INSTRUCTIVO PARA RESPONSABLES Y OPERADORES DE CAJA CHICA SIGA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 OPERADORES DE CAJA CHICA SIGA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Normativa Aplicable: Acuerdo 18/2005 Anexo Acuerdo 07/2005 Anexo Pto. 16 Tratamiento de Caja Chica Permite administrar todo el proceso de Caja chica, desde la generación, rendición, reposición y cancelación de la misma. Acceso: (Usuario y Contraseña) El acceso se realiza a través del menú Tesorería, Submenú Caja Chica, donde se puede elegir las siguientes opciones como se muestra en la imagen:

2 Registrar Gasto de Caja Chica Esta opción estará habilitada para todos los usuarios que tengan asignada una Caja chica. Una vez que haya accedido al sistema, hacer click en rendición por responsable, donde aparecerá la siguiente pantalla: Luego aparecerá el siguiente recuadro, donde deberá seleccionar asignar operadores a efectos de autorizar a un tercero a operar con su caja chica en SIGA.

3 Asignar Operadores El agente responsable de la Caja Chica puede asignar a una persona como operador para que realice todas las gestiones relacionadas con dicha caja, pero no deberá firmar la rendición, ya que únicamente pueden hacerlo los designados por Acuerdo. Así mismo se deberá designar operador al agente designado firmante, a efectos de que pueda realizar todas las gestiones referidas a Caja Chica. Responsable: Agente designado por Acuerdo STJ. Firmante: Segundo agente designado por Acuerdo STJ y responsable solidario. Operador: Agente designado por el responsable de la Caja Chica exclusivamente para operar el sistema de caja chica de SIGA. Estos tres agentes podrán: 1) Cargar gastos 2) Realizar rendiciones 3) Cancelar las Cajas Chicas Al presionar el botón asignar operador se despliega la siguiente pantalla: Luego hacer click en para agregar un operador.

4 Como observamos en la imagen anterior podremos agregar un operador completando con los datos del mismo, poniendo el nombre y haciendo click en buscar. Para confirmar el agente se debe presionar el botón Una vez confirmada esta operación el operador podrá ingresar al sistema con su Usuario y su Contraseña, o sea desde su pc. Nuevo Gasto Presionando la Tecla Nuevo Gasto se puede ir registrándolos a medida que se realizan: Concepto: El concepto de gasto es una clasificación primaria que realiza el operador sobre el gasto realizado. Los conceptos son administrados por el Departamento de Tesorería, y en caso de no poder incluir algún gasto dentro de los conceptos ya propuestos, deberá consultar con dicho departamento al N Para seleccionar un concepto se debe hacer click en, lo que nos traerá la siguiente pantalla:

5 Dirección General de Informática En los filtros de arriba se puede buscar por nombre en Descripción entre los distintos conceptos y para seleccionarlo se deberá hacer click en. Proveedor: para seleccionar un proveedor debemos hacer click en pantalla:, lo que nos traerá la siguiente También puede optar por cargar el número de CUIT directamente en la pantalla y presionando la tecla TAB traerá el proveedor correspondiente, si es que el mismo ya está cargado en el sistema. Se puede buscar por nombre como así también por código fiscal (CUIT), y luego para seleccionarlo se deberá hacer click en. Consideración:En caso de no encontrar en la lista algún proveedor, se podrá incluirlo introduciendo el número de CUIT del mismo, y luego presionar la tecla tab. De esta forma el sistema lo dará de alta solicitando previamente que indique el nombre o razón social y si se trata de una persona física o jurídica.

6 Para dar de alta un nuevo proveedor deberá prestar atención a su número de CUIT, si comienza con 20 o 27 se trata de persona física y si comienza con 30 o 33 es una persona jurídica. Al dar de alta personas físicas deberá poner el nombre real de la persona y NO su nombre comercial o de fantasía. Tipo de Comprobante: se debe seleccionar según el comprobante del gasto entre Facturas B, C y CF (consumidor final). ACLARACIÓN: Los comprobantes emitidos a nombre de CF sólo serán recibidos hasta el importe de $117(este monto está dispuesto por normativa del Honorable Tribunal de Cuentas para este tipo de comprobante). Fecha del Comprobante: Es la fecha de emisión que dice en la factura. Se puede utilizar directamente el teclado para indicar la fecha o hacer click en los que no traerá un calendario: Observaciones: en esta opción se puede escribir las observaciones que se consideren necesarias correspondientes al gasto realizado. Por ejemplo que no había en existencia en suministro, que corresponde a un gasto solicitado por otra dependencia, que es un gasto urgente y necesario explicando los motivos, etc. Importe: aquí se introduce el importe total correspondiente al comprobante. Una vez registrados los gastos cuyo importe total supere el 50% del monto asignado, estos ya quedan disponibles para realizar una rendición.

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8 Generar Rendición de Gastos de Caja Chica (Esta opción se utiliza solo en los casos en que se solicita la reposición del monto gastado) Esta opción permite, a partir de gastos registrados, realizar una rendición al Usuario para presentarla al Departamento Tesorería. Seleccionando la Opción Realizar Rendición aparecen los gastos registrados no rendidos en la primera hoja.

9 El usuario marca los gastos a rendir, y en caso de ser necesario realiza las observaciones correspondientes. Luego selecciona elresponsable que va a suscribir la rendición yconfirma el mismo generando la misma. El sistema enumerará automáticamente las rendiciones generadas. El operador podrá no rendir algún comprobante si considera que debe ser modificado por no cumplir los requisitos del Acuerdo 18/2005 Art.6 y hasta tanto solucione los mismos. Visualizar Rendiciones de Gastos de Caja Chica Para visualizar una determinada Rendición, se debe hacer click, dentro del listado de los gastos realizados, en el número de rendición correspondiente y seleccionando el icono.

10 Como vemos nos genera un archivo PDF correspondiente a dicha rendición, el cual puede ser guardado (archivo de respaldo) como así también debe ser impreso y firmado por el responsable. Esta tarea de Rendición genera automáticamente un trámite en la bandeja, en la parte de Gestión, que debe ser enviado por el sistema junto a los comprobantesoriginales de la Rendición, para su control al Departamento Tesorería. En dicho departamento se controlarán los comprobantes presentados y en caso de surgir alguna observación, los mismos serán devueltos al responsable de la Caja Chica, sin ser aprobado, para su corrección. Tratamiento de observaciones de Tesorería:

11 Cuando una rendición de caja chica es devuelta a su responsable, sin ser aprobada, y en el sistema podrá ver los errores detectados para su corrección, al lado del gasto, en observaciones. Para solucionar el error usted podrá editar el gasto sujeto a observación, mediante la selección de la siguiente figura: Mediante esta selección usted podrá editar (modificar) todos los ítems de gastos, menos el ítem correspondiente al monto, para el cual deberá sacar dicho comprobante de la rendición, eliminarlo y cargarlo nuevamente. Para sacar el gasto de la rendición por no poder solucionar el error en este momento, mediante la selección de la siguiente figura:

12 Una vez que usted desvincula un gasto de una rendición, por tener una observación que no puede ser salvada inmediatamente, puede dejar ese gasto para rendir en una próxima rendición e imprimir nuevamente el formulario de rendición, sin ese gasto, y presentarla a tesorería. La impresión del formulario puede hacerla a través del icono que se encuentra al lado de un gasto valido y que corresponda a la última rendición presentada. Si usted subsana el error mediante la carga del comprobante, no debe realizar una nueva rendición, lo que debe hacer es vincular ese gasto a la rendición ya presentada, de la siguiente forma: Haciendo clik en

13 Luego debe seleccionar la rendición a la cual quiere incluir el gasto E imprimir nuevamente el formulario de rendición.

14 Rendición Final (Cancelación) Cuando la Rendición final es la única que se va a presentar en el año por no haber solicitado reposición de fondos, entonces solo se deberá elegir esta opción y no la de Realizar rendición Antes de realizar la rendición final el sistema nos preguntará si queremos cancelar la caja chica, esto es así debido a que esta opción se utiliza a fin de año o cuando hay cambio de responsables o actualización del monto. Artículo 10 del Anexo del Acuerdo N 18/2005.

15 Recordar que en estos casos, el saldo no gastado debe ser reintegrado a la cuenta corriente correspondiente. Observaciones: 1) Si apareciera la siguiente pantalla deberá comunicarse con SISTEMA ya que se debe a un problema de permisos de roles (interno 8407).

16 Para habilitar su usuario y clave deberá enviar, por correo electrónico a la Direccion de informática (direcciondeinformatica@juscorrientes.gov.ar ) con el formato que se adjunta: NOTA MODELO DE SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA PARA CAJA CHICA Corrientes, 30 de Octubre de 2015 Al Señor Director De la Dirección de informática Dr. José Carlos Libutti SU DESPACHO Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Con el objeto de solicítale se me cree los usuarios y contraseñas necesarios para el sistema SIGA para el uso de los módulos de CAJA CHICA. (Adjuntar datos de:) Organismo Solicitante: Apellido y nombre del Responsable: Apellido y nombre de/l Operador/es: 2) En caso de no tener instalado el sistema SIGA acudir a soporte (interno 9420).

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