PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO DE OBLIGACIONES PERIÓDICAS ESTABLECIDO POR EL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO

Transcripción

1 Página: 1 DE 10 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO DE OBLIGACIONES PERIÓDICAS ESTABLECIDO POR EL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO OBJETIVO: Dar cumplimiento al Calendario de Obligaciones Periódicas establecido por el Órgano Superior de Fiscalización del Gobierno del Estado de México, mediante la elaboración, integración y envío de la Carpeta Financiera y Presupuestal a las instancias correspondientes con el propósito de mantener el control financiero de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México. ALCANCE: Aplica al Presidente de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México responsable de autorizar la Carpeta Financiera y Presupuestal y a los servidores públicos adscritos a la Dirección General de Administración y Finanzas y a la Dirección de Recursos Financieros responsables de elaborar, integrar y enviar la Carpeta Financiera y Presupuestal a las instancias correspondientes, así como al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México, responsable de emitir el Calendario de Obligaciones Periódicas. REFERENCIAS: Reglamento Interno de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, Capítulo IX, Artículo 20, fracción II. Periódico Oficial Gaceta de Derechos Humanos, 14 de abril del 2009, sus reformas y adiciones. Manual General de Organización de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, apartado VIII Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, numeral 400C Dirección de Recursos Financieros. Gaceta de Derechos Humanos, Órgano informativo de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, número 108, junio Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas de Gobierno del Estado de México, Decimocuarta Edición, Apartado III Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del RESPONSABILIDADES: La Dirección de Recursos Financieros, es la unidad administrativa responsable de la elaboración, integración y envío de la Carpeta Financiera y Presupuestal de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México. La o el Presidente de la CODHEM deberá: Firmar por concepto de autorizó en cada una de las páginas de la Carpeta Financiera y Presupuestal. La o el Director General de Administración y Finanzas deberá: Firmar por concepto de revisó en cada una de las páginas de la Carpeta Financiera y Presupuestal.

2 Página: 2 DE 10 La o el Director de Recursos Financieros, deberá: Instruir al Jefe del Departamento de Control Presupuestal ejecutar la integración de la Carpeta Financiera y Presupuestal, Firmar por concepto de elaboró en cada una de las páginas de la Carpeta Financiera y Presupuestal, Recabar autorización de la Carpeta Financiera y Presupuestal, Elaborar oficio dirigido al Auditor Superior de Fiscalización del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México anexando en medio magnético la Carpeta Financiera y Presupuestal, y Elaborar oficio dirigido al Director de Control Contable de Organismos Auxiliares, anexando la Carpeta Financiera y Presupuestal en formato impreso. La o el Jefe del Departamento de Control Presupuestal, deberá: Ingresar al Sistema de Contabilidad autorizado por el Gobierno del Estado de México, para procesar la información financiera y presupuestal del mes inmediato anterior, Elaborar la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades y Avance Presupuestal, Integrar la Carpeta Financiera y Presupuestal, y Notificar la Carpeta Financiera y Presupuestal al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares, respectivamente. La o el Auditor Superior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México, deberá: Establecer y remitir el Calendario de Obligaciones Periódicas, y Recibir oficio con la Carpeta Financiera y Presupuestal en medio electrónico. La o el Director de Control Contable de Organismos Auxiliares, deberá: Recibir oficio con la Carpeta Financiera y Presupuestal en formato impreso. DEFINICIONES: Carpeta Financiera y Presupuestal: Documento donde se integra la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Avance Presupuestal y Nota a los Estados Financieros. Balanza de Comprobación: Es un Instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas junto al saldo de cada una de ellas ya sea deudor o acreedor. Estado de Situación Financiera: Es un estado financiero conformado por el documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con el que cuenta un ente en un momento determinado. Estado de Actividades: Estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. Avance Presupuestal: Estado financiero que muestra el avance que se tiene de un presupuesto autorizado a determinado tiempo. Nota a los Estados Financieros: Es la divulgación de forma escrita de cierta información que no está directamente reflejada en dichos estados y que es de utilidad para que los usuarios de la información financiera tomen decisiones con una base objetiva. OSFEM: Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.

3 Página: 3 DE 10 GEM: Gobierno del Estado de México. CODHEM: Comisión de Derechos Humanos del Estado de México. Sistema de Contabilidad: Sistema electrónico diseñado y proporcionado por el Gobierno del Estado de México para integración y reporteo de la información financiera. INSUMOS: Calendario de Obligaciones Periódicas establecido por el OSFEM. RESULTADOS: Entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: No aplica. POLÍTICAS: La entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal se hará en los términos y fechas establecidas por el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.

4 Página: 4 DE 10 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO DE OBLIGACIONES PERIÓDICAS ESTABLECIDO POR EL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD 1 Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México /Auditor Superior 2 Presidencia de la CODHEM/ Presidente(a) 3 Dirección General de Administración y Finanzas/ Director(a) 4 Dirección de Recursos Financieros/ Director(a) 5 Departamento de Control Presupuestal / Jefe(a) Departamento Elabora oficio remitiendo el Calendario de Obligaciones Periódicas, donde se indican las fechas de entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y de la Información Financiera y Presupuestal a la Dirección de Control de Organismos Auxiliares y lo envía a la CODHEM. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna al Director General de Administración y Finanzas instruyendo su atención. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna al Director de Recursos Financieros instruyendo su atención. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna al Jefe de Departamento de Control Presupuestal instruyendo la entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares de acuerdo al Calendario de Obligaciones Periódicas. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y de acuerdo a éste, ingresa de manera electrónica al Sistema de Contabilidad autorizado por el GEM, procesa la información financiera y presupuestal del mes inmediato anterior, requisita los formatos de Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades y Avance Presupuestal y entrega de manera económica al Director de Recursos Financieros. Archiva oficio en la carpeta de la documentación del OSFEM.

5 Página: 5 DE 10 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD 6 Dirección de Recursos Financieros / Director(a) 7 Departamento de Control Presupuestal / Jefe(a) Departamento Recibe de manera económica un tanto de la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Avance Presupuestal y Nota a los Estados Financieros, se entera e instruye de manera verbal al Jefe del Departamento de Control Presupuestal ejecutar la integración de la Carpeta Financiera y Presupuestal con la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Avance Presupuestal y Nota a los Estados Financieros, solicitándole su entrega en formato impreso y en medio electrónico. Recibe instrucción, integra la Carpeta Financiera y Presupuestal con la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Avance Presupuestal y Nota a los Estados Financieros, imprime dos tantos de la Carpeta Financiera y Presupuestal y entrega al Director de Recursos Financieros en medio electrónico y en formato impreso dos tantos. 8 Dirección de Recursos Financieros/ Director(a) Recibe en medio electrónico y en formato impreso dos tantos de la Carpeta Financiera y Presupuestal, se entera, resguarda el medio electrónico y un tanto impreso de la Carpeta Financiera y Presupuestal, y firma el segundo tanto impreso por concepto de elaboró en cada una de las páginas y lo remite al Director General de Administración y Finanzas, para su firma por concepto de revisó. 9 Dirección General de Administración y Finanzas / Director(a) Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, se entera, firma por concepto de revisó cada una de las páginas y la remite al Presidente solicitando su firma de autorización. 10 Presidencia de la CODHEM / Presidente(a) Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, se entera, firma por concepto de autorizó en cada una de las páginas y devuelve al Director General de Administración y Finanzas.

6 Página: 6 DE 10 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD 11 Dirección General de Administración y Finanzas / Director(a) Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal con la firma de autorización del Presidente y la remite al Director de Recursos Financieros. 12 Dirección de Recursos Financieros / Director(a) 13 Departamento de Control Presupuestal / Jefe(a) Departamento 14 Dirección de Recursos Financieros / Director(a) Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, con las firmas del Presidente y del Director General de Administración y Finanzas, archiva para su seguimiento y control, extrae de resguardo el medio electrónico y el tanto impreso de la Carpeta Financiera y Presupuestal, elabora oficio dirigido al Auditor Superior de Fiscalización del OSFEM y oficio dirigido al Director de Control Contable de Organismos Auxiliares, remitiendo la Carpeta Financiera y Presupuestal en medio electrónico y en formato impreso respectivamente, entrega oficios conjuntamente con el medio electrónico y el tanto impreso de la Carpeta Financiera y Presupuestal al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, instruyendo su entrega al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares. Recibe instrucción y oficios conjuntamente con la Carpeta Financiera y Presupuestal impresa y en medio electrónico, se entera, obtiene copia de los oficios, entrega original del oficio y Carpeta Financiera Presupuestal en medio electrónico al Auditor Superior de Fiscalización del OSFEM, y original del oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal impresa al Director de Control Contable de Organismos Auxiliares, recaba acuses de recibo en la copias de los oficios respectivamente y entrega al Director de Recursos Financieros. Recibe acuses de recibo de los oficios de remisión de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares respectivamente, se entera y archiva en la carpeta de la documentación del OSFEM, para su seguimiento y control.

7 Página: 7 DE 10 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD 15 Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México /Auditor Superior Recibe oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal en medio electrónico, se entera, analiza y archiva. 16 Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares/Director Recibe oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal en formato impreso, se entera, analiza y archiva.

8 Página: 8 DE 10 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO DE OBLIGACIONES PERIÓDICAS ESTABLECIDO POR EL ÓRGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO PRESIDENTE DIRECTOR GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECTOR JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL ÓRGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECCIÓN DE CONTROL CONTABLE DE ORGANISMOS AUXILIARES AUDITOR SUPERIOR DIRECTOR INICIO Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna instruyendo su atención. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna instruyendo su atención. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera y turna instruyendo la entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares de acuerdo al calendario. Recibe un tanto de la Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Avance Presupuestal y Nota a los Estados Financieros, se entera instruye la integración de la Carpeta Financiera y Presupuestal, solicitando su entrega. Recibe oficio con el Calendario de Obligaciones Periódicas, se entera, e ingresa al Sistema de Contabilidad autorizado por el GEM, procesa la Información Financiera y Presupuesta del mes inmediato anterior, requisita los formatos de Balanza de Comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades y Avance Presupuestal y entrega. Recibe instrucción, integra la Carpeta Financiera y Presupuestal y entrega en medio electrónico y en formato impreso 2 tantos. Elabora oficio remitiendo el Calendario de Obligaciones Periódicas, y lo envía. A Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, firma por concepto de revisó y la remite solicitando firma de autorización. Recibe en medio electrónico y formato impreso dos tantos de la Carpeta Financiera y Presupuestal, resguarda el medio electrónico y un tanto impreso, firma el segundo tanto por concepto de elaboró y remite para su firma por concepto de revisó DIAGRAMA:

9 Página: 9 DE 10 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO DE OBLIGACIONES PERIÓDICAS ESTABLECIDO POR EL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO PRESIDENTE DIRECTOR GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECTOR JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL ÓRGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECCIÓN DE CONTROL CONTABLE DE ORGANISMOS AUXILIARES AUDITOR SUPERIOR DIRECTOR A 10 Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, firma por concepto de autorizó y devuelve. 11 Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal con la firma de autorización y la remite. 12 Recibe en formato impreso la Carpeta Financiera y Presupuestal, archiva para su seguimiento y control, extrae de resguardo el medio electrónico y el tanto impreso de la Carpeta Financiera y Presupuestal, elabora oficios de remisión dirigidos al Auditor Superior de Fiscalización del OSFEM y al Director de Control Contable de Organismos Auxiliares, respectivamente, entrega oficios conjuntamente con la Carpeta Financiera y Presupuestal impresa y en medio electrónico instruyendo su notificación Recibe instrucción y oficios conjuntamente con la Carpeta Financiera y Presupuestal impresa y en medio electrónico, obtiene copia de los oficios, entrega original del oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal en medio electrónico al OSFEM y original del oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal impresa a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares, recaba acuses de recibo en la copia de los oficios respectivamente y entrega. 15 Recibe acuses de recibo, se entera y Recibe oficio y Carpeta Financiera y archiva. Presupuestal en medio electrónico, se entera, analiza y archiva. 16 Recibe oficio y Carpeta Financiera y Presupuestal en formato impreso, se entera, analiza y archiva.

10 Página: 10 DE 10 MEDICIÓN: Indicador para medir el porcentaje de cumplimiento al Calendario de Obligaciones Periódicas establecido por el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. Número de entregas de la Carpeta Financiera y Presupuestal al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares Número de entregas de la Carpeta Financiera y Presupuestal programadas x 100 = Porcentaje de cumplimiento del Calendario de Obligaciones Periódicas establecido por el OSFEM. REGISTRO DE EVIDENCIAS: La Programación de la entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares queda registrada en: Calendario Anual establecido por el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. La entrega de la Carpeta Financiera y Presupuestal al OSFEM y a la Dirección de Control Contable de Organismos Auxiliares queda registrada en: Acuses de recibo de los oficios de remisión de la Carpeta Financiera y Presupuestal que se encuentran archivados en la Carpeta de documentación del OSFEM. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Los siguientes formatos, se obtienen del Sistema de Contabilidad autorizado por el GEM y se requisitan de manera electrónica: Balanza de Comprobación. Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades. Avance Presupuestal.