GESTIÓN BIBLIOTECARIA

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. DEFINICIÓN Se define como Formación de Usuarios al conjunto de actividades que desarrolla la Biblioteca, dirigidas a potencializar el aprovechamiento de los recursos bibliográficos y de infraestructura con los que se cuenta. 2. ALCANCE Las actividades del procedimiento Formación de Usuarios están dirigidas a la comunidad universitaria y a usuarios potenciales (colegios de la ciudad), a quienes se les brinda capacitación en la recuperación de la información, y el uso de herramientas tecnológicas y el aprovechamiento del tiempo libre. 3. ESTRUCTURA 3.1 GENERALIDADES Base de Datos: Conjunto de datos interrelacionados entre si, que se almacenan para su facilidad de acceso, posibilitando su ordenación con base a diferentes criterios. ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas Para la Presentación de Tesis, Trabajos de Grado y Otros Trabajos de Investigación. APA STYLE: conjunto de normas y directrices propuestas por la Asociación Americana de Psicología para asegurar una presentación clara y consistente del material escrito. Como reglas de estilo, se ocupan de la uniformidad de elementos como: citas y referencias. Inducción a Usuarios: Actividad dirigida a la comunidad académica (estudiantes que ingresan al primer nivel en los diferentes programas que ofrece la universidad), con el fin de socializar los servicios y herramientas que brinda la biblioteca como soporte a los mismos. Normas Técnicas para Presentación de Trabajos Escritos -ICONTEC- : Es el documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que establece un lenguaje de uso común, reglas, directrices y características para la presentación de trabajos, encaminadas a la normalización de su presentación dentro de una comunidad determinada. ELABORÓ Comité Operativo REVISÓ Comité Operativo APROBÓ Lider de Proceso La impresión y copia magnética de este documento se considera COPIA NO CONTROLADA Asegúrese de consultar la versión vigente en

2 Página 2 de 9 VANCOUVER STYLE: es un conjunto de reglas para la publicación de manuscritos en el ámbito de las Ciencias de la Salud. También es conocido por el mismo nombre el subconjunto de esas normas referido a la forma de realizar referencias bibliográficas Taller: Metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. Re inducción a Usuarios: Actividad dirigida a la comunidad académica (estudiantes de niveles avanzados en los diferentes programas de la modalidad presencial que ofrece la universidad), con el fin de informar, reforzar y actualizar los conocimientos sobre los servicios y herramientas que brinda la biblioteca como soporte a los mismos. Visitas Guiadas: Actividad dirigida a usuarios potenciales (colegios de la ciudad), interesados en conocer los servicios y herramientas que ofrece la biblioteca REQUISITOS DE LOS USUARIOS Conocer, a través del procedimiento Formación de Usuarios, los servicios que ofrece la biblioteca. Recibir una instrucción clara y precisa sobre los servicios y herramientas para la recuperación de la información como soporte a los procesos académicos. Participar activamente en los talleres que ofrece este procedimiento. Recibir una certificación de asistencia y participación en los cursos, cuando ello lo amerite (cursos sobre normas técnicas para la presentación de trabajos escritos). Atención oportuna eficiente y eficaz. Recibir la memoria sobre los contenidos temáticos desarrollados en los talleres DEBERES DE LOS USUARIOS Asistir a la asesoría personalizada en la aplicación de las normas técnicas para la presentación de su trabajo de grado. Aplicar y difundir los conocimientos adquiridos. 3.2 DESCRIPCIÓN INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN A USUARIOS 01 Vicerrectoría de Desarrollo Humano Envía a la Biblioteca la planeación de los espacios concertados con los directores con cada una de las unidades académicas.

3 Página 3 de 9 02 Planea las actividades a desarrollar durante la semana de inducción de acuerdo al cronograma actividades, y prepara los recursos físicos y didácticos requeridos para tal fin. Distribuye las actividades entre el equipo de trabajo (distribución física e información sobre servicios de la biblioteca y bases de datos). 03 Ejecuta el plan de formación de usuarios así: Orienta sobre la distribución física de la Biblioteca. Informa sobre los servicios de la Biblioteca Presenta la página Web de la Biblioteca Presenta las distintas Bases de Datos disponibles. Entrega información complementaria a los asistentes. 04 Aplica el formato GB-P04-F01 Control de Asistencia. 05 Fin TALLERES EN BASES DE DATOS Y NORMAS TÉCNICAS PARA LA PRESENTACIÓN DE TRABAJOS ESCRITOS. 01 Unidades académicas y estudiantes Diligencia el formulario que se encuentra alojado en la página web de la Biblioteca, pestaña de Servicios, acceso Formación de Usuarios Solicitud de Capacitaciones. 02 Agenda la actividad de acuerdo con la disponibilidad de espacios y personal, utilizando la herramienta Google Calendar del buzón de correo electrónico icontecyapa@ut.edu.co. 03 Ejecuta el plan de formación de usuarios: Prepara la actividad dependiendo del taller (Bases de Datos, Normas ICONTEC, APA y VANCOUVER). Clasifica el material bibliográfico para el taller según el programa. Organiza el espacio y herramientas que se van a utilizar en la capacitación solicitada. 04 Fin

4 Página 4 de 9 NOTA: Para la ejecución de los talleres dirigidos a la comunidad académica y administrativa en el acceso y uso de las bases de datos y manejo de las normas Técnicas para la presentación de trabajos escritos aplica el numeral ITEM TALLERES EN REPOSITORIO INSTITUCIONAL. 01 Unidades académicas y estudiantes Diligencia el formulario que se encuentra alojado en la página web de la Biblioteca, pestaña de Servicios, acceso Formación de Usuarios Solicitud de Capacitaciones. 02 Agenda la actividad de acuerdo con la disponibilidad de espacios y personal, utilizando la herramienta Google Calendar del buzón de correo electrónico icontecyapa@ut.edu.co 03 Asistencial Ejecuta el plan de formación de usuarios: Prepara el taller Repositorio Institucional 04 Fin REVISIÓN DE TRABAJOS DE GRADO VÍA CORREO ELECTRÓNICO. 01 Recibe la solicitud de la revisión del trabajo de grado junto con el acta de sustentación de este, en formato Word. El trabajo de grado debe ser enviado por el estudiante dueño del mismo, en el caso de ser grupos se debe designar un representante. Es de aclarar que la biblioteca cuenta con 15 días hábiles para su revisión Unidades académicas y estudiantes 06 Se revisa el documento y se evalúa el complimiento, con respecto a lo establecido en la norma. Se envía el documento con las recomendaciones pertinentes, junto con las pautas para la presentación de trabajos escritos. Si el trabajo cumple con el 80%, se hace envío del Formato GB-P04-F03 Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional. El estudiante es libre de decidir si autoriza o no la publicación del trabajo de grado; sin embargo debe enviar el formato firmado independiente de su decisión. Se recibe y archiva el Formato GB-P04-F03 Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional. El usuario dispone de 15 días hábiles para realizar los ajustes indicados y enviar nuevamente el trabajo corregido. Dentro de este periodo de tiempo tendrá derecho únicamente a 3 revisiones, con el fin de hacer dinámico el proceso. Se emite el formato GB-P04-F02 Certificación de Cumplimiento de Norma y Estilo de Biblioteca si el trabajo cumple con más del 95% de las normas exigidas para la presentación de trabajos escritos según corresponda.(icontec APA y VANCOUVER).

5 Página 5 de Fin. Certificado el cumplimiento del trabajo de grado, se le envía el trabajo al estudiante en formato PDF (PDF/A), y se le indica que debe grabarlo en dos (2) CD. Estos últimos deberán ser llevados a la Dirección de Programa, al igual que la copia de la certificación de biblioteca y el Formato GB-P04-F03 Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional. Se archiva el formato GB-P04-F02 Certificación de Cumplimiento de Norma y Estilo emitido por la Biblioteca PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS SERVICIOS DE BIBLIOTECA No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Realiza planeación para la difusión de los servicios y actividades de la biblioteca Se documenta sobre las temáticas a desarrollar según necesidades e intereses de los diferentes grupos. Envía a los directores de programa, plegable, , spark, Carteleras informativas. Actualiza la página web y la red social como Facebook, con actividades y servicios de la biblioteca. Crea una base de datos de docentes, directores, estudiantes para crear alertas mediante el correo electrónico. Ejecuta el plan de formación de usuarios así: Orienta sobre la distribución física de la Biblioteca. Informa sobre los servicios de la Biblioteca. Presenta los recursos electrónicos ofrecidos por la Biblioteca (página Web, Bases de Datos, Repositorio Institucional, Recorrido Virtual, OPAC, ISTEC) Entrega información complementaria a los asistentes. Organizar actividades para proyectar la biblioteca en fechas especiales a resaltar. Controla la asistencia a través del formato GB-P04-F01 Control de Asistencia cuando se requiera. Tabula información registrada y la envía al responsable del procedimiento Servicio al público. Fin. 4. BASE LEGAL Acuerdo No de 29 de septiembre de 2010 por el cual se aprueba el reglamento de Propiedad Intelectual de la Universidad del Tolima.

6 Página 6 de 9 APA Style Publication Manual of the American Psychological Association, 6th Ed. Acuerdos No de 2001 del Consejo Académico, Por el cual se aplica la norma ICONTEC para la presentación de trabajos de grado, producción intelectual y otros" Acuerdo 0066 de 2003 del Consejo Académico. Por el cual se expiden normas relacionadas con las tesis y trabajos de grado Normas ICONTEC: 1486, 1075, 1487, 1160, 1308, 1307 y Resolución No del 21 de julio de 2010 por medio de la cual se crea e implementa el repositorio institucional de la Universidad del Tolima. 5. REGISTROS N Código Formato 01 GB-P04- F01 IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN TRD Nombre Control de Asistencia Grupal Lugar Archivo Medio de archivo Biblioteca Físico Responsable de Archivarlo Tiempo de Retención Disposición Final 1 Año Eliminación 02 GB-P04- F02 Certificación de Cumplimiento de Norma y Estilo Biblioteca Electrónico 03 GB-P04- F03 Formato de Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional 04 Solicitud de Capacitaciones Biblioteca Electrónico Asistencial Biblioteca Electrónico 6. ANEXOS Anexo 1. Control de Asistencia Grupal, GB-P04-F01, Anexo 2. Certificación de cumplimiento de Norma y Estilo, GB-P04-F02. Anexo 3. Formato de Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional, GB-P04- F03. REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 11 13/08/2013 Se modificó el código de los formatos.

7 Página 7 de 9 VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN Se adicionaron definiciones y generalidades, se modificaron las actividades del procedimiento; se crean 2 formatos. Formato de Autorización de Publicación en el Repositorio Institucional de la Universidad de la Tolima RIUT, Certificación de Cumplimiento de Norma y Estilo 12 19/06/ Se modificó el numeral Se modificó el numeral 2 Se modificó el numeral 1,6 y 7 13 Se ajusta el procedimiento.