Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos Dirección de Finanzas. APERTURA/RENDICION FONDOS FIJOS Anexo Manual Ventanilla Única

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1 Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos Dirección de Finanzas APERTURA/RENDICION FONDOS FIJOS Anexo Manual Ventanilla Única Unidad de Sistemas Unidad de Control de Gestión Sistema Ventanilla Única Versión

2 INDICE I. PRESENTACIÓN... 2 II. FORMULARIOS O SOLICITUDES Solicitud Apertura Fondo Fijo... 3 a) Ciclo de Revisión... 3 b) Ingreso Solicitud... 3 c) Autorización Solicitud Solicitud Rendición de Fondos Fijos... 7 a) Ciclo de Revisión... 7 b) Ingreso Solicitud... 7 c) Autorización Solicitud

3 I. PRESENTACIÓN Con la puesta en marcha del sistema de tramitación de solicitudes en línea de la Dirección de Finanzas, se dio inicio a un proceso paulatino de cambio de formularios manuales o vía a las solicitudes vía web. De este modo, inicialmente fueron puestos en operación cinco tipos de formularios, a saber, Solicitud Pago de Viático, Solicitud Emisión Factura de Venta, Solicitud Emisión Documento de Garantía, Solicitud de Pedido Interno y Traspaso entre Cuentas Propias. De acuerdo al cronograma de implementación de esta Dirección, a partir del 02 de enero próximo se encontrarán disponibles dos formularios adicionales, los que dicen relación con la Apertura de Fondos Fijos por un lado y con la Rendición de los mismos, como contrapartida. Respecto de lo señalado precedentemente, es preciso informar que a partir del 02 de enero del 2013, no se podrán tramitar solicitudes asociadas a fondos fijos por otro medio que no sea el Sistema Ventanilla Única, dado que la información asociada a estas solicitudes deberá reflejarse durante todo el ejercicio 2013 sin excepción en este sistema, para el buen funcionamiento y registro de la información presupuestario-contable de la Universidad. Finalmente, en el presente documento se detalla el funcionamiento y operación del Sistema Ventanilla Única para las siguientes solicitudes: - Solicitud Apertura Fondo Fijo - Solicitud Rendición de Fondos Fijos Quedando atento a sus comentarios y agradeciendo de antemano su disposición, les saluda cordialmente Andrés Yáñez Z. Director de Finanzas 2

4 II. FORMULARIOS O SOLICITUDES A continuación se describen los formularios o solicitudes de tramitación que han sido incorporados al sistema recientemente: 1. Solicitud de Apertura Fondo Fijo a) Ciclo de Revisión El ciclo de revisión de este documento, se muestra a continuación: Unidad solicita Apertura de Fondo Fijo Tesorería Registro y Entrega de Fondo Fijo b) Ingreso Solicitud Para realizar una solicitud de Apertura de Fondo Fijo, se debe seleccionar la siguiente opción, tal como se muestra en la imagen a continuación: Al hacer click en esta opción, al lado derecho de la pantalla se mostrará el formulario tal como se visualiza a continuación: 3

5 Para tramitar esta solicitud se deben ingresar los siguientes datos: En la sección Solicitante, se debe completar el campo , en el que se debe ingresar el correo electrónico del solicitante. En la sección Detalle Apertura Fondo Fijo, se debe completar el campo RUT Responsable, es decir, de la persona que se hará cargo del Fondo Fijo y su posterior rendición. Una vez ingresado, se debe hacer click en el botón Buscar, llenándose automáticamente el campo Nombre Responsable. El campo Responsable, tendrá predeterminado el mismo ingresado más arriba, en la sección Solicitante. Si la persona Solicitante del Fondo es distinta de la persona Responsable del Fondo, se debe modificar e ingresar el de este último. En el campo Cuenta Cargo se debe ingresar el número de la cuenta presupuestaria o extrapresupuestaria propuesta con la que se financiará la emisión del Fondo Fijo. IMPORTANTE: Solo es posible tener un Fondo Fijo operativo por cuenta de cargo. Por otra parte, si se solicita la renovación del Fondo Fijo, sin su previa rendición, el sistema no permitirá ingresar la solicitud. En el campo Monto del Fondo se debe explicitar la cantidad de dinero solicitada en el Fondo Fijo, considerando que corresponde utilizarlos para eventualidades y gastos menores asociados a la operación de una Unidad. En el campo RUT Beneficiario se debe ingresar el RUT de la persona a la cual se le asignará el Fondo Fijo, es decir, quien recibirá el monto del Fondo Fijo. Es importante destacar que esta persona debe tener un vínculo laboral indefinido con la Universidad. Una vez ingresado, se debe hacer click en el botón Buscar, llenándose automáticamente el campo 4

6 Nombre Beneficiario. IMPORTANTE: Estos datos no se deberán volver a ingresar cuando se solicite la Renovación y/o Cierre del Fondo Fijo (ambas llevan implícitas una Rendición), pues quedan asociados a la solicitud original. Sin embargo, si necesita cambiar el nombre del Beneficiario del Fondo, se debe cerrar el actual, y abrir uno nuevo. A continuación se debe hacer click en el botón. Cuando se desee borrar los campos digitados, se debe presionar el botón. Para salir o cancelar la solicitud de traspaso se puede retornar al menú principal con el botón. En caso que el documento de solicitud se haya grabado, se visualiza una interfaz del formulario de la forma como se muestra a continuación: 5

7 En el formulario ya ingresado se presentan cuatro opciones: 1) Imprimir Solicitud: Al hacer click en esta opción, se imprimirá el formulario ingresado. 2) Modificar: Al hacer click en esta opción, se podrá modificar cualquier campo del formulario ingresado. 3) Eliminar: Al hacer click en esta opción, se eliminará la solicitud ingresada. Luego, ésta no podrá ser visualizada. 4) Menú: Al hacer click en esta opción, se retornará al menú principal del sistema. c) Autorización Solicitud Para autorizar el envío de una solicitud de Apertura de Fondo Fijo, el usuario autorizador, en la misma pantalla visualizada previamente, debe digitar el número de Cuenta Cargo. Luego seleccionar la opción Autorizar/Enviar. Una vez que la solicitud haya sido enviada, se puede visualizar el formulario terminado junto con una colilla, denominada Comprobante Solicitud de Apertura de Fondo Fijo. 6

8 En caso de que la cuenta se encuentre sobregirada, se indicará al costado derecho de la cuenta de cargo, en color rojo. Otra alternativa para autorizar la solicitud es ingresar a las Solicitudes por Autorizar, seleccionar la solicitud que se desea enviar y repetir el procedimiento antes descrito. 2. Solicitud de Rendición de Fondos Fijos a) Ciclo de Revisión El ciclo de revisión de este documento, se muestra a continuación: 7

9 b) Ingreso Solicitud Para realizar una solicitud de Rendición de Fondos Fijos, se debe seleccionar la siguiente opción, tal como se muestra en la imagen a continuación: Al hacer click en esta opción, al lado derecho de la pantalla se mostrará el formulario tal como se visualiza a continuación: 8

10 Para tramitar esta solicitud se deben ingresar los siguientes datos: En la sección Detalle Rendición Fondo Fijo, se debe completar el campo Rut Responsable y Cuenta Cargo ; o bien, sólo el campo Nº Fondo Fijo. Al presionar el botón automáticamente se llenarán los campos Nombre Responsable y Responsable. El Responsable del Fondo, es la misma persona que en la solicitud de Apertura de Fondo Fijo, quedó individualizada como tal. IMPORTANTE: En el campo Cierra Fondo se debe marcar la opción SI sólo si se solicita el Cierre del Fondo en cuestión. En el caso que se trate de una Rendición y/o Renovación del Fondo, se debe dejar marcada la opción NO, la cual está predeterminada por defecto en el sistema. En la sección Detalle de Gastos, se deben detallar todos los gastos que justifican el uso del Fondo, cada uno de ellos avalados por documentos fidedignos que se deben hacer llegar a la Dirección de Finanzas. En el campo Tipo Dcto se pueden incluir Boletas de Compra/Venta y Servicios; Facturas, y Otros. IMPORTANTE: No se aceptará la inclusión de BOLETAS DE HONORARIOS como parte integrante de la rendición. 9

11 En el campo Rut Proveedor se debe poner, si es que lo tuviese, el Rut del proveedor, y hacer click sobre el campo Nombre Proveedor, el cual aparecerá automáticamente, siempre y cuando sus datos se encuentren en la base de datos respectiva. En el campo Nº Dcto se debe digitar el Nº del documento de respaldo que está ingresando. En el campo Fecha se debe colocar la fecha de emisión del documento de respaldo. Para ello se debe hacer click sobre el ícono de calendario que aparece en el campo a llenar. Se abrirá automáticamente un calendario, tal como lo indica la siguiente imagen. A partir de ahí, se deberá marcar la fecha correspondiente. En los campos Detalle Gasto y Monto, llenar según los datos del documento de respaldo correspondiente. Cada vez que ingrese el monto de un documento de respaldo, se irá sumando automáticamente, variando el campo Total. IMPORTANTE: El sistema permitirá rendir como máximo el monto total del Fondo Fijo solicitado, pudiendo ser rendido un monto inferior a el. A continuación se debe hacer click en el botón Cuando se desee borrar los campos digitados, se debe presionar el botón. Para salir o cancelar la solicitud de traspaso se puede retornar al menú principal con el botón. En caso que el documento de solicitud se haya grabado, se visualiza una interfaz del formulario de la forma como se muestra a continuación: 10

12 En el formulario ya ingresado se presentan cuatro opciones: 1) Imprimir Solicitud: Al hacer click en esta opción, se imprimirá el formulario ingresado. 2) Modificar: Al hacer click en esta opción, se podrá modificar cualquier campo del formulario ingresado. 3) Eliminar: Al hacer click en esta opción, se eliminará la solicitud ingresada. Luego, ésta no podrá ser visualizada. 4) Menú: Al hacer click en esta opción, se retornará al menú principal del sistema. 11

13 c) Autorización Solicitud Para autorizar el envío de una solicitud de Rendición de Fondos Fijos, el usuario autorizador, en la misma pantalla visualizada previamente, debe seleccionar la opción Autorizar/Enviar. Una vez que la solicitud haya sido enviada, se puede visualizar el formulario terminado junto con una colilla, denominada Comprobante Solicitud de Rendición Fondos Fijos. 12

14 En caso que la cuenta se encuentre sobregirada, se indicará al costado derecho de la cuenta de cargo, en color rojo. Otra alternativa para autorizar la solicitud es ingresar a las Solicitudes por Autorizar, seleccionar la solicitud que se desea enviar y repetir el procedimiento antes descrito. Una vez autorizada la solicitud en el sistema, se debe imprimir el formulario y anexar a él toda la documentación física de respaldo, remitiéndola a la Dirección de Finanzas. IMPORTANTE: el trámite de renovación o cierre de un fondo fijo, sólo se iniciará una vez que el formulario impreso sea recepcionado en la Dirección de Finanzas, junto a la documentación original de respaldo que corresponda. 13