra en detalle cada caso, la información, para este tutorial, se encuentra separada en 3 bloques de colores. En color verde: se muestra los datos básicos del caso, el usuario responsable, el título del caso en negrita, el código del caso, la descripción, la fecha de cumplimiento, la fecha de creación, el estado

9 Página: 8 de 20 del caso, el tiempo trascurrido de incumplimiento y caso creado por, donde se muestra el usuario que creó el caso en el sistema de información. En color azul: se muestran los datos de registro y usuarios colaboradores, la franja de color amarillo Usuarios colaboradores muestra el listado de usuarios colaboradores, la franja de color azul Historial de cambios de estado y usuarios muestra los cambios que se han realizado en cuanto al estado del caso y usuarios responsables y la franja de color gris Historial de cambios fecha de cumplimiento muestra el historial de cambios de fecha de cumplimiento del caso. En color rojo: muestra el menú de acciones, donde el usuario puede crear un nuevo caso o modificar el caso actual. En la parte inferior del formulario se muestra los avances que han agregados los usuarios, en los avances se muestran el usuario que publica el registro, el departamento al que pertenece, la fecha de publicación, el mensaje y por último muestra con un botón color azul en la parte inferior derecha si el avance cuenta con documentos adjuntos. Cómo agregar avances? Para agregar avances dar clic en el botón color negro Agregar Avance?, este botón muestra el formulario con información básica del caso y el campo para escribir el texto, para este formulario todos los campos son obligatorios:

10 Página: 9 de 20 Para adjuntar archivos al avance, el botón de color azul llamado Subir Archivo, permite seleccionar 1 o varios archivos para adjuntar. Las extensiones de archivos permitidas para adjuntar archivos son: jpg. jpge. png. gif. doc. docx. pdf. xlsx. xls. Estas extensiones corresponden a los archivos de imágenes, Office y Adobe más usados. EL botón de color azul Agregar agrega el comentario Cómo modificar el caso? Para modificar el caso, el menú operaciones, situado en la parte superior derecha, muestra el menú Modificar Caso.

11 Página: 1 de 20 El formulario Modificar caso muestra el título del caso, el código, la descripción, fecha de cumplimiento y fecha de creación, esto como datos básicos. Se listan los usuarios colaboradores: En el listado desplegado muestra los usuarios que pertenecen al comité y en la columna Seleccionar, los usuarios que harán parte del caso como colaboradores, aparecen seleccionados. En la parte inferior se muestra el Estado del caso (del listado que permite seleccionar, siempres aparece seleccionado el estado actual del caso), el motivo del cambio y la opción, en color rojo para cambiar la fecha de cumplimiento: El formulario permite, de forma simultánea, agregar o quitar personas responsables, simplemente se debe seleccionar o des seleccionar el usuario y cambiar el estado del caso. Todos los cambios exigen un motivo por el cual se hace el cambio, sin este comentario no será posible realizar el cambio. EL botón de color azul Guardar, guarda los cambios. Cómo cambiar la fecha de cumplimiento? Para cambiar la fecha de cumplimiento se debe dar clic en el botón de color rojo Cambiar fecha de cumplimiento?.

12 Página: 2 de 20 El formulario muestra, en el inicio, información básica y en la parte inferior muestra la fecha actual de cumplimiento y la opción para agregar la nueva fecha de cumplimiento. La nueva fecha de cumplimiento no debe ser menor o igual a la fecha actual de cumplimiento, siempre debe ser superior. El formulario permiso, de forma simultánea, cambiar el estado del caso y por último el motivo del cambio, el motivo siempre es obligatorio para poder realizar los cambios. EL botón de color azul Guardar, guarda los cambios y re-direcciona al usuario hacia la ventana principal del caso. Cómo cambiar de comité? Para crear un caso, el menú superior Seleccionar comité, llama el formulario para cambiar de comité:

13 Página: 3 de 20 El formulario despliega la lista de comités que existen en el sistema de información, se debe seleccionar el comité y el botón Seleccionar comprueba si el usuario tiene acceso al comité. Si el usuario no tiene acceso al comité seleccionado, se muestra la excepción: Usted no pertenece al Comité seleccionado. Estadísticas El formulario de estadísticas muestra las estadísticas globales de cada comité con base en los casos creados y en estado de trámite, cerrados, incumplimiento para cada usuario responsable. La primera grafica muestra el listado de casos (en los estados, cerrado, tramite e incumplimiento) de todos los departamentos creados en el sistema de información. Esta grafica permite visualizar los 3 estados o seleccionar los estados que se desean ver.

14 Página: 4 de 20 La segunda grafica muestra los mismos valores que la primera gráfica, solo que esta ves arroja una forma de vista diferente y el valor total de casos en los tres estados. La tercera Grafica muestra un chart (grafica estadística) en valores de porcentajes de los 3 casos para el comité seleccionado.

15 Página: 5 de 20 Perfil del usuario El formulario de perfil del usuario se encuentra en el menú Perfil -> Ver perfil, se muestra la información básica del usuario como: Nombre completo del usuario. Nombre de usuario, es el usuario con el cual inicia sesión. Departamento al que pertenece. El estado de usuario en el que se encuentra. Estadísticas personales del usuario, cuántos casos y en que estados se encuentran para cada comité al que pertenece.

16 Página: 6 de 20 Actas La creación y visualización de actas se encuentran en el menú principal, el menú Actas. Las actas son documentos (registros) que se realizan en cada comité donde se crean y/o se revisan casos, con esto queda el registro de histórico de quienes asistieron, que compromisos quedaron, etc, y será información disponible para los usuarios que pertenecen al comité. Cómo crear un acta? Para crear un acta, el menú llamado Nuevo, dentro del menú Actas. Los campos requeridos para la creación del acta son: Título del acta. Lugar Acta: Lugar donde se celebra el comité, ejemplo Construvicol, Girón. Próximo secretario: la persona que en el próximo comité creara los casos y creará el acta del comité.

17 Página: 7 de 20 Se debe seleccionar los usuarios Asistentes que están presentes en el momento del comité, este campo es obligatorio, almenas un registro. Los usuarios Ausentes que no están presentes en el comité pero que si pertenecen al comité, este campo es opcional y no es obligatorio. En el paso número 2 se muestra parte de la información que conformará el acta y que fue agregada en el paso número uno, los asistentes y ausentes del acta.

18 Página: 8 de 20 EN la parte Final del formulario esta la opción para agregar las actividades o compromisos que se establecerán en el acta, los campos requeridos son: Responsable: Lista desplegable donde está el listado de los usuarios que pertenecen al comité junto con la opción de Todos los lideres. Fecha de cumplimiento: Este campo es opcional, no es obligatorio, y es la fecha de cumplimiento de la actividad o compromiso. Actividad: campo de texto donde se redacta la actividad o compromiso. El botón Agregar actividad?, crea el registro, refresca la página y lista el resultado: Cada actividad o compromiso que se agrega tiene la opción de eliminar, el botón se encuentra en la parte inferior derecha de cada actividad o compromiso. La parte inferior, en la creación del acta, en el paso número 2, se muestran 3 opciones de botones. 1. ELIMINAR ACTA: En caso de que el usuario decida eliminar el acta y no continuar con la creación de la misma. 2. EDITAR ACTA: Si el usuario considera que es necesario editar el lugar del acta, el titulo o los usuarios asistentes o ausentes, esta opción regresa al paso número GUARDAR ACTA: Cuando el título, el lugar, los asistentes, ausentes y actividades del acta son las correctas, esta opción finaliza el acta publicándola en el sistema de información para el registro histórico. NOTA: Es muy importante al finalizar el acta dar clic en el botón GUARDAR ACTA, de lo contrario el acta no quedara con el estado de publicada y no será visible en el sistema de información, antes esta situación se debe contactar con el administrador del sistema.

19 Página: 9 de 20 Resumen El resumen de actas se encuentra en el menú principal, el menú Actas -> Resumen. Muestra las actas que han sido creadas en el comité. Cada acta tiene un código único auto incrementable por cada comité en el sistema de información, titulo, lugar del acta y secretario (@), usuario que creó el acta. Para visualizar un acta, el icono del ojo, en la parte derecha:

20 Página: 10 de 20 Se muestra en detalle la información del acta, con las actividades, responsables, asistentes, ausentes, etc. El botón IMPRIMIR ACTA permite visualizar el acta en formato.pdf