Informe pormenorizado del estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Transcripción

1 Informe pormenorizado del estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Noviembre de 2014 a Febrero de 2015 Oficina de Control Interno Diana Paola Gaitán Martínez- Jefe de control interno (e) Arturo Salamanca Alonso - Profesional especializado 1

2 Contenido Módulo de planeación y de gestión 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Estilo de Dirección 4. Planes y Programas 5. Administración del Riesgo Módulo de evaluación y seguimiento 1. Actividades de control, políticas de operación, procedimientos, controles. 2. Informes oficina de control interno 3. Evaluación independiente 4. Fomento de la cultura del autocontrol Eje transversal información y comunicación 1. Información y comunicación pública 2

3 1.Módulo de planeación y gestión Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Se realizó la aprobación de la actualización del código de ética con la resolución 0351de 2014 la cual contiene los siguientes valores éticos: Equidad Participación Transparencia Inclusión Respeto Responsabilidad Compromiso Servicio Solidaridad 3

4 1.Módulo de planeación y gestión Desarrollo del talento humano Se presenta el resumen de las actividades de capacitación realizadas durante el periodo de análisis. Teniendo en cuenta la situación de provisionalidad de la mayoría de funcionarios estas capacitaciones no tuvieron costo. Curso Congreso nacional de bibliotecología y ciencias de la información Capacitación bases de datos Multilegis Gestión de competencias laborales Repositorios documentales Encuadernación Derechos de autor SIIF Cierre contable Fecha Octubre Octubre Noviembre Diciembre Diciembre Febrero Enero Fuente: Grupo de Talento Humano 4

5 1.Módulo de planeación y gestión Desarrollo del talento humano En el mes de septiembre se realizó la medición del clima laboral con la participación de 98 servidores públicos de planta En el periodo reportado se realizaron las siguientes actividades: Actividad Revisión de los resultados de la medición de clima laboral Socialización de los resultados de la medición a la alta gerencia Fuente: Grupo de Talento Humano Fecha Noviembre - Diciembre Enero de

6 1.Módulo de planeación y gestión Desarrollo del talento humano Las actividades de bienestar desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo atender las necesidades de los funcionarios públicos y sus familias. Mes Actividad Participantes Presupuesto Octubre Vacaciones recreativas infantiles 14 $ Octubre Jornada deportiva 70 $0 Octubre Visita guiada a museos 60 $ Diciembre Cierre de actividades 130 Compensar Noviembre Campaña de ergonomía 93 ARL Enero Inspección puestos de trabajo 2 ARL Enero Inspección de elementos de protección personal 11 ARL Febrero Visita seguridad industrial zonas comunes ARL Febrero Campaña de donación de sangre 9 $ 0 Febrero Orientación sobre régimen pensional 15 $0 Febrero Campaña de austeridad y ahorro 93 $ 0 Fuente: Oficina de Talento Humano 6

7 1.Módulo de planeación y gestión Desarrollo del talento humano Las actividades de incentivos desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo generar condiciones favorables al desarrollo del trabajo de los funcionarios de la entidad Actividad Continuidad encargo del funcionario de la Imprenta Patriótica Participantes Demetrio Ballén Fuente: Grupo de Talento Humano

8 1.Módulo de planeación y gestión Estilo de Dirección Desde la Dirección General se realizaron las siguientes actividades con el fin de fortalecer el ejercicio de la planeación institucional y el cumplimiento de los objetivos institucionales Reuniones de seguimiento final a la ejecución presupuestal y a la consolidación del plan de adquisiciones vigencia 2015 Revisión de los avances del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MYPG Apoyo en la participación de la oficina de planeación y sistemas en el concurso Máxima velocidad desarrollado en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea. 8

9 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas En el Aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) se encuentran cuatro proyectos de inversión los cuales enmarcan el quehacer misional del Instituto. En el cierre de la vigencia 2014 se tuvo una ejecución del 97.2% y una avance físico de los proyectos de 80%. 9 Fuente: SPI corte 31/12/2014

10 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas Para la vigencia 2015 en la distribución de los proyectos de inversión se realizaron actualizaciones a la cadena de valor para alinear los proyectos a la metodología del DNP. La distribución para este año es de: Fuente: SPI corte 12/03/

11 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas Para el cierre de la vigencia 2014, la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento (gastos personales, gastos generales y transferencias corrientes) fue del 94.79% e inversión del % para una ejecución total de 96.65%. PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO DICIEMBRE 31 EJECUCION REAL A DIC CONCEPTO META PROGRAMADA 31 Apropiación Inicial ,00 Apropiación Vigente (incluida el recorte) , CDP acumulado % CDP 100,00% 94,79% Compromisos acumulados % Compromisos 100,00% 94,79% Obligaciones acumuladas % Obligaciones 95,02% 93,84% Fuente: Oficina Financiera 11

12 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas PRESUPUESTO TOTAL A DICIEMBRE 31 CONCEPTO META PROGRAMADA Apropiación Total EJECUCION REAL A DIC 31 Presupuesto de Funcionamiento RESERVA DE APROPIACIÓN 2014 CONCEPTO VALOR Software de Nómina ,00 Gasolina ,00 Manten Vehículos ,00 Contrato de Mensajería ,00 CDPS acumulados % CDP 98,83% 96,65% Compromisos acumulados % Compromisos 98,83% 96,65% Obligaciones acumuladas % Obligaciones 95,42% 95,01% Presupuesto de Inversion Logística ,00 TOTAL RESERVA DE FUNCIONAMIENTO ,00 % RESERVA 0,69% Becas ,00 Imprenta Nacional ,28 Contratista ELE ,00 Consorcio Rivas Sacconi ,00 Editorial Letras y Libros TOTAL RESERVA DE INVERSIÓN ,28 % RESERVA 2,73% Fuente: Oficina Financiera 12

13 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas Logros obtenidos en el cierre de la vigencia Presentación al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de los avances de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Ejecución de los planes de mejoramiento del cumplimento de la Estrategia de Gobierno en Línea Realización de la audiencia pública de rendición de cuentas. Solicitud a los coordinadores de áreas de la revisión del manual de funciones según lo dispuesto en el decreto 1785 de

14 1.Módulo de planeación y gestión Planes y programas Acciones desarrolladas en el inicio de la vigencia Aprobación del plan de adquisiciones y plan de acción. Reporte en línea del Formulario único de avances de la gestión FURAG. Revisión y actualización del manual de funciones según lo dispuesto en el decreto 1785 de Actualización de las tablas de retención documental para ser aprobadas por el AGN. Desarrollo de 7 mesas de trabajo (investigaciones, sistemas, SAB, gestión financiera, gestión contractual, programa ELE- Colombia, biblioteca) para la actualización de los indicadores de gestión de las diferentes áreas. 14

15 1.Módulo de planeación y gestión Gestión del Riesgo Se tienen identificados, valorados y analizados un total de 93 riesgos institucionales a los cuales se les establecieron acciones de mejora. La distribución de los riesgos según su impacto y probabilidad es la siguiente: RF-AL-38 FUERTE AF-TS-026 RF-AL-42 MODERADO RF-AL-39 RF-AL-42 AF-PR-028 RF-AL-39 RF-AL-42 TH-VR-030 AF-BB-024 AF-PR-028 AF-TS-026 LEVE AF-BB-022 AF-BB-022 AF-PR-028 AF-TS-026 AF-TS-026 AF-BB-023 AF-BB-021 AF-PR-028 AF-TS-026 AF-BB-022 AF-TS-026 RF-AL-41 AF-BB-023 AF-PR-028 AF-TS-026 AF-TS-026 AF-CB-027 AF-TS-026 AF-TS-026 RF-AL-41 BAJA MEDIA ALTA Fuente: Oficina de Control Interno PROBABILIDAD Para la vigencia 2015 se programaron mesas de trabajo con los líderes de proceso en el mes de abril para la actualización de los riesgos. 15

16 2. Módulo de evaluación y seguimiento Actividades de control El 5 de septiembre se realizó el lanzamiento y socialización de la plataforma de soporte de solicitudes. En el periodo de reporte se presentaron las siguientes solicitudes. Área # de solicitudes Servicios en la nube 12 Comunicaciones y prensa 169 Sistema Integrado de gestión 2 Soporte técnico de TI 665 Recursos físicos 34 Servicios web 21 Fuente: Oficina de Sistemas a corte 28/02/

17 2. Módulo de evaluación y seguimiento Políticas de operación procedimientos Ajustes y actualizaciones Indicadores de gestión Manual de calidad Inventario de gestión documental Formatos 17

18 2. Módulo de evaluación y seguimiento Autoevaluación institucional Se llevó a cabo la el 10 de diciembre la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentaron los avances en el modelo integrado de planeación y de gestión. A. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO. SEGUIMIENTO CONTINUO A LOS INDICADORES Y METAS FURAG: insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales. Simulador del Índice GEL: se evidenció un aumento porcentual en la gestión institucional y aplicación de la Estrategia de Gobierno en Línea del 30% respecto a la vigencia anterior. 18

19 2. Módulo de evaluación y seguimiento Autoevaluación institucional Se llevó a cabo la el 10 de diciembre la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentaron los logros de la gestión. 19

20 2. Módulo de evaluación y seguimiento Informes oficina de control interno En el periodo comprendido entre los meses de octubre y febrero se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web. Austeridad del gasto Litigob Revisión del informe de PQRS Seguimiento al plan de mejoramiento del la CGR Trimestral de contratación Fenecimiento de la cuenta Informe ejecutivo anual de la evaluación del sistema de control interno Control interno contable Evaluación institucional por dependencias Revisión FURAG Seguimiento y evaluación a la implementación del sistema de gestión de la calidad 20

21 2. Módulo de evaluación y seguimiento Evaluación independiente En el periodo comprendido entre los meses de octubre y febrero se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web. Plan de auditorias Auditoría del proceso de gestión documental Auditoría del proceso de recursos físicos Auditoría de convenios interinstitucionales Seguimiento a planes de mejoramiento Gestión del Seminario Andrés Bello Gestión de talento humano. Gestión de comunicaciones Gestión de contratación 21

22 2. Módulo de evaluación y seguimiento Fomento de la cultura del auto control La Oficina de Control Interno adelantó una campaña de sensibilización para socializar en la entidad las actualizaciones del modelo integrado de planeación y gestión. Se publicó un video acerca del PHVA. Se diseñaron las entregas de 2 videos adicionales con la explicación de cada módulo de la actualización del MECI. 22

23 3. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación pública El Instituto cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica. Canal escrito Fuente: Oficina de gestión documental 23

24 3. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación pública Peticiones, quejas y reclamos recibidos por los diferentes medios 24 RADICACIÓN Y CONCEPTO Total Quejas y reclamos 0 Sugerencias y/o Observaciones 3 Consultas y/o solicitudes de información por medio de correos 90 Derechos de petición-denuncias radicados por oficio, según reporte Grupo de gestión documental. 2 Felicitaciones y Agradecimientos 10 Ciudadanos participantes en los Hangouts. 22 Solicitudes telefónicas, atendidas por Atención al Ciudadano 15 SUBTOTAL CONSULTAS, QUEJAS RECLAMOS Y/O SOLICITUDES 142 Solicitudes telefónicas 12 Solicitudes Presenciales 40 Total 52 PORTAL SPANISH IN COLOMBIA Correos de solicitudes respecto al Programa con respuesta oportuna 18 Total 212 Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 31/12/2014

25 3. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación pública Avances en la política de transparencia, participación y servicio al ciudadano Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 31/12/

26 3. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación pública INSTITUTO CARO Y CUERVO CRONOGRAMA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA VIDEO CONFERENCIA_HANGOUT Código: ICC-AC- Versión: Página 1 de 1 Fecha: 19/03/14 FECHA TEMA INVITADOS MODALIDAD Febrero Marzo Abril Mayo Proyectos - Novedades Seminario Andrés Bello Calidad Gobierno en Línea Programas y proyectos de Talento Humano 2015 Juan Manuel Espinosa Decano Seminario Andrés Bello Cristian Velandia Profesional Especializado Oficina de Planeación Paola Gaitán Coordinadora de Planeación y Sistemas y Control Interno Paola Andrea Sánchez Coordinadora de Talento Humano Video Conferencia Video Conferencia Video Conferencia Video Conferencia Junio Sello Editorial Imprenta Patriótica Juan Camilo González César Buitrago Video Conferencia Julio Ejecución Presupuestal Agosto Avances de Proyectos 2015 Septiembre Octubre Logros y proyectos Museos Instituto Caro y Cuervo Auris Margarita Mendoza Coordinación Financiera Alejandra Olarte, Viviana Nieto, Natalia Patiño, Catalina Avila Coordinadora Ele y grupo de trabajo María del Rosario Barros Coordinación Recursos Físicos Juan Dario Restrepo Video Conferencia Video Conferencia Video Conferencia Video Conferencia Noviembre Emisora CYC Instituto caro y Cuervo Victor Ogliastri Video Conferencia Diciembre Uso y Manejo ALEC Julio Bernal - Investigador Video Conferencia Fuente: Oficina de atención al ciudadano 26

27 3. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación pública Canal Virtual. Página web Fuente: Oficina de comunicaciones 27

28 Dificultades La entidad no cuenta con un software o sistema de radicación que permita oportunidad en el proceso y en el reporte de la información. Dada la vacancia del Jefe de Control Interno se han proyectado programas de auditoria por trimestres sin poder cumplir con la auditoria a todos los procesos. 28

29 Recomendaciones En el marco del Sistema de Control Interno, el Instituto Caro y Cuervo debe: Continuar apoyando la implementación, actualización y fortalecimiento del Sistema de Control Interno a través de sus áreas y dependencias funcionales a fin de alcanzar un alto grado de madurez del mismo. Fortalecer la política de gestión del riesgo y realizar la actualización y seguimiento periódico a los riesgos identificados en cada una de las áreas. Realizar actividades para reforzar la revisión y aplicación efectiva de los indicadores de gestión de la entidad y su respectivo seguimiento. 29

30 Recomendaciones Además de las dificultades planteadas para cada subsistema, se recomienda: Mejorar los procesos de autoevaluación para generar información de calidad y en el momento oportuno, que permitan la adecuada toma de decisiones Continuar con el fortalecimiento del componente administración del riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas en el logro de los objetivos institucionales Realizar la revisión de los puntos de control de cada unos de los procedimientos y la implementación de cada uno de éstos Diana Paola Gaitán Martínez Jefe de control Interno (E) 30