AG ELECTRÓNICA S.A. DE C.V.

Transcripción

1 COMPRAS Página 1 de 19 Emitido por: Áreas de aplicación Mejora Continua Área de Recibo de AG Electrónica. Distribución Presidencia. Áreas de recepción de documentación Contenido Auxiliar de presidencia Gerente de Compras Encargado de costos Coordinador de Nuevos Productos Procedimiento de Compras. Coordinador Tecnológico. Gerente de tesorería

2 COMPRAS Página 2 de JUSTIFICACIÓN. Como parte principal de la actividad comercial de AG Electrónica, las compras son un proceso que debe mantenerse estandarizado, a fin de ofrecer siempre los mejores productos a los clientes. 2. OBJETIVO Ofrecer al personal involucrado en la compra de materiales una guía de acción para llevar a cabo éste proceso. 3. ALCANCE. Área de compras, Presidencia, Calidad y Servicio e Iluminación. 4. REFERENCIAS PR-CT-IIL-01 Procedimiento de evaluación de nuevos proveedores 5. DEFINICIONES 5.1. Muestra. Producto importado bajo permiso de aduana, cuyo fin es el de ser utilizado para evaluación funcional del producto en las instituciones o áreas encargadas de esto FAB PART. Número de parte del fabricante. 6. RESPONSABILIDADES Quien deberá asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en éste procedimiento. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. Prospectación de proveedores. La prospectación de proveedores se puede realizar de maneras distintas a decisión del área de compras, entre las cuales se encuentra la visita a exposiciones Visita a exposiciones Las visitas a exposiciones son definidas por la Presidencia, siendo el Presidente de AG Electrónica la única persona con la capacidad de aprobar o desaprobar una visita El personal de AG Electrónica la visita a la exposición. Durante la cuál se realiza la selección de proveedores y/o productos para dar seguimiento.

3 COMPRAS Página 3 de 19 Dichos productos/proveedores, los cuáles deben ser dados a conocer en un Reporte, el cuál debe contener: Objetivos: Se refiere a los logros que se pretendían alcanzar durante la visita. Resumen de actividades. Puntos clave de la visita. Avances y Resultados. Se refiere a los logros obtenidos durante la visita Dicho reporte se entrega a la Presidencia para la aprobación de los proveedores/productos sugeridos Una vez hecha la selección, se agendará una cita (física o virtual) entre el contacto de AG Electrónica y el Proveedor Durante ésta cita se evaluará la capacidad del proveedor para atender los requerimientos de AG Electrónica, en cuanto a calidad del producto, producción y precio Asimismo se solicitan muestras al proveedor de los productos a comprar Se deberá solicitar la Evaluación del proveedor al área definida para la evaluación de productos según el siguiente listado: -Semiconductores. Entregar al área de Calidad y Servicio. -Alta tecnología. Entregar al área de Desarrollo, Soporte y Tecnología división de Ingeniería. -Iluminación. Entregar al área de Desarrollo, Soporte y Tecnología división de Iluminación Las áreas antes mencionadas deberán realizar la evaluación de los productos de acuerdo al procedimiento establecido por cada área para éste fin Evaluación de Nuevos Productos. El comprador deberá entregar muestras o información del nuevo producto al área de calidad para la evaluación funcional; así como al área de compras a la cuál le concierne la evaluación de los requisitos de compra e importación del producto El comprador deberá definir los aspectos legales de compra e importación de los productos Las normas mexicanas oficiales que el producto debe cumplir Solicitar la certificación del producto a las Agencias de Certificación en caso de ser necesario, en base al procedimiento PR-CM-ACM-02 Procedimiento de certificación de nuevos productos Ésta información deberá ser enviada vía correo electrónico al Comprador y Coordinador de Nuevos Productos quien será el encargado de evaluar si se lleva a cabo o no la compra del producto si se decide que el producto no se compra, se deberá evaluar un nuevo proveedor en base a lo indicado en éste procedimiento.

4 COMPRAS Página 4 de Cotización de material de stock El auxiliar de presidencia coloca la RFQ (Request for Quotation) en el programa VERCOTI Anexo A De ésa RFQ el personal de compras, detecta los productos que son de Importación Y se hace la solicitud de cotización vía para cada uno de éstos productos, la cuál deberá contener los siguientes datos. Número de parte. Cantidad. Marca El comprador deberá enviar la solicitud de cotización al proveedor Una vez que se tiene la respuesta del proveedor con toda la información que se le solicitó, el comprador registrará ésta información en el programa VERCOTI Las personas encargadas de evaluar las cotizaciones, seleccionar productos a comprar e informar de éstos al área de compras; serán el Auxiliar de Presidencia en el caso de los embarques de mar y el en el caso de las cotizaciones de aire Compra de material de stock El comprador genera la orden de compra en el programa Compras.exe Posteriormente se registra en PEDIDOS.EXE Anexo D La orden de compra será impresa y archivada a resguardo del comprador Anexo B Asimismo se envía vía correo electrónico al proveedor y se solicita de respuesta a ésta, indicando si le es posible cumplir con la cantidad solicitada en la fecha indicada En caso de que el proveedor no pueda cumplir con el pedido en la fecha requerida, se deberá cancelar la orden de compra, indicando la fecha de cancelación en la orden de compra impresa El comprador buscará alternativas de proveedores que puedan cumplir con el pedido realizado Realizar la compra al proveedor alterno como se describe en el punto de éste mismo procedimiento Si no se encuentra el proveedor alterno, se deberá actualizar el estatus de la orden de compra en el software CHECPRE.EXE El proveedor deberá enviar la información del embarque: facturas, packing list, Stock Coming List, Testing Report (para el caso del material que haya sido probado) Anexo C.

5 COMPRAS Página 5 de El encargado de costos, deberá elaborar el Packing List que será distribuido a las áreas interesadas en el proceso de Compras (Desarrollo de Nuevos Negocios, Ventas mostrador, Ventas Telemarketing y Tienda Virtual, Almacén, Coordinación de Nuevos Productos, Coordinación Tecnológica y Calidad y Servicio) Anexo G, en el cuál se deberán identificar los productos nuevos Se envía el Packing List a las áreas involucradas por correo electrónico Compra de stock sugerido por el área de ventas. El área de ventas (Desarrollo de Nuevos Negocios, Ventas Mostrador, Telemarketing y Tienda Virtual) pueden sugerir la compra de material, basado en los requerimientos de sus clientes, siguiendo éste procedimiento Deberá realizar la solicitud de compra del material enviando un correo electrónico al área de compras indicando número de parte y cantidad sugerida. Para materiales sobre pedido, el Asesor de ventas (AV) debe solicitar autorización a su jefe directo en el mismo correo. NOTA. Ingenieros de producto, solicitar autorización a Gerente de Comercialización; AV s mostrador, Tienda Virtual y Telemarketing, solicitar autorización a Gerente de Ventas y Auxiliar de Presidencia El área de compras hará la cotización del material tomando en cuenta la información proporcionada por el AV s o Ingeniero de producto Una vez que el comprador tiene la información del precio y fecha de entrega del material, deberá enviarla al AV s / Ingeniero de Producto para que éste confirme la compra en base a lo marcado en el procedimiento PR-VT-RVM-03 Venta de nuevos productos Cuando el solicitante confirme la compra del material se deberá verificar si el material es proveniente de Asia Si éste es el caso, se deberá generar una RFQ y notificar a los compradores de AG Asia Para los materiales no provenientes de Asia, se deberá generar una orden de compra en el programa Edgar.exe Actualizar compra en Pedidos. Exe Enviar orden de compra al proveedor Esta información deberá ser enviada al área de recibo de materiales en el Packing List, para su posterior ingreso al almacén Clasificación de productos para aduana. Con la información del Packing List, se deberá realizar la clasificación de productos para Aduana, en base a lo siguiente: En el Packing List se deberá ordenar los productos de acuerdo a su descripción.

6 COMPRAS Página 6 de Asimismo, habrá que colocar la clasificación arancelaria correspondiente a cada producto. NOTA. La clasificación arancelaria puede ser obtenida en la siguiente página electrónica: Elaborar traducción de factura, colocando correctamente la descripción de cada uno de los componentes a comprar Estos documentos (Packing List ANEXO E., Clasificación Arancelaria ANEXO F., Traducción de factura ANEXO G y VUCEM (Ventanilla Única de Comercio Exterior en México) ANEXO H) deberán ser enviado al agente Aduanal El Agente aduanal nos confirmará la fecha estimada de arribo a la Ciudad De México una vez terminado el proceso de Ingreso materiales por la aduana Atención de despachos aduanales El encargado de costos/auxiliar de compras deberá informar al Agente Aduanal la llegada de los materiales a la Aduana El agente aduanal deberá realizar la revalidación de materiales El encargado de costos/auxiliar de compras envía el costo de flete al agente aduanal, para declarar en pedimento Hecho esto, el Agente aduanal enviará un previo de la solicitud de pago de anticipo, junto con un archivo que contiene dudas acerca de las características de los materiales que serán ingresados por la aduana El encargado de costos/auxiliar de compras deberá aclarar las dudas del Agente Aduanal, de ésta forma se evitarán retrasos en el Ingreso de los materiales por la Aduana El Agente Aduanal deberá hacer llegar al comprador la solicitud de pago de anticipo Con ésta solicitud, el encargado de costos/auxiliar de compras podrá solicitar al Gerente de Tesorería el pago El encargado de costos/auxiliar de compras deberá verificar si se eximió alguna NOM Si éste es el caso, se debe enviar la eximisión de la NOM De lo contrario se debe enviar el Certificado NOM en caso de ser aplicable Teniendo éstos documentos, el Agente Aduanal deberá elaborar la validación y Pedimento, para pasar los materiales por la Aduana El Agente aduanal nos confirmará la fecha estimada de arribo a la Ciudad De México una vez terminado el proceso de Ingreso materiales por la aduana.

7 COMPRAS Página 7 de ANEXOS A. Pantalla Vercoti

8 COMPRAS Página 8 de 19 B. Orden de compra C. Testing Repport

9 COMPRAS Página 9 de 19 D. Pantalla PEDIDOS.EXE E. Packing list para Aduana

10 COMPRAS Página 10 de 19 F. Fracción arancelaria F. Factura traducida

11 COMPRAS Página 11 de 19 G. Packing List interno. H. PANTALLA VUCEM (Ventanilla Única de Comercio Exterior en México).

12 COMPRAS Página 12 de 19 I. Diagrama de flujo del proceso. Visita a exposiciones

13 COMPRAS Página 13 de 19 Evaluación de Nuevos Productos/Proveedores

14 COMPRAS Página 14 de 19 Cotización de Material de Stock.

15 COMPRAS Página 15 de 19 Proceso de Compra de Material de stock

16 COMPRAS Página 16 de 19 Proceso de Compra de Stock Sugerido por Ventas

17 COMPRAS Página 17 de 19 Clasificación de Productos para Aduana COMPRAS compras Clasificar números de parte de acuerdo a la descripción del material Colocar clasificación arancelaria a cada numero de parte Elaborar traducción de factura Factura traducida Enviar packing list, factura traducida, archivo de clasificación arancelaria y VUCEM a Agente Aduanal Confirmar ETA (fecha estimada de arribo) Despachos aduanales

18 COMPRAS Página 18 de 19 Despachos Aduanales

19 COMPRAS Página 19 de REVISIONES DEL DOCUMENTO Revisión Revisión Fecha Descripción del cambio Emisión de documento.