TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE OFICINA PRODUCTORA TIEMPO RETENCIÓN ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO / ARCHIVISTA ACTAS DE COMITÉ DE COMPRAS / ALMACÉN O4 ACTAS DE COMITÉ DE GERENCIA ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL GERENCIA DESARROLLO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO ACTAS DIRECCIÓN DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR O5 ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

2 O6 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA JUNTA DIRECTIVA O7 ACTAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO (ACTAS MECI) / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO Archivo Gestión: 20 años. Archivo Central: 0 años O8 ACTAS DE RESULTADOS SORTEO LOTERÍA DE MEDELLÍN AUDITORÍAS AUDITORÍAS AL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORÍAS AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DIRECCIÓN CONTROL INTERNO DIRECCIÓN CONTROL INTERNO Archivo Gestión: 4 años. Archivo Central: 6 años Archivo Gestión: 4 años. Archivo Central: 6 años BOLETINES DE CALIDAD GERENCIA COORDINADOR DE COMUNICACIONES BOLETINES BOLETINES DE NOTTIRED GERENCIA COORDINDOR DE COMUNICACIONES BOLETINES DE PRENSA GERENCIA COORDINDOR DE COMUNICACIONES O4 CARTERA CARTERA DISTRIBUIDORES LOTERÍA DE MEDELLÍN Archivo de Gestión 3 años CARTERA DISTRIBUIDORES LOTTIRED CERTIFICADOS DE DEPÓSITO / TESORERÍA Archivo de Gestión 3 años Conservación Total Archivo Gestión: 1 años. Archivo Central: 9 años.

3 O4 CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO CERTIFICADOS DE PENSIÓN CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E IVA / COORDINACIÓN DESARROLLO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA / COORDINACIÓN Archivo Central: 7 años Selección: se toma una muestra del 5% anual si esta digitalizado. Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: esta asociada a la Historia Laboral. Selección: se toma una muestra del 5% anual si está digitalizado. O5 CERTIFICADOS O5 CERTIFICADOS DE VIVIENDA A DEUDORES Eliminación: porque el original reposa en créditos de vivienda en Jurídica. O6 CERTIFICADOS DE VIVIENDA PARA CONVENIOS DE PAGOS DIRECCIÓN Y FINANCIERA Eliminación: porque el original reposa en créditos de vivienda en Jurídica. O7 CERTIFICADOS DE VIVIENDA PAZ Y SALVO DIRECCIÓN Y FINANCIERA Eliminación: porque el original reposa en créditos de vivienda en Jurídica. O6 CIRCULARES CIRCULARES A DISTRIBUIDORES CIRCULARES DE GERENCIA GERENCIA Archivo Central: 7años CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Archivo Central: 7años

4 CÓDIGO DE ÉTICA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Archivo Central: 7años COMPROBANTE DE AJUSTE / COORDINACIÓN Archivo Gestión: 1 años. Archivo Central: 9 años Selección: se toma una muestra del 10% anual si esta digitalizado. O8 COMPROBANTES COMPROBANTE DE EGRESO / TESORERÍA Archivo Gestión: 1 años. Archivo Central: 9 años Selección: se saca el 10% si esta digitalizada. COMRPOBANTE DE INGRESO / TESORERÍA Selección: se saca el 10% si esta digitalizada. CONTRATO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Archivo Central: 18 años Microfilm/Digital: Se conservan lo contratos de publicidad y concesión. O9 CONTRATOS CONTRATO DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE LOTERÍA DE MEDELLÍN Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 15 años CONTRATO DISTRIBUIDORES LOTTIRED CONTROLES BANCARIOS / TESORERÍA Archivo Gestión: 1 años. Archivo Central: 9 años. CONTROL DE SEGURIDAD DE LOS BILLETES TRADICIONAL (F- GP-04) CONTROL FORMULARIOS DE

5 10 CONTROLES O4 APUESTAS CONTROL LOTERÍAS FORÁNEAS A LOS DEPARTAMENTOS / ALMACÉN Selección: se saca una muestra del 1% anual. Eliminación: se encuentra original en Tesorería. O5 CONTROL LOTERÍAS FORÁNEAS REQUERIMIENTO Eliminación: se encuentra original en Tesorería. 11 CONVENIOS INTERADMINISTRATIV OS Archivo Central: 18 años Archivo Gestión: 20 años. 12 CRÉDITOS DE VIVIENDA Archivo Central: 5 años Selección: se deja constancia de paz y salvo de notaria y oficina de instrumentos públicos. DECLARACION DE TRANSFERENCIAS DE IMPUESTOS A LA DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA DSSA. 17% Eliminación: porque eloriginal se encuentra en Tesorería. 13 DECLARACIONES DE TRANSFERENCIAS DECLARACION DE TRANSFERENCIAS DE IMPUESTO A LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD 12% Eliminación: porque eloriginal se encuentra en Tesorería. DECLARACION DE TRANSFERENCIAS DE DERECHO DE EXPLOTACIÓN DE APUESTAS Eliminación: porque eloriginal se encuentra en Tesorería. O4 DECLARACION DE TRANSFERENCIAS DE RENDIMIENTO A LOS DERECHOS DE EXPLOTACIÓN Eliminación: porque eloriginal se encuentra en Tesorería.

6 Eliminación: porque es una copia, el original se encuentra en Jurídica. 14 DERECHOS DERECHOS DE PETICIÓN DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS Archivo Central: 4 años Eliminación: porque el original se encuentra en Jurídica. DESARROLLO HUMANO Archivo Gestión: 10 años. Archivo Central: 70 años Selección: se sacan los relacionados con los juegos de suerte y azar. 15 ENCUESTAS ENCUESTAS AL CONSUMIDOR ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE EXTERNO (F-GA-09) COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO Selección: se deja una muestra del 1% por año. Selección: se deja una muestra del 1% por año. 16 ESTADOS FINANCIEROS / COORDINACIÓN ESTUDIOS DE MERCADEO EVALUACIÓN DE AUTOCONTROL, AUTOGESTIÓN Y DE MEJORAMIENTO HISTORIAS LABORALES DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO DESARROLLO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA. Archivo Gestión: 4 años. Archivo Central: 6 años. Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: de una muestra representativa. 20 IDENTIFICACIÓN / COORDINACIÓN DE Archivo Gestión: 10 años. Archivo Central: 0 años

7 TRIBUTARIA CONTABILIDAD Eliminación: si la información esta digitalizada. 21 ILEGALIDAD DE TALONARIOS DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR. 22 INFORMACIÓN TRIBUTARIA / COORDINACIÓN. Conservación Total. DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO INFORMES A ENTES DE CONTROL DIRECCIÓN CONTTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR / COORDINACIÓN. INFORMES A FISCALÍAS Archivo Gestión: 10 años. Archivo Central: 70 años Eliminación: porque queda una copia digitalizada. INFORMES A JUZGADOS Archivo Gestión: 10 años. Archivo Central: 70 años Eliminación: porque queda una copia digitalizada. O4 INFORMES CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

8 Archivo Central: 7 años. O5 INFORMES A LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO DIRECIÓN CONTROL Y FISCALIZAXCIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR... O6 INFORME A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN Archivo Central: 7 años O7 INFORMES A LA DIRECCIÓN DE IMPUESTO Y ADUANA NACIONAL O8 INFORMES A LA DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA (DSSA) O9 INFORMES A LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA 10 INFORMES AL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA (IDEA) 11 INFORMES AL MUNICIPIO DE MEDELÍN Archivo Gestión: 1 años. Archivo Central: 9 años

9 12 INFORMES BOLETÍN DE CAJA / TESORERÍA Selección: se saca el 1% y esta en la serie Libros reglamentarios auxiliares. 13 INFORMES CONTABLES DE INVENTARIOS / ALMACÉN Archivo Central: 7 años 14 INFORMES CUADRE DE SORTEO Selección: muestra del 5% como registro del procedimiento. 15 INFORMES DE ACTIVIDADES AL SERVICIO DEL CLIENTE COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO Selección: se el informe de final de años de cada cuatrienio. 16 INFORMES DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES / COORDINADOR PRESUPUESTO. GERENCIA Archivo Central: 7años DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Archivo Central: 4 años Eliminación: porque el original hace parte del Informe Anual. DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS Informe Anual. DESARROLLO

10 17 INFORMES DE GESTIÓN ANUAL HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / ARCHIVISTA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Informe de Gestión de la entidad. Informe de Gestión de la entidad. Informe de Gestión de la entidad. Informe de Gestión de la entidad. 23 INFORMES / ALMACÉN GERENCIA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Informe de Gestión de la entidad. Informe de Gestión de la entidad. Archivo Central: 7años Archivo Central: 4 años Informe Anual. Informe Anual. DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN

11 DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DIRECCIÓN INFORMÁTICA Eliminación: porque el original hace parte del Informe Trimestral. Eliminación: porque el original hace parte del Informe Trimestral. DIRECCIÓN JURÍDICA Eliminación: porque el original hace parte del Informe Trimestral. 18 INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL DIRECCIÓN JURÍDICA/COORDINACIÓN DE RECURSO HUMANO Eliminación: porque el original hace parte del Informe Trimestral. DIRECCIÓN FINANCIERA Eliminación: porque el original hace parte del Informe Trimestral. / ALMACÉN Informe de Gestión de la entidad. Eliminación: porque el original queda en el contrato. 19 INFORMES DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Archivo Central: 4 años Eliminación: porque el original esta en el contrato ubicado en Jurídica. Eliminación: porque el original queda en contratos en Jurídica.

12 Eliminación: porque el original queda en contratos en Jurídica. 20 INFORMES DE INVERSIONES / TESORERÍA. 21 INFORMES DE PUBLICIDAD DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Archivo Gestión: 4 años. Archivo Central: 6 años. 22 INFORMES EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO 23 INFORMES MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO / COORDINADOR PRESUPUESTO Eliminación: porque el original se encuentra en Resoluciones de Gerencia. 24 INFORMES PERSONAL DE DEVOLUCIÓN SORTEO N Eliminación: porque el original se encuentra en la Historia Laboral. CONTROL INTERNO. 25 INFORMES SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. / COORDINACIÓN Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 5 años. 26 INFORMES UNIDAD EN ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF).

13 27 INFORMES VENTAS LOTERÍAS FORÁNEAS Selección: se toma muestra los informes de principio y final de año. INVENTARIOS CARTERA DE BIENES DEVOLUTIVOS / ALMACÉN Selección: muestra de un documento por unidad administrativa. INVENTARIOS CONSTANCIAS DE MOVIMIENTOS / ALMACÉN Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 15 años Selección: se toma una muestra del 1% anual. 24 INVENTARIOS INVENTARIOS COPIA DE SEGURIDAD DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA O4 INVENTARIOS BASES DE DATOS DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA O5 O6 O7 O8 INVENTARIOS DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS INVENTARIOS LICENCIAS DE SOFTWARE INVENTARIOS CARDÉS DE CONSUMIBLES INVENTARIOS CARDÉS DE DEVOLUTIVOS / ARCHIVISTA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA / ALMACÉN / ALMACÉN.... Selección: se toma una muestra del 1% anual. Selección: se toma una muestra del 1% anual. LIBROS AUXILIARES / COORDINACIÓN Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 5 años.

14 25 LIBROS OFICIALES REGLAMENTARIOS COMPROBANTE DIARIO LIBRO MAYOR Y BALANCE / COORDINACIÓN / COORDINACIÓN Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 5 años. Archivo Gestión: 5 años. Archivo Central: 5 años. 26 LIQUIDACIONES LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DEFINITIVAS LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: esta asociada a la Historia Laboral. Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: esta asociada a la Historia Laboral. 27 MANUALES 28 NÓMINA 29 OFICINA VIRTUAL (VIRTUAL OFFICE - SOFTWARE) MANUALES APLICATIVOS DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA MANUALES DE CALIDAD MECI- ISO- NTC1000 (Función Pública) / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO MANUAL DE CONTROL INTERNO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO DESARROLLO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA / ARCHIVISTA Selección: se toma una muestra del 1% o un documento completo. Archivo Central: 4 años. Archivo Gestión: 4 años. Archivo Central: 6 años. Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: esta asociada a la Historia Laboral. Archivo Central: 7años PLAN DE CAPACITACIÓN / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO Archivo Central: 18 años.

15 PLAN DE COMPRAS / ALMACÉN Archivo Central: 3 años Selección: se toma una muestra de un documento por año. PLAN DE MANEJO PRESUPUESTAL GERENCIA Archivo Central: 7años O4 PLAN DE MEJORAMIENTO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO O5 PLAN DE MERCADEO COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO Selección: se imprime una muestra para dejar registro del procedimiento. 30 PLANES O6 PLAN ESTRATÉGICO GERENCIA O7 PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES CORPORATIVAS Y RELACIONES PÚBLICAS GERENCIA COORDINADOR DE COMUNICACIONES Eliminar: el original hace parte del Plan Estratégico de la Entidad. O8 PLAN ESTRATÉGICO DE LA Archivo Central: 4 años Eliminar: el original hace parte del Plan Estratégico de la Entidad. O9 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS Eliminación: el original hace parte del Plan Estratégico de la Entidad. 10 PLAN ESTRATÉGICO DE LA Eliminación: el original hace parte del Plan Estratégico de la Entidad.

16 11 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Archivo Central: 4 años Eliminación: el original hace parte del Plan Estratégico de la Entidad. 12 PLAN ESTRATÉGICO DE LA Archivo Central: 4 años Eliminación: porque el original esta en el Plan estratégico de la entidad. 31 PÓLIZAS DE SEGURO 13 PLAN OPERATIVO ANUAL DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Selección: se toma las mas representativas. 32 PRESUPUESTO 33 PROCESOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA, SELECCIÓN ABREVIADA, LICITACIÓN PÚBLICA, CONCURSO DE MÉRITOS O INVITACIÓN PÚBLICA. PROCESOS DE REMATES DE INMUEBLES / COORDINADOR PRESUPUESTO Eliminación: porque el original se encuentra en Acuerdos de Junta Directiva. Eliminación: porque el original queda en el contrato ganador.. PROCESOS JURÍDICOS DIRECCIÓN CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR. 34 REGISTROS REGISTROS CONSOLIDADOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL (EPS PENSIÓN ARP PARAFISCALES) DESARROLLO HUMANO / COORDINADOR DE RECURSO HUMANO / SUPERVISOR DE NÓMINA Archivo Gestión: 80 años. Archivo Central: 1 años Selección: esta asociada a la Historia Laboral.

17 35 REPORTES DE COMPENSATORIOS REGISTROS DE CONTACTO TELEFÓNICO (F-GM-03) COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO Archivo Central: 4 años Selección: se deja una muestra del 1% por año. Eliminación: porque el original se encuentra en la Historia Laboral. 36 RESOLUCIONES DE GERENCIA. SOLICITUDES ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS DE LOS DISTRIBUIDORES Selección: una muestra por cada distribuidor. 37 SOLICITUDES SOLICITUDES DE CUPO LOTERÍA DE MEDELLÍN SOLICITUDES DE QUEJAS Y RECLAMOS CLIENTE EXTERNO COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO COORDINACIÓN DE PUBLICIDAD Y MERCADEO Archivo Central: 7 años Selección: se deja una muestra de un documento que autorice y niegue el cupo. Selección: se deja una muestra del 1% por año. O4 SOLICITUDES INFORMACIÓN (RESPUESTAS) Microfilm/Digital: muestra de 1% anual. 38 TABLAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL / ARCHIVISTA TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL / ARCHIVISTA