DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES CONCEPTO TRIBUTARIO DEL 5 DE SEPTIEMBRE DE 2008

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1 DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES CONCEPTO TRIBUTARIO DEL 5 DE SEPTIEMBRE DE 2008 Bogotá D.C. Ref: Consulta radicada bajo el numero de 28/07/2008 Tema: Descriptores: Procedimiento. Facturación. Pregunta usted diferentes aspectos relacionados con la factura electrónica, los cuales se resuelven en su orden así: 1. Al requerirse aceptación de la facturación electrónica por parte de una empresa de servicios públicos, para su implementación: Puede aceptarse dicha modalidad de facturación por parte del usuario en forma electrónica vía mail o call center? Sobre el tema el Despacho ya se ha pronunció mediante el oficio de julio 22 de 2008, en el sentido de que la factura electrónica debe no solo ser expedida (generada y numerada), sino también entregada, aceptada y conservada por y en medios electrónicos en su integridad, acorde con lo dispuesto por el literal a) del artículo 1º del decreto 1929 de 2007, cuando define la factura electrónica así: a) Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito; (Subrayado fuera de texto). Se cumple con los requisitos de autenticidad e integridad, como en efecto señala el Oficio de 2007: "/... Solicita se le informe si es obligación poseer la certificación "ISO 9001: 2000", con el fin de expedir la factura electrónica. Al respecto se le informa que el inciso segundo del artículo 2 del Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, es claro en el sentido de que el obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios básicos de autenticidad e integridad para lo cual deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el de la certificación "ISO 9001: 2000", cuando dispuso: 1

2 Artículo 2. Principios básicos de autenticidad e integridad. La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 Y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio. El Código Civil en el artículo 27 señala que la interpretación no procede cuando la norma es clara pues la finalidad de toda interpretación es aclarar lo oscuro..../" De lo anterior se infiere, que la comunicación electrónica vía mail o call center de manera aislada, no puede ser tomada como la forma de emitir la factura electrónica, pues para el efecto se requiere que todo el proceso esté certificado y se utilice de manera íntegra, no solo en la expedición de la factura electrónica, (generación y numeración), sino también su aceptación, entrega y conservación. 2. Si se requiere un acuerdo para emisión de la factura electrónica y si este puede realizarse de forma electrónica vía mail o call center, el Despacho de manera general se refirió al tema en el oficio de 2008 cuando señaló: /... En cuanto al acuerdo propiamente dicho entre el emisor y el receptor, el artículo 7º del decreto 1929 de 2007, permite inferir de manera clara que debe conservarse por ambos, es decir tanto por el emisor como por el receptor de la factura electrónica, y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Es cierto que existen herramientas tecnológicas que permiten el cruce de mensajes basados en principios de autenticidad e integridad del documento. Tanto el decreto como la resolución no exigen que los acuerdos se hagan en papel, sino que una vez hechos se pongan a disposición de la DIAN cuando esta lo solicite, para lo cual se requiere que en todo caso quede constancia del mismo y se informe de los celebrados como de los revocados. En uno y otro caso debe quedar clara su existencia, como su terminación y la fecha correspondiente, de manera que se deje constancia expresa de su autenticidad e integridad y por ende de su celebración..../" En este punto también es de recibo lo reseñado, en el sentido de que el acuerdo entre el emisor y el adquirente debe cumplir los requisitos de autenticidad e integridad, conforme con las exigencias de los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. Es decir cumpla al menos los siguientes requisitos: a) Exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; 2

3 b) Se considera que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada; c) No exista duda que el mensaje proviene del iniciador y que se ha enviado por el mismo (artículos 16 y 17 L 527/99; presunciones de envío y de origen) d) Los mensajes de datos se conserven, aspecto que se entiende cumplido con las siguientes condiciones: - La información debe ser accesible para su posterior consulta. - El mensaje de datos o el documento debe ser conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y - Se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas. Por consiguiente de la misma manera como se mencionó en el punto anterior, el simple mensaje vía mail o call center, no constituye el medio idóneo para cruzar el mensaje de acuerdo para la factura electrónica, sino en cuanto reúna los requisitos de autenticidad e integridad. 3. Se requiere solicitar resolución de autorización de numeración para la expedición de factura electrónica en los eventos donde se tenga autorizada la emisión de facturación por computador? El artículo 3º de la Resolución de 2007, establece que la persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica, una vez informe su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la DIAN, informando el o los rangos a utilizar. Una vez se autorice mediante resolución la numeración para facturar electrónicamente, se debe utilizar así: a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación. b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición. Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1º de la resolución en comento y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación. 3

4 Por lo tanto, el obligado a facturar que opte por la factura electrónica, así sea de manera parcial debe en todo caso solicitar autorización de nueva numeración por computador informando los rangos a utilizar como los que venía utilizando para inhabilitarlos. Una vez autorizados los nuevos rangos de numeración, estos se comparten para facturar en forma electrónica y por computador. Téngase en cuenta que la factura electrónica se aplica según el artículo 1º de la Resolución de 2007, así: "/... a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de las facturas en otras modalidades incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnología de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas: 1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución del 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del numero técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender además las obligaciones establecidas en la Resolución de Cumplir con os procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la resolución de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control solamente para las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema técnico de control establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la resolución de 1996 para la factura por computador. Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir lo dispuesto en la Resolución de La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación.../" Cuando el obligado a facturar opte por la alternativa prevista en el numeral 1o del literal b), del artículo 1o de la Resolución de 2007, debe cumplir en relación con la factura electrónica todos los controles allí señalados y así mismo respecto de la factura por computador que igualmente debe incluir el numero técnico de control, entregar la información y conservar las facturas en medio electrónico. De modo que en esta opción, únicamente se deben cumplir para la factura electrónica y por computador los requisitos de la resolución de 2007, en los términos del citado literal. 4

5 Por otra parte, en caso que el obligado opte por el numeral 2o ibídem, una vez autorizados los nuevos rangos de numeración para expedir factura electrónica previo el cumplimiento de los requisitos para ese efecto, tiene lugar la expedición de factura electrónica y por computador, el número técnico de control se incluye solamente sobre las facturas electrónicas, debiendo cumplir con las demás obligaciones señaladas en dicha norma. Respecto de las facturas por computador debe mantenerse el sistema de control establecido para este tipo de factura y cumplir con los mecanismos establecidos para la factura por computador según las disposiciones de la Resolución 3878 de De esta manera, es claro que así en la actualidad un obligado a facturar que tenga numeración autorizada para facturar por computador, pero quiere optar por la factura electrónica, debe solicitar una nueva autorización de numeración. 4. y 5 Si una empresa de servicios públicos opta por factura electrónica para clientes institucionales, puede al mismo tiempo usar factura en papel o por computador para clientes residenciales? El parágrafo del artículo 1º de la resolución de 2007 citado anteriormente dispone: "/... Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir lo dispuesto en la Resolución de / Es evidente entonces, que si bien es cierto para facturar de manera electrónica se debe solicitar nueva autorización de numeración para factura por computador e inhabilitar la que se venía utilizando, de manera que una vez autorizados los rangos para la numeración se comparten tanto para la factura electrónica cumpliendo los requisitos exigidos para ella, como para la facturación por computador, el obligado a facturar cuando lo requiera también puede expedir el documento por talonario o emitir documentos equivalentes a la factura, cumpliendo en cada caso los requisitos exigidos. Atentamente, CAMILO VILLARREAL G Delegado - División De Normativa Y Doctrina Tributaria 5