Manual de Usuario Sistema de Promotores y Coordinadores

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de Promotores y Coordinadores

2 ÍNDICE DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 3 II. OBJETIVOS... 3 III. SISTEMA DE PROMOTORES Y COORDINADORES... 3 III.I INGRESO AL SISTEMA... 3 III.II MENÚ PRINCIPAL MENÚ ADMINISTRADOR SUBMENÚ USUARIOS SUBMENÚ LISTA DE USUARIOS SUBMENU NUEVO USUARIO SUBMENÚ BACHILLERATO SUBMENÚ COORDINADORES SUBMENÚ PROMOTORES SUBMENÚ UNIVERSIDAD SUBMENÚ COORDINADORES SUBMENÚ PROMOTORES SUBMENÚ PERFIL SUBMENÚ CERRAR SESIÓN IV. CONTROL DOCUMENTAL V. REGISTRO DE CAMBIOS

3 I. INTRODUCCIÓN En este manual de usuario se explicará el uso de la aplicación Sistema de Promotores y Coordinadores con la configuración dada. La aplicación busca facilitar las operaciones internas. La necesidad de tener un sistema más integral adecuado a las necesidades de los procesos de registro de promotores y coordinadores. Para que un beneficiario sea inscrito como promotor o coordinador, dicho beneficiario tiene que estar activo en el Programa Prepa Sí, esto es que el beneficiario tiene que tener ya pagos en su cuenta y activa su tarjeta bancaria. El registro se hace vía web, el registro es de cupo limitado, el beneficiario tiene que seguir los pasos en el portal de registro y una vez registrado se le informará al beneficiario la confirmación de su registro como coordinador o promotor. Por otra parte el sistema facilita la consulta y confirmación del registro de los beneficiarios, agilizando así los procesos de revisión que se llevan a cabo del programa Prepa Sí, como actividades extras en las que apoyan los beneficiarios del programa, todo esto explicado en el presente manual. II. OBJETIVOS El objetivo primordial de éste Manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema de Coordinadores y Promotores obteniendo información necesaria sobre su uso y poder despejar las dudas existentes. Ofrecer ayuda en su uso para los usuarios de dicho sistema. Facilitar la confirmación de los registros de beneficiarios registrados que se llevan a cabo. III. SISTEMA DE PROMOTORES Y COORDINADORES III.I INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema de Promotores y Coordinadores en su apartado de Administrador se debe abrir un navegador Web (Firefox ó Chrome) y escribir la siguiente dirección en la Intranet: O también existe la opción desde Internet: /administrador Se mostrará la página principal del sistema, la cual nos solicitará nuestro nombre de usuario y contraseña (ver Fig. 1). 3

4 Fig. 1 Pantalla de acceso al sistema de promotores y coordinadores. Si el usuario o la contraseña son incorrectos el sistema mostrará un mensaje indicando que el usuario y/o la contraseña son incorrectos (ver Fig. 2). Fig.2 Acceso incorrecto al sistema. III.II MENÚ PRINCIPAL Una vez que el usuario ha ingresado correctamente al sistema se mostrará la pantalla de inicio donde se encuentra el menú principal con las opciones correspondientes al tipo de usuario así como el nombre del usuario (ver Fig. 3). Fig.3 Menú principal. 1. MENÚ ADMINISTRADOR El menú administrador solamente se mostrará si el usuario tiene asignado dicho rol o permanecerá oculto en caso contrario. Está conformado por Usuarios (ver Fig. 4). 4

5 Fig.4 Menú Administrador. 1.1 SUBMENÚ USUARIOS El submenú Usuarios está conformado por Lista de Usuarios y Nuevo Usuario (ver Fig. 5). Fig.5 Submenú Usuarios SUBMENÚ LISTA DE USUARIOS En el submenú Lista de Usuarios podremos visualizar la lista de todos los usuarios registrados en el sistema así como la información más relevante de cada usuario (ver Fig. 6). PANTALLA PRINCIPAL DEL CATÁLOGO DE USUARIOS Fig.6 Lista de usuarios. 5

6 Si se desea activar/desactivar, editar o cambiar la contraseña de un usuario se deben oprimir los botones mostrados, aparecerá una pantalla emergente con la información a modificar (ver Fig. 7). Fig.7 Acciones a realizar para un usuario. Si la acción seleccionada es activar/desactivar usuario, cuando se cambie el estado (activo) del usuario se mostrará un mensaje informativo indicando dicha acción (ver Fig. 8). Fig.8 Mensaje informativo que indica el cambio de estado de un usuario. Cuando seleccionamos la acción Editar se mostrará una ventana emergente con la información del usuario que queremos editar (ver Fig. 9). 6

7 Fig.9 Ventana emergente para editar los datos de un usuario. Para modificar la contraseña debemos presionar la opción de Contraseña, se mostrará una ventana emergente donde se solicita la nueva contraseña y la confirmación de la misma (ver Fig. 10). Fig.10 Cambio de contraseña SUBMENU NUEVO USUARIO Para agregar un usuario al sistema damos clic en Nuevo Usuario. Se desplegará el formulario correspondiente para agregar un usuario al sistema (ver Fig. 11). 7

8 Fig.11 Pantalla de Nuevo usuario. Nombre: Se refiere al nombre(s) del usuario a registrar. Apellido Paterno: Se refiere al primer apellido del usuario a registrar. Apellido Materno: Se refiere al segundo apellido del usuario a registrar. Usuario: Se refiere al nombre que será utilizado para ingresar al sistema. Correo: Se refiere al correo electrónico personal del usuario a registrar. Contraseña: Se refiere a la contraseña que será utilizada para ingresar al sistema, esta debe contener al menos cinco caracteres alfanuméricos. Confirmar Contraseña: Se refiere a la verificación de la contraseña que será utilizada para ingresar al sistema. Perfil: Se refiere al tipo de perfil que tendrá el usuario: Administrador: El perfil de administrador tiene acceso a todas las opciones del sistema. Operador: El perfil operador no cuenta con acceso a todas las opciones del sistema. Cuando todos los campos son capturados correctamente al dar clic el botón Guardar en se agrega correctamente un nuevo usuario (ver Fig. 12). 8

9 Fig.12 Mensaje- Registro exitoso 2. MENÚ BACHILLERATO El menú Bachillerato está conformado por Coordinadores y Promotores (ver Fig. 13). Fig.13 Submenú Bachillerato. 2.1 SUBMENÚ COORDINADORES El submenú Coordinadores se despliega la siguiente pantalla (ver Fig. 14). En donde podemos buscar el listado de los beneficiarios registrados como coordinadores: 9

10 Fig.14 Búsqueda de coordinadores bachillerato. 1. Delegación: Se refiere a la selección de delegación para la búsqueda, al dar clic se despliega un listado con las dieciséis delegaciones y una selección que incluye todas (ver Fig. 15). Fig.15 Listado de delegaciones. 2. Ciclo Escolar: Se refiere a la selección del ciclo escolar que se deseas buscar, al darle clic se despliega una lista con los ciclos escolares disponibles (ver Fig. 16). Fig.16 Lista de Ciclo escolar. Si la selección de delegación y ciclo escolar no contiene información registrada, al dar clic en buscar se mostrar el siguiente mensaje (ver Fig. 17). 10

11 Fig.17 Búsqueda de coordinadores sin resultados. Si la información adecuada para la delegación y ciclo escolar asignado, al dar clic en buscar se mostrará la siguiente pantalla que despliega una lista de los beneficiarios registrados como Coordinadores con la siguiente información (ver Fig. 18): Fig.18 Lista de coordinadores. Nombre: Se refiere al nombre completo del beneficiario. Matrícula: Se refiere a la matrícula PS del beneficiario. Institución: Se refiere a la institución que pertenece el beneficiario. Plantel: Se refiere al plantel donde se encuentra inscrito el beneficiario. Folio: Se refiere al folio asignado la beneficiaros cuando se registró como coordinador. Correo: Se refiere al correo electrónico proporcionado por el beneficiario. Teléfono: Se refiere al teléfono proporcionado por el beneficiario. Estatus Tarjeta: Se refiere al estatus de la tarjeta asignada al beneficiario. Botones Lista de Coordinadores En la parte superior de la lista se muestran cuatro botones (ver Fig. 19). 11

12 Fig.19 Pantalla Lista de Coordinadores Botones de acciones. 1 Exportar: Al dar clic en el botón exportar, se generará un archivo de Excel que contiene la lista de Coordinadores que se guardará en el equipo. 2 Confirmación de Registro: Al dar clic en el botón confirmación de registro, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará el comprobante de registro de cada beneficiario registrado como coordinador que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria 3 Carta Compromiso: Al dar clic en el botón carta compromiso, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará la carta compromiso de cada beneficiario registrado como coordinador que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria 4 Nueva Búsqueda: Al dar clic en este botón, nos regresará a la pantalla de Búsqueda de Coordinadores de Bachillerato. 2.2 SUBMENÚ PROMOTORES El submenú Promotores se despliega la siguiente pantalla (ver Fig. 20). En donde podemos buscar el listado de los beneficiarios inscritos como promotores: Fig.20 Búsqueda de promotores bachillerato. 1. Delegación: Se refiere a la selección de delegación para la búsqueda, al dar clic se despliega un listado con las dieciséis delegaciones y una selección que incluye todas (ver Fig. 21). 12

13 Fig.21 Listado de delegaciones. 2. Ciclo Escolar: Se refiere a la selección del ciclo escolar que se deseas buscar, al darle clic se despliega una lista con los ciclos escolares disponibles (ver Fig. 22). Fig.22 Lista de Ciclo escolar. Si la selección de delegación y clico escolar no contiene información registrada, al dar clic en buscar se mostrará el siguiente mensaje (ver Fig. 23). Fig.23 Búsqueda de promotores sin resultados. Si la información adecuada para la delegación y ciclo escolar asignado, al dar clic en buscar se mostrará la siguiente pantalla que despliega una lista de los beneficiarios registrados como promotores con la siguiente información (ver Fig. 24): 13

14 Fig.24 Lista de promotores. Nombre: Se refiere al nombre completo del beneficiario. Matrícula: Se refiere a la matrícula PS del beneficiario. Institución: Se refiere a la institución que pertenece el beneficiario. Plantel: Se refiere al plantel donde se encuentra inscrito el beneficiario. Folio: Se refiere al folio asignado la beneficiaros cuando se registró como promotor. Correo: Se refiere al correo electrónico proporcionado por el beneficiario. Teléfono: Se refiere al teléfono proporcionado por el beneficiario. Espera: Se refiere si el beneficiario se encuentra en lista de espera. En caso de que el beneficiario este en lista de espera, aparecerá en un sub listado en la parte inferior de la lista (ver Fig. 25). Fig.25 Pantalla Lista de Coordinadores Lista de espera. Estatus Tarjeta: Se refiere al estatus de la tarjeta asignada al beneficiario. Botones Lista de Promotores En la parte superior de la lista se muestran cuatro botones (ver Fig. 26) Fig.26 Pantalla Lista de Promotores Botones de acciones. 14

15 1 Exportar: Al dar clic en el botón exportar, se generara un archivo de Excel que contiene la lista de promotores que se guardará en el equipo. 2 Confirmación de Registro: Al dar clic en el botón confirmación de registro, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará el comprobante de registro de cada beneficiario registrado como promotor que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria. 3 Carta Compromiso: Al dar clic en el botón carta compromiso, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará la carta compromiso de cada beneficiario registrado como promotor que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria. 4 Nueva Búsqueda: Al dar clic en este botón, nos regresará a la pantalla de Búsqueda de Promotores de Bachillerato. 3. MENÚ UNIVERSIDAD El menú Universidad está conformado por Coordinadores y Promotores (ver Fig. 27). Fig.27 Submenú Universidad. 2.1 SUBMENÚ COORDINADORES El submenú Coordinadores se despliega la siguiente pantalla (ver Fig. 28). En donde podemos buscar el listado de los beneficiarios registrados como coordinadores: Fig.28 Búsqueda coordinadores universitarios. 15

16 1. Delegación: Se refiere a la selección de delegación para la búsqueda, al dar clic se despliega un listado con las dieciséis delegaciones y una selección que incluye todas (ver Fig. 29). Fig.29 Listado de delegaciones. 2. Ciclo Escolar: Se refiere a la selección del ciclo escolar que se deseas buscar, al darle clic se despliega una lista con los ciclos escolares disponibles (ver Fig. 30). Fig.30 Lista de Ciclo escolar. Si la selección de delegación y clico escolar no contiene información registrada, al dar clic en buscar se mostrar el siguiente mensaje (ver Fig. 31). Fig.31 Búsqueda de coordinadores sin resultados. 16

17 Si la información adecuada para la delegación y ciclo escolar asignado, al dar clic en buscar se mostrará la siguiente pantalla que despliega una lista de los beneficiarios registrados como Coordinadores con la siguiente información (ver Fig. 32): Fig.32 Lista de coordinadores. Nombre: Se refiere al nombre completo del beneficiario. Matrícula: Se refiere a la matrícula PS del beneficiario. Institución: Se refiere a la institución que pertenece el beneficiario. Plantel: Se refiere al plantel donde se encuentra inscrito el beneficiario. Folio: Se refiere al folio asignado la beneficiaros cuando se registró como coordinador. Correo: Se refiere al correo electrónico proporcionado por el beneficiario. Teléfono: Se refiere al teléfono proporcionado por el beneficiario. Estatus Tarjeta: Se refiere al estatus de la tarjeta asignada al beneficiario. Botones Lista de Coordinadores En la parte superior de la lista se muestran cuatro botones (ver Fig. 33) Fig.33 Pantalla Lista de Coordinadores Botones de acciones. 1 Exportar: Al dar clic en el botón exportar, se generara un archivo de Excel que contiene la lista de Coordinadores que se guardará en el equipo. 2 Confirmación de Registro: Al dar clic en el botón confirmación de registro, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará el comprobante de registro de cada beneficiario inscrito como coordinador que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria 3 Carta Compromiso: Al dar clic en el botón carta compromiso, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizará la carta compromiso de cada beneficiario registrado como coordinador que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria 4 Nueva Búsqueda: Al dar clic en este botón, nos regresará a la pantalla de Búsqueda de Coordinadores Universitarios. 17

18 2.2 SUBMENÚ PROMOTORES El submenú Promotores se despliega la siguiente pantalla (ver Fig. 34). En donde podemos buscar el listado de los beneficiarios registrados como promotores: Fig.34 Búsqueda promotores universitarios. 1. Delegación: Se refiere a la selección de delegación para la búsqueda, al dar clic se despliega un listado con las dieciséis delegaciones y una selección que incluye todas (ver Fig. 35). Fig.35 Listado de delegaciones. 2. Ciclo Escolar: Se refiere a la selección del ciclo escolar que se deseas buscar, al darle clic se despliega una lista con los ciclos escolares disponibles (ver Fig. 36). Fig.36 Lista de Ciclo escolar. 18

19 Si la selección de delegación y clico escolar no contiene información registrada, al dar clic en buscar se mostrar el siguiente mensaje (ver Fig. 37). Fig.37 Búsqueda de promotores sin resultados. Si la información adecuada para la delegación y ciclo escolar asignado, al dar clic en buscar se mostrara la siguiente pantalla que despliega una lista de los beneficiarios registrados como promotores con la siguiente información (ver Fig. 38): Fig.38 Lista de promotores. Nombre: Se refiere al nombre completo del beneficiario. Matrícula: Se refiere a la matrícula PS del beneficiario. Institución: Se refiere a la institución que pertenece el beneficiario. Plantel: Se refiere al plantel donde se encuentra inscrito el beneficiario. Folio: Se refiere al folio asignado la beneficiaros cuando se registró como promotor. Correo: Se refiere al correo electrónico proporcionado por el beneficiario. Teléfono: Se refiere al teléfono proporcionado por el beneficiario. Espera: Se refiere si el beneficiario se encuentra en lista de espera. En caso de que el beneficiario este en lista de espera, aparecerá en un sub listado en la parte inferior de la lista (ver Fig. 39). Fig.39 Pantalla Lista de Promotores Lista de espera. 19

20 Estatus Tarjeta: Se refiere al estatus de la tarjeta asignada al beneficiario. Botones Lista de Promotores En la parte superior de la lista se muestran cuatro botones (ver Fig. 40) Fig.40 Pantalla Lista de Promotores Botones de acciones. 1 Exportar: Al dar clic en el botón exportar, se generara un archivo de Excel que contiene la lista de Promotores que se guardara en el equipo. 2 Confirmación de Registro: Al dar clic en el botón confirmación de registro, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizara el comprobante de registro de cada beneficiario inscrito como promotor que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria. 3 Carta Compromiso: Al dar clic en el botón carta compromiso, se abrirá una nueva pestaña en el navegador donde se visualizara la carta compromiso de cada beneficiario registrado como promotor que aparece en la lista. Este botón solo aparecerá en el ciclo actual de la convocatoria. 4 Nueva Búsqueda: Al dar clic en este botón, nos regresara a la pantalla de Búsqueda de Promotores Universitarios. 4. MENÚ PERFIL Se muestran los datos del perfil actual con los siguientes datos (ver Fig. 41): Nombre(s): Se refiere al nombre del usuario. Apellido Paterno: Se refiere al apellido paterno del usuario. Apellido Materno: Se refiere al apellido materno del usuario. Usuario: Se refiere a un nombre o seudónimo del usuario. Tipo: Se refiere al rol en el que se encuentra el usuario. 20

21 Fig.41 Editar perfil Si se da clic en modificar perfil, se despliega una pantalla donde podemos editar los siguientes campos. Nombre(s), Apellido Paterno y Apellido Materno (ver Fig. 42). Fig.42 Editar Perfil Modificar perfil Si se da clic en modificar contraseña, se despliega una pantalla donde podemos editar los siguientes campos. Contraseña actual, nueva contraseña y confirmar contraseña (ver Fig. 43). 21

22 Fig.43 Editar Perfil Modificar contraseña 5. MENÚ CERRAR SESIÓN Al dar clic sobre Cerrar Sesión se dará por terminada la sesión actual y el sistema se redireccionará a la pantalla principal de acceso. IV. CONTROL DOCUMENTAL Elaboró Revisó Aprobó Josué Díaz Hernández Personal de Informática Ing. Alfredo Martínez Cobos Subdirector de Base de Datos Ing. Nazareth Sánchez Martínez Director de Informática V. REGISTRO DE CAMBIOS Versión Fecha Autor Resumen de Cambios /03/2017 Josué Díaz Hernández Creación del manual con primera versión del sistema. 22