UNIVERSIDAD VERACRUZANA

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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración CAMPUS COATZACOALCOS EL PAPEL QUE DESEMPEÑA LOS SISTEMAS DE COSTOS EN LAS EMPRESAS TESINA QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA CANSECO ARIAS AURELIO DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL: MTRO. JOSÉ LUIS ZAPATA ACOPA COATZACOALCOS, VER. ENERO DE 2012

2 AGRADECIMIENTOS A DIOS Gracias Dios por haberme concedido dar un paso más en la vida, el poder terminar esta licenciatura, fue gracias a ti quien me diste las fuerzas y la capacidad para terminarla, no se como podre pagar todo lo que has hecho por mi, muchas gracias Dios. A MIS PADRES: RICARDO CANSECO MOGUEL BERTHA ARIAS RAMIREZ Por haberme dado esta valiosa herencia que es la educación, por su apoyo económico, moral y espiritual, gracias por sus consejos que fueron y seguirán siendo de gran beneficio a través de mi vida, gracias por el esfuerzo que hicieron, por sus desvelos, porque a pesar de los momentos difíciles estuvieron a mi lado, me siento orgulloso de tenerlos como padres y gracias porque demostraron su amor y cariño hasta el día de hoy. Muchas gracias. A MIS AMIGOS Agradezco a cada uno de mis amigos y compañeros de clases, por haber brindado su apoyo moral a Irving, Arturo, Antonio, Sotero, Misael, Josué, Albina, etc. Quisiera nómbralos a todos pero no terminaría, gracias por los momentos de alegría que pasamos, por su convivencia y compañerismo que tuvieron conmigo. Muchas gracias. A MI ASESOR, MTRO. JOSE LUIS ZAPATA ACOPA Le doy gracias por su apoyo en la elaboración de este trabajo, y por su tiempo brindado, y por su dedicación en las materias que me impartió durante mi carrera. A MIS MAESTROS Por haber aportado parte de sus conocimientos a mi formación profesional y haber hecho posible terminar mis estudios también. Gracias a todos. 2

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4 ÍNDICE AGRADECIMIENTOS... 2 DICTAMEN... 3 ÍNDICE... 4 INTRODUCCION... 6 CAPITULO 1 ANTECEDENTES CONCEPTO DE COSTOS CLASIFICACION DE LOS COSTOS SISTEMAS DE COSTOS TIPOS DE SISTEMAS DE COSTOS Sistema de costo por ordenes Sistema de costo por procesos Sistema de costo por departamento ELEMENTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE COSTOS DETERMINACION DE LOS SISTEMAS DE COSTOS PREMISAS PARA LA IMPLANTACION DE LOS SISTEMAS DE COSTOS SISTEMAS DE COSTOS TRADICIONALES Absorbente Estándar Estándares de materiales directos Estándares de precios de materiales Estándares de costo de la mano de obra Estándares de costos indirectos de fabricación Estimados Procedimiento contable para los costos estimados

5 1.9 SISTEMAS DE COSTOS DIRECTOS Características del costeo directo Punto de equilibrio Margen de contribución SISTEMA ABC Ventajas y desventajas del costeo ABC Los Cost Drivers Metodología CAPITULO 2.- QUE ES UNA EMPRESA CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS FUNCIONES DE LA EMPRESA Funcion de direccion Funciones ligadas a la produccion Funcion de distribucion Funcion de apoyo logistico ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Estructura jerarquica Estructura funcional Estructura staff and line Estructura por objetivos RECURSOS EMPRESARIALES CLASIFICACION DE LOS RECURSOS Recurso humano Recurso financiero Recurso materiales o fisicos

6 2.5.4 Recurso de transformacion Recurso de utilizacion Recurso tecnologico Recurso administrativo COSTOS EN EMPRESAS DE PRODUCCIÓN, AGROPECUARIAS, COMERCIALES Y DE SERVICIOS Costos en empresas industriales Costos en empresas agropecuarias Costos en empresas comerciales Costos en empresas de servicios CAPITULO 3 CASOS PRACTICOS CONCLUSION BIBLIOGRAFIA SITIOS WEB VISITADOS

7 INTRODUCCION El propósito de la presente tesina es mostrar de una manera sencilla y práctica la importancia que tienen los sistemas de costos dentro de una empresa, así como el papel que juega dentro de la misma. Se pretende demostrar que los sistema de costos, constituye un ente muy importante que puede ayudar a la gerencia en las grandes, medianas y pequeñas empresas a tomar decisiones apropiadas para la fijación de precios, brindándole los costos anticipados de fabricación y los precios de venta de los productos y, las utilizaciones estimadas que se pueden obtener de los precios de venta propuestos. Si el objetivo de la gerencia es elevar las utilidades, el análisis del costo puede ayudar a seleccionar el precio que producirá la mejor utilidad. Bajo esta condición, la contabilidad de costos, ayuda a la gerencia, al brindarle no solo los costos estimados de fabricar y vender un determinado volumen del producto, sino también las utilidades estimadas que se pueden acumular a diferentes precios. En el primer capitulo se analizan los antecedentes que tienen los sistemas de costo desde los primeros pasos que se dieron en el manejo de los costos, hasta nuestros días, así como el concepto de costos, su clasificación, y sus elementos. También se define que es un sistema de costos y se muestran los sistemas de costos más comunes que utilizan las empresas. En el segundo capitulo conoceremos el concepto de una empresa, así como su clasificación, sus funciones, estructuras, recursos de las empresas y los costos que emplean en las empresas En el capitulo 3 se muestran ejemplos prácticos de los costos por ordenes, costeo basado en actividades, costeo directo y costeo absorbente. Una empresa que tenga un sistema de costos bien determinado para su giro la coloca un paso adelante de cualquier otra empresa, dándole mejor eficiencia y productividad. 7

8 CAPITULO 1. ANTECEDENTES 8

9 CAPITULO 1 ANTECEDENTES La implementación de los sistemas de costos en un comienzo se basó únicamente en función de las erogaciones hechas por las personas, se cree que en la antigüedad civilizaciones del medio oriente dan los primeros pasos en el manejo de los costos. Las primeras industrias conocidas como la producción en viñedos, impresión de libros y las acerías aplicaron procedimientos que se asemejaban a un sistema de costos y que medía en parte la utilización de recursos para la producción de bienes. En algunas industrias de diversos países europeos entre los años 1485 y 1509 se comenzaron a utilizar sistemas de costos rudimentarios que revisten alguna similitud con los sistemas de costos actuales. Según estudios se llevaban algunos libros donde se registraban los costos para el tratamiento de los productos, estos libros recopilaban las memorias de la producción y se podrían considerar como los actuales manuales de costos. En 1557 los fabricantes de vinos empezaron a usar algo que llamaron "Costos de producción", entendiendo como tales lo que hoy seria materiales y mano de obra. Durante el siglo XVI y hasta la mitad del siglo XVII, la contabilidad de costos experimento un serio receso, pues desde el punto de vista de la ciencia no se avanzaba con respecto a la tecnología existente, trayendo consigo que la contabilidad fuera ineficiente. En 1776 el surgimiento de la revolución industrial trajo las grandes fábricas. Se paso de la producción artesanal a una industrial, creando la necesidad de ejercer un mayor control sobre los materiales y la mano de obra y sobre el nuevo elemento del costo que las maquinas y equipos originaban. El "maquinismo" de la revolución industrial originó el desplazamiento de la mano de obra y la desaparición de los pequeños artesanos. El crecimiento anterior creó un ambiente propicio para un nuevo desarrollo de la contabilidad de costos. 9

10 En 1777, se hizo una primera descripción de los costos de producción por procesos con base en una empresa fabricante de medias de hilo de lino. Mostraba como el costo del producto terminado se puede calcular mediante una serie de cuentas por partida doble que llevaba en cantidades y valores para cada etapa del proceso productivo. En 1778, se empezaron a emplear los libros auxiliares en todos los elementos que tuvieran incidencia en el costo de los productos, como salarios, materiales de trabajo y fechas de entrega. El mayor desarrollo de la contabilidad de costos tuvo lugar entre 1890 y 1915 en este lapso de tiempo se diseño la estructura básica de la contabilidad de costos y se integraron los registros de los costos a las cuentas generales en países como Inglaterra y Estados unidos y se aportaron conceptos tales como los establecimientos de procedimientos de distribución de los costos indirectos de fabricación adaptación de los informes y registros para los usuarios internos y externos, valuación de los inventarios y estimación de costos de materiales y mano de obra. Hasta el momento la contabilidad de costos ejercía control sobre los costos de producción y registraba su información con base en datos históricos pero al integrarse la contabilidad general y la contabilidad de costos entre 1900 y 1910, este llega a depender de la primera. Pero la contabilidad de costos se comenzaba a entender como una herramienta de planeación lo cual demandaba la necesidad de crear formas para anticiparse a los simples hechos económicos históricos, fruto de esto el surgimiento de los costos predeterminados entre 1920 y 1930 cuando el norteamericano Taylor empezó a experimentar los costos estándar en la empresa de acero Bethlehem Steel Company. Hay evidencias que permiten afirmar que los costos predeterminados fueron empleados en 1928 por la empresa americana westinghouse antes de difundirse por las grandes empresas de la unión americana. Estos costos permitían disponer de 10

11 datos antes de iniciar la producción luego viene la depresión de los años 30 época durante la cual los países industrializados tuvieron que realizar considerables esfuerzos para proteger su capital. Antes de 1980, las empresas industriales consideraban que sus procedimientos de acumulación de costos constituían secretos industriales, pues el sistema de información financiera no incluía las bases de datos y archivos de la Contabilidad de Costos. Indiscutiblemente, esto se tradujo en estancamiento para la misma con relación a otras ramas de la Contabilidad, hasta que se comprobó que su aplicación producía beneficios. Así fue como en 1981 el norteamericano Jonhson, resaltó la importancia de la Contabilidad de Costos y los sistemas como herramienta clave para brindar la información a la gerencia sobre la producción, lo cual implicaba existencia de archivos de costos útiles por la fijación de precios adecuados en mercados competitivos. De esta manera, surgió la Contabilidad de Costo de la Contabilidad General o Financiera. 11

12 1.1 CONCEPTO DE COSTOS El costo es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios. Según Henry Anderson nos dice que es el precio pagado o el valor real de cualquier cosa que se entrega a cambio de los recursos o servicios que se adquieren. Ramírez Padilla lo define como La suma de las erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o de un servicio, con la intención de que genere ingresos en el futuro. 1.2 CLASIFICACION DE LOS COSTOS Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. A continuación se mostraran los más utilizados, y se ejemplificara cada uno de ellos, los costos se pueden clasificar: 1. De acuerdo con la función en la que se incurren: a. Costos de producción: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados. Estos se subdividen en: 1) Costos de materia prima: el costo de materiales integrados al producto. Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros, etcétera. 2) Costos de mano de obra. Es el costo que interviene directamente en la transformación del producto. Por ejemplo, el sueldo del mecánico, del soldador, etcétera. 3) Gastos indirectos de fabricación. Son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con la excepción de la materia prima y la mano de obra directa. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, mantenimiento, energéticos, depreciación, etcétera. 12

13 b. Costos de distribución o venta. Son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. Por ejemplo, publicidad, comisiones, etcétera. c. Costos de administración. Son los que se originan en el área administrativa (sueldos, teléfono, oficinas generales, etcétera.) 2. De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto: a. Costos directos. Son los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En estos costos se encuentra el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas. b. Costo indirecto. Es el que no se puede identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciación de la maquinaria o el sueldo del director de producción respecto al producto, etcétera. Algunos costos son duales; es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo del gerente de producción es directo para los costos del área de producción, pero indirecto para el producto. Como vemos, todo depende de la actividad que se esté analizando. 3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a. Costos históricos. Son los que se produjeron en determinado periodo: los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados. b. Costos predeterminados. Son los que se estiman con base estadística y se utilizan para elaborar presupuestos. 4. De acuerdo al tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: a. Costos de periodo. Son los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. Por ejemplo, el alquiler de las oficinas 13

14 de la compañía, cuyo costo se lleva en el periodo en el que se utilizan las oficinas al margen de cuando se venden los productos. b. Costos del producto. Son los que se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, es decir son los costos de los productos que se han vendido, sin importar tipo de venta. 5. De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: a. Costos controlables. Son aquellos sobre los cuales una persona, de determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. Por ejemplo, los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controlables para el director general de ventas; el sueldo de la secretaria, para su jefe inmediato, etcétera. b. Costos no controlables. En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en los que se incurre; tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor, ya que dicho gasto fue una decisión tomada por la alta gerencia. 6. De acuerdo con su comportamiento: a. Costos variables. Son los que cambian o fluctúan en relación directa con una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas. b. Costos fijos: son los que permanecen constantes durante un rango relevante de tiempo o actividad, sin importar si cambia el volumen, por ejemplo; los sueldos, la depreciación en línea recta y el alquiler de un edificio. c. Costos semivariables. También conocidos como semifijos o mixtos, estos costos tienen como característica que están integrados por una parte fija y una variable. Por ejemplo, los servicios públicos como electricidad y teléfono, que cobran una cuota fija por servicio más una cuota variable por el uso del servicio. 14

15 7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a. Costos relevantes. Son aquellos que se modifican o cambian de acuerdo con la opción que se adopte; también se le conoce como costos diferenciales. Por ejemplo, cuando se produce la demanda de un pedido especial y se cuenta con capacidad ociosa; en este caso los únicos costos que cambian, si se acepta el pedido, son los de materia prima, energéticos, fletes, etc. La depreciación del edificio permanece constante, por lo que los primeros son relevantes y el segundo irrelevante para tomar una decisión. b. Costos irrelevantes. Son aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curso de acción elegido. 8. De acuerdo con el tipo de sacrificio en el que se ha incurrido: a. Costos desembolsables. Son aquellos que implicaron una salida de efectivo, lo cual permite que puedan registrarse en la información generada por la contabilidad. Estos costos se convertirán mas tarde en costos históricos; los costos históricos pueden llegar o no a ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Por ejemplo la nomina de la mano de obra actual. b. Costo de oportunidad. Es aquel que se origina al tomar una determinación que provoca la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión. 9. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución de la actividad: a. Costos diferenciales. Son los aumentos o disminuciones del costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generando para una variación en la operación de la empresa. b. Costos sumergidos. Son aquellos que, independientemente del curso de acción que se elija no se verán alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier cambio. 15

16 10. De acuerdo con la relación en la disminución de actividades: a. Costos evitables. Son aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento, de modo que, si se elimina el producto o el departamento, dicho costo se suprime. Por ejemplo el material directo de una línea que seria eliminado del mercado. b. Costos inevitables. Son aquellos que no se suprimen, aunque el departamento o el producto sean eliminados de la empresa. Por ejemplo, si se elimina el departamento de ensamble, el sueldo del director de producción no se modificara. Las clasificaciones enunciadas son las principales; sin embargo, pudiera haber otras que dependerán del enfoque sobre el cual se porta para una nueva clasificación. 1.3 SISTEMAS DE COSTOS Los sistemas de costos son el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa. Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran: 1. Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignación de costos. 2. Determinar los criterios a aplicar en la distribución y prorrateo de los gastos. 3. Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de cálculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, así como la metodología para la presupuestación de costos y determinación de estándares. 16

17 Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos a la actividad. 1.4 TIPOS DE SISTEMAS DE COSTOS Existen 3 tipos de sistemas de costos que son los más comunes, a continuación se mencionan detalladamente: 1. Sistema de Costos por Ordenes especificas 2. Sistema de Costos por procesos 3. Sistemas de costos por departamentos Sistema de Costos por Órdenes En este sistema se necesita una orden numerada de los productos que se van a producir y se van acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos correspondientes y los materiales usados. Este sistema es aplicado en las industrias que producen unidades perfectas identificadas durante su período de transformación, siendo así más fácil determinar algunos elementos del costo primo que corresponden a cada unidad y a cada orden. El objetivo del Sistema de Costo por Órdenes es responder órdenes según la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones previamente establecidas.. Las empresas que comúnmente utilizan este sistema son: Imprenta Astilleros Aeronáutica De construcción De ingeniería 17

18 El sistema de órdenes de producción se implanta en aquellas industrias donde la producción es unitaria, o sea que los artículos se producen por lotes de acuerdo con la naturaleza del producto. Entre sus características principales están: 1.- Permite reunir separadamente cada uno de los elementos del costo para cada orden de producción, ya sea terminada o en proceso de transformación. 2.- Es posible y resulta práctico lotificar y subdividir la producción, de acuerdo con las necesidades de cada empresa. 3.- Para iniciar la producción, es necesario emitir una orden de fabricación, donde se detalla el número de productos a laborarse, y se prepara un documento contable distinto (por lo general una tarjeta u hoja de orden de trabajo), para cada tarea. 4.- La producción se hace generalmente sobre pedidos formulado por los clientes. 5.- Las industrias muebleras, jugueteras, fabricación de ropa, Artículos eléctricos, equipo de oficina, etc. Aplican este sistema. 6.- Existe un control más analítico de los costos. 7.- El valor del inventario de producción en un proceso es la suma de las cantidades consignadas en las tarjetas u hojas de costos de órdenes de trabajo pendientes de determinar su manufactura. Este sistema también nos brinda ventajas y desventajas Entre las ventajas tenemos: Da a conocer con todo el detalle el costo de producción de cada artículo. Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores. Pueden saberse que órdenes han dejado utilidad y cuales pérdidas. 18

19 Entre las desventajas tenemos: Su costo de operación es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para obtener todos los datos en forma detallada. Se requiere mayor tiempo para obtener los costos. Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminación de la orden Sistema de Costos por Procesos Este sistema utiliza en las empresas cuya producción es continua y en grandes masas, existiendo uno ó varios procesos para la transformación de la materia. Este tipo de sistemas se diferencia con el de orden específica en que en este no se identifica los elementos del material directo y la mano de obra directa, hasta que no esté terminada la producción completa. El costeo por procesos es adecuado cuando se producen artículos homogéneos en gran volumen así como en las refinerías de petróleo, en una fábrica de azúcar o en una fabrica de acero Entre las principales características de este sistema de costos por procesos se encuentran: 1.- La corriente de producción es continua, en masa, uniforme y rígida. 2.- La transformación de las materias primas se realiza a través de uno o más procesos consecutivos y los costos se acumulan en el proceso a que correspondan. 3.- El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de la producción acumulado, entre las unidades equivalentes producidas de cada tipo de artículos lo que origina: a. El cálculo del costo es por promedios. b. Existe un control más global de los costos de producción. 19

20 c. Cuando queda producción en proceso de transformación al final del periodo, es indispensable conocer su fase de acabado, es decir hay que determinar su equivalencia en unidades terminadas. 4.- La producción es uniforme en cuanto al artículo o unidades. 5.- No es posible identificar en cada unidad producida los elementos del costo. 6.- Se determinan costos promediados por procesos de operación, y el volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias tales como: kilo, litros, toneladas, metros, etc. 7.- Es un sistema más económico contable y administrativamente. 8.- Los procesos son continuos, ininterrumpidos y cada uno representa una transformación parcial, por lo que el producto va pasado sucesivamente de un proceso a otro hasta llegar al almacén d artículos terminados. 9.- La producción se inicia sin que necesariamente existen pedidos u órdenes específicas Es requisito fundamental referirse aun periodo de costos para poder determinar el costo unitario del artículo Sistema de Costos por Departamentos Es muy parecido al sistemas de costos por procesos, pero con la diferencia que este sistema depende de los departamentos por lo cuales ha tenido que pasar el producto. 1.5 ELEMENTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE COSTOS Los elementos básicos de los sistemas de costos son: 1. Materiales directos 2. Mano de obra directa 20

21 3. Gastos indirectos de fabricación. A estos elementos se les denomina costos del producto, debido a que se incorporan al valor de los productos fabricados en el periodo. 1.6 DETERMINACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS Para la determinación de un sistema de costos en cualquier empresa específica, es necesario tomar en cuenta varios factores, entre estos están: el tipo de mercado que abastece y su posición dentro de él. La naturaleza de sus procesos fabriles. El grado de complejidad en las etapas de elaboración. El surtido de artículo que se fabrica. Las modalidades de producción en cuanto a si se trabaja sobre la base de pedidos especiales ó se almacenan inventarios para las ventas. 1.7 PREMISAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones mínimas, para que los resultados sean sólidos y permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra además de una contabilidad analítica con la creación de una base organizativa que garantice su implantación, como sería: a) Asignar la tarea para la adecuación e implantación del Sistema de Costos a una persona que sirva como instrumento de dirección. 21

22 b) Asignar la tarea al personal que se dedicará al control, registro y análisis de los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos y adecuadamente. c) Instrumentar períodos de análisis que hagan obligatorio su realización para la evaluación de la gestión económica administrativa a varios niveles. d) Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantación y su posterior seguimiento de explotación y utilidad. Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados. Para la eficaz implantación de este sistema hay que empezar por la base, en la unidad de producción para consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior análisis de los resultados reales y estimados. El sistema informativo debe establecerse en los talleres, organizando la base, sistematizando, estableciendo los métodos de trabajo a través de creación de condiciones o implantando previamente un modelaje para recoger la información, estableciendo hábitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos en cada una de las áreas de cada taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios, etc. En resumen, se considera necesario tener en cuenta los pasos que se detallan a continuación para una adecuada implantación de un Sistema de Costos por Órdenes. 1. Determinar las áreas de responsabilidad. 2. Determinar el personal directo e indirecto a la producción. 3. Reporte de labor diaria. 4. Control del consumo de materiales por órdenes de trabajo. 5. Devoluciones de materiales al almacén. 6. Reporte de producción terminada. 22

23 7. Implantación de la orden de trabajo. 8. Traspaso de las órdenes de trabajo entre áreas. 9. Control de los desperdicios para la venta. Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos: Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organización de las distintas áreas para la elaboración e implantación de las bases normativas de consumo para los recursos que así lo requieran. Aspectos metodológicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario para el registro y análisis de los costos materiales, establecimiento de un método de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboración de las normas metodológicas y específicas para la planificación y control de los trabajos de mantenimiento. Aspectos relacionados con la operación del sistema: Organización del flujo de información a suministrar al área de contabilidad. Elaboración de los presupuestos de gastos. Determinación de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos aprobados y el análisis de las variaciones 1.8 SISTEMAS DE COSTOS TRADICIONALES El costeo tradicional es aceptado por la contabilidad financiera, considera que el recurso de la mano de obra directa y los materiales directos son los factores de producción predominantes. Bajo este enfoque de costeo, los costos indirectos de fabricación se asignan a los productos usando para ello una tasa, la cual para su cálculo considera una medida de la producción. El criterio utilizado para el modelo tradicional para asignar los costos indirectos considerando todos las partidas que conforman este elemento del costo, usando como base una medida de volumen, se justifica cuando se da el hecho de que estas partidas de gastos tomadas en forma individual no tienen tanta significación, como lo tienen por lo general el costo de la mano de obra directas 23

24 sin embargo es necesario recalcar, que la base a usar para explicar los costos indirectos de fabricación puede no ser solo una ya que pueden existir grupos de partidas de costos indirectos que por su significación justifique el hecho de usar más de una base, por ejemplo: las horas máquinas para distribuir el costo de la energía a los productos consumidores de este recurso. Estos sistemas de costos tradicionales emplean tres métodos para calcular los costos los cuales son el costeo absorbente, estándar y estimado Absorbente El costeo absorbente es el sistema de costeo más usado para fines externos e incluso para tomar decisiones en la mayoría de las empresas del país. Este método trata de incluir dentro del costo del producto todos los costos de la función productiva, independientemente de su comportamiento fijo o variable. El argumento en que se basa dicha inclusión es que para llevar a cabo la actividad de producir se requiere de ambos. En síntesis, los que proponen este método afirman que ambos tipos de costos contribuyeron para la producción y por lo tanto, deben incluirse los dos, sin olvidar que los ingresos deben cubrir los variables y los fijos, para reemplazar los activos en el futuro. Los que proponen el método de costeo variable y los pioneros del mismo, Harris y Harrison, afirman que los costos fijos de producción se relacionan con la capacidad instalada y ésta, a su vez, está en función dentro de un periodo determinado, pero jamás con el volumen de producción. El hecho de contar con una determinada capacidad instalada genera costos fijos que, independientemente del volumen que se produzca, permanecen constantes en un periodo determinado, por lo tanto, los costos fijos de producción no están condicionados por el volumen de está, ya que no son modificables por el nivel al cual se opera, de ahí que para costear bajo este método se incluyan únicamente los costos variables, los costos fijos de producción deben llevarse al periodo, es decir, 24

25 enfrentarse a los ingresos del año de que trate, lo que trae aparejado que no se asigne ninguna parte de ellos al costo de las unidades producidas Estándar Estandarizar es ajustarse a un tipo, modelo o patrón el más apegado a la realidad, las empresas que emplean este sistema de costo en sus operaciones lo hacen con la finalidad de medir la eficiencia y el desperdicio de los materiales y la mano de obra. El costo estándar indica lo que debe costar un artículo, con base en la eficiencia de trabajo normal de una empresa por lo que al comparar el costo histórico con el estándar, las estándar, las desviaciones o variaciones indican las deficiencias o separaciones perfectamente definidas y analizadas. Las ventajas de los costos estándares son: 1. Es un instrumento importante para la evaluación de la actuación. 2. Las variaciones de las normas conducen a la empresa a implantar programas de reducción de costos, concentrando la atención en las áreas que están fuera de control. 3. Son útiles para la toma de decisiones. 4. Los Costos Estándar son útiles porque permiten a la empresa PLANEAR, asignado responsabilidades, políticas y métodos de la evaluación de la actuación. 5. En una empresa grande, el costo estándar facilita demasiado las operaciones e costo interno. 6. Reduce la labor administrativa y los costos de oficina, un sistema de costo estándar está de ordinario acompañado de la estandarización de las operaciones productivas y cuando se emplea se prepara con anticipación a la producción real una orden estándar de producción, solicitando una cantidad estándar de producto. 25

26 Entre sus desventajas están: 1. En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica, debido a la rigidez o flexibilidad y así los costos no pueden calcularse con precisión. 2. La inflación que obliga a cambiarlos constantemente Estándares de materiales directos Al establecer los estándares para los costos de los materiales directos de fabricación de un producto determinado tienen que considerarse dos factores: 1. La cantidad de material que va a usarse. 2. El precio o costo de ese material. Es sencillo determinar la cantidad de material que va a ser usada en una unidad dada de producto manufacturado, estos estándares pueden ser establecidos con los datos que constan en los registros de la experiencia pasada, de la fabricación de lotes de prueba por medio de cálculos matemáticos o científicos o mediante el uso de listas estándares de materiales Estándares de precios de materiales Este lleva consigo un problema diferente, el tipo de estándares de precios de materiales que habrá de usarse es determinado por el tipo de costos estándares que se utilizará. Hay en uso tres clases de estándares para los precios o costos de los materiales: 1. Estándares de precios corrientes o previstos son los más convenientes y efectivos, se determinan por anticipado mediante los compromisos a largo plazo contraído o por el pronóstico de lo que se prevé sean los costos reales durante el próximo período de contabilidad. 26

27 2. Estándares de precios normales. Son aquellos que se basan en cotizaciones de precios y se consideran estándares estadísticos generalmente a precios actuales. 3. Estándares de precio fijo. Van de acuerdo a estándares básicos y generalmente se toma una fecha como meta y sólo en casos especiales se modifican (con base a un contrato). La diferencia entre el costo estándar de los materiales que aparece en las hojas de costos estándares de los distintos artículos que se están fabricando y el costo real de los materiales usados se les conoce como Variaciones. Las dos clases fundamentales de estas variaciones son: 1.- Las variaciones de precio o costo de los materiales. 2.- Las variaciones en la cantidad de material o en el uso de material. Las variaciones de precio o costo de los materiales, que son el resultado de pagar por los materiales comprados más o menos de lo que se previó cuando fueron preparadas las hojas de costo estándar, las causas de estas variaciones o diferencias incluyen: 1. Contratos o condiciones de compra favorables o desfavorables. 2. Cambios imprevistos en los precios de mercado. 3. Costos de entrega más altos o más bajos de los que se esperaban. 4. Cálculos erróneos de los descuentos en compras previstas. 5. Realización oportuna o inoportuna de las compras. Las variaciones en la cantidad de material o en el uso de material que son los resultados de usar más o menos materiales en los distintos órdenes de producción o en las distintas operaciones que los que fueron estimados en las hojas de costo estándar, estas variaciones puede ser atribuidas a: 1. Usar una calidad diferente o un material sustituto. 2. Mejor control o falta de control de los desperdicios y trabajo defectuoso. 27

28 3. Operaciones eficientes o ineficientes de la fábrica que provienen de la supervisión del tipo de herramientas usadas y de las aptitudes de los trabajadores. 4. Variaciones en el rendimiento de los materiales usados. Para calcular las variaciones de los costos de los materiales se necesitan 4 tipos de información: 1. La cantidad estándar de material necesaria para producir una cantidad o grupo de unidades determinadas, este dato aparecerá en la hoja de costo estándar. 2. El costo estándar de los materiales requeridos en la producción, este dato también aparecerá en la hoja de costo estándar. 3. La cantidad real de material usado, este dato aparecerá en las solicitudes de materiales. 4. El costo o precio real de material usado que aparece en los registros de contabilidad o en las órdenes de compra. Como en el caso de los materiales directos, los estándares de mano de obra son establecidos tanto para el costo como para la cantidad (eficiencia), éstos pueden ser computados en la misma forma usada para los materiales directos, para los fines del costo estándar la mano de obra directa, es considerada separadamente de la mano de obra indirecta que se incluye en el costo de la carga fabril, las condiciones en las cuales deben establecerse varían de una empresa a otra, ya que cada empresa exige un estudio cuidadoso de la nómina y supervisión de la mano de obra que ha de ser usada en los estándares. La determinación de cuanto tiempo se tomarán los trabajadores para llevar a cabo las diferentes operaciones de fabricación es la fase más importante de cualquier procedimiento de contabilidad de costo estándar, mediante la preparación cuidadosa de los estándares de tiempo, la dirección puede medir y controlar la productividad de la mano de obra que es un elemento significativo del costo. 28

29 Al establecer éstos estándares se tiene que poner cuidado de que su comparación con los resultados reales sea positiva y significativa: 1. Haciendo lotes de prueba experimentales de las operaciones de fabricación en las condiciones reales y previstas. 2. Haciendo estudios de tiempo y movimientos de las distintas operaciones de mano de obra en las condiciones reales y previstas. 3. Establecer metas indicando la cantidad estándar de tiempo de mano de obra a usar en cada operación. 4. Haciendo un estimado razonable, basado en la experiencia y el conocimiento de las operaciones de fabricación y del producto Estándares de costo de la mano de obra Se determinan sobre la base de: Los contratos con los sindicatos (por días, por horas), los datos de la experiencia del pasado, computaciones o cálculos que registren condiciones operativas normales, de acuerdo a los sistemas salariales (tarifas múltiples por piezas). Para el cómputo de las variaciones de costo de la mano de obra como en el caso de los costos de materiales se necesitan 4 clases de información: 1. El tiempo u horas estándares asignado a cada operación. 2. La tarifa estándar de costo de la mano de obra, por hora o por pieza. 3. El tiempo o las horas reales empleadas en las operaciones de fabricación (informe de costo de producción). 4. Los costos reales de la mano de obra pagada por el trabajo (tarifas salariales). Al estudiar los estándares de materiales se recalcó que las variaciones eran de dos clases: 1. Las que se reflejan la cantidad de materiales usados. 2. Las que implican el costo o precio de los materiales empleados. 29

30 De igual manera para el estudio de los estándares de la mano de obra tienen que considerarse dos clases de variación. 1. Las que implican la cantidad de mano de obra que ha de ser usada para producir una cantidad determinada se llama variación de eficiencia de la mano de obra. 2. Aquellas que implican el costo de la mano de obra que ha de usarse indicando así la variación en el costo de la mano de obra. La variación de la eficiencia de la mano de obra se computa de la siguiente manera: La diferencia entre las horas estándares y las horas reales se multiplican por la tarifa estándar de la mano de obra, si las horas estándares son mayores que las horas reales se consideran una variación favorable y si es menor es desfavorable. La variación de costo de la mano de obra se computa en cualquiera de las siguientes formas: Multiplicando la diferencia entre la tarifa salarial estándar y la tarifa salarial real por el número de horas de mano de obra directa usadas en la producción. La diferencia entre los costos reales de la mano de obra incurridos y el producto de la multiplicación del número real de horas de mano de obra directa por la tarifa estándar de costo de la mano de obra. También como en el caso de las variaciones de costo de los materiales se requieren 4 clases de información para calcular las variaciones de costo de la mano de obra, estas son obtenidas de las hojas de costo estándar, las fichas de tiempo de los trabajadores y los registros de nómina y son: 1. El tiempo u horas estándares asignado a cada operación. 2. La tarifa estándar de costo de la mano de obra por hora o por pieza. 3. El tiempo o las horas reales empleadas en las operaciones de fabricación (informe de costo de producción). 4. Los costos reales de la mano de obra pagada por el trabajo. (tarifas salariales). 30

31 Estándares de costos indirectos de fabricación Los estándares de costos de carga fabril son más complejos que los de la mano de obra directa y los materiales directos de cada artículo producido, estos son más definidos debido a que estos costos no varían grandemente con los cambios de la capacidad de la fábrica, ni con el volumen de producción. Mucho antes de que numerosas empresas usaran costos estándares para los materiales y la mano de obra estuvieron usando una tasa predeterminada para los costos indirectos de fabricación, ésta forma de estándar fue el punto de partida de una aplicación más amplia de los estándares a los materiales y la mano de obra. La tasa predeterminada de CIF de los costos históricos primero se relaciona con la fábrica completa o con diversos departamentos dentro de la fábrica y no con órdenes o lotes específicos y segundo tenía como resultado una sobre o sub-aplicación de CIF. Para computar la tasa predeterminada de CIF la fórmula es: Tasa predeterminada = carga fabril presupuestada Producción presupuestada capacidad de la fábrica Horas. Hombre, horas. Maquina La carga fabril presupuestada se calcula a la base de la capacidad operativa normal, ya sea ésta una capacidad teórica real o prevista. La producción presupuestada en una fábrica puede ser medida de varias formas, puede ser expresada en función de las unidades (cuando hay productos uniformes), cuando muchos productos distintos que requieran cantidades diferentes de materiales y tiempo de producción, la producción puede ser expresada en función de horas bien de la mano de obra directa o de máquina, también en términos de los pagos de salarios de mano de obra directa o de los costos de mano de obra, (debido a la uniformidad de pagos de salarios por hora o la dificultad de computar las horas mano de obra o de máquina). 31

32 La tasa debe ser computada a una base departamental porque a los costos de carga fabril no se les sigue, ni se les puede seguir el rastro hasta los departamentos o centros de costo, por ello los estándares desarrollados para controlar la carga fabril deben ser estándares departamentales, también deben ser clasificadas en cuanto a su comportamiento del costo, se determina mediante el proceso de distinguir entre costos fijos y variables. La comprensión del comportamiento del costo, es una fase importante del control administrativo. Los costos de carga fabril agrupados primero por departamentos y después por comportamientos fijos o variables, son después reducidos a una base predeterminada o estándar para cada unidad de producción, bien sean las unidades del producto, las horas de mano de obra, las horas máquina, o los costos en pesos de la mano de obra. Los costos fijos son llamadas así porque no tienden a variar con los cambios en el volumen de actividad de producción, también se puede decir que los costos fijos varían con el tiempo, más bien que con la actividad, es decir se presentarán durante un período de tiempo aún cuando no haya alguna actividad de producción. Los costos variables son aquellos costos cuyo monto total cambia o varía según cambia o varía la actividad de producción. VARIABLES: Materiales directos e indirectos, mano de obra, energía eléctrica, calefacción, alumbrado, etc. FIJOS: Sueldos, depreciación, impuestos, seguros, renta, publicidad, etc. Las variaciones de los CIF caen en dos grupos separados, el de las que son determinadas cuando son completadas las órdenes y éstas se relacionan con las órdenes o lotes y las que se determinan al final del período de contabilidad, éstas se relacionan con la fábrica. 1. La variación en las órdenes o lotes de fabricación se denomina variación de eficiencia de la carga fabril. 32

33 Esta tiene relación directa con las horas de mano de obra o las horas máquina usada en una orden o lote de producción específica, ellas representan variaciones en lotes u órdenes o en los procesos. 2. Las variaciones de la fábrica se conocen como: 1.- Variación presupuestaria de la carga fabril, si se trata de variaciones de costo. 2.-Variación de capacidad de carga fabril, si se trata de variaciones de volumen. VARIACION PRESUPUESTARIA: Estas son variaciones de costo de la carga fabril y son debidas primeramente al hecho de que los costos de la carga fabril de toda la fábrica eran más altos o más bajos que el estimado, estas variaciones no se refieren a órdenes o lotes específicos de producción. Se calculan tomando la diferencia entre los CIF estimados o presupuestados y los CIF reales, las causas pueden ser el cambio en el volumen de producción o la estimación o la estimación impropia del costo de las varias partidas que componen la carga fabril. LA VARIACION DE CAPACIDAD: Estas representan variaciones de volumen para la fabricación como unidad, el volumen puede ser medido en función de las unidades producidas, las horas de mano de obra directa, las horas máquina o alguna otra base, esta variación surge porque el volumen de producción que se ha estimado a la fábrica como unidad difiere del volumen real. Por ejemplo si el volumen de producción estimado para un período fue de 100,000 horas de mano de obra directa sobre la base de los estándares establecidos, para los distintos productos y la empresa trabajo 106,000 horas entonces la empresa ha trabajado más de la capacidad prevista. La suma de la variación presupuestaria y las variaciones de capacidad es siempre igual a la carga fabril sobre o sub-aplicada por ello éstas variaciones representan un análisis de la carga fabril sobre o sub-aplicada en las que son debidas a los costos y las que son debidas a los cambios de volumen de producción. 33

34 1.8.3 Estimados. Estos son conocidos también como costos de fórmula, es usado por empresas que tienen que calcular su costo en forma estimada con anticipación a la fabricación real. Las cifras de costos estimados realmente aparecen en las cuentas de productos en proceso, productos terminados y costo de los productos vendidos, aunque estos costos estimados tienen que ser ajustados después a las cifras de costos reales. Existen dos razones para tener costos estimados: 1. La naturaleza de las operaciones de fabricación y venta requiere de la determinación de los precios de venta con algún tiempo de anticipación a la fabricación real por ejemplo: Las órdenes de compra de trajes o zapatos para caballero son recibidas con meses de anticipación a la fabricación y embarques reales y para fijar los precios de venta tienen que prepararse costos estimados. 2. El uso de un sistema de contabilidad de costos estimados reduce el gasto de trabajo de oficina, ya que se reducen las fichas de tiempo de los trabajadores y las solicitudes de los materiales (eliminación de documentos y trámites para la determinación de costos) Procedimiento contable para los costos estimados Durante el período se registran las operaciones normalmente. 1. MATERIALES. Cada vez que se reciben los materiales comprados se hace un asiento en el registro de comprobantes cargando el costo real a la cuenta de materiales y suministros y abonando a la cuenta correspondiente puede ser cuenta por pagar, proveedores, etc. 34

35 También se registran los materiales usados, éste es representado por la diferencia entre el inventario de materiales al comienzo del período, más las compras durante el período y el inventario de materiales al cierre del período y se registra un cargo a productos en proceso materiales y un abono a la cuenta de almacén de materiales y suministros el valor consignado en este asiento se presume que es el costo real de los materiales usados. Si los estimados están fraccionados por departamentos, así como por elementos del costo, es necesario una cuenta de productos en proceso materiales para cada departamento, si solamente se llevan estimados de los costos totales, será suficiente una sola cuenta de productos en proceso para los asientos de materiales, mano de obra y carga fabril. 2.- MANO DE OBRA. Si los estimados son computados sobre la base de los elementos del costo, se usa una cuenta de productos en proceso mano de obra, si se computan por elementos y departamentos se necesita una cuenta de productos en proceso mano de obra para cada departamento. Debe notarse que cuando se usa un sistema de costos estimados no se hace distinción de materiales directos e indirectos, ni entre la mano de obra directa e indirecta, esto significa que todos los materiales usados son cargados a productos en proceso y que el total de la nómina de la fábrica es cargado a la cuenta de productos en proceso. 3.- CARGA FABRIL. Los costos de la carga fabril son transferidos a la cuenta de productos en proceso de igual modo que los costos de mano de obra directa. 35