CN ANTECEDENTES

Transcripción

1 CN DICTAMEN QUE SE EMITE EN RELACIÓN A LA CONSULTA PLANTEADA POR EL CONSEJO SUPERIOR DE COOPERATIVAS DE EUSKADI SOBRE LA ADECUACIÓN A LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL DERECHO DE LOS SOCIOS COOPERATIVISTAS A EXAMINAR EL LIBRO REGISTRO DE SOCIOS DE LA COOPERATIVA. ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 3 de junio de 2010 tiene entrada en esta Agencia Vasca de Protección de Datos escrito del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi por el que se eleva consulta en relación con el asunto arriba referenciado. SEGUNDO: En dicho escrito de remisión de la consulta se dice expresamente que: 1º Que el artículo 70.1.a) de la Ley 4/1993 de 24 de junio, de Cooperativas de Euskadi, publicado en el BOPV nº 135 de fecha 19 de julio de 1993 (en adelante LCE) establece que las Cooperativas llevarán un Libro registro de Socios. Por otro lado y atendiendo a los artículos 40.1 y 31 de la citada LCE, será competencia exclusiva de los administradores la gestión y responsabilidad de los libros sociales. 2 ºQue tanto la LCE en su artículo 24.2.b) de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas, publicado en el BOE nº 170 de fecha 17 de julio de 1999 y de aplicación supletoria a la legislación autonómica, en su artículo 16.3.b) regulan expresamente el derecho de todos los socios de una sociedad cooperativa a examinar el Libro registro de Socios. Por otro lado el propio artículo 24.2.b) de la Ley añade expresamente además de lo ya expuesto que si lo solicita, los administradores deberán proporcionarle-al socio- ( ) certificación de las inscripciones en el libro registro de socios previa solicitud motivada.. 3º.- Que en virtud de los preceptos 6.1 y 6.2 de la citada Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento del afectado, sin que sea preciso dicho consentimiento cuando los datos se refieran a las partes de un contrato, de una relación negocial y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; o cuando su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el tercero a quien se comunciquen los datos, siempre que no se vulneren c/ Beato Tomás de Zumárraga, 71, 3º Vitoria Gasteiz - Tel Fax avpd@avpd.es -

2 los derechos y libertades fundamentales del interesado. 4º.- Que la incorporación de un socio a una Cooperativa se formaliza mediante la firma de un contrato societario entre las partes (socio y cooperativa). Por ello, la incorporación como socio en la Cooperativa y la formalización de dicho contrato societario conlleva el consentimiento expreso del afectado para el tratamiento de sus datos de carácter personal atendiendo tanto a lo dispuesto en el mencionado contrato, como en los Estatutos Sociales y en la legislación coopeativa vigente. Ambas partes aceptan obligarse al cumplimiento de los derechos y obligaciones puntualmente recogidos en los citados documentos. Tanto el consentimiento expreso para el tratamiento de los datos como la aceptación de la obligación de cumplir con los preceptos contractuales, estatutarios y legales resultan necesarios para el logro de la actividad u objeto legítimos de la Cooperativa. 5º Que parece evidente a tenor de esta entidad pública de carácter consultivo de las Administraciones Públicas y máximo órgano de promoción y difusión del cooperativismo en la Comunidad Autónoma del País Vasco (artículo 145 de la LCE) que el tipo jurídico societario de la Cooperativa, en cuanto fórmula por la que varias personas se asocian voluntariamente para desarrollar un proyecto empresarial, sea éste cual sea, y atendiendo a la alterabilidad en relación a su composición (carácter variable en función de las altas y bajas que pudieran producirse), exige una mínima garantía jurídica (derecho de información) para los socios que la conforman de, cuando así lo estimen oportuno, poder conocer con quiénes se encuentran asociados y quiénes les acompañan en el desarrollo del mencionado proyecto empresarial. 6º Que se estima también por esta entidad pública que la referenciada regulación no pretende más que garantizar el ejercicio práctico por parte de los socios cooperativistas del derecho Constitucional a la libertad de asociación o derecho de asociación (artículo 22 de la Constitución española) que se encuentra debidamente desarrollado a través de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Drecho de Asociación. 7 Que por otro lado, el contenido mínimo de los datos a incorporar en el Libro Registro de Socios exigido por la Legislación vigente hace mención sólo a datos de contacto profesionales, con lo que en virtud de lo establecido por el real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD podrían incluso quedar fuera del ámbito de la normativa de protección de datos. Consecuentemente, viniendo como viene la Cooperativa obligada al cumplimiento de la legislación vigente en la materia y que establece el derecho de los socios a examinar el mencionado Libro registro de Socios, estima esta parte que el incumplimiento del citado derecho de información bajo la fundamentación jurídica de una eventual vulneración de la LOPD, en tanto en cuanto la incorporación de más datos de los estrictamente necesarios en el mismo sería fruto de un acto voluntario de los administradores, cuyo uso partidista podría conllevar a situaciónes manifiestas de fraude de ley. Atendiendo a todo lo anteriormente expuesto, y dado que en la práctica en ocasionas a los socios cooperativistas se les viene negando el derecho al acceso al citado libro social en contra del criterio de todas las organizaciones asociativas del movimiento cooperativo tanto autonómicas como estatales y bajo la argumentación y el escudo de que el anteriormente referenciado precepto legal vulnera la LOPD, fundamentalmente por parte de las gestoreas 2

3 de las Cooperativas de Vivienda, por la presente se SOLICITA A la Agencia Vasca de Protección de Datos que tenga por presentado este escrito, y se sirva admitirlo teniendo por solicitada la emisión de informe jurídico en relación a la siguiente cuestión: Si el derecho expresamente regulado y reconocido por la legislación cooperativa vigente, tanto autonómica como estatal de aplicación supletoriapor el que se reconoce el derecho de todos los socios cooperativistas a examinar el Libro registro de Socios de la Cooperativa cuando así lo estimen oportuno, supone en la práctica una vulneración de los preceptos y principios ordenados por la LOPD. Dicho de otra manera, si el órgano de administración de una sociedad Cooperativa puede negar a un socio el acceso al libro registro de socios bajo la argumentación de que la vista y examen del mencionado libro social implica una vulneración de lo preceptuado por la LOPD. TERCERO: El artículo 17.1 de la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en su apartado n) atribuye a la Agencia Vasca de Protección de Datos la siguiente función: Atender a las consultas que en materia de protección de datos de carácter personal le formulen las administraciones públicas, instituciones y corporaciones a que se refiere el artículo 2.1 de esta Ley, así como otras personas físicas o jurídicas, en relación con los tratamientos de datos de carácter personal incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley. Corresponde a esta Agencia Vasca de Protección de Datos, en virtud de la normativa más arriba citada, la emisión del informe en respuesta a la consulta formulada. CONSIDERACIONES I La cuestión planteada por la entidad consultante implica valorar la adecuación a la normativa en materia de protección de datos de la comunicación de los datos personales incluidos en el libro de socios de una cooperativa, a los miembros de la misma. La revelación de estos datos implica un tratamiento de datos que constituye una cesión o comunicación de datos; tratamiento que se define en el artículo 3 i) de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD) como toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado. La cesión o comunicación de datos se regula con carácter general en el artículo 11 de la LOPD cuando establece en su apartado 1 lo siguiente: Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado. 3

4 Si bien en el punto 1 se establece para las cesiones la regla general de la necesidad del consentimiento, en el punto 2 se recogen las excepciones, siendo conveniente mencionar a nuestros efectos, la recogida en el apartado a): Cuando la cesión esté autorizada en una ley. Debemos acudir a la legislación sectorial para comprobar la existencia o no de habilitación legal que ampare la comunicación de datos. En este punto, la Ley 4/1993 de 24 de junio, de Cooperativas de Euskadi, al regular los derechos de los socios, incluye en su artículo 23 1.d) el derecho de los socios a Recibir la información necesaria para el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. Este derecho de información de los socios se desarrolla en el artículo 24.2.b) cuando establece la siguiente facultad de los socios: Examinar el libro registro de socios de la cooperativa y el libro de actas de la Asamblea General, y, si lo solicita, los Admnistradores deberán proporcionarle copia certificada del acta y de los acuerdos adoptados en la Asamblea General, y certificación de las inscripciones en el libro registro de socios previa solicitud motivada. En el artículo 25 se regulan las limitaciones al citado derecho: 1.- Los Administradores sólo podrán denegar, motivadamente, la información cuando la solicitud resulte temeraria u obstruccionista, o el proprocionarla ponga en grave peligro los intereses legítimos de la cooperativa. No obstante, no procederá esta excepción cuando la información denegada haya de proporcionarse en el acto de la Asamblea General y la solicitud de información sea apoyada por más de la mitad de los votos presentes y representados y, en los demás supuestos, cuando así lo acuerde el Comité de Recursos o, en su defecto, la Asamblea como consecuencia del recurso que los socios solicitantes de la información hayan interpuesto. En todo caso, la negativa de los admnistradores podrá ser impugnada por los solicitantes de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 49 de esta Ley, quienes además, respecto a los supuestos del apartado 2 de este artículo, podrán acudir al procedimiento previsto en el artículo de la Ley de Enjuiciamiento Civil. 2.- Los Estatutos, para evitar arbitrariedades y perjuicios, tanto en la solicitud como en la aportación o la denegación de información, podrán establecer un sistema de garantías que tenga en cuenta las particularidades de la cooperativa y la efectiva situación del socio tanto en la actividad cooperativa como en sus derechos y obligaciones. De la lectura de las normativa sectorial transcrita podemos deducir la existencia de una habilitación legal clara para la comunicación a los socios que lo soliciten de los datos del libro registro de socios. Este mismo criterio ha mentenido también la Agencia Española de Protección de Datos en su informe 279/2004, evacuado con ocasión de una consulta idéntica a la que nos ocupa. En el mismo sentido se ha pronunciado respecto a cuestiones muy similares en los informes 0092/2008 y 0204/

5 No obstante, es preciso traer a a colación el principio de calidad de datos que deberá ser respetado por el socio que accede a la información. Este principio se regula en el artículo 4 de la LOPD cuyos puntos primero y segundo señalan lo siguiente: 1.- Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. 2.- Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerarán incompatibles el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos. En cumplimiento de este principio básico de la protección de datos, y tal y como se recoge en el Informe 279/2004 de la Agencia Española de Protección de Datos, los socios únicamente podrán utilizar los datos obtenidos para la finalidad de dar cumplimiento al derecho de información previsto en la Ley, consistente en conocer el funcionamiento y situación de la cooperativa en cada momento concreto en que la información se recabe, no pudiendo dichos datos ser utilizados por los socios para una finalidad distinta, al suponer dicho uso una flagrante vulneración del artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999. Quizá pudiera ser una buena práctica para garantizar el cumplimiento del principio de calidad de datos la exigencia de un escrito de solicitud en el que el socio concretara la finalidad de su petición. Por las razones anteriormente expuestas, por la Agencia Vasca de Protección de Datos se adopta la siguiente CONCLUSIÓN El derecho de los socios cooperativistas a examinar el Libro Registro de Socios de una cooperativa no vulnera la normativa en materia de protección de datos. En Vitoria-Gasteiz, a 15 de julio de