Oficina de Gestión Jurídica Suscripción de convenios de orden nacional e internacional

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1 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 1 de 8 1. PROCESO/SUBPROCESO Gestión Administrativa/Gestión jurídica RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Jefe Oficina Jurídica y Revisar jurídicamente los términos de convenios a suscribir por parte de la Universidad del Cauca, de 3. OBJETIVO: orden nacional e internacional, con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la Institución, en el marco de su misión y visión. Inicia con la asesoría sobre el convenio a desarrollar en aquellos casos diferentes a los que llevan las 4. ALCANCE: vicerrectorías descentralizadas y termina con el archivo del acta de liquidación debidamente suscrita en el contrato correspondiente. Acuerdo 064 de 2008: Estatuto de Contratación Acuerdo 17 de 2011: Sobre adición de artículos al Estatuto de Contratación Acuerdo 051 de 2007: Estatuto Financiero y Presupuestal Acuerdo 025 de 2013: Por el cual se modifica el Acuerdo 051 de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca, y se deroga el Acuerdo 016 de MARCO NORMATIVO: Acuerdo Académico 03 de 2014: Homologación de cursos académica virtuales ofrecidos por el SENA Circular 001 de 2012: Requisitos para trámite de convenios o contratos. Circular /001 de 2012: Requisitos para trámite de convenios o contratos. Circular 2.3/004 de 2013: Remisión de informes, convenios y contratos. Decreto 055 de 2015: Afiliación de Estudiantes al sistema ARL. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Brinda asesoría sobre el convenio que se va a desarrollar conforme a la normatividad que rige la Universidad.

2 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 2 de 8 2 Recibe solicitud escrita de la Dependencia que requiere la revisión o elaboración del convenio, anexando el proyecto o los datos s para revisión o elaboración del mismo. Radicación Documento, cada vez que sea 3 Revisa el proyecto de convenio jurídicamente, y verifica el cumplimiento de los requisitos. VoBo Jefe Oficina, 4 Proyecta oficio de requerimiento de documentos faltantes y entrega para firma de la Jefe de la Oficina. NOTA 1: Si necesita modificaciones de fondo con la otra entidad, se reúne y se solicita modificación o adición de cláusulas. VoBo Jefe Oficina, 5 Remite oficio a la Dependencia que haya realizado el requerimiento de convenio, enviando en su totalidad los documentos del convenio enviado y solicita documentos faltantes en caso de ser. Verifica registro de Documentos enviados en el sistema, cada vez que sea 6 Una vez se radique nuevamente el proyecto de convenio con los documentos requeridos, realiza los ajustes de orden jurídico al proyecto de convenio, con aprobación de la Jefe de la Oficina Jurídica y se socializa con el Coordinador del mismo. 7 Proyecta oficio remisorio dirigido al Consejo Académico/ Consejo Superior, en cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 105 de 1993 y demás acuerdos que lo modifiquen, aclaren o adicionen. VoBo Jefe Oficina, NOTA 2: Cuando se trate de convenios o contratos de carácter internacional o si la cuantía supera los 2000 salarios mínimos, se

3 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 3 de 8 requiere revisión y aprobación del Consejo Académico. 8 Remite oficio dirigido al Consejo Académico/Consejo Superior, suscrito por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. VoBo Jefe Oficina, 9 Recibe el acto administrativo del Consejo Académico y Consejo Superior. Envía convenio a la Rectoría para la firma del señor Rector. 10 Entrega el convenio firmado por el Rector al responsable de la Dependencia solicitante del convenio, para trámite de firma y legalización cuando haya lugar. 11 Recibe del coordinador de la Dependencia solicitante, el convenio debidamente firmado y legalizado. Registro de documentos enviados en el sistema radicador, 12 Recibe de la Vicerrectoría Administrativa las garantías que amparan el convenio y las revisa, cuando la Universidad actúa como contratista. NOTA 3: Cuando la Universidad es quien solicita la garantía, se recibe, revisa y proyecta documento de aprobación de la garantía para firma del Vicerrector Administrativo. Verifica documentos, Jefe de División, Cada vez que sea 13 Remite la póliza para firma del Rector, cuando la Universidad actúa como contratista.

4 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 4 de 8 14 Recibe de la Vicerrectoría Administrativa el documento de aprobación de pólizas, cuando la Universidad ha solicitado garantías, y adjunta la aprobación y las pólizas en el archivo de gestión que soporta el convenio. 15 Proyecta oficio designando la supervisión del convenio. Recibe y radica los informes parciales enviados por el supervisor y entrega al profesional universitario responsable del proceso. VoBo Jefe Oficina Jurídica Radicación Consecutivo de oficios 16 NOTA 4: En los informes parciales, recibe de los Supervisores, el reporte sobre plazo de ejecución, porcentaje de ejecución en tiempo y porcentaje de ejecución de recursos del convenio o contrato y lo envía al. 17 Recibe del Supervisor el acta de liquidación y verifica su información. NOTA 5: En caso de que el acta de liquidación no esté firmada, una vez suscrita por el Rector, se entrega al coordinador para realizar el trámite de firma de la institución relacionada con el convenio. Verificar que los términos del convenio se cumplan según lo acordado por las partes 18 Registra en el SIRECI la información trimestral de los convenios realizados. NOTA 6: Variables como Nombre, cédula y Nit del contratante, No. de convenio, firma de convenio, nombre entidad, tipo de convenio, objeto, valor del convenio, Nit, plazo de ejecución, porcentaje de ejecución en tiempo, porcentaje de ejecución en recursos. Registro SIRECI

5 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 5 de 8 19 Archiva el acta de liquidación debidamente suscrita en el contrato correspondiente. ejecutiva 7. FORMATOS: N.A. 8. ABREVIATURAS Y SIRECI: Sistema de Rendición de la Cuenta e Informes DEFINICIONES: 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código PA-GA-GC-5-PR PA-GA-2.3-PR-16 Modificaciones Mejora en el desarrollo de las actividades del procedimiento, conforme a la distribución de la Oficina. Cambio en el código, proceso/subproceso, objetivo, alcance y marco normativo del procedimiento, mejora en las actividades del mismo, actualización de formatos y del Diagrama de Flujo del procedimiento 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

6 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 6 de 8 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Jefe Oficina Jurídica Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

7 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 7 de 8 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

8 Código: PA-GA-2.3-PR-16 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 8 de 8 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento SOLICITANTE / CONTRATISTA SECRETARIA OFICINA JURIDICA JEFE DE DEPENDENCIA PROFESIONAL UNIVERSITARIO INICIO Solicita información para convenio o contrato con la Universidad Brinda asesoría sobre el convenio que se va a desarrollar conforme a la normatividad que rige la Universidad Entrega Proyecto del convenio o contrato para convocatoria Resolución de apertura Recibe documento proyecto de la convocatoria Revisa el proyecto de convenio jurídicamente y verifica el cumplimiento de los requisitos Remite resolución de apertura a Rectoría para firma Proyecta oficio para firma de la Jefe de la Oficina, solicitando los documentos faltantes Resolución de apertura Entrega Proyecto del convenio o contrato para convocatoria Remite oficio a la Dependencia que haya realizado el requerimiento de convenio, enviando en su totalidad los documentos del convenio enviado y solicita documentos faltantes en caso de ser Realiza tramites y remite información Realiza los ajustes al proyecto de convenio y se socializa con el Coordinador del mismo Recibe y da aval al documento Proyecta Oficio dirigido al Consejo Académico Remite oficio firmado a Consejo Académico / Superior Envía convenio a la Rectoría para firma Entrega convenio firmado por Rector Recibe convenio firmado y legalizado Remite Póliza para firma de Rector Recibe garantías que amparan convenio Recibe documento de aprobación de pólizas Remite Oficio de designación de supervisión Proyecta oficio designando la supervisión/ Interventoría del contrato Recibe del interventor el acta firmada de liquidación, verificando su información Archiva el acta de liquidación debidamente suscrita en el contrato correspondiente FIN

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