PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES

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1 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6

2 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES I. OBJETVO Establecer criterios y controles para la gestión de pagos de proveedores de productos, bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de las áreas de Salud, Educación y Rendiciones Municipales de la Corporación Municipal de lo Prado, según el alcance de certificación del SGC. II. ALCANCE Este procedimiento abarca los procesos de gestión financiera de las áreas de Educación; Salud y proceso de Rendiciones Municipales con apoyo de las Unidades de RRHH, Adquisiciones, gastos menores, conciliación bancaria; Mantención e Informática. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Proveedores: Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad. Orden de compra (OC): Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC. Factura: Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura. Boleta de Honorarios ( BH): Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los servicios, detallados en la BH. Pago anticipado al proveedor: Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos, materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o insumos, materiales por parte del proveedor. El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia. Obligación: Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria. Se obligan los fondos por rendir, facturas de proveedores, y BH. Egreso: Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o prestador de servicio. Imputar: Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación Operación: Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6

3 IV. DIAGRAMA PAGO PROVEEDORES Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6

4 Procedimiento de Pago Proveedores CMLP Entrada Actividad Responsable Ordenes de Compra Registro de Facturas y Boletas de servicios Comprobante de Obligación con Compromiso Recepción de OC en contabilidad y emisión de obligación en sistema contable. Planilla control recepción de facturas Recepción y registro de facturas en Adquisiciones. Cuando la factura no esté asociada a una OC se deriva a las Direcciones de Salud, Educación, RRHH o Finanzas, según corresponda, para su validación. 1dia. Las facturas asociadas a OC se entregan a Contabilidad. Las facturas derivadas a las Direcciones de Áreas una vez recepcionadas conforme, deben ser entregadas a secretaria de DAF, para posteriormente ser ingresadas a contabilidad. Listado de pagos de Honorarios Respecto a Boletas de Honorarios, la Dirección de RRHH informa listado de pagos a DAF, los días 10 y 25 de cada mes. Informe de deuda Se emite informe mensual de deuda de proveedores con fecha de vencimiento de facturas. Solicitud pago facturas Se solicita a contabilidad vía pagos de proveedores, la autorización de pago de facturas. Autorización de Pago Posteriormente contabilidad emite autorización de pago. Plazo 1 día de gestión. Libro Autorizaciones de Pago Autorización se envía a firma de EF y DAF y se entrega a Tesorería Egreso El administrativo de Tesorería recibe la autorización de pago desde Contabilidad y Tesorería emite Egreso y genera Cheque de pago Planilla movimientos bancario El administrativo de Tesorería recibe la autorización de pago desde Contabilidad y Tesorería emite Egreso y genera Cheque de pago Cheque firmado Se registran en planilla cheques emitidos- movimiento de bancos Encargado de Adquisiciones Secretaria DAF Director RR HH Encargado Finanzas Tesorero Tesoreria Tesorero Fase 2 Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6

5 Procedimiento de Pago Proveedores CMLP Entrada Actividad Responsable Egreso y documentos anexos 2 Se envían cheques a firmar por dos de las cuatro firmas disponibles para tales efectos (Secretario General, DAF, Director de Salud). Una vez realizado este trámite, el o los cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago Tesoreria Libro recepción de Egresos y Egreso con documentos anexos Tesorería entrega cheques a proveedores, al realizar los pagos correspondientes, se solicita el carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple que autorice el retiro) y por seguridad se debe fotocopiar los cheques y carnet de identidad del proveedor que retira el pago, verificando que los datos sean correctos. Se adjuntan a los documentos las fotocopias y se envía el egreso completo para su archivo al departamento de contabilidad. Encargado Finanzas Archivo del Egreso. Informe de deuda Control Pago de Proveedores: El Encargado Finanzas trabaja en base a una planilla Excel, los datos de deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa información es extraída del software de Contabilidad y cotejada con los archivadores de facturas pendientes e informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a Contabilidad, Mensualmente. E mail solicitud deuda vigente Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda real de un proveedor y de acuerdo a los plazos vencidos, se da prioridad de pago, por lo cual es el Director de Administración y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar del proveedor. Siguiendo el proceso descrito anteriormente; ver ítem 6 al días. E mail indica pagos Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los egresos de pagos, se rebaja la deuda de la planilla Excel Deuda en Proceso Encargado Finanzas Director DAF Fase Fin Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6

6 V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos Elaboración del procedimiento 01 Todos Estandarización Diseño Organizacional 02 Todos Estandarización y revisión flujos y actividades. I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance 03 III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento IV Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, V Se implementa control de modificaciones por cada documento 04 Portada Cambio del logo 04 IV Se reemplaza Jefe de Finanzas por Encargado Finanzas Corporación Municipal Lo Prado Unidad _ ADM Y FINANZAS Versión: 04 Aprobación: de 6